Cronograma de un proyecto: ¿qué es y cómo crearlo?

El cronograma es una herramienta esencial para elaborar calendarios de trabajo o actividades. Un documento en el que se establece la duración de un proyecto, la fecha de inicio y final de cada tarea; es decir, una manera sencilla de organizar el trabajo.

El formato del cronograma de un proyecto solía ser físico (en papel) hasta que las nuevas tecnologías han optimizado la creación de un cronograma digital que puede visualizar toda la plantilla y en el que organizar las tareas de forma colaborativa.

¿Qué es un cronograma?

Un cronograma de trabajo es un calendario de trabajo o actividades en el que se especifican las etapas de un proyecto. Con el cronograma se planifica y controla fácilmente la producción.

En definitiva, al crear un cronograma ofrecemos un recurso muy interesante para organizar a los trabajadores y ayudarles a cumplir con un objetivo más grande que se desmenuza en pequeñas tareas, lo cual optimiza el proceso.

En un cronograma de una empresa se integran:

• Tareas
• Fechas de entrega
• Recursos necesarios
• Relaciones con otros proyectos / actividades
• Responsables para tener una visión clara sobre el estado de un proyecto

Por tanto, el cronograma simplifica el monitoreo de los managers y ofrece a los empleados una hoja de ruta para alcanzar los objetivos, descomponiendo las actividades para realizarlas de forma progresiva.

Hasta ahora era muy común que los cronogramas fuesen realizados a mano, en especial si involucraba a una sola persona, en la actualidad las empresas necesitan apoyarse en herramientas digitales tanto por el volumen de trabajadores como por la facilidad en la gestión y organización de tareas.

¿Cómo crear un cronograma? 5 pasos

Para elaborar el cronograma del proyecto de una empresa se recomienda seguir las siguientes etapas:

Definición de tareas

Hay que saber cuáles son las tareas necesarias para el cronograma de actividades. Por lo general, esta definición se produce cuando los supervisores de las áreas involucradas se reúnen para fijarlas, haciendo una lista que luego se representará en el cronograma.

Encontrar las relaciones

Es probable que en la realización del cronograma de trabajo aparezcan tareas que dependan de otras. Por tanto, hay que clasificarlas.

Se hace de la siguiente manera:

• Fin – comienzo: son las tareas que dependen de una anterior. Hasta que esa no esté hecha, no se podrá avanzar con la siguiente.
• Comienzo – comienzo: engloba dos o más tareas que se pueden realizar al mismo tiempo.
• Comienzo – fin: una tarea comienza en el momento que otra termina. Guardan relación entre sí.
• Fin – fin: agrupa dos o más tareas que deben concluir en el mismo momento o lapso de tiempo.

Fijar plazos en el cronograma de trabajo

Una vez que se han definido las tareas y las relaciones entre ellas, para realizar el cronograma hay que fijar los plazos de realización para cada una de ellas. Este punto es clave porque contribuye al orden y marca el ritmo de producción.

Esta etapa es una de las más exigentes. Por lo general, no es posible realizar estimaciones de tiempo exactas. Por eso muchas compañías se apoyan en un software de control horario para tener claro cuánto toma determinada tarea, aproximándose a tiempos reales.

O para analizar quién está trabajando en cada turno y, a su vez, evitar problemas de solapamientos de horarios y organización (que no haya ningún turno vacío por culpa de bajas o vacaciones).

A diferencia de los procesos manuales, la herramienta digital ofrece módulos específicos y personalizados para cada proyecto, evitando que se mezclen entre sí.

A lo anterior se suman registros de tiempo específicos por empleado que luego pasan a formar parte de un informe de tiempo detallado y grupal (dado el caso). Esto evita sesgos y contribuye a tener un cronograma del proyecto ajustado con la realidad de producción de la empresa.

Además de lo anterior, aporta indicios sobre el rendimiento laboral, si es el esperado o no. En definitiva, registro de horas, gestión de turnos y supervisión del trabajo en un solo programa.

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Armar el cronograma de un proyecto

Agrupada toda la información anterior, el siguiente paso es plasmarla en el cronograma. Por lo general se usan filas y columnas en las que se distribuye información como:

• Tareas o actividades
• Semana (o tiempo estimado de entrega)
• Recursos
• Responsable

En cuestiones de diseño, se recomienda dejar un espacio prudente entre márgenes para poder agregar información (por lo general producto de ajustes) con comodidad. Las columnas y filas del cronograma pueden variar dependiendo de la dimensión del proyecto.

Ir reajustando el cronograma de trabajo

El cronograma de un proyecto no es algo fijo.

A medida que se avanza con las tareas, probablemente sea necesario realizar ajustes o incorporar nuevas acciones en el cronograma, así como marcar o tachar las metas que se alcanzan (funciona como estrategia de motivación: un paso más hacia la meta).

En ocasiones, los proyectos coinciden con las vacaciones de alguno de los empleados, ausencias o cambios de turnos que influyen en la dinámica de producción. A través del software de gestión de tiempo se sincronizan esas variables en un calendario que puede ser revisado por el equipo de trabajo para ajustar el cronograma según convenga.

