El departamento de RR. HH. gestiona una ingente cantidad de tareas especialmente sensibles para la competitividad de la empresa. Disponer de un SIRH agiliza su trabajo y mejora los resultados. Te enseñamos cómo lo logra nuestro sistema o software de Recursos Humanos.
Tabla de contenidos
- 1 ¿Qué es un SIRH o Sistema de Información de Recursos Humanos?
- 2 Características del Sistema Integral de Información o HRIS
- 3 Funciones de un Sistema de Administración de Recursos Humanos | 10 tipos de SIRH
- 4 Beneficios de un SIRH o Sistema de información de Recursos Humanos
- 4.1 Información precisa y actualizada
- 4.2 Reducción de costes operativos
- 4.3 Autonomía de los empleados
- 4.4 Mejora de la comunicación y de la atención y resolución de consultas
- 4.5 Mayores garantías jurídicas
- 4.6 Fomento de los valores corporativos, mayor compromiso de la plantilla y retención del talento
- 5 ¿Cómo elegir un SIRH? 5 pasos
¿Qué es un SIRH o Sistema de Información de Recursos Humanos?
Un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH) es un conjunto de softwares o módulos que cubren la totalidad de funciones relacionadas con los Recursos Humanos de una empresa.
Dicho de otro modo, se trata de una recopilación de herramientas digitales de gran precisión y fácil manejo que permiten a los responsables de RR. HH. desarrollar sus tareas diarias con la máxima eficiencia y sin sobreesfuerzos.
Existen tantos programas de gestión de Recursos Humanos específicos como funciones que tiene que cumplir el departamento de RR. HH., incluyendo, entre otras:
- Control horario
- Gestión de la formación
- Organigrama de la empresa
- Clima laboral entre empleados y mánagers
- Administración de la información a través de un portal del empleado
- Reclutamiento y selección de personal
En última instancia, la implementación de estos recursos tecnológicos permite a los profesionales del área de RR. HH. dedicar más tiempo y energías a tareas de mayor valor agregado.
Características del Sistema Integral de Información o HRIS
A la hora de poner en marcha un Sistema de Recursos Humanos resulta conveniente tener en cuenta cuáles son las características básicas de este tipo de recursos y cómo es posible maximizar su rendimiento.
Interconexión entre programas independientes
El Sistema Integral de Información no es una mera colección de programas independientes o que funcionan de manera aislada.
En nuestro caso, todos los módulos están estrechamente relacionados y han sido diseñados para ser compatibles entre ellos y con la mayoría de programas del mercado.
Con todo, cada programa funciona de manera independiente y no necesita –aunque se recomienda- la instalación de otros módulos.
Visión integral de los Recursos Humanos
A pesar del carácter independiente de cada herramienta de Recursos Humanos, para que el Sistema de Administración de Recursos Humanos resulte verdaderamente efectivo, debe implementarse de manera integral en la empresa.
De poco sirve que se actualicen una determinadas funciones si en otras parcelas se sigue trabajando de manera convencional. Es solo cuestión de tiempo que aparezcan disfunciones.
Seguridad e integridad de la información
El volumen de información que se va a generar y gestionar de manera online requiere de Sistema Integrado de Información Sistema de información de Recursos Humanos que respete los principales protocolos de seguridad y aporte tranquilidad a todos los agentes de la empresa.
Flexibilidad y funcionalidad
El acceso a la información o a los trámites pendientes no debe ocupar mucho tiempo. Las personas autorizadas deben poder trabajar con agilidad y consultar los datos pertinentes sin necesidad de engorrosos procedimientos. En suma, un diseño flexible y funcional que no esté reñido con la seguridad.
Autonomía de los empleados
Aunque el SIRH ofrece numerosas posibilidades para supervisar y evaluar el trabajo de los empleados, no cabe visualizarlo como un sistema de control de la plantilla. Más bien sucede todo lo contrario.
Los trabajadores disponen de más información para alcanzar los objetivos previstos y avanzar en sus respectivos planes de carrera dentro de la empresa. Es por ello que este sistema ofrece ventajas a ambas partes.
Funciones de un Sistema de Administración de Recursos Humanos | 10 tipos de SIRH
Existe una larga lista de funcionalidades que debería reunir cualquier Sistema Integrado de Información que se precie para la gestión de todo lo relacionado con los Recursos Humanos.
