Las herramientas de control horario han ganado peso con los años. No solo son importantes para cumplir con la ley de control de presencia, sino que contribuyen a conocer tanto el desempeño de la plantilla como el desarrollo de los proyectos. Además, las empresas tienen a su alcance una amplia variedad, por lo que se simplifica la tarea de encontrar la más adecuada.
Cada uno de los métodos de control horario presenta diferentes características únicas, las cuales se adaptan mejor a peor a cada empresa. La legislación actual ofrece libertad a las organizaciones para seleccionar el método de control horario que más se ajuste a su realidad, aunque tendrá que cumplir con lo expuesto en la norma.
Para facilitar esta elección, vamos a hablar de las herramientas y sistemas de control horario que podemos encontrar, así como las principales características que los definen.
Tabla de contenidos
Herramientas de control horario
Las herramientas de control horario tienen como fin registrar las horas que pasa un trabajador en su puesto. Esto es posible al registrar la entrada y de salida de empleados a través de un dispositivo para tal efecto. Así, se simplifica conocer la puntualidad general de la plantilla, su rendimiento, cualquier incidencia que se produzca o mejorar el control de las horas extra.
Hojas de Excel y físicas
Se trata de plantillas en las que el trabajador apunta el momento de entrada y salida en la casilla del día correspondiente. En un primer momento, se utilizaban hojas de papel impresas dispuestas en la entrada. Con el tiempo y para ganar eficiencia, programas como Excel y similares sustituyeron al formato físico.
Son una solución práctica y económica que aún sigue vigente en algunas empresas. No requieren de ninguna instalación o conocimiento previo para utilizarlas. No obstante, presentan algunos problemas: requieren una revisión constante para evitar falsificaciones, complican el trabajo remoto y, en el caso de utilizar hojas físicas, se necesitaría de espacio para su almacenaje durante cuatro años, algo que estipula la ley vigente.
Máquina de fichaje
Es una herramienta de control horario más avanzada que la anterior. Fueron utilizadas en industrias de todo tipo y en el sector servicios. En ellas se introducía una ficha para realizar el registro de la entrada y salida del personal. Pese a sus actualizaciones, ha terminado por caer en desuso al aparecer formas más eficientes y menos costosas tanto de mantener como de instalar.
Además, al ubicarse en un único lugar (a la entrada de una oficina, por poner un ejemplo), no se adaptan a las necesidades de los entornos de trabajo actuales. No serían de especial utilidad para controlar la jornada de un empleado en remoto.
Control con tarjetas
Sigue utilizándose en la actualidad, aunque no es compatible con el teletrabajo. Es posible garantizar el control con diferentes formatos. Uno de ellos lo representas las tarjetas con banda magnética. El trabajador pasa la suya por un lector y este registra tanto la entrada como la salida. Por otro lado, las de proximidad utilizan tecnología RFID (radio frequency identification) para transmitir un código único a un receptor para llevar a cabo el registro.
Son una herramienta sencilla y versátil, pero que va quedando en desuso ante los avances del mercado laboral.
Aplicaciones de teléfono móvil
Las aplicaciones son una de las últimas herramientas de control horario en aparecer. Se ejecutan a través del teléfono móvil del empleado, el cual puede fichar en cualquier lugar. Además, cuentan con capacidades interesantes, como la posibilidad de geolocalizar la posición del trabajador. Así, se podrá saber sin lugar a dudas si realmente está en su puesto de trabajo o no.
Su uso es sencillo e intuitivo, lo que dota al trabajador de independencia, pero sin que afecte negativamente al registro de la jornada laboral.
Conoce un sistema sencillo que se adapta a los tiempos que corren.
Software de control horario
La solución más completa en la actualidad es un software de control horario, ya que cuenta con todas las herramientas vistas y otras de importancia para la gestión del personal. Su principal característica es la versatilidad.
Se adapta a las necesidades de empresas de todos los tamaños, permite un control desde casi cualquier dispositivo (teléfono móvil, web, tableta y otros) y es posible conectarlo a instrumentos de reconocimiento biométrico.
Un software de control horario de trabajadores favorece el teletrabajo al poder accederse a sus capacidades desde múltiples lugares, fomenta la autogestión, permite elaborar informes con datos de cada trabajador o equipo, creación de políticas para el registro de jornada tanto flexibles —fichaje masivo o esperado a un clic— o exhaustivas —restricciones de IP, contador de horas o geolocalización—.
