El ciclo de vida del empleado, como el ciclo de la vida en general, presenta tanto una fecha de inicio como otra de finalización. Desde luego, no puede decirse que esta obviedad sea un secreto para nadie. Sin embargo, muchas empresas actúan como si este desenlace no se fuera a producir, despreocupándose del proceso de desvinculación laboral (offboarding) hasta que este se materializa.
Este proceso empieza a conocerse como offboarding, en oposición al mucho más extendido concepto de onboarding. La idea no es otra que facilitar la salida del trabajador y conseguir que la empresa no solo no acuse los cambios sino que incluso salga reforzada de los mismos. La anticipación y la buena voluntad por ambas partes son, lógicamente, elementos capitales para el éxito del proceso.
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Qué es el offboarding
Se entiende por offboarding el proceso de desvinculación laboral de un empleado, así como las medidas adoptadas por la empresa para afrontar este trámite. Este procedimiento se divide en una serie de etapas, en cada una de las cuales la empresa incide en unos aspectos concretos. El objetivo último no es otro que evitar salidas traumáticas y asegurar el normal funcionamiento de la actividad de la empresa.
Aunque es habitual plantear una comparación entre ambos procesos, la principal diferencia entre onboarding y offboarding radica en que en el primer caso se tiende a priorizar la satisfacción del empleado mientras que en el segundo se pone el acento en el futuro de la empresa. Por supuesto, esto no implica descuidar las necesidades del trabajador, cuyo bienestar laboral será tenido en cuenta hasta su salida.
Por qué es importante cuidar al máximo cada etapa del offboarding
La inminencia de la finalización de una vinculación laboral no puede ser óbice para descuidar el trato humano a los futuros extrabajadores. Ofrecer un buen offboarding al empleado es siempre positivo para las empresas por diferentes motivos:
- Mantenimiento del buen clima laboral: un empleado a punto de abandonar la empresa y que no se siente a gusto en la misma puede ser un foco constante de tensiones que, a su vez, pueden afectar negativamente al clima laboral.
- Favorecer una transición ordenada: es interesante que el empleado que va a dejar la compañía colabore en el proceso de transición, bien sea facilitando a la empresa la información que esta precise, o bien cooperando con su futuro sustituto.
- Mejorar la retención del talento: un buen offboarding mejora la imagen de marca empleadora de la empresa, por lo que, contrariamente a lo que cabría pensar, puede ser útil para reforzar su capacidad de retención del talento.
- Conservar una buena relación con antiguos empleados: suele decirse que la vida da muchas vueltas y esto no es menos cierto en el ámbito de los negocios. Mantener una buena relación con un exempleado puede facilitar desde futuras operaciones hasta una eventual recontratación.
- Recopilar información valiosa para la empresa: el proceso de desvinculación laboral puede servir igualmente para recopilar información sobre el funcionamiento de la empresa y detectar posibles aspectos a mejorar. También puede aprovecharse la experiencia del exempleado para validar o introducir cambios en la gestión del personal.
Cómo gestionar correctamente el offboarding
La planificación, aspecto clave
En buena medida, el éxito del proceso de offboarding radica en la anticipación y la planificación de las medidas a adoptar. Para ello, resulta fundamental disponer de información actualizada de todos los empleados con una ficha de empleado automatizada. En este aspecto juega un papel esencial el software de fichas de empleados, un recurso ágil y que registra todos los cambios en la situación del trabajador.
Gracias a este programa es posible, por ejemplo, establecer un calendario de jubilaciones que ayude a preparar los relevos que se van a producir a corto o medio plazo en la empresa. También permite comprobar la fecha de expiración de los contratos laborales vigentes y derivar informes a los departamentos pertinentes.
Por qué no usar una ficha en Excel.
La retención del talento, necesaria hasta el final
Por definición, un plan de offboarding va dirigido a gestionar la salida de los empleados. No obstante, esto no está en absoluto reñido con la retención del talento, especialmente cuando se trata de un empleado valioso para la compañía o con un perfil muy específico. En estos casos, no hay que dejar de intentar que el trabajador continúe en la empresa.
El software de evaluación del desempeño es una herramienta muy útil para cumplir este cometido porque permite disponer de datos concretos y fiables sobre el rendimiento laboral del empleado.
Gracias a esta información, la empresa puede decidir en qué casos está justificada desde una mejora salarial hasta la puesta en marcha de un plan de incentivos, precisamente, para recompensar a los trabajadores que podrían estar tentados de abandonar la firma.
Evitar disfunciones y reasignar todas las tareas
Uno de los principales quebraderos de cabeza que pueden sufrir las empresas tras la salida de un empleado es la necesidad de reajustar su organigrama y reasignar las tareas, al menos hasta la incorporación de un nuevo trabajador. Este trastorno puede darse en mayor medida en las pymes, dado que disponen de menos recursos humanos.
El software de organigrama facilita el trabajo de los managers y responsables de equipo a la hora de repartir las funciones que van a quedar vacantes durante cierto periodo de tiempo. El programa expone todas las relaciones internas y las responsabilidades asumidas por cada departamento y empleado, de tal manera que cuando se produce una salida es más sencillo distribuir las tareas entre puestos afines.
Agilizar las salidas
En el hipotético escenario de que la salida del empleado sea inevitable, lo más sensato para ambas partes es agilizar al máximo el proceso. Dilatar los plazos únicamente puede ocasionar trastornos a la empresa y dejar una imagen negativa en el trabajador. Además, conviene cerrar todos los trámites con las garantías necesarias para evitar problemas a posteriori.
Gracias al software de firma y gestión documental, la salida puede gestionarse incluso de manera remota, algo particularmente útil cuando la empresa ha implementado el modelo del teletrabajo y la plantilla no cubre toda su jornada de manera presencial. El sistema posibilita el envío de toda la documentación necesaria así como garantiza un acceso seguro y confidencial a los datos del empleado.
Cuidar cada etapa del ciclo de vida del empleado
Más allá de las decisiones que se adopten en los últimos pasos del proceso de desvinculación laboral, la opinión que el trabajador se forme sobre la empresa estará condicionada por la relación que se haya mantenido durante todo el ciclo de vida del empleado.
Este proceso incluye desde la atracción del talento y el reclutamiento de personal hasta el desarrollo profesional del trabajador. De hecho, la salida de la empresa no es sino una etapa más del ciclo.
La cordialidad es siempre positivamente valorada al finalizar una relación laboral y demuestra que el compromiso de la compañía con el bienestar de los empleados es sincero y permanente. Cuando el trabajador siente que la empresa se ha preocupado por él a lo largo de todo su ciclo en la misma, este puede acabar convirtiéndose, incluso, en un embajador de la marca.
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