Selezione del personale: come funziona e quali sono le fasi principali

Gestire in maniera efficiente la selezione del personale dipende da molti fattori che vanno oltre le alle qualifiche dei candidati. Prepararsi adeguatamente è fondamentale per garantire che il processo di assunzione aiuti l’azienda a crescere.

Ultima, ma non per importanza, è l’analisi di ogni candidato, essenziale per capire se il profilo professionale si adatta alle esigenze aziendali e se sarà in grado di apportare valore. Un software per selezione del personale permette di individuare i migliori i candidati ed acquisire talenti diversi tra loro.

Cos’è la selezione del personale?

La selezione del personale consiste nel processo di scelta del profilo più adatto all’interno di un pool di candidati. Il processo di selezione inizia dal momento del primo contatto con il candidato ed avviene subito dopo la fase di ricerca del personale (chiamata anche reclutamento).

Le fasi della selezione del personale variano molto da un’azienda all’altra, in quanto non tutte le aziende hanno gli stessi obiettivi, sono alla ricerca degli stessi requisiti né hanno tutte la medesima cultura organizzativa.

RICERCA vs SELEZIONE
5 differenze principali

L’importanza del processo di selezione del personale in azienda

È comune pensare che nei processi di selezione del personale siano solo i candidati a dover dare il loro meglio per convincere i recruiter.

In realtà anche le aziende (e più nello specifico i dipartimenti delle risorse umane) devono anche fare del loro meglio per acquisire (e trattenere) i talenti migliori. Dopotutto, il futuro dell’azienda stessa dipende in grandissima parte dai nuovi dipendenti che vengono assunti oggi.

Una cattiva assunzione può portare a conseguenze molto negative per un’azienda, la rischia di perdere sia tempo che denaro. Inoltre, in questi casi la produttività ne risente e si può generare un’atmosfera pesante tra il personale, influenzando la motivazione o, ancora peggio, portando a perdite significative dal punto di vista finanziario.

In poche parole, il processo di selezione del personale deve garantire che i nuovi assunti siano compatibili con il lavoro e l’azienda nel suo insieme. È importante investire tempo e denaro per esseri sicuri che l’assunzione aggiunga valore.

Esperienza, talento, competenze in linea con la posizione aperta e, ovviamente, anche attenzione a soft skills come l’intelligenza emotiva, la personalità, l’atteggiamento, la flessibilità e le abilità dal punto di vista sociale.

Le 10 fasi principali in un processo di selezione del personale

Seguire una strategia definita durante tutte le fasi del processo di selezione del personale facilita le procedure, evita il rischio di prendere decisioni affrettate, facilita la valutazione dei candidati e fa risparmiare tempo ed risorse ai dipartimenti HR.

Permette anche di trasmettere un senso di professionalità e trasparenza che viene sempre apprezzato dai candidati. Possiamo individuare indicativamente 10 fasi principali in questo processo. Tuttavia, è importante ricordare che abbiamo incluso non solo la selezione, ma anche il passo precedente: la ricerca del personale.

Per capirci meglio: è attraverso la ricerca del personale che otterremo il gruppo di candidati tra i quali potremo selezionare il più adatto.

1. Individuazione e analisi dei bisogni per il processo di selezione

Questa è la prima domanda che ogni dipartimento HR dovrebbe porsi. L’ampliamento o il ricambio del personale non può avvenire per caso, ma deve servire a soddisfare le esigenze dell’azienda in ogni passo della sua strategia.

L’inizio del processo è il momento in cui esaminare le aree in cui l’ingresso di nuovi profili (o il rafforzamento di quelli esistenti) risulta più necessario e di orientare il processo di selezione in quella direzione.

Come abbiamo già detto, il processo di reclutamento è fondamentale per raggiungere il maggior numero di profili. Lo screening dei CV facilita questa fase in cui l’azienda cerca di assicurarsi che solamente i candidati migliori raggiungano la fase finale, escludendo i candidati non adatti attraverso, ad esempio, l’uso di domande killer.

2. Definizione del profilo del candidato

Per sapere quale candidato selezionare dopo il processo di ricerca, è importante avere bene in chiaro il profilo di cui abbiamo bisogno:

• Un dipendente duttile che possa svolgere diversi compiti all’interno dell’azienda?
• Un professionista molto esperto nel suo settore?
• Un lavoratore altamente specializzato in un compito specifico?
• Una formazione accademica di primo livello?
• Una persona che parli fluentemente diverse lingue straniere?