Nuestro software de control horario de trabajadores es muy flexible en el registro de la jornada y permite elegir a los responsables cómo quieren registrar las horas de trabajo.

Ya sea otorgando flexibilidad horaria al empleado incluyendo el inicio de la jornada y el fin de forma manual, fichando el horario habitual en un click, fichajes masivos semanales o con medidas más restrictivas como cronómetros o contadores de horas, geolocalización.

También se integra con sistemas de control de presencia como kioscos con tablet, dispositivos de reconocimiento biométrico, tarjetas… Con una única app podrás registrar el tiempo trabajado y supervisar su rendimiento.

Para qué sirve un cronograma de actividades

Un cronograma de una empresa sirve para:

• Anticipar retrasos durante los proyectos.
• Simplificar la gestión de recursos (materiales y humanos), marcando qué es necesario para cada tarea y con qué se cuenta.
• Fomentar la comunicación entre los empleados durante las reuniones de trabajo, ya que la calendarización de un proyecto sirve de guía.
• Ofrecer un panorama global del proyecto, facilitando evaluar cuáles son las áreas de la organización que trabajan más lento y más rápido.

Ventajas de crear un cronograma de actividades

Dentro de las ventajas del cronograma están las siguientes:

• Fijar un orden de tareas según la relación entre ellas.
• Permite diseñar la mejor ruta posible para alcanzar el objetivo del cronograma.
• Contribuye a la supervisión de la productividad, monitoreando los tiempos de entrega.
• Genera certezas en cuanto al avance, estado y previsión de entrega o finalización del proyecto.
• En caso de reconocer problemas o retrasos, es posible tomar medidas si el monitoreo es constante.
• Si, por el contrario, los lapsos se cumplen antes de lo previsto, la organización puede recompensar a los empleados como parte de un plan de incentivos.
• Contribuye a una mejor evaluación del desempeño, al poder estimar cuánto han tardado o en qué tareas han estado involucrados.

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Inconvenientes y riesgos de usar un cronograma de un proyecto

• Errores humanos en las primeras etapas del cronograma pueden generar que el resto del cronograma sea ineficaz.
• Aunque se diseñen las mejores rutas posibles para alcanzar el objetivo del cronograma, durante el mismo, pueden surgir problemas que obliguen a cambiar el camino, si no se hace y se empeña en seguir el cronograma, el éxito del proyecto puede tambalearse.
• Cronogramas de proyectos muy grandes que se dividen en una infinidad de tareas pueden generar confusión y que nunca se lleguen a alcanzar o cerrar objetivos más grandes.

Como vemos, los riesgos están sujetos a la variabilidad de los lapsos de entrega (en los que influye la productividad, las ausencias imprevistas, las vacaciones…) y la asignación correcta de tareas.

Por tanto, normalmente es casi imposible dar con un fecha exacta de culminación. Sin embargo, se pueden hacer estimaciones y marcarlas en el cronograma a partir de la sugerencia anterior, evaluando los lapsos para cada tarea a través de un software de gestión de tiempo.

Esto no quiere decir que la calendarización de un proyecto deben hacerse sin margen de tiempo; todo lo contrario. Se trata de establecer lapsos reales y flexibles. Lo importante, ante los riesgos, es cumplir con la cadena de acciones preestablecida, fijada en la línea base, para cumplir los objetivos.

Esto quizá propicie un escenario en el que el proyecto no se entregue en la fecha prevista, pero se presentará de la mejor manera posible.

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3 tipos de cronogramas

El cronograma ideal para tus dinámicas de trabajo depende del enfoque y el tipo de proyecto.

Los más usados son:

Cronograma de Pert

Este diagrama prioriza las tareas y las relaciones entre ellas antes que las fechas de entrega.

Cada tarea es representada en un cuadro en el que se incluyen los procesos que requiere. El orden de las cajas dependerá de la prioridad temporal y las relaciones entre cada actividad. Normalmente, se distribuyen de izquierda a derecha.

Esta distribución suele ser acompañada por flechas para establecer relaciones de causalidad o dependencia entre las tareas.

Cronograma de hitos

Agrupa los puntos o etapas clave de un proyecto. Pueden ser tareas esenciales, fechas de entregas o reuniones importantes. Por tanto, en este cronograma no se incluyen todas las tareas o acciones sino aquellas más relevantes.

Cualquiera de estos modelos dependerá de una línea base de la calendarización de un proyecto, que se define una que vez que el cronograma está hecho y aprobado por las distintas instancias (cliente, dirección, responsable de proyecto…).

La línea base de cronograma es la versión fina del modelo que se haya seleccionado. Funciona como referencia para monitorear el proyecto, marcando en tiempo real aquellas etapas que se vayan alcanzando.

Cronograma de Gantt

En este cronograma de actividades, la distribución de las tareas es en forma de barra temporal (que suele ser denominada como eje X). Mientras más extensa, más tiempo requiere la acción.

