Planificador de horarios laborales | Cómo organizar los turnos de trabajo

Utilizar un planificador de horarios laborales que nos ayude en la tarea de la organización de los horarios de trabajo es sin duda una brillante idea, pues nos ayudará mantener a nuestro equipo coordinado y evitar solapamientos o problemas en el reparto de los turnos de trabajo.

Mantener bajo control los horarios laborales de una plantilla es un reto al que todo departamento o encargado de Recursos Humanos debe enfrentarse. El descontrol en esta tarea puede llegar a ser el mayor enemigo de una empresa, produciendo un malestar generalizado que sin duda afectará a todos los ámbitos, y por supuesto a la calidad del producto o la satisfacción de los clientes.

Descubre cómo un software de gestión de turnos te ayuda a generar y planificar cada horario de forma ágil y sencilla.

¿Qué es un planificador de horarios laborales?

Un planificador de horarios laborales u organizador de turnos es una herramienta que permite gestionar la jornada laboral de los empleados de una empresa. La gestión de recursos humanos es un tema muy serio que puede suponer grandes problemas tanto para la parte gestora de la empresa como para los empleados, ya que disponer de un calendario de turnos de trabajo es indispensable para mantener el equilibrio entre vida laboral y personal.

Los organizadores de turnos pueden resultar realmente útiles sobre todo en empresas que trabajan con horarios rotativos que varían cada semana. Llevar este tipo de calendarios laborales sin ayuda de la tecnología puede tornarse en una auténtica pesadilla, sobre todo para Recursos Humanos, que vivirá en un estado de estrés constante al no saber cómo cuadrar los horarios de los empleados.

Utilizar papel y boli o incluso hojas de cálculo es ya parte del pasado, y seguir utilizando estos métodos es igual a seguir haciendo fuego con palos y piedras. Existen un montón de softwares planificadores de horarios de trabajo que permiten automatizar esta tarea de una forma relativamente sencilla, y que incluso permiten gestionar los imprevistos de última hora de una forma eficiente, tal y como sucede con nuestro sistema de gestión de turnos.

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Qué permite hacer un planificador de horarios laborales

La extensión de funciones de un planificador de horarios laborales es normalmente extensa. Para confeccionar calendarios de turnos de trabajo de una forma eficiente se deben tener en cuenta muchas cosas.

Automatización de turnos rotativos

La automatización de la gestión de turnos es sin duda una de las mejores funciones de los software de planificación de horarios laborales. Esta gigante tarea puede resultar realmente compleja, sobre todo cuando el número de empleados y turnos laborales es alto: horario de mañana, tarde y noche, media jornada, solo fin de semana y festivos, partido, teletrabajo, etc.

Este tipo de programas informáticos permiten seleccionar todas estas variables según las necesidades de la empresa y así construir rápidamente calendarios de turnos de trabajos personalizados.

Planificador de horarios laborales para cumplir la ley

También permiten ajustar a la normativa laboral y aspectos legales actuales, algo que es muy fácil descuidar si no utilizamos el planificador de horarios laborales adecuado.

Por ejemplo, facilita que a la hora de componer los turnos se respeten al menos 12 horas entre dos jornadas distintas, que se tenga en cuenta los descansos en las jornadas de más de 6 horas o que no se asigne más de dos semanas consecutivas de horario nocturnos (salvo acuerdo mutuo).

En esta imagen podéis comprobar cómo se pueden asignar fácilmente turnos diarios y visualizarlos a la vez para organizar a la perfección cada equipo de trabajo:

En definitiva, permite definir y seguir una serie de reglas automáticas a la hora de elaborar la planilla de turnos.

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Consulta de horarios

Algunos software de control horario de trabajadores, tal y como sucede con la de Bizneo HR, incluye un portal del empleado en el que pueden consultar su calendario laboral online, incluso desde una app de turnos de trabajo o web móvil.

No solo eso, sino que también permiten lanzar notificaciones en tiempo real por si surge un cambio de última hora. Esto evita malentendidos y crea una comunicación efectiva entre recursos humanos y empleados.

