8 consejos para gestionar equipos virtuales de forma eficaz

El confinamiento y las limitaciones impuestas a determinados sectores productivos durante el coronavirus forzó a muchas compañías a optar por la creación de equipos virtuales. El trabajo en equipo remoto fue, así, una solución de emergencia pero, ¿es una alternativa viable?

La realidad es que los equipos remotos aportan una serie de interesantes ventajas logísticas para las empresas, al tiempo que facilitan la conciliación familiar. Obviamente, una mala gestión del grupo virtual también puede deparar ciertos inconvenientes.

Sea como sea, los equipos virtuales en las organizaciones han llegado para quedarse y las empresas que se tomen más en serio esta cuestión podrán ganar en cohesión interna y competitividad.

Qué son los equipos virtuales

Los equipos virtuales son una fórmula de organización de grupos de trabajo en la que la mayoría de las tareas y reuniones se realizan de manera no presencial. Los integrantes del equipo no suelen coincidir en el mismo espacio físico y las acciones de coordinación son igualmente remotas.

Las pautas para la creación de buenos equipos virtuales, que veremos en profundidad más adelante, son muy similares a las de los grupos de trabajo convencionales, incorporando diferentes roles para el trabajo en equipo y definiendo una estructura interna nítida y lógica, ambas trasladadas al escenario digital.

El trabajo en grupo virtual requiere de un alto grado de compromiso por parte de los trabajadores y de la máxima claridad a la hora de distribuir las tareas y acordar los plazos de los diferentes proyectos. Es por ello que el liderazgo en equipos virtuales resulta totalmente decisivo para el éxito de esta fórmula.

El panorama es claro: los equipos virtuales serán habituales durante los próximos tiempos. Hemos desarrollado una guía con todo lo que tienes que saber sobre el teletrabajo.

Ventajas de los equipos virtuales

El trabajo en grupo virtual debidamente ejecutado puede traducirse en beneficios para las empresas como los siguientes:

• Ahorro de tiempo y recursos: el menor número de reuniones presenciales (si es que se celebra alguna) y la no necesidad de desplazarse a un entorno de trabajo concreto reduce sensiblemente los costes de los equipos.
• Mayor flexibilidad horaria: los trabajadores pueden trabajar con diferentes horarios siempre y cuando se cumplan los plazos.
• Mayor compromiso: contrariamente a lo que podría pensarse, el trabajo en equipo remoto puede reforzar el compromiso de los empleados si estos valoran positivamente las ventajas de esta fórmula.
• Deslocalización: la distancia geográfica no es una barrera para captar el mejor talento, pudiendo reunir virtualmente a profesionales de diferentes puntos del mundo. Esto también genera una interesante diversidad.
• Mejora del clima laboral: las rencillas y tensiones del día a día son mucho menos frecuentes cuando el trabajo se realiza mayormente a distancia.

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Etapas y Claves de la creación de grupos en el trabajo

Equipos virtuales | 4 inconvenientes

Como ya hemos advertido, una formulación defectuosa de los equipos remotos puede diluir las ventajas de este modelo de organización del trabajo e, incluso, generar ciertas disfunciones e inconvenientes para la buena marcha del negocio.

• Dificultades para la coordinación: cuando las empresas ponen en marcha este tipo de iniciativas sin haber implementado previamente las herramientas digitales pertinentes, los problemas operativos no tardarán en surgir.
• Mala comunicación: un equipo virtual no equivale a seis empleados trabajando de manera totalmente autónoma e individual. La cooperación es necesaria y si no existe una buena comunicación corporativa los resultados rara vez serán los deseados.
• Menor implicación: aunque la posibilidad de trabajar desde casa puede resultar muy atractiva, algunos empleados podrían responder con una menor implicación y, por consiguiente, reducir su productividad laboral.
• Sensación de impersonalidad: la no presencia física de los integrantes del equipo puede generar cierta sensación de impersonalidad, que podría resultar insatisfactoria para los profesionales menos convencidos.

Cómo trabajar en equipo en entornos virtuales

El trabajo en equipos remotos no supone cambios revolucionarios respecto al funcionamiento habitual de los equipos de trabajo pero sí que presenta algunas especificidades que conviene tener presente tanto en su planificación como en su desarrollo y revisión.

Planificar el trabajo de los equipos virtuales

Como en cualquier otro equipo, el grupo virtual arranca con la definición de las tareas básicas a cubrir, así como de los roles que deben cumplir los trabajadores seleccionados. Este momento es siempre delicado porque conviene evitar duplicidades y solapamientos y hay que tener bien presente los perfiles profesionales disponibles.

Un software de organigrama ayuda a los managers a conocer exactamente cuáles son los recursos humanos de que dispone la empresa, qué funciones se le han asignado a cada empleado y qué relaciones jerárquicas se han establecido.

La información se presenta de manera muy visual para que baste con echar un rápido vistazo para tener clara la estructura interna de los equipos.

También es importante construir un calendario de entregas y revisiones de tareas que resulte razonable y que permita a todos los empleados cumplir sus obligaciones de manera autónoma y con las herramientas pertinentes.