Esta diagramación facilita el monitoreo, por fecha de inicio y conclusión, de las tareas y la fecha de comienzo y entrega del proyecto.

Suele ser el más utilizado.

Ejemplo de cronograma de Cronograma de Gantt

Ejemplos de cronogramas en las empresas

1. Empresa de desarrollo de software:
   • Tipo de cronograma: Pert
   • El Modelo Pert permite una planificación detallada y análisis de las dependencias entre tareas, lo cual es crucial en proyectos de desarrollo de software donde ciertas fases dependen del completamiento de otras.
2. Empresa constructora ante la construcción de un edificio:
   • Tipo de cronograma: Gantt
   • Razón: El Cronograma de Gantt proporciona una visualización clara de las tareas a lo largo del tiempo, lo que es útil en proyectos de construcción donde se requiere un seguimiento estricto de los plazos y secuenciación de actividades.
3. Cualquier empresa con el lanzamiento de un nuevo producto:
   • Tipo de cronograma: Cronograma de Hitos
   • Razón: Un cronograma basado en hitos es ideal para seguir el progreso hacia fechas clave como la finalización del diseño del producto, la producción, y el lanzamiento al mercado.
4. Empresa de salud con la investigación y Desarrollo (I+D) de un nuevo medicamento:
   • Tipo de cronograma: Pert
   • Razón: Dada la naturaleza compleja y las interdependencias entre las diversas fases de la investigación, el Modelo Pert ayuda a identificar el camino crítico y a gestionar las dependencias entre tareas.
5. Cualquier organización ante su propio evento corporativo:
   • Tipo de cronograma: Cronograma de Hitos
   • Razón: Los eventos corporativos tienen fechas clave que deben ser alcanzadas, como la selección del lugar, contratación de proveedores, y la ejecución del evento. Un cronograma de hitos ayuda a mantener el enfoque en estos momentos cruciales.

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Preguntas frecuentes sobre un cronograma de un proyecto

¿Qué elementos no pueden faltar en un cronograma?

• Definición de tareas: listado claro y detallado de todas las actividades necesarias para completar el cronograma de un proyecto.
• Asignación de responsabilidades: identificación de los encargados de cada tarea y sus roles dentro del proyecto.
• Estimación de duración: Tiempo estimado para la realización de cada actividad, con input de los expertos relevantes.
• Fechas clave: inclusión de fechas de inicio, hitos importantes y fecha de finalización del proyecto.
• Margen para imprevistos: espacio para ajustes en caso de retrasos o cambios inesperados en el proyecto.
• Dependencias y relación entre tareas: crucial para una secuenciación lógica y una ejecución exitosa del proyecto.

¿Qué ocurre si no se cumple con el cronograma?

Un cronograma es una herramienta crucial para la organización efectiva de un proyecto o conjunto de tareas, pero, por sí mismo, no garantiza el cumplimiento de plazos. Si no se cumple un cronograma de actividades, es vital analizar las causas, que pueden ser desde objetivos mal definidos hasta falta de compromiso del equipo o planificación inadecuada.

Identificar estos errores permite una planificación mejorada en futuros proyectos, y el uso de objetivos SMART puede ser de gran ayuda. Si se anticipa un incumplimiento del cronograma, es fundamental informar a las partes afectadas, ofrecer soluciones y, si es necesario, actualizar el cronograma para reflejar nuevas fechas de entrega o metas.

¿Cómo calcular de forma realista los plazos de un cronograma de actividades?

La estrategia más efectiva es involucrar a los responsables de cada actividad en este proceso, ya que su experiencia les permite estimar el tiempo necesario para completar sus tareas de manera precisa. Posteriormente, es tarea del organizador o responsable supremo del cronograma, sumar el tiempo estimado para cada actividad, y añadir un margen adicional para manejar imprevistos, como bajas por enfermedad u otros contratiempos. Siempre hay que cumplir con la legislación y no exceder de horas extra o de la jornada laboral establecida de cada trabajador.

¿Cómo elegir el tipo de cronograma ideal para cada empresa?

Dado que cada entorno empresarial posee características distintas, la selección del tipo de cronograma debe ser personalizada según las demandas y metas de cada organización.

• Por ejemplo, para la gestión de un proyecto de desarrollo de software, el modelo Pert puede ser altamente beneficioso para analizar las tareas y determinar las dependencias críticas.
• En cambio, para una empresa dedicada a la organización de eventos, un modelo basado en hitos sería más apropiado para tener un control claro de los momentos clave en la preparación y ejecución de cada evento.

¿Los cronogramas se pueden modificar o deben ser totalmente rígidos?

Se recomienda que el cronograma sea lo más flexible posible, ya que permite la adaptación frente a circunstancias inesperadas que puedan afectar el desarrollo del proyecto. Si es flexible, por ejemplo se podrían añadir horas extra o contratar un trabajador más si se ve que no se está llegando a los plazos marcados. De otra manera, en cuanto no se llega al ritmo marcado por el cronograma… se fracasa.