Software ATS | 7 segni che ne hai bisogno per la tua azienda

Se la tua azienda gestisce più di 30 assunzioni all’anno ma non hai ancora iniziato un processo di digitalizzazione nelle risorse umane, ti consigliamo di leggere questo articolo con attenzione. Ti spiegheremo cos’è un Software ATS, come funziona per il recruitment e ti riveleremo 7 indizi inequivocabili che ti aiuteranno a capire se davvero hai bisogno di un software per selezione del personale per migliorare i tuoi processi di assunzione.

Cos’è un software ATS?

Se lavori nel campo delle risorse umane, probabilmente hai a che fare quotidianamente con un sacco di acronimi e di abbreviazioni. A causa dell’impatto della digitalizzazione nel mondo del lavoro, è probabile che negli ultimi anni abbia sentito parlare più di una volta dei cosiddetti software ATS, acronimo di Applicant Tracking System (in inglese, sistema di tracciamento dei candidati).

Da qui la domanda che ci interessa qui: cos’è un software ATS? Che ruolo gioca nel recruitment?

In poche parole, possiamo definire un software ATS come uno strumento digitale pensato per aiutare le aziende ad assumere nuovo personale nel modo più rapido ed efficiente possibile (sia in termini di tempo che di costi). Rappresenta un tipo di software HR fondamentale per la trasformazione digitale di questo dipartimento.

RICERCA vs SELEZIONE
5 differenze principali

Funzioni di base di un ATS software o Applicant Tracking System

Sono moltissime le funzionalità che questo tipo di software ATS può offrire alla tua azienda:

Gestione automatica dei vari portali di recruiting

Un buon candidate tracking software sarà in grado di gestire un gran numero di portali contemporaneamente e potrà farlo in maniera automatica. Tutto ciò velocizza notevolmente quella che è solitamente una delle fasi più lunghe dell’intero processo.

Un software di ricerca e selezione permette di lavorare con più di 80 diversi portali di recruiting contemporaneamente, aumentando le possibilità di trovare più candidati compatibili con le tue offerte di lavoro.

Screening dei CV nel processo di selezione

Da un lato, un ATS recruitment software è in grado di identificare le competenze dei candidati e classificare i loro CV secondo in base alle capacità e le conoscenze richieste dalla posizione stessa.

Lo screening dei CV con un ATS permette di analizzare i curriculum in entrata durante il processo di ricerca del personale e verificare quali sono adatti all’azienda e quali no. Il processo avviene tramite tecniche di esclusione come le domande killer.

Il nostro software ATS ha una funzionalità perfetta per individuare i migliori candidati: le scorecard. Potrai definire le competenze necessarie per un determinato lavoro e analizzare se i candidati soddisfano o meno i tuoi requisiti. Sia attraverso domande killer, test psicometrici o valutazioni post-colloquio, lo screening dei CV ti garantisce l’acquisizione di un pool di candidati vario e qualificato.

Tutto su un SOFTWARE DI RICERCA E SELEZIONE DEL PERSONALE
Ecco 9 motivi per usarlo

Creazione di un database aziendale

Perché dovresti cominciare ogni volta un processo di ricerca e selezione del personale da zero? Questa è la domanda che i recruiter dovrebbero porsi non appena uno di questi processi viene completato. Molti buoni candidati possono essere stati scartati perché non c’erano abbastanza posizioni libere, ma questo non significa che l’azienda non potrebbe averne bisogno in futuro. 

Un software ATS per le online application facilita la creazione di un database di candidati specificatamente per la tua azienda. In questo modo, in caso di emergenza, la tua azienda potrà attingere prima a quel pool di candidati che sono già stati qualificati, seppur non assunti.

Generazione di un ritorno sull’investimento

La redditività è una delle questioni di cui le aziende si preoccupano maggiormente quando implementano un processo di ricerca e selezione: quanto mi costerà l’intero processo? E quanto tempo ci vorrà per recuperare l’investimento fatto? 

