GPEC | Tout sur gestion des compétences en entreprise

La gestion des compétences (GPEC) est l’outil qui permet de résoudre l’une des tâches les plus importantes du département RH : mesurer le talent et les performances de la main-d’œuvre. Choisir le logiciel GPEC le plus efficace en fonction des besoins de notre entreprise nous permettra de détecter les erreurs et les besoins dans la gestion du capital humain.

Plongez dans la gestion des compétences et apprenez comment stimuler le potentiel des employés, améliorer leur productivité et trouver les leaders de demain.

Qu’est-ce que la gestion des compétences (GPEC) ?

Nous définissons la GPEC comme un système qui mesure de manière objective et complète la conduite professionnelle, les compétences, les performances et la productivité. En bref, ce que la personne est, ce qu’elle fait et ce qu’elle accomplit.

Auparavant, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences était utilisée pour vérifier dans quelle mesure les objectifs étaient atteints à niveau individuel.

Toutefois, le concept et les méthodes ont évolué au fil du temps pour ajouter des aspects tels que les compétences, les aptitudes, les relations avec les collègues, la responsabilité et toute variable liée aux performances.

Comment faire l’évaluation du potentiel des salariés
Peut-il y avoir développement du potentiel humain sans formation ?

La GPEC : à quoi sert-elle? 

Il est essentiel que l’outil utilisé pour réaliser la gestion mesure tous les paramètres professionnels et que les informations soient utiles à l’entreprise : que ce soit pour résoudre des conflits, pour améliorer la productivité ou pour la formation du personnel.

Il est également essentiel que ce soit un processus continu, afin qu’il soit utile à l’entreprise. La gestion des compétences sera vraiment efficace lorsque vous sentirez qu’elle vous aide à vous améliorer dans vos tâches et dans votre développement professionnel ; ce n’est pas un outil  pour pénaliser ou souligner les erreurs.

Comme nous l’avons mentionné, l’évolution dans les entreprises de cette méthode d’évaluation des employés et le fait de ne pas se concentrer uniquement sur les objectifs et d’ajouter des aspects tels que les compétences professionnelles et les aptitudes nous permet de:

• Évaluer les performances et le potentiel
• Anticiper les problèmes d’intégration d’un salarié dans la structure de l’entreprise ou dans un projet donné.
• Identifiez les échecs et les faiblesses ainsi que les succès et les points forts de chaque employé.
• Un retour d’information objectif pour gérer les talents et développer les employés (plans de carrière).
• Analyser la contribution de l’employé à l’entreprise, s’il apporte réellement une valeur ajoutée à l’entreprise par ses tâches et ses idées.
• Mesurer la qualité du travail et des relations avec les collègues

Enfin, l’évaluation du personnel peut être utilisée pour justifier un licenciement disciplinaire. Si la preuve de mauvaises performances est présentée devant le tribunal, l’indemnité de départ peut être légalement épargnée. L’article 54.2 du Statut des travailleurs couvre le licenciement pour mauvais résultats.

Habituellement, afin d’éviter de longs procès, les entreprises règlent ce problème en versant une indemnité. Toutefois, si l’entreprise dispose d’un système d’analyse avec des indicateurs de performance et prouve que l’employé a diminué ses performances (minimum 4-6 mois), l’entreprise aura le dessus.

Les outils de la GPEC
Comment choisir entre les outils GPEC | 10 clefs

Types de Gestions Prévisionnelle des Emplois et des Compétences

Il existe plusieurs modèles GPEC, chacun ayant ses avantages et ses inconvénients. Ce sera le département de ressources humaines de votre entreprise qui décidera lequel correspond le mieux aux objectifs, à la mission et aux valeurs de votre entreprise.

Tout d’abord, il convient de mentionner que ces évaluations peuvent être réalisées aussi bien individuellement que par des équipes ou des départements.