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Vacaciones

Los organizadores de turnos también tienen en cuenta las vacaciones o días libres de los empleados, reajustando los horarios de los demás trabajadores para así tener siempre el número de efectivos necesarios para cubrir las necesidades de la producción.

Como ves, se van acumulando varios factores que dificultan el manejo de turnos y que hacen que realizar la tarea manualmente sea muy complicado. Todo es mucho más sencillo con un sistema informático de gestión de horarios laborales.

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Cambios de turnos

Otro caso muy habitual es tener que modificar la planificación de turnos inicial por una baja laboral o una ausencia inesperada. Imagina la cantidad de horas que hay que emplear para reajustar todos los horarios para cubrir esta baja de forma temporal. Sin embargo, gracias a las herramientas para organizar horarios de trabajo se pueden reajustar con un par de clics, reajustando todos los horarios de forma automática.

Programa de compensaciones

Siguiendo con el ejemplo anterior, puede que un trabajador haya acumulado más horas de las que le tocaban inicialmente a causa de estos imprevistos. Un buen planificador de horarios laborales también debe tener en cuenta todo esto para confeccionar un programa de compensación, ya sea trasladando la información al conteo de horas extras realizadas o reorganizando el calendario de trabajo general para otorgarle las horas o días de descanso en la jornada laboral que le pertenecen.

Ventajas reales de un planificador de horarios laborales

Si has leído todas las funciones que disponen los planificadores de horarios laborales, seguro que ya habrás reconocido la multitud de ventajas que aportan tanto a la empresa como a los empleados.

Organizador de turnos de trabajo muy flexible

La rigidez de un sistema de gestión de turnos manual no tiene nada que ver con la flexibilidad que aporta un planificador de horarios laborales digital. Un software de gestión de turnos se adapta a las necesidades de cada empresa, sin importar del sector que sean, la organización de turnos elegida, los descansos u otras reglas a tener en cuenta.

Planificador de turnos que ahorra tiempo

Generar mes a mes el calendario laboral de tus empleados casi de forma automática e importando todas las configuraciones que se hayan realizado previamente. El ahorro de tiempo es simplemente exponencial gracias a la automatización, lo que permitirá a los empleados de recursos humanos tener más tiempo para mejorar otros aspectos.

Planificador de horarios laborales que reduce costes

A pesar de que las herramientas para organizar horarios de trabajo tienen un coste, sus funciones son lo suficientemente potentes como para que sean rentables en muy poco tiempo. Si tan solo tenemos en cuenta la automatización de muchísimas tareas y el gran ahorro de tiempo, ya resulta realmente rentable, pero es que la cosa no se acaba aquí.

Incrementa la satisfacción del empleado

Cuando una empresa tiene una organización de turnos óptima, todos los empleados serán más felices, y por lo tanto más productivos y rentables para la empresa. Para poder organizar su vida personal o el cronograma de actividades, un empleado necesita saber con antelación sus horarios de trabajo, así como sus vacaciones.

Sin ello, la desmotivación, la frustración y el estrés llegarán tarde o temprano. Un organizador de turnos no solo evita todo esto, sino que además amplifica los beneficios de contar con una gestión de turnos impecable, aumentando el bienestar de todos los empleados y fortaleciendo la productividad general de toda la empresa, y por lo tanto, aumentando también su rentabilidad.

Organizador turnos de trabajo con informes incluidos

Un planificador de horarios laborales también incluye un generador de informes que permiten analizar y mejorar constantemente la planificación de horarios laborales. La base de cualquier estrategia empresarial debe estar sustentada en datos reales, ya que a partir de ellos se pueden tomar decisiones más acertadas. Elegir un sistema de gestión de turnos que incluya la generación de todo tipo de informes es sin duda una sabia decisión.

Y no solo eso, nuestra herramienta para organizar horarios de trabajo permite integrar en un único espacio todos los datos relativos a la jornada laboral de los empleados. Control horario de trabajadores, confección de calendario de turnos, registro salarial por género, gestión de vacaciones… Todos los datos necesarios para gestionar la jornada laboral de los empleados en un solo lugar, con todos los beneficios que ello conlleva.