Evaluación del desempeño
Medir el rendimiento laboral es siempre una tarea complicada y no exenta de controversia, especialmente por los riesgos de incurrir en sesgos o por las dificultades para establecer criterios objetivos.
Un sistema de evaluación del desempeño ayuda a comprobar los resultados de los empleados en diferentes parámetros y garantiza la máxima confidencialidad durante todo el proceso.
Además, facilita la entrega de feedbacks para corregir posibles errores y seguir creciendo profesionalmente.
Formación
La necesidad de formarse a lo largo de toda la carrera profesional resulta cada vez más indiscutible. Este programa permite a los empleados escoger las mejores opciones formativas de acuerdo con las necesidades previamente detectadas por la empresa, que puede supervisar cómodamente si los trabajadores han completado la formación necesaria.
Reclutamiento y selección
Los procesos de reclutamiento y selección obligan a las empresas a dedicar una notable cantidad de tiempo y recursos. El software de reclutamiento y selección permite potenciar el trabajo del reclutador y perfeccionar la selección de los mejores talentos gracias al filtrado y a la criba curricular.
Además, se llega a todos los portales al contar con más de ochenta fuentes distintas y facilita la transparencia de todo el proceso al permitir diferentes canales de comunicación y seguimiento.
Portal del mánager y del empleado
Las comunicaciones entre managers y empleados no deberían encontrar nunca obstáculos dentro de la empresa.
El portal del mánager y del empleado es una herramienta muy sencilla que permite a ambas partes mantener una comunicación fluida y regular, al tiempo que facilita a la empresa la consulta de datos personales del trabajador, que este se encarga de mantener actualizados.
Gestión del horario
El control horario es una de las necesidades más apremiantes en las empresas que están abriéndose poco a poco al teletrabajo.
¿Quieres implementarlo correctamente y mejorar la productividad de tu plantilla? Hemos elaborado una guía que te ayuda a entender esta nueva transformación laboral:
La dificultad de registrar correctamente el cumplimiento del horario previsto puede salvarse gracias al software de control horario, que ofrece información muy precisa y detallada de los horarios de los empleados.
Organigrama
A medida que las empresas van aumentando su tamaño, crece también el riesgo de que su organigrama no se adapte en consecuencia o no lo haga a la velocidad deseable.
Paralelamente, muchos empleados o managers pueden tener dudas sobre a quién dirigirse para abordar un asunto en particular. Todos estos problemas son menos habituales cuando se implementa un software de gestión del organigrama de la empresa.
Este programa permite comprobar de manera rápida y visual las responsabilidades y la jerarquía dentro de la empresa.
Gestión documental
La digitalización de un negocio conlleva siempre el desafío de administrar eficientemente un gran volumen de documentos. La generación, clasificación, almacenamiento y recuperación de los mismos no puede emplear más tiempo del estrictamente necesario, así que cualquier SIRH debe aportar soluciones en este sentido.
El software de gestión documental posibilita la realización de todas estas funciones en estricto cumplimiento de los protocolos de protección de datos.
Vacaciones y ausencias
Otra consecuencia del crecimiento del tamaño de una empresa es la necesidad de gestionar activamente las vacaciones y ausencias de los empleados para evitar que estas impacten negativamente en los resultados de la empresa o alteren el normal funcionamiento de la misma.
El software de control de vacaciones y ausencias permite a los empleados administrar personalmente sus periodos de descanso o notificar y justificar cualquier ausencia sobrevenida.
Encuestas a empleados
Mantener un buen clima de trabajo es imprescindible para que los empleados mantengan o mejoren los niveles de productividad deseables y contribuyan a alcanzar los objetivos previstos.
Para conseguir un ambiente agradable, es necesario tener en cuenta la opinión de los empleados y facilitarles canales de comunicación confidenciales para que puedan manifestar sus impresiones con libertad.
Las encuestas a empleados ofrecen diferentes modelos de preguntas para que el departamento de RR. HH. disponga de información actualizada sobre muchos aspectos que pueden incidir en el rendimiento laboral.
Análisis de datos
La gestión de datos personales es otro de los desafíos operativos más importantes a que se enfrentan las empresas, especialmente tras la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea.
