Informe de gestión de Recursos Humanos | ¡Automatiza 9 tipos!

Un informe de gestión de Recursos Humanos es una herramienta analítica de gran importancia para controlar lo que está pasando en la empresa y conocer qué variables y segmentos impactan de verdad en ella.

En sus gráficos y páginas se recoge información clave para transformar la organización. Esta se ha obtenido de la realidad de la empresa y su funcionamiento, lo que ayuda a comprenderla. Así, la toma de decisiones se ve mejorada.

Además, existen diferentes tipos de informes de gestión de Recursos Humanos en función del área a gestionar. Ya sea el estado de la plantilla o el desempeño de la misma, la información relacionada puede condensarse en un solo informe. El grado de profundidad al que se quiera llegar depende del objetivo que se persiga.

Qué es un informe de gestión de Recursos Humanos

Un informe de gestión de Recursos Humanos es un informe de trabajo centrado especificamente en analizar variables, métricas, indicadores o funciones del departamento de Recursos Humanos. Estos miden áreas específicas y se ligan con los objetivos que persigue la empresa.

Los informes sobre Recursos Humanos recaban datos de diferente índole, como las fuentes de reclutamiento empleadas o la satisfacción del empleado. Al volcarlos sobre un informe, es posible comprenderlos y transformar la información que recaban en conocimiento.

Cada vez es más habitual dejar atrás a los anticuados y complejos informes en papel por herramientas tecnológicas que automatizan la elaboración y revisión de cualquier dato relacionado con el personal y Recursos Humanos.

Todos los tipos de informes de gestión de Recursos Humanos

¿Qué características definen a cada informe de Recursos Humanos? Las explicamos con detalle a continuación, así como la importancia de automatizar su confección.

Informe de gestión de RR. HH. sobre la plantilla 

Este informe brinda una información amplia sobre el estado de la plantilla y composición. Es posible conocer la edad media de los trabajadores, el género, la tasa de crecimiento o la de rotación del personal, entre otros datos.

Disponer de estas métricas ayuda a entender el estado del capital humano de la empresa. Esta es la base sobre la que desarrollar nuevos procesos de reclutamiento y selección, por poner un ejemplo. Mostrará las necesidades que pueda tener la compañía en cuanto a contratación de empleados. Además, es posible cotejarlo con otros informes.

Agrupan a los trabajadores por distintos segmentos: quién teletrabaja, en qué sedes o departamentos hay más empleados, quién tiene permiso de conducir, nivel de idiomas, tipos de jornadas…

Es importante disponer de un buen software de informes de Recursos Humanos para confeccionar los mejores documentos. Por ejemplo, el de Bizneo HR permite personalizar los KPI de RR. HH. que sirven de base. Así, no hay problemas para adaptarse a la realidad de la empresa.

Informe de gestión de Recursos Humanos para reclutamiento y selección

Tras efectuar el proceso de reclutamiento y selección, disponer de un informe de reclutamiento y selección permite evaluar si ha sido exitoso o no. Es uno de los más importantes, ya que ayuda a mejorar las tácticas y estrategias de contratación. Recoge diferentes variables clave para la captación de talento diferencial.

Contribuye a responder preguntas como: ¿es la empresa atractiva como marca contratante?, ¿se han suplido los puestos ofertados?, ¿se han cubierto las competencias y habilidades buscadas? También muestra cómo ha sido el desempeño de los propios reclutadores y su efectividad. 

No utilizar este informe de gestión de Recursos Humanos es un error, ya que afecta directamente a este departamento. Sus componentes entenderán en profundidad los procesos que desarrollan, pero también su propia participación en ellos.

Informes de Reclutamiento y Selección de Personal
6 tipos de informes clave para encontrar talento.

Informe sobre el coste de la plantilla

Las empresas necesitan conocer en detalle los costes del negocio, incluso el del personal o el presupuesto de cada departamento. Si los gastos son elevados, las finanzas se resentirán como consecuencia. Este informe de gestión de Recursos Humanos recoge lo que cuesta cada trabajador y si está dentro de unos parámetros aceptables, algo que se liga con la productividad laboral.

Permite comprender qué empleados o equipos no consiguen alcanzar un determinado umbral de rentabilidad. ¿Cómo responder ante esta situación y otras similares? Al disponer del informe, se puede indagar en busca de respuestas. Quizás el trabajador no estaba motivado, el clima laboral era el inadecuado, no cuenta con las herramientas necesarias o existen fricciones dentro del equipo.

En cualquier caso, el informe sobre el coste de la plantilla no se centra solo en el salario o coste en sí del trabajador, también hay empresas que analizan el impacto de una mala contratación, de un despido o de una jubilación.

Informe de gestión de Recursos Humanos sobre desempeño 

Es un informe de gestión de Recursos Humanos que permite analizar el rendimiento laboral de empleados concretos o la totalidad de un equipo de trabajo. El desempeño es otro factor fundamental para el bienestar de la empresa al relacionarse con la productividad.

Permite desarrollar planes de acción más eficaces al identificar errores en los ya efectuados. Ayuda a conocer el comportamiento, habilidades, fortalezas y debilidades de los empleados en su puesto. Toda esta información debe tenerse en cuenta para, por ejemplo, otorgar ascensos o ajustar la remuneración de cada empleado.

También existen informes más avanzados (matriz de talento 9 box) que permiten analizar el rendimiento actual vs potencial futuro:

Con el software de Bizneo HR se dispone de un cuadro de mandos integral de Recursos Humanos. Los técnicos del departamento podrán revisar la evolución del desempeño de la plantilla en el acto.