Un software ATS dovrebbe fornire le informazioni più rilevanti per il calcolo del ritorno sull’investimento (chiamato anche ROI). Le principali variabili da considerare sono, ad ogni modo, il tempo impiegato nel processo e il costo per ogni assunzione.

É anche possibile valutare il tasso di turnover del personale in azienda in quanto, se troppo alto, può essere indicatore di alcune scelte errate durante il processo di recruitment.

Report e gestione delle informazioni

Il processo di ricerca e selezione si conclude, ovviamente, con l’assunzione dei candidati selezionati. Questo richiede la preparazione di report con i dati più significativi riguardo alla valutazione di ciascuno dei candidati. Questo è un altro dei punti di forza della tecnologia ATS.

Questi documenti saranno utilizzati per prendere la decisione finale, esaminando i punti di forza e di debolezza di ognuno dei candidati. L’ATS semplifica il reporting e la gestione delle informazioni sui candidati in generale.

Report di ricerca e selezione del personale
Tipi di report di recruiting e selezione

Hai bisogno di un software ATS? Ecco 7 indizi per capirlo

Pensi che il tuo team di ricerca e selezione abbia un ampio margine di miglioramento? Se la risposta è sì, probabilmente ti identifichi con uno o più di queste 7 situazioni che dimostrano come un ATS software sia la soluzione di cui hai bisogno per ottimizzare il tuo processo di recruiting.

Passi il tuo tempo a pubblicare le offerte di lavoro manualmente

Al giorno d’oggi, esistono centinaia di portali e piattaforme in cui le aziende possono pubblicare le loro offerte di lavoro. In questo contesto, sarebbe un errore utilizzare solo su un canale, con la falsa certezza che il pool di candidati più in linea con il profilo che stai cercando esista solo su un determinato portale.

Pubblicare le proprie posizioni aperte attraverso i diversi portali non è un compito che può essere svolto manualmente senza sprecare enormi quantità di tempo e denaro. Per fortuna, la maggior parte dei software ATS comprende una funzionalità di multi-posting, che permettono di pubblicare la stessa offerta di lavoro su diversi canali contemporaneamente.

Ricevi delle candidature doppie

Un altro problema comune con il quale ci si può scontrare pubblicando le offerte di lavoro manualmente (oltre alla perdita di tempo) è la duplicazione delle candidature e dei CV. È frequente che la stessa persona, che sta cercando un lavoro e si candida per molte offerte diverse, si candidi alla tua offerta attraverso diversi portali. Molto spesso i candidati lo fanno perché credono che questa strategia li renderà più visibili.

Fortunatamente, il nostro software ATS ti aiuta a ovviare a questo inconveniente. La piattaforma standardizza il formato dei CV ricevuti ed evita la loro duplicazione.

Al contrario, se un candidato si candida a processi di selezione del personale diversi tra loro, il software manterrà tutte le candidature nel database. In questo caso verranno semplicemente catalogate in maniera diversa in modo che i recruiter possano individuarle più facilmente.

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Non hai una pagina “lavora con noi” che si adatti al tuo brand.

Nelle risorse umane, come nella vita, la prima impressione è importante. Se la tua pagina “lavora con noi” riesce a trasmettere un’immagine accattivante per il tuo brand, rappresentando la tua cultura aziendale, avrai meno difficoltà ad attirare i candidati più adatti alle tue esigenze.

Attenzione: ricorda che il 48% dei lavoratori fa ricerche sul sito web di un’azienda prima di candidarsi per un’offerta di lavoro.

Fonte: Randstad Talent Trends Research 2019

Hai difficoltà nel pianificare i colloqui

Soprattutto se stai gestendo un gran numero di candidati, programmare tutti i colloqui necessari può essere complicato. Se non hai un sistema di comunicazione automatizzato, è quasi impossibile fissare date e orari senza rischiare sovrapposizioni o altri errori.

Un buon Applicant Tracking System ti aiuterà a risolvere questi problemi inviando ai candidati dei calendari sincronizzati con quelli dei recruiter.

