Loi sur la signature électronique : tout ce qu’il faut savoir sur sa réglementation

La généralisation de l’utilisation des signatures électroniques et des signatures de fichiers digitaux dans les entreprises a contraint les gouvernements des pays à modifier la loi sur la signature électronique, qui était devenue complètement obsolète en raison de l’évolution technologique.

L’objectif de ces réformes est de réglementer l’utilisation des différents types de signatures électroniques et d’établir les critères applicables aux entreprises fournissant des services de signature électronique.

La signature électronique dans le monde du travail

La signature électronique, souvent perçue comme une simple transposition numérique de la signature manuscrite, est en réalité un concept complexe. Elle permet non seulement d’authentifier l’identité du signataire, mais assure également l’intégrité du document signé.

La signature électronique est devenu un outil incontournable dans le monde du travail, notamment dans la gestion des ressources humaines. Elle permet de dématérialiser des processus tels que la signature de contrats de travail, de documents relatifs à la formation, aux évaluations de performance, et à la gestion administrative des employés.

Sa légalité repose sur le respect de certaines normes qui garantissent son authenticité et l’intégrité des documents.

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Quelle est la valeur juridique d’une signature électronique depuis l’entrée en vigueur de la loi sur la signature électronique ?

Désormais, on peut affirmer avec une certitude absolue que tous les documents signés électroniquement avec des services électroniques de confiance ont la valeur juridique et l’efficacité qui correspondent à leur nature respective, c’est-à-dire qu’ils ont la même valeur juridique qu’un document signé manuellement.

Par conséquent, il est actuellement plus approprié pour les entreprises d’utiliser des outils de signature électronique qui appartiennent à la liste des entreprises qui fournissent des services électroniques de confiance et qui leur permettent de s’assurer que tous les documents signés numériquement sont pleinement valides aux yeux de la loi.

Suite à cela, une liste officielle de prestataires de services de confiance a été mise en place, ce qui permet de savoir parfaitement si une entreprise, un logiciel ou une application de signature électronique est conforme à la réglementation en vigueur. Cela permet de renforcer les dispositions prises dans la loi du 13 mars 2000 relative à la signature électronique.

Il existe également une liste de services de confiance non qualifiés, qui sont régis par d’autres critères, et qui comprend une description détaillée et claire des caractéristiques spécifiques et différentielles des prestataires qualifiés.

Normes et certifications pour la signature électronique

Les normes et certifications en vigueur pour la signature électronique sont ancrées dans une logique de non-discrimination juridique, telle que stipulée par le Code civil et la réglementation eIDAS.

Ce principe fondamental stipule qu’une signature ne peut être rejetée uniquement parce qu’elle est électronique. Pour qu’une signature électronique soit valide, elle doit respecter les normes européennes établies par l’ETSI, ainsi que les règles édictées par l’ANSSI pour les signatures qualifiées et leurs usages légaux. Ces normes visent à :

• Assurer l’intégrité du document signé, en empêchant toute modification après l’apposition de la signature numérique.
• Garantir l’identité des signataires, afin d’éviter tout risque d’usurpation d’identité.

Signature électronique de contrats et de documents
Utilisation des signatures numériques ou électroniques dans les Ressources Humaines

Types de signatures électroniques reconnues par la loi

Trois types de signatures électroniques sont généralement reconnus :

• Signature électronique simple : Elle offre un niveau de sécurité de base et est souvent utilisée pour des transactions à faible risque.
• Signature électronique avancée : Elle est liée de manière unique au signataire et permet de détecter toute modification ultérieure du document. Elle est adaptée aux transactions nécessitant une plus grande sécurité.
• Signature électronique qualifiée : Elle offre le niveau de sécurité le plus élevé. Générée à l’aide d’un dispositif de création de signature sécurisé et certifiée par une autorité de certification reconnue, elle a, dans certains pays, la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

Sécurisation et intégrité de la signature électronique

La sécurité de la signature électronique repose sur plusieurs mécanismes :