• Modèles selon la personne qui effectue l’évaluation

Auto-évaluation

Il s’agit d’évaluer les activités et les performances grâce à des paramètres préalablement établis. Lors de l’évaluation, la quantité de détails et de données sera précise: un rapport aussi objectif et réaliste que possible.

Lorsque les employés s’évaluent eux-mêmes, ils s’engagent davantage dans leurs tâches et sont plus dévoués à l’entreprise.

Modèle de GPEC à 90º

Évaluation réalisée par les supérieurs responsables. L’avis du manager ou du patron est essentiel pour l’exécution des tâches confiées. Il ou elle suivra et guidera notre développement professionnel et fournira un retour d’information sur nos atouts et nos points faibles.

Cependant, sa vision est unique et personnelle. Elle peut être biaisée.

Modèle de gestion des compétences à 180º

Évaluation entre coéquipiers. Lorsque plusieurs travailleurs partagent des fonctions ou sont au même niveau de responsabilité, la performance commune est mesurée. 

Le supérieur connaît ses employés par la façon dont ils se comportent avec lui et dont ils exécutent leurs tâches ; cependant, au quotidien, les travailleurs interagissent entre eux.

Il y a des responsabilités, des opinions, des données et des modes d’exécution partagés au sein d’une équipe qui font que, sans interroger les collègues, il est impossible de se faire une idée complète de comment est réellement un employé et de la façon dont il travaille.

Un collègue peut expliquer pourquoi son coéquipier est indispensable pour l’entreprise et où sont ses points faibles. Il peut également confirmer ce sur quoi la direction a des doutes.

Modèle de GPEC à 270º 

Évaluation par les employés. Qui n’a pas d’opinion sur son patron ? Avec des collègues, des amis ou simplement des pensées que le travailleur a en tête. Ne serait-il pas mieux de les partager avec lui ? Grâce à la communication, il saura où il peut s’améliorer et quelles actions sont bien accueillies par l’employé.

Grâce à un mécanisme formel, nous pouvons offrir une vision et une évaluation constructives et respectueuses qui amélioreront la relation entre les deux parties et faciliteront la réalisation des objectifs fixés.

Mais bien sûr, qui va oser le faire? Il y a toujours la crainte d’être licencié par la suite. Il est essentiel que l’évaluation de performance 270º permette un retour anonyme de la part des employés, afin qu’ils puissent exprimer des jugements respectueux sans crainte de représailles.

Modèle de gestion des compétences à 360 degrés

Il repose sur l’élimination de l’idée que seul le supérieur est compétent pour évaluer les performances d’un employé. Par conséquent, l’évaluation à 360 degrés couvre la perception de la performance d’un travailleur par ses collègues, ses subordonnés, ses superviseurs, ses patrons directs et ses clients dans la même mesure.

Plus les perspectives sont nombreuses, plus la méthode GPEC sera précise et plus le processus de production et les relations entre collègues seront fructueux. La décision finale sera basée sur une multitude de variables qui permettront d’atteindre les meilleurs résultats.

Nous avons vu pour chaque modèle d’évaluation que l’on recueillait d’abord nos performances, puis celles de nos collègues et celles de nos supérieurs. Que nous manque-t-il ? Le client.

Le défi consiste à améliorer chaque jour l’expérience du client lorsqu’il interagit avec notre entreprise ou nos produits. Alors pourquoi ne pas leur donner l’occasion de donner leur avis sur notre travail ?

C’est pourquoi cette méthode est si connue et utilisée : elle recueille l’évaluation globale.

Évaluation à 360 degrés: définition et avantages
Système qui integre le feedback de toute l’équipe. Comment l’implanter?

Centre d’évaluation

Le personnel est évalué par des observateurs externes spécialisés et formés.

•  Modèles selon le type de gestion des compétences

Modèle de GPEC basé sur des objectifs

Les objectifs sont fixés et évalués en fonction de leur réalisation. Comme nous l’avons mentionné, il s’agit du premier modèle GPEC et, petit à petit, d’autres aspects clés de l’entreprise et du travail ont commencé à être évalués.

Modèle de gestion des compétences basé sur les performances

Il s’agit de l’un des modèles GPEC les plus utilisés dans le monde des affaires d’aujourd’hui. Son objectif est de mesurer les performances de chaque membre d’une organisation sur la base des compétences requises par le poste qu’il occupe.

C’est-à-dire les compétences et d’aptitudes nécessaires à l’exécution du travail.

Modèle de GPEC basé sur la satisfaction des employés

Ce modèle valorise la satisfaction des employés d’une entreprise au-delà de leurs performances. L’idée est qu’un travailleur satisfait et épanoui sera un travailleur plus utile et plus productif.

Modèle de gestion des compétences en cas d’incident critique

Cette méthode repose sur l’idée que le comportement humain présente certaines caractéristiques extrêmes capables de conduire à des résultats positifs ou négatifs. Par conséquent, ce modèle est basé sur l’observation du moment où le comportement d’un employé conduit au succès ou à l’échec dans un domaine de son travail.

Modèle de GPEC basé sur les coûts

Selon ce modèle, chaque employé devra être observé sur le prisme coût-bénéfice qu’il représente pour l’entreprise.

Réunions en tête-à-tête

Réunions régulières et informelles entre le manager et l’employé, les deux soulèvent les problèmes à résoudre, la façon de les affronter ou les possibilités de formation pour surmonter ces situations, la formation et tout type de mesure nécessaire. Ils cherchent toujours à progresser.

NOUS VOUS RECOMMANDONS CET OUTIL POUR FAIRE L’EVALUATION DES PERFORMANCESVous pourrez prendre des décisions avec l’analyse de l’ensemble de l’équipe.

Qu’est-ce qu’un système de gestion des compétences (GPEC)?

Un système GPEC est un outil RH qui permet d’obtenir des données très fiables et actualisées en permanence sur les performances professionnelles dans toute entreprise. Le programme de performance utilise différents indicateurs pour fournir une image précise de la performance de la main-d’œuvre en général ou de chaque employé individuellement.

Le système GPEC génère également des avantages tant pour l’entreprise que pour les employés en encourageant les bonnes pratiques et en reconnaissant les efforts du personnel. En particulier, il fournit une multitude de données sur les performances de chaque employé et réduit les préjugés inconscients dans l’évaluation des performances.

Un bon système d’évaluation peut également être utilisé en combinaison avec d’autres types de logiciels RH pour simplifier le travail du service et fournir des informations plus précises sur le statut du personnel.

Comment fonctionne un logiciel GPEC?

Un système GPEC compile les principales méthodes d’analyse des performances professionnelles et permet aux entreprises de choisir celle qui convient le mieux à leur situation.

Les informations générées sont affichées de manière concise et claire, ce qui permet de générer facilement des mesures et des statistiques.

Le logiciel d’évaluation des compétences vous permet d’attribuer des évaluations spécifiques pour chaque profil professionnel, et adapte également les réponses possibles ou les critères de notation.

Il est également possible de planifier des phases telles que le choix des responsables de l’évaluation, la régularité de l’évaluation, la modification des critères, la segmentation des résultats et, enfin, leur diffusion aux responsables concernés.

Si vous voulez voir par vous-même comment fonctionne un système GPEC, demandez une démo gratuite du SIRH ici. Cependant, nous allons vous expliquer toutes ses caractéristiques.

10 avantages de l’utilisation d’un système GPEC

La mise en œuvre d’un système de gestion des compétences accélère considérablement le travail du département des ressources humaines, ce qui constitue d’ailleurs la principale motivation pour son utilisation dans les entreprises. Dans tous les cas, les avantages pour l’entreprise, les personnes chargées de superviser le système de gestion des compétences et, bien sûr, les employés évalués eux-mêmes, vont bien au-delà.

Clarté dans la fixation des objectifs

Si ceux qui doivent prendre en charge les différentes phases d’un projet ne savent pas exactement ce qu’ils doivent réaliser, il leur sera difficile d’y parvenir.

