Cómo hacer una base de datos de Recursos Humanos

Contar con una base de datos de Recursos Humanos es clave para poder gestionar correctamente distintas funciones del dpto. de Recursos Humanos: evaluación de empleados, gestión de candidatos, planes de carrera… Un punto en el que contar con las herramientas apropiadas será fundamental.

Sí, porque la base de datos de Recursos Humanos no solo sirve para gestionar los empleados ya presentes en la compañía, sino también potenciales incorporaciones. Todo por supuesto conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos.

¿Cómo hacer una base de datos de Recursos Humanos de empleados?

Como decíamos, contar con una base de datos de Recursos Humanos de empleados es fundamental para gestionar:

• Vacaciones, ausencias, permisos, bajas…
• Evaluaciones del desempeño.
• Planes de carrera.
• Conocimiento de permisos sobre el tratamiento de datos.
• Formación.
• Documentación relacionada con los contratos y similares de cada uno de ellos.
• Organigrama.

Con el software de RR. HH. gestionas la base de datos de tus trabajadores y automatizas las tareas de gestión de personal.

Clasificación para la base de datos de Recursos Humanos de empleados

A la hora de clasificar la base de datos de Recursos Humanos y los empleados, piensa en para qué la estás elaborando. Esto te permitirá saber qué información necesitas tener de cada trabajador, es decir, cuál va a ser clave tener centralizada.

Toda ella deberá figurar en la ficha del empleado. En cualquier caso debes incluir al menos una categoría sobre el puesto laboral y una sobre la aceptación del tratamiento de datos y sobre qué datos ha aceptado tu empleado que se traten. Lo ideal también es que cuentes con un histórico. Una gestión que algunos softwares con base de datos de empleados permiten automatizar.

Volcado de información en la base de datos

Como apuntábamos, conviene contar con un sistema que nos permita agilizar el volcado de datos, editar la información fácilmente… etc. Bizneo HR también permite mandar mensajes a la base de datos, tanto individual como colectivamente con el fin de facilitar la comunicación con el equipo.

Confidencialidad de la base de datos de Recursos Humanos

Por supuesto, no recomendamos almacenar esta información en un Excel ni tampoco en un Google Sheets o similares. No solo por el riesgo que conlleva la introducción manual de datos, sino porque resulta complicado gestionar los accesos y salvaguardar la LOPD.

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Mantenimiento de la base de datos de Recursos Humanos

Otro punto importante es el mantenimiento de la base de datos. Es decir, que la información que allí figure esté al día. Que no hayan cifras erróneas, etcétera.

Para lograrlo sigue estos consejos:

• Unifica tu base de datos: es muy común tener muchos datos de empleados desperdigados en diferentes archivos. Antes de nada, unifica toda la información que tengas disponible.
• Elimina duplicados: la duplicidad es otro de los grandes males de las bases de datos. Debes monitorizar de forma periódica la existencia de duplicados, eliminar aquellos que menos valor te aporten o en su caso combinarlos con la información que más te interesa de cada uno de ellos. Pero… ¡siempre con cuidado! Si no estás seguro, no elimines nada, siempre tendrás tiempo de evaluar si ese registro está duplicado.
• Elimina información basura: los datos basura son el conjunto de información falsa o que no te da ningún beneficio. Por ejemplo, cuando en el campo obligatorio un postulante escribe cualquier cosa que evidentemente no corresponde con la realidad, como un teléfono mal escrito.
• Englobar uniformidades: Se trata de uno de los mayores retos a los que te enfrentas a la hora de depurar tu base de datos. Pongamos un ejemplo, imaginemos que en nuestro formulario de suscripción tenemos abierto el campo provincia. Es lógico pensar que no todo el mundo va a escribir el término de forma homogénea. Por lo tanto debes tratar que se estandarice de alguna manera ese campo.

¿Cómo hacer una base de datos de Recursos Humanos de candidatos?

Más allá de la base de datos de Recursos Humanos de empleados existe otro tipo de base de datos que resulta de gran ayuda al departamento a la hora de iniciar un proceso de reclutamiento y selección. Hablamos de la base de candidatos.

Un registro en el que se incluyen candidatos vigentes pero también aquellos que se han postulado por nuestro Career Site en algún momento o los que han formado parte de nuestros procesos anteriores pero cuyo perfil hemos querido guardar.

Ventajas de las base de datos de Recursos Humanos para aspirantes

• Permite cerrar posiciones rápidamente. Sin tener que colgar una oferta de trabajo en fuentes externas. O, en caso de que la publiquemos, si la información queda centralizada en la base, es una forma más homogénea de ver los currículums y gestionar las candidaturas.
• Ayuda a ver qué posiciones son más demandadas.
• Permite organizar los procesos de selección: puedes conocer su posición en cada una de las fases y la aceptación de políticas de tratamiento de datos.
• Para las empresas especializadas en el reclutamiento sirve también para la elaboración de estadísticas o informes de reclutamiento y selección que ofrecer a sus clientes.

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Cómo conseguir candidatos para esta base de datos de Recursos Humanos

A continuación te proponemos diversas formas de captación:

• Guardar los currículums de candidatos que se quedaron en últimas fases de anteriores procesos pero que finalmente no fueron seleccionados.
• Un Career Site eficiente.
• Formularios de suscripción: colocándolos en puntos estratégicos de tu career site. Es importante que no incluyas demasiados campos a rellenar, un candidato podría desistir.
• Regalos: una forma de captar o mantener tu base de datos es ofreciendo algo al candidato. Por ejemplo, Manpower al informar del rechazo a un candidato le ofrece formación.
• Incluir la opción de recomendar tus ofertas: si lo integras con alguna red social mejor. Las recomendaciones ayudan a multiplicar tu base de datos, para fomentarlo asegúrate de tratar bien a los candidatos.
• Acciones de recruitment marketing: eventos, concursos o ferias. El marketing ha ofrecido ideas novedosas sobre cómo atraer candidatos.

De nuevo necesitaremos ayudarnos de la tecnología. En este caso de un software de reclutamiento que permite difundir la oferta por más de 80 fuentes de reclutamiento, centralizar la recepción de candidaturas y generar una base de datos de talento automáticamente.

Todo con etiquetas, scorecards y con un histórico de lo que pasó durante el proceso, con un buscador interno por palabras clave, etcétera.

Técnicas de clasificación para la base de datos de RR. HH. de aspirantes

Lo primero es saber qué es lo esencial para ti, además del nombre. Por ejemplo: estudios, años de experiencia, motivo de rechazo previo y puesto para el que optó. Hemos mencionado cuatro categorías porque un exceso sería contraproducente e inmanejable.

Otras categorías útiles son:

• Fuente de reclutamiento: Para conocer por qué vía es mejor reclutar.
• Aceptación del tratamiento de datos: Puedes incorporar aquí el momento en que aceptaron el tratamiento y la prueba de esa aceptación.
• Tiempo límite en la base de datos: Con la nueva RGPD puede que tengas que borrar los datos y es útil marcarlo.
• Etapa que alcanzó en el proceso de selección: Esto te ayuda a discriminar si estaba muy lejos de ser apto o si en parte era válido.

Un último consejo es que tengas unos términos prefijados, por ejemplo, motivo de rechazo: no competencias, no experiencia, no estudios. No seas muy libre en escribir o no podrás gestionarlo bien.