App per la rilevazione delle presenze: perché utilizzarla nella tua azienda

Monitorare le ore lavorate e controllare il rispetto degli orari da parte del personale non è un compito facile. Questo obbligo diventa ancora più complesso quando l’azienda ha diversi tipi di orario per i diversi team o offre la possibilità di fare smart working. È qui che un app per la rilevazione delle presenze diventa ancora più utile.

Il software per rilevazione delle presenze di Bizneo HR ha dimostrato la sua efficacia per la gestione del tempo per le Risorse Umane e con l’ampliamento del suo app per la rilevazione delle presenze ci si aspetta che risponda alle nuove esigenze aziendali. Ma quali funzionalità può sfruttare un’azienda da un’app di questo tipo?

A cosa serve un app per la rilevazione delle presenze?

Partiamo dai concetti di base. Per rilevazione delle presenze si intende l’insieme delle misure adottate da un’azienda per controllare e garantire il rispetto dell’orario di lavoro e delle presenze e per avere una registrazione concreta delle ore lavorate. È una degli aspetti più delicati in qualsiasi modello di gestione aziendale a causa delle sue implicazioni per il funzionamento operativo.

Le aziende possono utilizzare diverse tecniche per assicurarsi che tutti i dipendenti rispettino i loro obblighi contrattuali, compreso il monitoraggio diretta della forza lavoro.

Tuttavia, ciò non è sempre possibile, sia perché magari la soluzione adottata non è efficiente o perché il personale non è fisicamente presente in azienda. Ed è qui che entrano in gioco le soluzioni tecnologiche e l’app per la rilevazione delle presenze di cui stiamo parlando.

Le nuove tecnologie permettono di registrare le ore di lavoro a distanza ed evitare il tanto temuto rischio di dispersione delle informazioni. Allo stesso tempo, si evita una gestione inefficiente del tempo che risulta dannosa sia per il professionista che per l’azienda.

Queste sono solo alcune delle ragioni principali per cui le aziende sono interessate ad avere un’app di rilevazione presenze che semplifichi e velocizzi questo importante compito.

COS’È LA RILEVAZIONE PRESENZE
Perché è importante e come scegliere il software più adatto

Quali altri tipi di controlli vengono effettuati sul posto di lavoro?

Un’app per la rilevazione delle presenze non serve solo a registrare l’inizio e la fine di ogni giornata lavorativa. Un’app per la rilevazione delle presenze si integra con altri strumenti per fornire funzionalità come:

• Controllo degli accessi del personale: anche se ci sono funzionalità specifiche per coprire questa necessità, un’app per la rilevazione delle presenze può essere utilizzata in modo tale che il controllo degli accessi e la registrazione dell’orario di lavoro possano essere eseguiti dallo stesso sistema.
• Controllo degli orari e delle presenze per i team: un’app per le presenze sul lavoro non deve occuparsi solo della giornata lavorativa di un singolo dipendente. Le sue funzionalità possono essere applicate alla gestione di un intero team, evitando comportamenti non etici tra colleghi o incompatibilità nella gestione del tempo.
• Gestione degli straordinari: un’app per segnare ore di lavoro può essere utilizzata anche per gestire le ore straordinarie, che spesso vengono pagate in modo diverso e richiedono una registrazione specifica.
• Controllo degli accessi da remoto: in aziende in cui l’orario è flessibile o viene concesso lo smart working, un’azienda ha bisogno di registrare gli orari esatti in cui i suoi dipendenti si connettono ai sistemi dell’azienda, senza bisogno della loro presenza fisica.

Perché è sempre più importante avere un’App per la rilevazione delle presenze?

Come già detto, le nuove realtà lavorative stanno portando a una crescente personalizzazione nella gestione degli orari di lavoro. Tutto ciò presuppone una vera e propria sfida logistica per i responsabili delle risorse umane; che possono trovare un grande alleato in un’app di rilevazione presenze.

Diversi studi dimostrano che il lavoro da remoto non implica necessariamente una diminuzione della produttività dei dipendenti; a condizione che ci siano i necessari sistemi di controllo. Questo non presuppone una mancanza di professionalità da parte del lavoratore; ma piuttosto l’idea è che non perda il contatto con l’azienda e possa organizzare al meglio i suoi compiti.

