Los adjetivos «urgente» e «importante» forman parte del vocabulario diario en el trabajo para referirnos, mayormente, a las tareas. Pero las exigencias competitivas del mercado ocasionan una generalizada tendencia al abuso de catalogar como urgente lo que, en realidad, no lo es. Y, a menudo, se abandona lo importante para atender lo urgente.
En efecto, no siempre se consigue clasificar adecuadamente una tarea como urgente e importante, una de ellas o ninguna de las dos. Una categorización indiscriminada de tareas como urgentes puede llegar a invertir el orden lógico de consecución de estas, y suponer una traba para los flujos de trabajo definidos por la organización.
Lo urgente y lo importante se distinguen por su nivel de prioridad real y, por ello, la empresa debe tomar partido y hacer hincapié en la gestión y el seguimiento de las tareas para evitar estas alteraciones.
Tabla de contenidos
Diferencia entre urgente e importante
El grado de prioridad constituye la diferencia entre lo importante y lo urgente; sin embargo, suele ser una delgada línea frecuentemente difuminada por las contingencias diarias.
Esto sucede especialmente cuando aprietan los plazos, se cuelan situaciones inesperadas o se dispara la ansiedad entre la plantilla.
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Partamos de la base de que todas las tareas que se realizan en el trabajo son importantes, pero no todas tienen la misma importancia. De igual manera, aunque sea difícil evitar la aparición de tareas urgentes, rara vez todas presentarán el mismo grado de urgencia. Veamos algunos ejemplos de situaciones urgentes e importantes:
Ejemplos de tareas urgentes
- «Mañana es fin de mes y las transferencias de las nóminas están sin hacer».
- «El cliente nos espera en la sala, y no encuentro el archivo con la presentación».
- «Había un precio erróneo publicado en la web y lo acabamos de difundir en la newsletter».
- «El evento es esta tarde y no hay proyector en la sala».
- «Si no envío el presupuesto en una hora, el cliente se me escapa».
Ejemplos de tareas importantes
Ahora, un conjunto de situaciones importantes, pero no urgentes:
- «Debemos incorporar una validación para no liberar automáticamente un pedido si no está pagado».
- «Tenemos que redirigir tráfico a nuestra web: por lo tanto, crearemos y alimentaremos un blog».
- «Vamos a lanzar una acción promocional para captar clientes nuevos».
Delegación de tareas vs Asignación de tareas.
Toda situación que no se asemeje a las anteriores no será tan importante, por lo que será necesario evaluar su realización antes de atenderla. Y lo que no sea ni importante ni urgente, directamente, podrá esperar.
El valor del tiempo y el impacto de lo urgente e importante
De estas definiciones surge otro elemento que condiciona la forma de catalogar y acometer las tareas, y es el tiempo: por ejemplo, la tarea que hace dos días no era urgente, al no haberse completado, hoy se ha convertido en urgente; también puede ser que, de primeras, una nueva tarea entre en escena con la etiqueta de urgente, alterando así la planificación previa para poder acometerla.
Si la tarea urgente consume poco tiempo para su realización, las consecuencias pasarán casi desapercibidas, pero como requiera de un tiempo significativo, el problema está servido.
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Cómo medir si una tarea es urgente o importante
Urgente = tiempo que consume la tarea / tiempo restante hasta la fecha límite
- Para interpretar la fórmula, si el número obtenido es cero, significará que la tarea no es urgente.
- Si la cifra es igual o superior a 1 estarás ante una tarea urgente y que debe ser prioritaria para tu organización.
Así mismo, puedes realizar una clasificación para ordenar las tareas urgentes e importantes según los resultados obtenidos.
En general, Recursos Humanos puede analizar con mayor exactitud el grado de urgencia de una tarea valiéndose de un software de control horario de trabajadores. Valorando las horas disponibles por cada empleado y las necesarias para finalizar un proyecto o tarea. A su vez, se van incluyendo las horas que se han empleado para posteriores informes.
Una aparición reiterada de tareas urgentes es un claro indicador de una mala planificación de las tareas: el concepto de tarea lleva asociado una variable de tiempo, lo que significa que todas las tareas consumen horas de trabajo por parte de la plantilla.
Y, si se desean completar de forma satisfactoria por igual, las jornadas de los trabajadores podrían comenzar a alargarse demasiado. Un sistema automatizado informará de todos estos aspectos; además, controlarás las horas trabajadas, las horas extra o el tiempo empleado a cada proyecto o tarea.
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Una correcta planificación de una tarea urgente e importante
La clave para solventar este problema la tiene Recursos Humanos, en colaboración con el resto de mandos de la organización, con el propósito de analizar la carga de tareas de la plantilla.
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Al planificar las tareas, se verá la cantidad de tiempo que consumen y en qué puntos estratégicos es conveniente realizar modificaciones de cara a evitar la aparición de situaciones urgentes, y una directiva clara para acometerlas.
Será óptimo para toda la organización evitar que surjan sistemáticamente tareas urgentes: la decisión de desviar el tiempo reservado a otras tareas para acometer obligaciones más urgentes deberá ser excepcional y tendrá que gestionarse a través del sistema de gestión horaria.
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