Se non sai cosa stai cercando esattamente, difficilmente troverai il profilo giusto per la tua azienda.

3. Tipo di ricerca del personale prima del processo di selezione

Quando si avvia il processo di ricerca del personale, i responsabili delle risorse umane hanno due alternative principali tra cui scegliere per trovare i migliori professionisti. Da un lato, possono optare per il cosiddetto reclutamento passivo, che consiste fondamentalmente nella situazione in cui è l’azienda stessa a contattare i profili a cui è più interessata.

In questo primo caso il processo di ricerca è necessariamente più lento e meticoloso, anche se può portare a migliori risultati nell’acquisizione del candidato ideale. Per quanto riguarda la seconda alternativa, ovvero il reclutamento attivo, in questo caso sono invece i candidati a contattare l’azienda dopo aver saputo dell’apertura di una posizione lavorativa.

Per ricevere più candidature e di maggior qualità, è importante invitare i talenti a presentare candidature che specifichino il più possibile ciò che stanno cercando (chiedendo, allo stesso tempo, ai candidati che non soddisfano i prerequisiti di astenersi dal candidarsi).

4. Ricezione delle candidature durante il processo di selezione del personale

Se l’offerta di lavoro è appetibile, il dipartimento delle risorse umane vedrà sicuramente arrivare in poco un buon numero di candidature attraverso i canali di recruiting utilizzati. In questo senso, è consigliabile creare un canale di contatto che faciliti il lavoro dei recruiter come, ad esempio, una sezione lavora con noi.

5. Preselezione: l’inizio del processo di selezione

Questo ci porta a una delle fasi più delicate del processo di selezione.

Modellando la selezione sulle caratteristiche del profilo ideale, i candidati meno adatti vengono automaticamente scartati. Lo screening dei curriculum è il protagonista di questa fase. Può essere fatto manualmente (il che è molto più lento e comporta molta più possibilità di commettere errori) o optare per un software di ricerca e selezione del personale specifico che cataloghi accuratamente i CV e evidenziando i profili che si adattano meglio alla posizione aperta.

Un’altro trend da prendere in considerazione tecniche di selezione del personale è quello delle aziende che sottopongono i candidati a test psicometrici, il che, secondo la Society for Human Resource Management, viene già fatto da circa il 20% delle aziende.

Si tratta di test che volti a comprendere il tipo di personalità o che cercano di verificare se il candidato possiede le competenze necessarie per un determinato lavoro. Una volta effettuati, questi test aiutano a creare dei report di compatibilità al lavoro basati sulle competenze che sono state definite come imprescindibili.

6. Selezione del personale: quando inizia il processo vero e proprio?

Una volta che la preselezione è stata completata, i recruiter si ritroveranno con un pool più ristretto di candidati che, presumibilmente, presentano una buona compatibilità con il lavoro. Il prossimo passo nel processo di selezione sarà quello di sottoporli ad un esame molto più rigoroso per verificare fino a che punto le informazioni presentate in fase di candidatura corrispondono alla realtà.

La procedura più comune è sempre stata quella dei classici colloqui di lavoro che negli ultimi anni sono diventati meno tecnici e con meno domande sulla formazione o l’esperienza (per quello c’è già il CV). La forma più utilizzata ultimamente è il cosiddetto colloquio tecnico, con il quale valutare il livello di performance del candidato in diverse situazioni. Sono caratterizzati da:

• Domande “stressanti”, che sottopongono il candidato ad un processo decisionale sotto pressione, al contrario delle classiche domande ipotetiche pongono una vasta gamma di scenari.
• Domande a trabocchetto, che mirano a testare la capacità del candidato di superare gli ostacoli e di trovare soluzioni originali.

Il nostro software ATS offre la funzionalità perfetta per scegliere il candidato più adatto: le scorecard. Le scorecard aiutano a stabilire le competenze necessarie per un lavoro ed analizzare se i candidati soddisfano o meno i requisiti previsti.