Une bonne evaluation des compétences implique de définir correctement les objectifs et ce que l’on attend de chaque professionnel. Avec les informations fournies par le système GPEC, cela est beaucoup plus facile.

Le système GPEC comprend des techniques qualitatives et quantitatives

Nous avons déjà fait allusion à l’importance de combiner différentes méthodes d’évaluation. Un bon programme de performance combine des techniques qualitatives et quantitatives pour dresser un tableau aussi proche que possible des performances réelles de l’employé.

• Les techniques qualitatives favorisent l’interaction entre les employés et les évaluateurs ; elles permettent de savoir comment l’employé se comporte dans l’entreprise.

• Les méthodes quantitatives visent principalement à obtenir des réponses standardisées pour différents modèles d’enquête.

Un retour d’information plus concret

Pour améliorer les performances professionnelles, les employés doivent recevoir des évaluations régulières et complètes de leur travail. Le système de gestion des compétences recueille les informations les plus pertinentes sur chaque employé, afin qu’il sache en détail où il a échoué et où il peut s’améliorer.

Améliorer les relations entre les employés et les managers

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences peut être une source de problèmes dans toute entreprise, surtout si l’employé se sent sous-évalué ou sous-apprécié. Pour éviter les tensions internes inutiles, le système d’évaluation des performances fournit des critères objectifs et transparents sur ce que l’on attend du professionnel.

Valoriser la contribution de chaque employé

Directement liés au paragraphe précédent, les plans stratégiques des entreprises présentent souvent de manière générale les objectifs attendus pour une certaine période de temps. Comme cela peut sembler quelque peu ambigu pour les employés, il est conseillé de préciser et de valoriser la contribution de chaque employé dans la réalisation de ces objectifs.

C’est le seul moyen de comprendre l’importance de leur rôle au sein de l’entreprise (et d’accroître leur motivation). N’oubliez pas que chaque rôle dans une entreprise a ses propres préoccupations, tâches et fonctions. Nous avons élaboré un guide qui explique l’impact d’un logiciel SIRH sur chaque emploi à l’aide d’illustrations accrocheuses. En d’autres termes, comment il résout les principaux problèmes quotidiens et comment il vous aide à être plus performant dans votre profil professionnel.

Éliminer les préjugés

Face à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences , les professionnels chargés d’accomplir cette tâche peuvent toujours être conditionnés par différents biais qui faussent le résultat final, même s’ils tentent d’être régis par la plus stricte objectivité.

Le système de gestion des compétences minimise le risque de sous-pondération des performances d’un employé.

Définir des parcours de carrière et encourager la promotion interne

Quelle entreprise ne souhaiterait pas retenir les talents ? Quel employé ne voudrait pas être récompensé pour son dévouement à long terme à l’entreprise ? Un système GPEC permet de mieux définir les parcours de carrière, et génère des indicateurs sur l’évolution des performances professionnelles d’un employé dans l’entreprise.

Les employés savent que s’ils atteignent leurs objectifs particuliers, ils seront rémunérés différemment, tandis qu’ils ne perdent jamais la notion de leur rôle dans l’entreprise et se sentent plus valorisés.

Simplifier les rôles des managers

Les managers doivent prêter attention à de nombreux éléments dans la gestion des équipes et/ou des projets dont ils ont la charge. Avec un tel système d’évaluation, ils gagnent beaucoup de temps tout en gardant un contrôle efficace sur les professionnels dont ils ont la charge.

Créer des opportunités d’apprentissage

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) n’a de sens que si l’employé, en plus d’être récompensé pour ses efforts, a le sentiment de pouvoir s’améliorer constamment.

À cette fin, le système GPEC transforme chaque évaluation ou commentaire en une opportunité d’apprentissage, qui se traduit à court terme par des professionnels plus compétents grâce à la formation du personnel.

Veille au respect de la loi

Le traitement des données personnelles et/ou professionnelles est couvert par différentes réglementations, le Règlement Général sur la Protection des Données (UE) étant le plus complet et le plus exigeant à cet égard. Le système d’évaluation facilite la mise en conformité avec le RGPD.

