8 de cada 10 empleados están a favor del trabajo colaborativo. Una filosofía que aumenta la creatividad, la motivación y el compromiso de los trabajadores; y que se ha convertido en toda una tendencia en Recursos Humanos.
Transformar la organización y conseguir que todos sus departamentos cooperen y se integren, sin embargo, puede resultar complicado. Pero es posible si conocemos algunas claves.
Tabla de contenidos
Qué es el trabajo colaborativo
El trabajo colaborativo es un sistema de organización empresarial en el que personas de diferentes departamentos dentro de una misma entidad aportan sus ideas y su conocimiento para lograr un objetivo común.
Este entorno colaborativo no se organiza de manera jerárquica, sino que todos los miembros del equipo participan de igual manera. Es por eso que, entre otros, se fomenta la creatividad.
Beneficios del trabajo colaborativo
El trabajo colaborativo cuenta con ocho ventajas fundamentales. Entre otros, permite:
- Identificar a los profesionales más preparados.
- Atraer talento y fidelizarlo.
- Formar equipos heterogéneos de distintas generaciones que enriquezcan los procesos.
- Mejorar la imagen de marca y la imagen de marca empleadora.
- Fomentar la adaptación a los cambios que pueden surgir en cualquier compañía.
- Ser más competitivo que el resto de entidades.
- Mejorar el clima laboral.
- Reforzar el sentimiento de pertenencia de los trabajadores a la empresa.
Características del trabajo colaborativo
El trabajo colaborativo es más flexible
El trabajo colaborativo se puede realizar a través de herramientas online que facilitan la comunicación de todos los participantes de ese equipo estén donde estén. Ya no hace falta mantener reuniones presenciales, perder tiempo en los desplazamientos y si surgen nuevas ideas o problemas se pueden solucionar en ese mismo momento.
Incrementa la creatividad
Cada persona que forme parte de un grupo de colaboración aportará sus ideas y esto puede generar soluciones más creativas e incluso ser más innovadores a la hora de elaborar proyectos de éxito.
Optimiza el tiempo
Las tareas se realizan de forma más rápida porque al existir varios trabajadores desarrollando su actividad de manera colaborativa se aúnan fuerzas y esfuerzo.
El trabajo colaborativo es más eficaz
En un entorno colaborativo todos los miembros serán iguales, pero podremos darnos cuenta de cuáles son las fortalezas de cada uno y de esta manera repartir áreas específicas para lograr una mayor profesionalidad y mejores resultados.
7 claves para un trabajo colaborativo ganador
No tengas miedo a cometer errores
Las equivocaciones nos ayudan a crecer. Para mejorar hay que probar diversas opciones y qué mejor que un entorno colaborativo para dotar a la empresa de un mayor número de ideas que nos permitan innovar, probar y en caso de equivocarnos aprender.
Fomenta la comunicación bidireccional
Es necesario que todos los integrantes sean capaces de dar feedback sobre las actuaciones. Es decir, que sean conscientes y puedan analizar en conjunto un error, una situación completa o cualquier planteamiento que pueda surgir, siempre desde un punto de vista constructivo.
Para realizar un feedback asertivo, además, resultará de gran ayuda contar con una solución con evaluación por competencias. La herramienta, además, permite realizar diferentes tipos de evaluaciones sin sobrecargar a los responsables de RR. HH. En concreto podrán:
- Definir a quién se evalúa utilizando un modelo 180º, 360º, lineal o un modelo específico.
- Obtener resultados rápidamente gracias a las escalas de puntuación que asigna la herramienta en función de las respuestas.
- Enviar con un solo clic las evaluaciones personalizadas en función de las competencias profesionales valoradas o los perfiles de trabajo estudiados.
- Mantener la confidencialidad de las evaluaciones debido a que desde la herramienta se puede dar permisos para consultar los datos únicamente a las personas que deseemos.
- Segmentar rápidamente en función de los atributos que quieras encontrar.
- Marcar recordatorios de seguimiento para que no se nos olvide ninguna de las estrategias a implantar tanto en el marco individual como en cada departamento.
Centraliza tus comunicaciones
Es importante que todos los integrantes puedan acceder, en cualquier momento, a datos de interés relacionados con el proyecto en curso. Se trata de una manera que garantiza que todo el personal esté correctamente informado. Para conseguirlo podemos valernos de un portal del empleado y el mánager.
Además, se trata de una herramienta en sí misma que da voz al empleado y le permite expresarse. Algo fundamental en el trabajo colaborativo.
Trabaja por crear un buen ambiente laboral
En un entorno colaborativo es esencial que exista confianza entre los integrantes del grupo. Solo de esta manera fluirá correctamente la comunicación, no habrá miedo a equivocarse y surgirán oportunidades de mejora. El trabajo colaborativo se fundamenta en una estructura horizontal en la que la jerarquía no recae en una sola persona sino en toda la organización.
Para detectar problemas y evitarlos a tiempo real puede resultarnos de gran ayuda contar con encuestas de clima laboral automatizadas. Esta herramienta nos permitirá conocer el grado de satisfacción laboral de nuestros empleados en áreas como la calidad del entorno de trabajo, la comunicación interna, las tareas que desempeña, sus expectativas de crecimiento, etcétera.
