Report di valutazione del personale: importanza, tipi ed esempi

Un report di valutazione delle personale è lo strumento che fornisce il risultato dell’analisi delle prestazioni di un dipendente o della valutazione delle competenze e del talento di un determinato professionista.

Dopo aver effettuato la valutazione delle performance, è in questo documento o grafico che si riflettono le conclusioni e i risultati al fine di prendere decisioni per i responsabili HR. Si tratta quindi di uno strumento rilevante e molto utile per le aziende.

Attraverso il report di valutazione delle prestazioni, è possibile valutare il livello di competenza dei dipendenti o misurarne la produttività. Se c’è qualche problema, sarà visibile e potrà essere facilmente risolto. Inoltre, i dati raccolti saranno basati sulla realtà dell’azienda, un dettaglio fondamentale.

Per ottenere il massimo da questo report di valutazione dei dipendenti, non c’è niente di meglio che conoscerlo a fondo. In questo articolo spieghiamo in cosa consiste e quali sono i diversi tipi di rapporti di valutazione delle performance.

Cos’è un report di valutazione delle performance

Il report di valutazione delle performance mira ad analizzare le prestazioni lavorative di singoli dipendenti, di team o di un’intero organico. Le informazioni che mostra sono legate alla produttività e aiutano a comprendere i comportamenti, le competenze, i punti di forza e di debolezza dei dipendenti.

COS’È LA VALUTAZIONE DEL PERSONALE
Guida definitiva a questo sistema

A cosa serve un report di valutazione del personale?

Le informazioni raccolte da un report sulle prestazioni hanno diversi utilizzi. Da un lato, facilita la concessione di promozioni o l’adeguamento del sistema retributivo. Queste azioni si basano sulle prestazioni, le capacità e le competenze dei lavoratori in relazione al loro lavoro e al raggiungimento di compiti e obiettivi.

Dall’altro lato, viene utilizzato per valutare i dipendenti, stimarne il potenziale e il possibile sviluppo con piani d’azione per risolvere i problemi riscontrati, come le lacune nelle competenze e nelle abilità.

Il suo contributo al mantenimento della competitività dell’azienda nel tempo è fondamentale. Bisogna tenere conto che le competenze professionali e le abilità necessarie cambiano con il mercato, quindi è possibile diventare obsoleti. Grazie al rapporto di valutazione delle prestazioni, questi problemi vengono individuati e risolti.

Inoltre, si combina con altri report sulle risorse umane, come quello sulla formazione e lo sviluppo, per verificare i risultati dei piani d’azione sulla base delle loro informazioni, che sono oggettive e provenienti dall’azienda stessa.

Oggi un software di valutazione del personale è lo strumento migliore per crearle. Dispone di un’ampia gamma di test e criteri (per obiettivi, competenze, OKR, valutazioni a 360° o a 180°…) che possono essere inseriti direttamente nei report, riducendo così il carico di lavoro.

Come sfruttare un report di valutazione delle prestazioni lavorative

Sfruttare al massimo il report di valutazione delle prestazioni è fondamentale per l’azienda. L’obiettivo è quello di generare un impatto positivo sull’organizzazione. Sia attraverso feedback ai dipendenti o in una riunione con la direzione, questo documento deve distinguersi. Dopotutto, rappresenta un pilastro per il futuro dell’azienda, soprattutto per quanto riguarda il capitale umano.

Data l’importanza delle informazioni che un report di valutazione delle prestazioni può offrire, è necessario definire una strategia di utilizzo appropriata. In questo modo, genererà un impatto a tutti i livelli dell’organizzazione. I passaggi da seguire sono i seguenti:

• Analisi approfondita dei risultati. Le informazioni contenute nel report devono essere esaminate attentamente. Non si tratta solo di individuare eventuali errori, ma anche di identificare i dipendenti con le migliori e peggiori prestazioni, la coesione dei team o le debolezze più significative.
• Fornire un feedback adeguato. I dipendenti, sia a livello individuale che di team, devono comprendere i risultati ottenuti e come affrontare le loro debolezze. A tal fine, la retroazione è essenziale e deve essere preparata con cura.
• Pianificare i riconoscimenti. Questo passaggio ha l’obiettivo di motivare il personale e viene effettuato dopo aver fornito il feedback. Contribuisce ad aumentare la motivazione dei lavoratori e a generare un senso di soddisfazione. È importante scegliere il modo più adeguato per offrirlo, in base alle caratteristiche di ogni dipendente.
• Identificare opportunità di miglioramento e problemi. Questo passaggio è il più importante, poiché determinerà le future azioni di formazione e altri piani. Il report di valutazione delle prestazioni evidenzia le competenze o abilità mancanti. Devono essere riconosciute e affrontate per colmare queste lacune in modo ottimale.