Così, per ogni posizione aperta, vengono raccolti dei dati su ogni candidato e controllati per capire se è il profilo ideale per la posizione aperta. Inoltre, le informazioni possono essere abbinate ad altre tecniche come domande killer, test psicometrici o valutazioni post-colloquio per assicurarsi di assumere il talento più adatto al lavoro lavoro.

7. Creazione di report

Gli addetti alla valutazione le candidature e allo svolgimento dei colloqui hanno un’idea di ciò che ogni candidato ha da offrire.

Tuttavia, per rendere la decisione finale il più obiettiva possibile, è consigliabile preparare una serie di report sul processo di selezione, elencando i punti di forza e di debolezza di ogni candidato.

Questi documenti sono confidenziali ed esclusivamente per uso interno. Affinché il processo di selezione sia efficiente, la ricerca del personale dovrebbe essere effettuata in gruppo prendere in considerazione le considerazioni e le opinioni di diversi professionisti.

Report di ricerca e selezione del personale
Tipi di report di recruiting e selezione

8. La decisione: la fase finale del processo di selezione?

E poi, arriva il momento della decisione finale. A questo punto, il processo di selezione può aver richiesto un po’ più tempo del previsto, o comunque può aver fatto spendere sia molto tempo che molte energie nei responsabili delle risorse umane.

Tuttavia, la decisione finale non può essere affrettata per ragioni di tempo o per la voglia di chiudere il processo il più presto possibile. Non è in gioco solo il futuro lavorativo dei candidati, ma anche quello dell’azienda stessa. Una volta raggiunto un accordo di assunzione, è il momento di comunicarlo a tutti gli interessati.

Abbiamo sviluppato una serie di 14 template per responsabili delle risorse umane per ottimizzare la comunicazione con il candidato in ogni fase del processo di selezione.

Compilando il formulario, te li invieremo via email gratuitamente. Prenditi cura dei tuoi candidati!

In ogni caso, è sempre meglio poter contare su un software per le Risorse Umane che faciliti la comunicazione e il contatto con i candidati in ogni fase del processo di selezione.

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9. Assunzione e onboarding

L’assunzione è il passo più facile da completare per la semplice ragione che è definito dalla legislazione vigente in materia di lavoro.

Può anche essere considerato come parte del processo di selezione del personale l’onboarding del candidato che viene assunto. Il nuovo membro del team potrebbe dover passare un breve periodo di prova prima di firmare il contratto definitivo (anche se la maggior parte dei contratti di lavoro già lo prevede).

In ogni caso, qualcuno dovrebbe accompagnare il nuovo dipendente nel suo primo giorno in azienda, il quale potrà essere dedicato interamente a conoscere le strutture aziendali, i colleghi e il modus operandi dell’azienda.

10. Formazione e valutazione come fase finale del processo di selezione

Va da sé che i dipendenti che hanno superato un impegnativo processo di selezione abbiano le conoscenze necessarie per svolgere i loro nuovi compiti all’interno dell’azienda.

Nonostante questo, è possibile che l’azienda utilizzi certi software o metodi di lavoro ai quali il nuovo dipendente non è abituato. Ci dovrebbe essere sempre essere una fase di formazione del nuovo personale o metodi di supporto come lo “shadowing” (letteralmente “fare da ombra”) il quale permette al nuovo dipendente di imparare guardando un collega.

Un errore comune dopo l’assunzione è quello di “abbandonare” i nuovi dipendenti a loro stessi nei loro rispettivi dipartimenti e non interessarsi più sulla loro situazione fino a quando non arrivi un particolare feedback dai manager diretti.

È consigliabile includere nel processo di selezione una piccola quantità di “follow-up” durante i primi mesi in azienda di ogni dipendente. Può essere fatto attraverso riunioni, sondaggi o valutazioni delle prestazioni per scoprire se sia le loro aspettative che quelle dell’azienda stanno venendo soddisfatte.

Il nostro team di consulenti ha sviluppato un modello di reclutamento in excel in modo che tu possa pianificare un semplice processo di selezione.

Una volta provato questo formato di reclutamento e selezione, vedrai che se il processo si complica, se arriva un gran numero di candidati o se hai bisogno di filtrare e vagliare i candidati in base a più competenze… il sistema manuale non funziona. Ora è il momento di scommettere sulla tecnologia: