Signature électronique de contrats et de documents

Le règlement de l’Union européenne sur les signatures électroniques (eIDAS) et la loi relative aux services de confiance pour les transactions électroniques ne sont que quelques exemples qui montrent que l’utilisation des signature électronique de contrats est de plus en plus répandue dans le monde.

Les entreprises du monde entier participent à la transformation digitale. Par conséquent, l’utilisation d’un logiciel de signature électronique et GED de contrats qui répond à leurs besoins et respecte les différentes réglementations régissant son utilisation, son application et sa validité juridique sont de plus en plus répandues.

La signature électronique de contrats de travail est-elle juridiquement valable ?

Actuellement, la plupart des pays disposent d’une loi sur la signature électronique qui établit la légalité de la signature numérique de contrats de travail, ainsi que de la signature digitale d’autres types de documents de travail, au même titre qu’une signature manuscrite.

Par exemple, en France, la loi n°2000-230 complète la loi européenne. Entre les deux, elles établissent les règles pour que la signature électronique de documents RH et de contrats ait une pleine validité juridique. Ainsi elle peut être utilisée comme preuve valable dans les procédures judiciaires. Comme ces deux lois, il en existe beaucoup d’autres dans le reste du monde qui régulent l’utilisation des signatures numériques sur les documents sur le lieu de travail.

Loi sur la signature électronique
Tout ce qu’il faut savoir sur sa réglementation

Comment signer un contrat par voie numérique

Les services et les logiciels de signature électronique RH sont très variés actuellement, car ils font l’objet d’une forte demande de la part des départements RH de presque toutes les entreprises, en raison du large éventail d’avantages qu’ils offrent. Pour qu’une signature électronique de contrat soit parfaitement valable, elle doit répondre aux exigences suivantes.

• Signature électronique unique : l’identité du signataire doit être vérifiable sans équivoque, à l’aide de codes cryptographiques hautement sécurisés qui permettent d’associer les données d’une personne ou d’une entreprise de manière à ce qu’elles soient impossibles à falsifier.
• Audit de l’enregistrement de la signature : il faut également établir un enregistrement de sécurité qui permette de vérifier la date et l’heure de la signature, le lieu et toute autre donnée intéressante susceptible de fournir des informations sur le moment exact de la signature.
• Intégrité documentaire : en outre, le document signé numériquement doit rester dans son état d’origine et conserver son intégrité dans le temps. L’objectif est de pouvoir certifier qu’un contrat ou un document n’a subi aucune modification.

Tels sont les principaux critères que doit posséder un bon logiciel de signature électronique de contrat, car sans eux, il est impossible d’affirmer qu’une signature électronique est véridique, ce qui peut entraîner de très graves problèmes juridiques.

D’où l’importance de faire appel à un prestataire de services électroniques qualifié et digne de confiance, comme c’est le cas avec le logiciel de numérisation des signatures intégré au gestionnaire de documents Bizneo HR.

L’une de ses principales fonctionnalités est son mode de demande de signature : systématique, linéaire et séquentiel. Un système qui garantit que tous les documents et contrats sont signés et parfaitement légaux.

Quelles sont les solutions de signature électronique les plus utilisées pour la signature de contrats ?

Après l’approbation de la loi n°2000-230, les types de signatures numériques fournis et acceptés par les services électroniques de confiance se sont multipliés, mais il existe principalement quatre solutions les plus utilisées par les départements RH. Certains logiciels de signature électronique de documents RH en ligne, comme celui de Bizneo HR, comprennent les solutions suivantes.

Signature simple

Il s’agit d’une signature simple et rapide qui garantit qu’un document ne peut pas être modifié a posteriori. Elle peut être utilisée pour signer des documents à faible risque juridique, tels que la livraison de matériel ou la gestion des congés, mais il est déconseillé de l’utiliser pour des contrats importants, car l’identité du signataire ne peut être assurée de manière fiable. Elle est signée en cochant une case ou en appuyant sur un bouton.