Tipi di report di valutazione delle performance

Fortunatamente, non esiste un unico tipo di report di valutazione delle performance. Possono essere preparati in base a diverse circostanze o a test specifici. Questo permette ai tecnici delle risorse umane di ottenere dati molto precisi sullo stato della forza lavoro. Se esiste un problema specifico, è più semplice determinarne l’origine e risolverlo. È necessario prestare attenzione a queste tipologie.

Report di valutazione delle performance a 360º

La valutazione a 360° si basa sui contributi dei colleghi, dei subordinati, dei capi e persino dei clienti di un dipendente. Ognuno di essi fornisce una prospettiva diversa che arricchisce il report di valutazione delle performance individuali. Non esiste un unico approccio, ma viene presa in considerazione un’ampia varietà, che aiuta ad acquisire profondità.

Naturalmente, le informazioni raccolte possono essere condensate in un rapporto generale, ma anche in uno specifico. In questo modo si possono ottenere risultati più accurati e si può determinare se le relazioni con il personale sono positive, il che avrà un impatto sul clima di lavoro.

Report di valutazione in base agli obiettivi

Questo rapporto di valutazione delle prestazioni mostra se gli obiettivi fissati per un dipendente, un team o l’intera forza lavoro vengono raggiunti o meno. È utile per capire se ci sono ritardi, mancanza di risorse, mancanza di conoscenze o se gli obiettivi da raggiungere sono ragionevoli.

La determinazione dell’eventuale problema è di competenza del dipartimento HR, che dispone di questo strumento per ottenere affidabilità.

Report one to one

Raccoglie i risultati degli incontri individuali tra i manager e i loro dipendenti. Ha il vantaggio di condensare i problemi che queste persone incontrano quotidianamente. Alcuni di essi, come i problemi di convivenza, non si riflettono in un rapporto generale di valutazione delle prestazioni, per cui si perdono informazioni importanti.

Inoltre, contiene i commenti del dipendente in una valutazione delle prestazioni e altre annotazioni che forniscono informazioni aggiuntive. Tenendo conto di queste informazioni, i valutatori possono ottenere una comprensione più dettagliata dello stato della forza lavoro e delle eventuali lacune.

Report sulle prestazioni e costo/beneficio

Si concentra sulla riflessione del rapporto costi-benefici di ciascun lavoratore dell’azienda. È strettamente correlato alla produttività. Prima di licenziare o promuovere un dipendente, è consigliabile utilizzare questo rapporto, in quanto può essere rivelatore della situazione lavorativa o personale del dipendente.

Report comparativi

Possono essere utilizzati per confrontare i lavoratori tra loro, ma devono essere usati con cautela. Non avrebbe senso fare confronti se i lavori non fossero uguali o simili. Sarebbe un errore, perché hanno caratteristiche diverse e sono soggetti a una realtà specifica.

Inoltre, non si dovrebbero fare confronti tra performance molto diverse. Un lavoratore con una performance elevata metterebbe in ombra tutti gli altri e farebbe impallidire il suo status. È quindi importante applicarlo sempre tra pari e come fattore complementare.

Il nostro software di valutazione del personale analizza perfettamente la differenza tra le prestazioni effettive – attuali e quelle potenziali future.

Report di valutazione basati sulle competenze

Fornisce una comprensione delle competenze che l’azienda già possiede e di quelle che le mancano. Queste ultime dipendono dalla formazione del personale e sono necessarie per determinate posizioni, soprattutto per quelle di qualità superiore. Sarà utile per stabilire i gap di competenze e verificare se l’azienda si sta aggiornando.

Report sulla formazione

È simile al rapporto precedente. Mostra il livello di formazione del personale, se è adeguata o se ci sono carenze significative. Consente una comprensione dettagliata di questi problemi, che aiuterà a progettare un percorso di formazione migliore. Con il suo aiuto, le future valutazioni delle prestazioni saranno migliorate.

Rapporto di valutazione delle prestazioni GAP

Mostra i risultati dell’analisi GAP, che valuta la discrepanza tra le prestazioni effettive e quelle previste. È utile per capire l’esistenza di una deviazione nel raggiungimento degli obiettivi. Se esiste una deviazione, è possibile affrontarla in modo efficace.

Per ottenere tutti i dati necessari, è necessario un buon software per la creazione di report HR. Raccoglie informazioni in modo automatico e direttamente dai test effettuati, dispone di indicatori chiave per garantire che nessun dettaglio vada perso e aiuta a sviluppare analisi predittive.