Cómo crear un plan de Recursos Humanos ganador

Una de las tareas clave de la figura del director de RR. HH. de una empresa consiste en crear el plan de Recursos Humanos. Estamos hablando del documento que guiará las acciones del departamento y que organizará todo lo referente a la gestión de personal.

Un documento clave para el departamento de Recursos Humanos; cuyas premisas incidirán en cuestiones tan importantes como el rendimiento laboral, el clima de trabajo, las funciones de cada empleado, los protocolos de resolución de conflictos, etcétera. Razón de más para elaborarlo con mimo.

La importancia del plan de Recursos Humanos

Como decíamos, el plan de Recursos Humanos y la planificación estratégica del departamento resulta fundamental para el correcto funcionamiento de la plantilla. ¿El motivo? Que la inversión en capital humano constituye uno de los mayores costes para una empresa.

Es por eso precisamente que ha de alinearse lo máximo posible con los objetivos de negocio de la compañía así como con la cultura organizacional.

Deberá incluir todo lo relativo a las políticas de contratación, retribuciones, salarios, tipos de contratos laborales y su regulación, planes de formación, herramientas para la gestión integrada de RR.HH., etcétera.

Objetivos del plan de Recursos Humanos

Tipos de objetivos del plan de RR.HH.

Un plan de Recursos Humanos cuenta con tres propósitos: los implícitos, los explícitos y los a largo plazo.

• Propósitos implícitos del plan de Recursos Humanos: se trata de los propósitos implícitos en los propios objetivos de la compañía. Se refieren a la productividad, la satisfacción laboral y el cumplimiento de las normas establecidas por la organización. Entre otros.
• Propósitos explícitos del plan de Recursos Humanos: son los que se exponen de forma concreta. Por ejemplo, evitar la fuga de talentos, modificar las políticas de retribución, mejorar la motivación del personal, etcétera.
• Propósitos a largo plazo del plan de Recursos Humanos: se refieren a todo lo que tiene que ver con el alcance estratégico del plan de Recursos Humanos. Como los beneficios que se han generado, la competitividad, la mejora del rendimiento y más.

5 objetivos del plan de Recursos Humanos

• Optimizar el capital humano y recursos de la empresa; y su gestión.
• Garantizar la correcta contratación, retención de talento y crecimiento de las personas que forman parte de la entidad. Esto pasa por tener en cuenta las necesidades futuras de empresa y trabajadores.
• Garantizar la motivación de la plantilla.
• Fomentar un clima laboral adecuado.
• Maximizar los beneficios de la organización y sus trabajadores.

Características de un buen plan de Recursos Humanos

Dicho lo cual, existen una serie de características que toda buena planificación de Recursos Humanos debería poseer.

• Tener en cuenta las necesidades de la empresa: tanto las pasadas, las presentes como las futuras.
• Determinar el personal necesario para cubrir esas necesidades detectadas.
• Integrar todos los aspectos relacionados con la gestión de personal.
• Definir correctamente cada puesto de trabajo. Y determinar los contratos más adecuados para cada caso.
• Definir los canales y medios de captación de nuevos candidatos, así como el proceso de reclutamiento y selección y los criterios asociados.
• Debe tener actualizada la información de la plantilla.
• Debe contemplar planes de crecimiento y formación.

Fases del plan de Recursos Humanos

• Análisis de las necesidades: esto pasa por establecer las necesidades pasadas, presentes y futuras.
• Determinar la estructura jerárquica de la organización y la fuerza laboral de la entidad.
• Creación de objetivos: para cubrir esas necesidades. Estos objetivos pueden ser a largo plazo o a corto plazo, afectar de distinta manera a los departamentos de la compañía, etcétera.
• Ejecución del plan de Recursos Humanos: su puesta en marcha.

Pero desgranemos algunos puntos interesantes.

Calcular las necesidades de la empresa, clave en el plan de Recursos Humanos

Las necesidades de una empresa se pueden calcular desde el punto de vista de:

• La carga laboral: tanto por exceso como por defecto.
• Conocimientos: si el personal necesita cierto aprendizaje de conceptos que desconoce.
• Competencias: si hay una carencia de las mismas y cómo suplirlo.

Se trata de un análisis complejo que requiere tener en cuenta tanto las necesidades presentes como las pasadas y futuras.

La importancia de detectar las necesidades pasadas

El primer paso para la planificación es realizar un cálculo de las necesidades en base al año anterior. Para entender la importancia de esta operación vayamos con un caso práctico:

Imagina la división de ventas de tu empresa. En la evaluación de desempeño se observa que el 5% no ha cumplido los objetivos (el 1% es incapaz de recuperar su nivel de ventas, pero el otro 4% sí tiene opciones).

El plan de Recursos Humanos determinará, entre otros, que debe prescindirse de ese 1% e implementar un plan de formación para este 4%.

También puedes estudiar las competencias y conocimientos del resto de comerciales para planificar mejor esta formación.

Las necesidades futuras del plan de Recursos Humanos

Por supuesto, el plan de Recursos Humanos también debe contemplar las necesidades futuras del departamento y la empresa.

Por ejemplo, se está preparando un nuevo producto para el año que viene. Eso necesita de una formación concreta, así como un aumento de vendedores para cubrir el mercado. Analizar estos datos permite realizar una estimación sobre los planes de formación y los tiempos de reclutamiento y selección.

Determinar la estructura jerárquica y fuerza laboral

Determinar la estructura jerárquica de la organización y su fuerza laboral también es imprescindible. Es decir, ¿seremos capaces de cubrir las necesidades detectadas con nuestra plantilla?, ¿su estructura permite hacerlo correctamente?

Un instrumento básico para la planificación estratégica del departamento de Recursos Humanos es el organigrama. Con él puedes tener claro qué puestos tienen qué conocimientos y competencias, además de saber si los trabajadores pueden desplazarse a otros puestos que necesiten fuerza laboral.

Otros instrumentos son los datos tomados de la evaluación de desempeño y de la formación, que permiten conocer mejor las competencias de la plantilla y su potencial.

Las encuestas de clima laboral son otra herramienta clave para la planificación ya que permiten observar si hay cierta satisfacción laboral o sobre las demandas de los trabajadores que repercuten en el desempeño real.

Creación de objetivos del plan de Recursos Humanos

En la creación de objetivos del plan de Recursos Humanos será necesario utilizar los KPIs y tratar de mejorar los resultados del año pasado.

Los objetivos irían dirigidos a diversos elementos según el área. Por ejemplo:

Para el reclutamiento y selección:

1. Cubrir las necesidades de trabajadores pasadas y futuras.
2. Mejorar la experiencia del candidato: contribuyendo a la estrategia global del employer branding y satisfacción del empleado.

En el terreno de la formación:

1. Reducir el número de empleados formados que tiene problemas con los nuevos productos.
2. Mejorar el desempeño de los trabajadores.
3. Reducir el número de trabajadores con carencias en competencias centrales.

Respecto al clima laboral:

1. Crear acciones específicas tales como eventos para contribuir al descenso de la insatisfacción laboral.
2. Mejorar la percepción de la empresa como empleador.