D’altra parte, sempre più aziende stanno optando per modelli organizzativi orizzontali. In questi casi, i dipendenti possono godere di un alto livello di autonomia, il che rende difficile per loro registrare le ore di lavoro. Un’app per le presenze responsabilizza il personale senza compromettere la sua libertà d’azione.

Un’app per la rilevazione delle presenze di questo tipo ha dimostrato la sua efficacia in situazioni come quelle descritte nei paragrafi precedenti. Tutte le informazioni relative a orari e presenze vengono registrate automaticamente e i manager e il resto del personale autorizzato possono accedere ai dati in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.

Quest’ultima funzione è più facile da gestire dall’app mobile che dalla versione web.

Report di rilevazione presenze
Tipi di report sulla gestione delle ore di lavoro

I vantaggi di usare un’app per la rilevazione delle presenze e degli orari

Poter contare su un’app per la rilevazione delle presenze permette una gestione più flessibile e dinamica di tutto ciò che riguarda la registrazione delle ore di lavoro, con interessanti benefici sia per i lavoratori che, naturalmente, per le aziende.

Questi sono alcuni dei vantaggi nell’utilizzo di un app per segnare ore di lavoro:

• Maggiore adattabilità: un’app per segnare ore di lavoro può essere adattata a diversi modelli gestionali, così come a diversi tipi di orari. La gestione delle risorse umane guadagna in fluidità, immediatezza e resilienza.
• Evitare lamentele o negligenze: senza mai dare per scontato che i lavoratori cercheranno di modificare loro programma quando ne hanno l’opportunità, un’app per la rilevazione delle presenze aiuta anche a evitare comportamenti scorretti che possono generare malcontento tra i dipendenti.
• Migliorare l’ambiente lavorativo: collegato al punto precedente, eliminando qualsiasi tipo di pregiudizio nella registrazione degli orari e seguendo procedure trasparenti, migliora l’ambiente di lavoro.
• Combattere l’assenteismo: secondo i dati raccolti da Adecco per il secondo trimestre del 2020, il tasso di assenteismo è dell’8,9%. Un’app per segnare ore di lavoro può parzialmente risolvere questo problema, rendendo più difficile prevenire comportamenti potenzialmente dannosi per l’azienda.
• Più facilità nella gestione del lavoro a distanza: quando diversi membri dello stesso team non lavorano con orari identici o non condividono lo stesso spazio fisico, gestire correttamente le ore lavorate è essenziale per coordinare i loro sforzi e portare avanti i progetti.
• Definire migliori programmi di incentivazione: un’app per le presenze può essere utilizzata per valutare i meriti dei dipendenti in qualsiasi programma di incentivazione, per esempio, per l’accumulo di ore straordinarie.

Funzionalità aggiuntive dell’app per la rilevazione delle presenze di Bizneo HR

Una delle caratteristiche principali di un’app per le presenze è la possibilità di essere integrata ad altri sistemi usati in azienda. Questa compatibilità evita interruzioni operative e permette di ottimizzare al massimo le informazioni generate da qualsiasi programma.

In questo senso, l’app per le presenze può essere collegata ai principali sistemi di controllo degli accessi (quelli usati per “timbrare il cartellino”, come si suol dire); e anche con un software per la gestione di ferie e permessi per organizzare le assenze e il calendario della squadra..

E come per il software di Bizneo HR, la app per segnare ore di lavoro è ospitata in cloud, permettendo l’accesso ai dati da qualsiasi dispositivo, indipendentemente da quello che è stato utilizzato per generarli.

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Implicazioni legali nell’utilizzo di un’app per le presenze

Sia accedendo a questa funzione dalla suite Bizneo HR da PC o utilizzando l’app per la rilevazione delle presenze da mobile; la tua azienda può generare report con piena validità legale. In questo modo, tutte le ore registrate possono essere dimostrate davanti a qualsiasi autorità e senza la necessità di contrarre un supporto legale aggiuntivo.

Allo stesso modo, l’uso dell’app per segnare ore di lavoro rispetta la normativa vigente in materia di registrazione delle presenze e non viola la privacy dei dipendenti. Non compromette nemmeno il loro diritto al riposo e tutti i dati generati sono trattati attraverso protocolli di sicurezza avanzati che ne garantiscono l’integrità e la riservatezza.