Il garantit également la confidentialité des données. Compétences, performances… Il s’agit d’informations très sensibles, tant pour l’entreprise que, surtout, pour les employés. Le système d’évaluation doit être sécurisé à 100%, prévenir les fuites, garantir l’intégrité des informations générées et définir clairement qui peut accéder aux données et comment.

Vous serez peut-être intéressé de lire : 11 types de logiciels RH et mode d’emploi dans votre entreprise.

Comment mettre en œuvre une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences en 8 étapes

Dans le processus de mise en œuvre d’un système GPEC, il est très important de déterminer les éléments et étapes suivants :

1. Analyser les indicateurs que nous allons évaluer : en d’autres termes, établir quelles compétences, aptitudes, connaissances, objectifs nous voulons mesurer. Et le plus important : pour quoi faire. Nous pouvons y inclure l’importance de chacun de ces indicateurs.
2. Choix de la méthodologie : en utilisant les paramètres susmentionnés.
3. Qui va évaluer quoi : en fonction de nos besoins, il sera plus approprié que ce soit le manager de l’équipe, le salarié (dans le cadre d’une auto-évaluation) ou le client qui évalue le salarié.
4. Générer l’enquête : pour accélérer ce processus, nous pouvons utiliser un logiciel d’enquête.
5. Lancez l’évaluation : transmettez l’enquête aux employés et aux managers et veillez à ce qu’elle soit remplie dans un environnement favorable, sans parti pris.
6. Suivi : pour vérifier qu’elle est mise en œuvre.
7. Mesurez les résultats et générez des rapports.
8. Communiquer les résultats avec assurance et en toute transparence. À la recherche de solutions.

Conseils pour une mise en œuvre réussie du système GPEC

La mise en œuvre du système de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences comporte deux phases principales : l’activation du programme lui-même et la communication obligatoire aux « parties prenantes ».

Dans le premier cas, il est conseillé de suivre les instructions du développeur du programme et de s’assurer au préalable de sa compatibilité avec les autres systèmes de gestion RH. En ce qui concerne la deuxième question, afin d’éviter toute tension et confusion, il est toujours utile de suivre les étapes ci-dessous :

• Présentation positive et transparente : si le système améliore la façon dont la gestion des compétences a été effectuée dans l’entreprise, cet aspect doit être souligné. Dans le même temps, les employés doivent être informés du fonctionnement du logiciel et de la manière dont leur évaluation sera dorénavant développée.
• Cohérence et exemple : Une technique utile pour neutraliser les éventuelles rumeurs négatives consiste à mettre en œuvre le système d’abord dans les couches supérieures de l’entreprise. Il est également important que les critères d’évaluation correspondent aux valeurs et à la philosophie de l’entreprise.
• Expliquer ses vertus : Enfin, il est essentiel de préciser qu’il ne s’agit pas d’un système de contrôle ou de pression. C’est une méthode qui développera leurs compétences, fera d’eux de meilleurs professionnels et les aidera à atteindre les objectifs de l’organisation. Un avantage pour tous.

Modèle GPEC

La meilleure façon d’élaborer un questionnaire d’évaluation des performances efficace est de s’y prendre à l’avance :

• Une série de questions, basées sur le travail effectué par les employés de l’entreprise.
• Une échelle de notation, basée sur des exemples de performances acceptables et inacceptables.

Dans le modèle ci-dessous, chaque réponse sera notée de 0 (réponse totalement insatisfaisante) à 5 points (réponse totalement satisfaisante). Un minimum de 30 points sera requis pour être considéré comme une note positive.