Lo screening dei cv ti sembra infinito

I tuoi recruiter sono letteralmente inondati di CV e impiegano settimane per effettuare uno screening completo? Questo accade perché stai ancora gestendo i tuoi processi di selezione manualmente, senza un supporto digitale.

Un buon software ATS ti permette di:

• Scansionare i CV in base alle tue parole chiave.
• Applicare dei tag ed effettuare ricerche intelligenti.
• Ordinare i candidati alla compatibilità rispetto ai parametri impostati.
• Completare lo screening dei CV molto più velocemente, concentrando i tuoi sforzi su compiti più importanti.
• Nel caso di Bizneo HR, puoi anche creare delle domande killer come criteri “dentro o fuori”

Il nostro software per selezione integra una soluzione che effettua uno screening dei CV e seleziona automaticamente i migliori candidati in base alla compatibilità con la descrizione del lavoro.

In questo modo, i test e le prove psicometriche possono essere utilizzati per analizzare quali competenze possiedono e, soprattutto, quali di quelle definite come “chiave” per la posizione soddisfano la compatibilità stabilita.

In altre parole, un candidato può ottenere un punteggio basso in alcune competenze ed essere comunque il più adatto al lavoro in quanto eccelle nelle aree di competenza fondamentali.

Questo strumento è molto affidabile quando si tratta di analizzare lo sviluppo del potenziale dei candidati. Può stimare con grande precisione in quali ambiti  si distinguerà ogni candidato.

La comunicazione tra i tuoi recruiter e i candidati va rivista.

Il 35% dei candidati trova inaccettabile che le aziende spariscano durante i processi di selezione, eppure il 36% di loro non riceve alcun messaggio in caso di mancata offerta.

Le statistiche parlano da sole: la mancanza di comunicazione ha un impatto molto negativo sull’esperienza dei candidati e finisce per danneggiare l’immagine del tuo marchio. Tuttavia, nessun reclutatore ha il tempo di inviare un’email personalizzata ad ogni persona che si candida alle loro offerte di lavoro.

Adottando un software ATS, è possibile automatizzare la comunicazione e quindi:

• Mantenere informati i candidati sul processo di selezione che li aspetta (come avverranno i colloqui, quanti saranno, quando si svolgeranno, ecc.) migliorerà l’esperienza dei candidati e ridurrà i tassi di abbandono durante il processo di reclutamento e selezione.
• Informare il candidato sullo stato della sua candidatura.
• Dare un feedback e spiegare ai candidati non selezionati perché sono stati respinti.

Se vuoi scoprire in prima persona come avviene questo processo di comunicazione attraverso un candidate tracking system, abbiamo creato un pacchetto di 14 template per addetti alle risorse umane per ottimizzare la comunicazione con i candidati in ogni processo di assunzione.

Compilando il formulario, te lo invieremo via email gratuitamente. Prenditi cura dei tuoi dipendenti!

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Non monitori i risultati e non migliori. Con un software ATS puoi farlo

Se pubblichi la stessa offerta di lavoro su molti canali diversi, otterrai probabilmente un maggior numero di candidature. Tuttavia, non tutti i candidati saranno necessariamente qualificati.

Per capire dove vale di più la pena investire tempo e budget (visto che molti recruiter usano portali a pagamento) hai bisogno innanzitutto di uno strumento che ti permetta di identificare quali fonti di recruiting rendono meglio.

Tra le funzionalità di un ATS software c’è proprio la possibilità di raccogliere dati e generare report su:

• Il numero di candidati da ogni portale.
• Quanti di loro sono passati attraverso ogni fase del processo di recruitment.
• L’indice di qualità dei candidati per ogni fonte di recruitment che stai usando.

Un software ATS è consigliabile anche se…

Devi affrontare picchi di assunzioni stagionali

Gestire i picchi di assunzione stagionali non è mai facile. Ti costringe a gestire un alto volume di offerte e domande allo stesso tempo e a dover fare uno screening rapido per gestire molte candidature in un tempo ristretto. Questa situazione è tipica soprattutto del settore ricettivo, della ristorazione e del retail.