Desarrollo del trabajo de los equipos virtuales

Repartidas las tareas, consensuado el calendario de actuaciones y establecidos los canales de comunicación y retroalimentación, es el momento de iniciar el trabajo remoto propiamente dicho.

Durante esta fase, la prioridad es asegurar el correcto intercambio de información entre las partes, favorecer la toma de decisiones y resolver las posibles incidencias con rapidez.

El liderazgo en equipos virtuales adquiere un papel más relevante durante esta fase porque su intervención puede evitar que el proyecto descarrile o que los resultados sean mejores de los previstos.

Para conseguirlo, el portal de Recursos Humanos es la herramienta básica, dado que permite a ambas partes mantener un contacto regular y confidencial. Además, sirve como registro de conservaciones y como espacio de referencia para conseguir información sobre el equipo.

No menos relevante para la buena marcha de los proyectos es la utilización de un software de encuestas a empleados. Este recurso permite hacerse una idea muy aproximada del grado de satisfacción de los trabajadores, al tiempo que ayuda a intervenir con mayor agilidad y precisión ante conflictos laborales.

Revisión del trabajo de los equipos virtuales

La revisión del trabajo en grupo virtual no es un trámite que pueda postergarse hasta la conclusión del proyecto. De hecho, la evaluación es mucho más útil cuando presenta un carácter continuo.

Solo así es posible ayudar a los empleados a conseguir los mejores resultados y a asegurarse de que las diferentes tareas están cumpliéndose correctamente.

Si quieres saber más sobre cómo llevar a cabo una buena evaluación del desempeño, no te pierdas ESTE ARTÍCULO.

Por supuesto, la revisión y evaluación del trabajo remoto también puede llevarse a cabo una vez se han completado las tareas pertinentes.

Sin embargo, la utilidad de esta evaluación final no radica tanto en mejorar los equipos humanos sino en recabar información para que los futuros proyectos sean todavía más exitosos. A todo ello puede sumarse una autoevaluación por parte de los miembros del equipo.

En todos los casos, el software de evaluación del desempeño es la herramienta más idónea para facilitar la que, sin duda, es una de las obligaciones más comprometedoras para los managers.

Este recurso les facilita numerosas opciones para personalizar al máximo la evaluación, reduce el riesgo de incurrir en sesgos y ayuda a los empleados a crecer profesionalmente gracias a los Feedbacks.

8 claves para el liderazgo en equipos virtuales

Conocidas las ventajas y desventajas de los equipos virtuales y comentado el proceso de creación de equipos remotos, solo queda recordar los principios clave para el éxito de los equipos virtuales en las organizaciones.

1. Clarificar el sentido y los roles de los equipos virtuales

Es indispensable que los miembros del equipo sepan cuáles son los objetivos y el sentido mismo del grupo virtual. Paralelamente, los roles deben quedar perfectamente definidos y no experimentar modificaciones contantes. También es importante que el líder sepa delegar.

2. Marcar un buen ritmo de trabajo

Ya hemos visto que el trabajo en grupo virtual puede afectar negativamente al ritmo de los trabajadores. El líder debe ser muy claro con los plazos y el calendario que debe cumplirse, por lo que conviene programar reuniones y fechas de presentación de resultados.

3. Realizar un buen seguimiento de los equipos virtuales

Sin llegar a ser un vigilante permanente de los empleados, el encargado del liderazgo en equipos virtuales debe realizar un seguimiento regular de la marcha del proyecto. El uso de herramientas digitales de monitorización, como la evaluación 360º, resulta esencial.

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4. Aprovechar las posibilidades tecnológicas

En los apartados anteriores ya hemos resaltado la importancia de disponer de recursos digitales que permitan monitorizar, analizar, evaluar y comunicar el estado del proyecto. Las corporaciones virtuales deben apostar permanentemente por actualizar sus herramientas digitales si quieren mantenerse en vanguardia.

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5. Que el líder se haga sentir entre los equipos virtuales

Un estudio de Deloitte sobre los equipos virtuales establece que el compromiso corporativo puede caer hasta un 80% como consecuencia de la distancia física entre los empleados y la empresa. El líder debe cubrir esta brecha interesándose por las opiniones y sensaciones de los empleados, propiciando el engagement laboral.

6. Mantener una comunicación estratégica

Ahondando en la premisa anterior, los responsables de los equipos deben mantener una comunicación regular y constructiva con todos los miembros del grupo virtual. Una reunión a tiempo, un mensaje de ánimo o una sugerencia de mejora pueden ser vitales para el éxito de los proyectos.

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7. Promover la ambición personal

Muchos gestores de equipos consideran que todos los trabajadores deben rendir al mismo nivel, sin grandes diferencias entre ellos por lo que respecta a su compromiso e implicación.

La realidad es que los equipos virtuales saldrán fortalecidos si los empleados destacan por su afán de superación y su voluntad de crecer profesionalmente. Esto puede vincularse con la promoción interna y los planes de carrera.

8. Cuidar el clima laboral

Por último, pero no menos importante,, otra de las responsabilidades básicas de los líderes es la de mantener un buen clima de trabajo. A priori, esto resulta más sencillo en los equipos virtuales que en los convencionales pero ello no es motivo para dejar de medir el clima laboral a través de herramientas como las encuestas a empleados.