• Identification du signataire : Selon le niveau de signature requis, l’identité du signataire est vérifiée via divers moyens, allant de la simple authentification KYC (Know Your Customer) avec envoi d’une copie de la carte d’identité, à des procédés plus avancés comme la reconnaissance faciale via vidéo.
• Prestataires de Vérification d’Identité à Distance (PVID) : Ces entités, certifiées par l’ANSSI, activent la signature électronique, assurant ainsi une sécurité supplémentaire.
• Intégrité du document signé : Pour les signatures électroniques avancées et qualifiées, chaque signataire utilise une donnée de création de signature secrète, gérée par des prestataires comme DocuSign, et activable uniquement par lui (par exemple, via un code transmis par SMS). Ces signatures sont également associées à un certificat électronique lié au nom du signataire. Pour les signatures simples, le document est protégé par un cachet serveur.
• Algorithmes de hachage : Ils calculent une empreinte unique pour chaque document, assurant que les données n’ont pas été modifiées après signature.
• Archivage sécurisé : Les documents signés peuvent être conservés dans des systèmes d’archivage électronique sécurisés, tels que des coffres-forts électroniques.
• Certificat électronique qualifié : Pour la signature électronique qualifiée, le processus s’appuie sur une identification certifiée par l’ANSSI, et la signature personnelle est créée via un dispositif sécurisé, le QSCD (Qualified Signature Creation Device), géré par un TSP (Trust Service Provider) et activable à distance uniquement par le signataire.

La loi sur la signature électronique en Europe

L’Union Européenne a harmonisé la législation sur la signature électronique avec le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services). Ce règlement définit les normes pour les signatures électroniques, les timbres électroniques, les services d’horodatage électronique, les services d’enregistrement électronique certifié, et la certification des services de livraison électronique.

Loi sur la signature électronique en France

La France, conforme au règlement eIDAS, reconnaît les trois types de signatures électroniques. Elle le fait depuis l’année 2000, grâce à la loi n°2000-230, ou loi 13 mars 2000 sur la signature électronique, établie après l’adoption de la directive européenne en 1999. La réglementation eIDAS est venue renforcer cette législation.

La législation française intègre des exigences spécifiques, notamment en matière de preuve en justice. Elle reconnaît à la signature électronique qualifiée une force probante équivalente à celle d’une signature manuscrite.

En Suisse, quelle loi sur la signature électronique ?

Bien que la Suisse ne soit pas membre de l’UE, elle a adopté une législation similaire à l’eIDAS. Il s’agit de la loi fédérale sur la signature électronique (ZertES). Cette loi réglemente l’utilisation des signatures électroniques en garantissant leur sécurité et leur reconnaissance juridique.

En Belgique

La Belgique, membre de l’UE, applique le règlement eIDAS. Sa législation nationale, la loi belge du 21 juillet 2016, établit des critères détaillés pour les différents types de signatures électroniques, en soulignant la nécessité d’une identification sûre et fiable du signataire.

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Au Luxembourg

Le Luxembourg suit également le cadre réglementaire européen eIDAS. Le pays a intégré dans sa législation nationale des mesures garantissant l’efficacité et la sécurité des signatures électroniques, en alignant ses normes sur celles de l’UE.

Au Luxembourg, c’est la loi du 14 août 2000 sur le commerce électronique, souvent désignée sous le nom de « loi e-Commerce », qui établit le cadre légal pour la signature électronique de contrats dans le droit luxembourgeois. Elle a été adaptée pour s’aligner avec l’eIDAS.

La loi sur la signature électronique au Canada (Québec)

Au Québec, la législation sur la signature électronique est définie par la Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information. Cette loi établit la reconnaissance juridique des signatures électroniques. Elle pose des conditions similaires à celles observées dans les législations européennes, mais adaptées au contexte juridique canadien. Elle souligne l’importance de la fiabilité des processus de signature électronique et impose des normes élevées pour les prestataires de services de certification.

L’importance d’avoir un logiciel de GED et signature électronique

Tous les types d’entreprises adhèrent à l’utilisation d’un logiciel de signature électronique tel que Bizneo HR, qui permet de signer numériquement tous types de contrats et de documents avec une pleine validité juridique, tout en offrant une série d’avantages qui permettent d’augmenter la productivité :

Il permet de partager facilement les documents avec les personnes concernées ou avec d’autres membres de l’équipe RH.

• Améliorer l’expérience de l’employé ou du candidat.
• Réduit le temps consacré à la paperasserie administrative.
• Réduit les coûts du département RH.
• Augmente la couverture juridique et la sécurité.
• Diminue l’utilisation du papier et respecte l’environnement.

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