• Quels objectifs le travailleur a-t-il atteints au cours de ce dernier trimestre/semestre/année ?
• L’employé est-il intéressé par la formation, le développement et l’auto-amélioration ?
• L’employé apporte-t-il habituellement des idées et/ou des solutions qui profitent à l’entreprise ?
• L’employé participe-t-il activement aux réunions de l’équipe ou du service ?
• L’employé respecte-t-il les règles de l’organisation ?
• L’employé projette-t-il une image conforme à l’image de l’entreprise qu’il représente ?
• Comment l’employé réagit-il après avoir commis une erreur ?
• L’employé est-il capable de garder ses émotions à un niveau professionnel ?
• L’employé respecte-t-il ses collègues et ses supérieurs ?
• L’employé contribue-t-il à la création d’un environnement de travail positif ?

Comment rédiger une évaluation de performance

Vous ne savez toujours pas comment rédiger une évaluation de performance simple et efficace ? Jetez un coup d’œil à nos huit conseils essentiels :

• Définissez l’objectif de votre analyse avant de commencer.
• Choisissez le modèle GPEC le mieux adapté à votre entreprise.
• Communiquez clairement les objectifs de votre questionnaire d’évaluation des performances. N’oubliez pas que tout processus d’évaluation nécessite l’accord de l’employé et sa compréhension des objectifs à atteindre.
• Prenez en compte le parcours professionnel de chaque employé. Il est bien de rédiger un modèle d’évaluation de la performance collective, mais il ne faut pas oublier que chaque employé est différent et que cette diversité doit être écoutée et encouragée.
• Tenez compte des caractéristiques spécifiques de chaque emploi : chaque poste est différent et requiert des expériences et des compétences spécifiques.
• Définissez une échelle d’évaluation, éventuellement numérique. Il vous suffira de déterminer les comportements idéaux pour chaque poste et de comparer chaque employé à ces comportements.
• Fixez une fréquence pour l’envoi de votre questionnaire d’évaluation des performances. Il est plus courant d’opter pour une fréquence trimestrielle, semestrielle ou annuelle. N’oubliez pas que la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) doit être considérée comme une pratique continue et ne doit pas être effectuée uniquement pour déterminer les conditions d’une augmentation de salaire.
• Numérisez votre processus GPEC. Avec un programme de pointe tel que notre logiciel de gestion des compétences, vous pouvez attribuer des évaluations, segmenter les publics, envoyer des notifications et paramétrer les réponses rapidement et automatiquement. Vous garantirez également la confidentialité des informations recueillies, car vous pourrez contrôler et limiter les accès.

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Entreprises utilisant déjà un questionnaire GPEC

Selon une étude récente de Morgan Philips Talent Consulting, une société internationale de solutions pour les talents, la gestion des compétences serait la deuxième méthode la plus utilisée au niveau de l’entreprise pour évaluer les talents (63,3%). Les aspects les plus fréquemment évalués seraient les compétences techniques (60%), les préférences de personnalité (59%), la motivation (59%) et le potentiel de l’employé (58%).

Parmi les grandes entreprises qui évaluent le talent par le biais d’un questionnaire GPEC, nous trouvons :

Le modèle GPEC de Google et de Coca-Cola.

Les dirigeants des deux entreprises estiment qu’il est inutile de fixer des objectifs en début d’année et d’attendre la fin pour les revoir. Ils proposent donc un modèle d’évaluation des performances plus dynamique, basé sur des examens trimestriels (comme dans le cas de Google) ou même mensuels (modèle Coca-Cola).

Le modèle GPEC  de General Electric

La multinationale américaine, fondée en 1878 par Thomas Edison, a choisi de remplacer les évaluations annuelles par un système de « check-in » constant, grâce auquel les managers peuvent s’assurer que les contributions ou les lacunes sont traitées en temps utile.

Le modèle GPEC  de Deloitte

Les managers de Deloitte – l’un des principaux fournisseurs de services d’audit, de conseil, de fiscalité et de conseil en transactions – sont fermement convaincus que la gestion des compétences doit se concentrer sur la reconnaissance des bonnes performances, et non des mauvaises.
La multinationale financière fonde donc son modèle de gestion des compétences sur l’avenir, en évitant de trop s’enliser dans les échecs du passé.