Además simplifica la gestión de turnos, el reconocimiento de la labor de cada empleado y el pago de las horas extras. En esta imagen podéis comprobar cómo desde un mismo panel se pueden visualizar y organizar los turnos de trabajo diarios de cada trabajador.
Así evitar problemas de coincidencias de horarios y bajas y, al mismo tiempo, analizar qué trabajadores han trabajado en el turno con mayor productividad
En definitiva, es una de las soluciones de control horario más completa, actual y flexible. Todas estas capacidades, y otras muchas, las encontramos en el sistema de Recursos Humanos de Bizneo HR.
Sistemas de control horario
Además de las soluciones y herramientas de control horario, existen varios sistemas de control horario que los sustentan. Estos ofrecen un marco de funcionamiento y un método que aplicar para garantizar el éxito del control de horas trabajadas. Sin ellos no se podría actuar de forma ordenada y sistematizada.
Sistemas polivalentes
Se caracterizan por su agilidad, flexibilidad y capacidad de adaptación a diferentes situaciones laborales o ambientes de trabajo. Por ejemplo, una herramienta basada en este sistema podría utilizarse tanto para el teletrabajo como el desarrollado en una oficina.
La forma en la que se realiza el registro puede ser manual o automática en cualquier programa digital o soporte electrónico. Así, se consiguen unos resultados más exhaustivos, los cuales incluyen cualquier entrada o salida que realicen los trabajadores, como es el caso de un descanso en la jornada laboral o una interrupción fortuita.
Sistemas declarativos
El método para registrar las horas de trabajo es manual y depende de que el trabajador indique el momento en el que empieza y acaba la jornada. Se aplican en herramientas de control horario como un programa o una sencilla hoja.
En función del soporte, la seguridad y fiabilidad del registro puede variar, ya que las posibilidades de modificarlo cambian.
Sistemas de fichaje
Son sistemas que se han utilizado durante décadas, como es el caso de las tarjetas perforadas o con banda magnética. Mantienen su utilidad y vigencia, pero no llegan a adaptarse a ambientes dominados por el trabajo remoto. Si bien pueden combinarse con otros sistemas, y se necesitan soluciones de control horario que garanticen la integración con otras herramientas, como es el caso de nuestro programa de control horario para empleados.
Por ejemplo, si se cuenta con una app de registro horario online para quienes trabajen en remoto y en la oficina se usan tarjetas, tal duplicación traería dificultades a la hora de llevar un control efectivo si no se cuenta con un programa innovador que se integre con todo tipo de sistemas. Por eso, nuestra herramienta de control horario permite un total control del rendimiento de la plantilla.
Sistemas biométricos
La sofisticación de estos sistemas hace que sea casi imposible incurrir en fraudes. Para verificar la identidad de un trabajador, se toman como referencia algunas características físicas: huellas dactilares, pupilas o el tono de la voz. De este modo, se registra de forma inequívoca a cada persona.
Una de las trabas que suscitan es su coste, ya que los dispositivos que usa el sistema son de alta tecnología. Sin embargo, si lo que se busca es un control estricto, pocas alternativas le harán sombra.
Beneficios de las herramientas de control horario
Las herramientas de control horario ofrecen numerosos beneficios a las empresas, en especial cuando se recurre a un programa de control horario.
Estos son los más destacados:
- Evaluaciones objetivas. Las métricas que se obtienen están basadas en los datos que generan los trabajadores, lo que reduce al mínimo los sesgos que puedan estar presentes en el área de recursos humanos.
- Simplifica el teletrabajo. Por un lado, se mantiene un control efectivo para toda la plantilla, trabajen o no en la oficina; por el otro, la seguridad está garantizada en todo momento.
- Agilización de procesos. Las herramientas de control horario más avanzadas cuentan con diferentes funcionalidades y addons, lo que les da un valor añadido. Se podrán crear informes o un control de tiempo que se tarda en realizar un proyecto o realizar la evaluación del desempeño de los trabajadores.
- Reconocimiento laboral. Con los datos obtenidos, es más sencillo reconocer el esfuerzo de los trabajadores o gestionar las horas extras que realicen.
- Mapa de talento. Se obtienen indicadores del rendimiento de los empleados, como el desempeño bajo presión, que permiten descubrir a los más talentosos y desarrollar un mejor plan de carrera profesional.
- Evaluación de proyectos. No habrá problemas para evaluar en tiempo dedicado a un proyecto, así como su rentabilidad o crear mejores equipos de trabajo.
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