Esto es factible al disponer de los gráficos tipo araña esenciales para esta tarea, los cuales disponen de datos en tiempo real que se pueden configurar y crear para adaptarlos por completo a las necesidades de cada supervisor.

Informes de evaluación del desempeño: todos los tipos
Recopila información sobre el rendimiento y el talento de tu equipo

Informe de formación y desarrollo

La formación de los trabajadores contribuye a mantener la competitividad de la empresa. Esta podría quedarse desactualizada al no disponer de las competencias que el mercado demanda. La capacitación del capital humano es otro factor a tener muy en cuenta, en especial en el largo plazo.

Por ejemplo, este tipo de informes de gestión de Recursos Humanos permiten responder cuestiones del estilo:

• ¿Los empleados muestran una buena asimilación de los conocimientos aprendidos?
• ¿El coste del plan entra dentro de lo aceptable?
• ¿Cuántos han ascendido gracias a la formación?

También arroja luz sobre la marcha del último plan de formación. Al igual que ocurre con los procesos de reclutamiento, es importante garantizar su efectividad.

Con el informe de gestión de Recursos Humanos centrado en formación se comprende con mayor facilidad si el personal que ha recibido la capacitación ha alcanzado un status laboral diferente y se puede comparar con el informe del departamento de Recursos Humanos más centrado en desempeño para validar si el aprendizaje ha provocado mayor rendimiento y productividad.

Informes de rotación de personal y retención de talento

La rotación de personal se da cuando no hay una continuidad de trabajadores. A estos se les contrata, pero acaban despedidos al poco o se marchan al no estar satisfechos en la entidad. Si fuera demasiado alta, la empresa mostraría problemas en la retención del talento. Existen motivos de fondo que llevan a que los empleados se vayan, sea por su propia voluntad o por otras razones.

Este tipo de informe de gestión de Recursos Humanos permite comprender si la retención de la empresa es la adecuada. El talento puede irse por múltiples razones. Es posible que no comparta los valores, la remuneración no sea adecuada o las condiciones de trabajo sean inaceptables. Estos y otros problemas suponen un lastre, ya que la compañía es incapaz de poseer una plantilla estable.

Este informe sobre Recursos Humanos tan centrado en la retención es la base para llevar a cabo las medidas adecuadas para lograr una rotación baja. Por ejemplo, desarrollar una cultura de empresa potente y sólida que ayuda a integrar a los nuevos trabajadores (onboarding). Quizás no se les estaba prestando suficiente atención, lo que desembocaba en conflictos o malentendidos.

Informe de gestión de Recursos Humanos sobre compensación

Una compensación adecuada mejora la motivación de los trabajadores. Sienten que su actividad merece la pena y que está bien pagada. Este informe de gestión de Recursos Humanos permite conocer cómo evolucionan los pagos en el tiempo. Recoge el plan de incentivos, el salario base o por convenio y otros datos fundamentales.

Como en otro casos, el informe contribuye a desarrollar mejores políticas de compensación y de retroalimentación. Estas son la base de la satisfacción del capital humano. Así, son más conscientes de su posición en la empresa y de que su impacto se remunera de manera adecuada.

Toda esta información puede contenerse en una hoja de Excel, pero costará mantenerla al día. Sin embargo, al disponer de un sistema centralizado y automatizado, cualquier cambio se efectúa de manera inmediata. Además, los datos se encuentran accesibles para los miembros del departamento de RR. HH.

También se simplifica mantener las compensaciones actualizadas en relación con los cambios del convenio o del salario mínimo. En caso de inspección laboral, se podrán presentar informes precisos, actualizados y adaptados al formato requerido. Todo esto gracias a un sencillo y completo software de Recursos Humanos.

Informe de gestión de RR. HH. sobre clima laboral 

El informe de gestión de Recursos Humanos sobre el clima laboral muestra el estado de las relaciones entre los empleados y con la empresa. Si es positivo, la productividad se mantendrá alta. No existirán conflictos que puedan estallar en cualquier momento. Este es uno de los factores que más impacta en el desarrollo del negocio. Afecta a la motivación, el desempeño o la eficacia de la plantilla.

Un buen informe de gestión de Recursos Humanos de este tipo muestra de manera clara, ordenada y sencilla el estado del clima laboral. Se nutre de encuestas y entrevistas realizadas a los propios empleados. Por tanto, emplea datos de primera mano, los cuales merece la pena procesar para exprimirlos al máximo. Las conclusiones llevarán a desarrollar planes de mejora más efectivos.

Informes de gestión del tiempo laboral

El último tipo de informe de gestión de Recursos Humanos se encarga de recoger varias informaciones sobre la gestión del tiempo en las empresas. La duración de la jornada laboral, registros de entrada y salida, periodos de vacaciones, el fichaje, tasa de absentismo o productividad según el reparto de turnos. Contribuye a mejorar la planificación de todos estos aspectos.

Una gestión del tiempo óptima potencia el éxito en el cumplimiento de las tareas asignadas y garantiza el cumplimiento de la ley (ante posibles inspecciones).

Informes de control horario: todos los tipos
Automatiza los informes de horas trabajadas, horas extra, totales y saldos…

A la hora de generar todos estos tipos de informes sobre Recursos Humanos, es muy recomendable disponer de un programa de informes apropiado. Con el de Bizneo HR centralizas la recopilación de los datos y su procesamiento en gráficas fáciles de comprender.

Además, puedes adaptarlas a las necesidades de tu empresa de manera sencilla. Ahorra una buena parte del trabajo, pero ganas en calidad de resultados.