Las compañías tienen que garantizar la integridad y el correcto tratamiento de los datos de sus empleados, información que sirve, a su vez, para tomar mejores decisiones. Ambas necesidades pueden cubrirse fácilmente con el software para elaborar informes de Recursos Humanos muy detallados a partir de las fichas de los trabajadores.
Beneficios de un SIRH o Sistema de información de Recursos Humanos
Hemos visto cómo un Sistema de Información de Recursos Humanos puede responder a las principales necesidades operativas de cualquier empresa pero, ¿qué beneficios concretos pueden derivarse de su correcta implementación?
Información precisa y actualizada
Es una de las principales ventajas porque la mayoría de módulos tienen como nota común la disponibilidad de datos e información siempre actualizada.
Reducción de costes operativos
Los programas de Recursos Humanos reducen tanto el tiempo como los recursos financieros necesarios para cubrir las principales funciones en este ámbito.
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Autonomía de los empleados
Aplicaciones como el portal del empleado o el software de gestión de la formación conceden a los empleados un gran protagonismo en la gestión de su propia información. Así, estos adquieren mayores niveles de autonomía dentro de la empresa.
Mejora de la comunicación y de la atención y resolución de consultas
La posibilidad de comunicarse de manera privada facilita el intercambio de información entre los diferentes agentes de la empresa. Además, al crearse un registro de cada conversación o consulta, es posible volver a acceder a la información generada.
Mayores garantías jurídicas
Los sistemas que permiten registrar la información aportan una mayor seguridad jurídica a todas las partes, en tanto que resulta fácilmente comprobable si un trámite se ha resuelto correctamente.
Otro tanto puede decirse de la protección de datos o del control horario a trabajadores, cuyo software específico puede emitir informes con plena validez legal.
Fomento de los valores corporativos, mayor compromiso de la plantilla y retención del talento
El sistema de administración de Recursos Humanos refuerza la imagen de la empresa como marca innovadora y abierta a la implementación de soluciones que mejoren su eficiencia y organización interna.
Una imagen positiva que se combina con las mayores facilidades para construir planes de carrera. Ambas circunstancias contribuyen a aumentar el compromiso de la plantilla y retener talento.
¿Cómo elegir un SIRH? 5 pasos
Resulta perfectamente comprensible que, a pesar de las ventajas que un Sistema Integral de Recursos Humanos puede aportar a las empresas, estas quieren asegurarse de que están tomando la mejor decisión cuando se decantan por un SIRH.
Para lograrlo, resulta preceptivo seguir los siguientes pasos:
1. Inclusión dentro del plan estratégico
El SIRH no es un recurso más a disposición de la empresa, es una apuesta decidida por reorientar todos los procedimientos relacionados con los Recursos Humanos hacia un entorno tecnológico y fuertemente integrado.
Por consiguiente, el primer paso para su correcta implementación es incluirlo dentro del plan de transformación digital de la empresa para los siguientes años y alinear sus objetivos.
2. Definición de requisitos y necesidades
¿Qué necesidades se espera cubrir con el SIRH?
El Sistema Integral de Información debe responder a unas expectativas y a unas necesidades concretas, en base a las cuales se definen los requisitos técnicos y operativos que deben cumplir los programas.
3. Prueba y error
Definidos requisitos y delimitado el alcance del HRIS, el equipo de implementación debe realizar las pruebas pertinentes para comprobar si los programas responden correcta y eficientemente a las necesidades de la compañía y qué aspectos convendría modificar.
4. Formación para entender un SIRH
¿Todos los empleados están capacitados para manejar los programas del HRIS? Es muy importante que la fase de transición se complete con éxito pero sin dilatar excesivamente los plazos, lo cual afectaría negativamente a la competitividad de la empresa.
Conviene detectar las carencias formativas de los empleados y brindarles distintas opciones para cubrir ese déficit y poder ejercer cumplir las funciones previstas.
5. Revisión y actualización
Una vez que el SIRH se ha implementado exitosamente, comienza el periodo de revisión continua. ¿Qué aspectos podrían mejorarse? ¿Qué programas han quedado por implementar en la primera fase?
La retroalimentación es fundamental para que las opiniones de quienes manejan a diario cada software sirvan para seguir mejorando.
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