Las encuestas de clima laboral son de gran utilidad puesto que el anonimato de las respuestas permite a los trabajadores ser más sinceros y que la compañía recabe datos objetivos. Para que sea eficaz debe realizarse periódicamente ya que de esta forma el departamento de RR. HH podrá implementar acciones de mejora y al instante analizarlas, modificarlas o mantenerlas.
Fomenta la confianza y el compromiso de los trabajadores
Estas dos actitudes son necesarias para que el engranaje del entorno colaborativo funcione adecuadamente. La confianza entre las personas que forman parte del trabajo colaborativo genera motivación y aumenta su compromiso con el proyecto.
Define las funciones
El entorno colaborativo se caracteriza por la igualdad de sus participantes, pero es aconsejable que una vez definidas las áreas en las que mejor se desenvuelve cada uno de ellos y en las que más cómodos se sienten, se definan las funciones que desempeñará cada persona.
Crea una cultura empresarial acorde
Para que un proyecto colaborativo funcione, la cultura organizacional tiene que fomentar un entorno colaborativo idóneo. Si la teoría aboga por este tipo de trabajo, pero la empresa fomenta individualidades, no será efectivo.
Cómo mejorar el trabajo colaborativo
Si ya has puesto en funcionamiento el trabajo colaborativo, pero quieres mejorarlo te damos cuatro consejos:
Adapta el espacio de trabajo
Si queremos fomentar un entorno colaborativo deberemos crear un entorno de trabajo que lo permita. Por ejemplo, contar con espacios abiertos en lugar de despachos, con salas habilitadas para tal fin..
Crea equipos de trabajo más pequeños
Muchos grupos de trabajo colaborativo están formados por siete o hasta once personas. Gestionar equipos tan grandes es complicado sobre todo si se pretende dotar a las personas de flexibilidad.
Un estudio realizado por la empresa francesa Fabernovel Institute dedicada a la creación de productos y servicios digitales, apunta que para reforzar la autonomía y la rapidez de los procesos lo ideal es formar grupos de entre cuatro y seis personas.
Utiliza herramientas que faciliten la comunicación
Existen softwares que simplifican el registro de las actividades realizadas por cada individuo, las anotaciones que consideran relevantes sobre el proceso, las dificultades, los errores, etcétera.
Precisamente, el portal del Mánager de Bizneo HR facilita todas estas acciones para que cada empleado sepa exactamente en qué punto se encuentra su compañero.
Permite la movilidad interna de los empleados
Esto hará que no se acomoden en la empresa y les permitirá enfrentarse a nuevos retos en otras áreas o en equipos colaborativos diferentes.
Una de las empresas multinacionales que mejor han implementado el trabajo colaborativo es Google. El espacio de trabajo de la compañía es el lugar soñado para cualquier trabajador. ¿Por qué?
Sus oficinas disponen de toboganes, mesas de ping pong, billares, espacios abiertos en los que se favorece la comunicación y la creatividad de sus empleados. Además disponen de gimnasio, guardería e incluso zonas petfriendly para asegurar su bienestar y conciliación familiar. La movilidad interna de sus empleados es total y la fidelización del talento, una realidad.
Además, disponen de softwares específicos para fomentar el trabajo colaborativo como Google Calendar o Google Groups.
Trabajo colaborativo: el ejemplo de BBVA
BBVA ha sabido poner en práctica esta estrategia de trabajo participativo. Sus empleados trabajan en un entorno colaborativo en el que la interacción entre los propios trabajadores es crucial.
Con una plantilla de más de 110.000 empleados, consideraron que era fundamental facilitar un canal a través del cual pudieran llevar a cabo sus funciones de una manera organizada, flexible y desde cualquier parte.
El primer paso fue digitalizar los puestos de trabajo. Y es que antes, tenían que reunirse presencialmente con los compañeros porque la información estaba en papel y en la propia oficina. Gracias a la tecnología todos los empleados tienen acceso a su escritorio digital en cualquier parte del mundo y pueden mantener reuniones entre sí en las que intercambian opiniones y nuevas estrategias de actuación aunque estén en oficinas separadas por miles de kilómetros. De esta manera establecen un trabajo colaborativo impensable hace un par de décadas.
¿Cómo lo llevan a cabo en la práctica? Las herramientas de co-edición alojadas en la nube y la red social de la entidad son algunas aplicaciones fundamentales que han permitido esta evolución laboral de la compañía. BBVA ha centrado su eje de actuación en lo que han denominado BBVA3. ¿En qué consiste? Focalizar su interés en el trabajo colaborativo adaptando cuatro aspectos fundamentales:
- El espacio laboral más abierto.
- La tecnología utilizada sirviéndose de softwares específicos.
- La adaptación de la gestión del departamento de RR. HH facilitando las herramientas necesarias para que sean capaces de buscar, encontrar y fomentar las competencias profesionales de los empleados.
La simplicidad, la agilidad, la seguridad y la movilidad del servicio son las claves de su éxito para lograr la satisfacción de sus empleados y por ende de sus clientes en este nuevo entorno colaborativo.
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