Signature biométrique avancée

C’est un excellent moyen de signer des contrats de travail, des accords de confidentialité, des contrats de protection des données personnelles, etc. Il s’agit d’un moyen très rapide, facile et totalement sécurisé de signer des documents. En effet, cette méthode permet d’identifier l’auteur d’une signature grâce à l’enregistrement des points qui la composent, de la vitesse à laquelle elle est effectuée, de l’accélération, de la position et même de la pression exercée. Pour cela, on utilise un écran ou une tablette numérique pour signer avec le doigt ou un stylo tactile.

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Signature avancée avec certificat

Elle permet d’identifier le signataire de manière unique et de protéger la modification des documents. Un certificat électronique délivré par un organisme habilité est nécessaire. Elle est utilisée, par exemple, pour la signature en masse de documents RH.

Signature qualifiée

Le signataire utilise un certificat numérique qualifié unique délivré par un prestataire de services électroniques qualifié, qui a été préalablement autorisé par un organisme jouissant d’une autorité nationale. Le certificat intégré dans la carte d’identité électronique en est un bon exemple. Cela permet de garantir techniquement et juridiquement l’identité d’une personne.

Signature numérique ou électronique – quelle est la différence ?

Avant de continuer à parler des logiciels de signature électronique RH, il est nécessaire de faire la différence entre les termes signature numérique et signature électronique. Bien qu’ils soient similaires, il s’agit de solutions différentes qu’il convient de distinguer.

D’une part, la signature numérique est une implémentation technique de certaines signatures électroniques. En effet, il s’agit de la même technologie de cryptage et de décryptage sur laquelle repose la signature électronique avancée, par exemple. Il s’agit d’un ensemble d’algorithmes cryptographiques qui permettent de donner une validité et une sécurité à la signature d’une personne ou d’une entreprise. Ils certifient leur identité sans équivoque.

D’autre part, la signature électronique est un ensemble de données électroniques qui accompagne un contrat ou un document. Elle représente la conformité d’une personne physique ou morale avec le contenu de ce document. En d’autres termes, la signature électronique RH, qui est liée de manière totalement certaine à une personne physique ou morale, confirme que le document a été lu et que l’on est d’accord avec ce qu’il exprime. C’est également le cas avec d’une signature manuscrite.

En résumé, on peut dire que la signature numérique est la technologie utilisée par la signature électronique pour identifier les personnes qui veulent signer un document sans équivoque, de manière véridique et légale.

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Utilisation des signatures numériques ou électroniques dans les ressources humaines

Sans aucun doute, les signatures numériques/électroniques facilitent les tâches des départements des ressources humaines. Les programmes de signature de contrats numériques comprennent des fonctions spécifiques qui augmentent la productivité des employés et accélèrent les procédures grâce à l’automatisation et à l’utilisation de supports électroniques.

Il n’est plus nécessaire de se déplacer pour signer un document, ni de l’imprimer, de le signer et de le scanner à nouveau. Tout cela est impossible à faire lorsque l’on dispose d’un grand nombre de documents. Les solutions offertes par les logiciels ou les applications de signature de contrats sont très utiles dans plusieurs domaines d’activité des départements des ressources humaines.

Le recrutement

Le traitement des offres d’emploi, des contrats de travail ou des accords de confidentialité à l’aide d’un logiciel de signature électronique en ligne améliore l’expérience des candidats ou des employés potentiels lors d’un processus de recrutement. D’une part, il est plus facile de signer ces types de documents.

D’autre part, cela se fait également de manière tout à fait légale et valide grâce à l’utilisation de signatures électroniques avancées.

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Onboarding

Bons de livraison d’équipement et de matériel, contrats de protection des données personnelles, documents de prévention des risques professionnels… Il existe des dizaines de documents que les employés doivent signer de temps à autre. Bien qu’il s’agisse de formalités purement bureaucratiques, elles sont très importantes.

Grâce à la signature numérique des documents, tout est beaucoup plus simple et rapide. En outre, des tonnes de papier peuvent être économisées tout au long de l’année. Cela contribue à réduire les coûts et à protéger l’environnement.

Vie professionnelle

L’enregistrement des heures de travail obligatoires, l’envoi des fiches de paie, les communications aux employés ou les prolongations de contrat sont autant de tâches que les services des RH doivent effectuer sans cesse. Grâce à l’automatisation et à l’utilisation de modèles prédéfinis, un temps considérable peut être économisé et utilisé pour d’autres tâches plus productives.

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Offboarding

Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, il est très important que tout soit bien réglé pour éviter de futurs problèmes juridiques. La remise de l’indemnité de départ, du certificat d’entreprise ou du préavis de licenciement ou de fin de contrat ne sont que quelques-unes des tâches qui peuvent être effectuées à l’aide de programmes ou d’applications permettant de signer des documents de manière tout à fait valide et avec la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

FAQ sur la signature électronique des contrats

Les entreprises, les employés ou les candidats rencontrent parfois les mêmes questions à plusieurs reprises. Voici quelques-unes des questions les plus fréquemment posées sur l’utilisation et la légalité de la signature numérique des contrats en ligne.

1) Est-il nécessaire de signer toutes les pages, soit avec les initiales, soit avec la signature elle-même, pour que l’ensemble du contenu d’un contrat soit considéré comme signé numériquement ?

Non, cela n’est pas nécessaire pour la signature électronique des contrats. Dans le cas d’une signature manuscrite, il s’agit souvent de confirmer que toutes les pages d’un contrat ont été lues et de les marquer pour qu’elles ne puissent pas être modifiées.

Dans la signature numérique des contrats, l’ensemble du document est encapsulé avec la signature dans le même fichier. Ainsi, il est marqué d’un horodatage qui se charge de crypter toutes les informations et de les « marquer » pour en préserver l’intégrité.

2) Le fait de remplir un formulaire avec vos données et de cliquer sur le bouton « Soumettre » constitue-t-il une signature juridiquement valable ?

Oui, le fait de remplir un formulaire avec vos données, d’en accepter les conditions et de confirmer la soumission en cliquant sur un bouton est une simple forme de signature électronique.

Bien qu’elle puisse servir de preuve juridique, il n’existe aucun moyen irréfutable de vérifier que la personne qui a rempli le formulaire est la même que celle qui apparaît dans les données du formulaire.

Par conséquent, à moins de pouvoir le prouver, il ne constituerait pas une preuve valable dans le cadre d’une procédure judiciaire. La solution consiste à utiliser une signature électronique avancée, qui engage l’identité d’une personne ou d’une entreprise.

3) Quelle est la différence entre une signature manuscrite et une signature électronique ?

Une signature manuscrite est une signature écrite sur une feuille de papier à l’aide d’un stylo. La signature électronique de documents est l’équivalent numérique de cet acte. Mais au lieu d’utiliser du papier et un stylo, on utilise des données sous forme électronique associées sans équivoque à une personne. Juridiquement, les deux actes ont la même valeur.

4) La signature électronique des documents doit-elle être identique à la signature manuscrite ?

Non, ce n’est pas nécessaire si les données biométriques du signataire sont capturées. C’est le cas dans le programme de gestion des documents RH et de signature numérique des contrats de Bizneo.

Chaque fois qu’une personne utilise un dispositif de signature électronique, celui-ci peut obtenir des informations sur la graphie de l’écriture (à condition que le dispositif le permette). Ces informations, associées à une signature électronique avancée, deviennent la preuve juridique qu’une personne a signé numériquement un document.

5) Est-il possible de stocker une signature numérique pour la réutiliser dans plusieurs documents ?

Oui, c’est possible, mais c’est un risque inutile, car un tiers pourrait voler l’image ou la photo de votre signature et l’utiliser sans votre consentement. Il est préférable d’utiliser un programme ou une application de signature de documents qui utilise des signatures électroniques avancées à usage unique.