Cuadrante de vacaciones para empleados 2024: alternativas al Excel que te facilitarán la vida

En abril del año pasado supimos que habían sido tres las compañías españolas que más habían crecido en Europa. Un dato que evidencia la recuperación económica y que plasma una tendencia en auge en nuestro país. Sin embargo, esta evolución empresarial requiere también de cambios en la gestión del área de RRHH. Hoy nos centraremos en la gestión de las vacaciones y en cómo dejar atrás el tradicional cuadrante de vacaciones en Excel, ya obsoleto, por un software de control de vacaciones.

Plantilla de cuadrante de vacaciones en Excel

Una plantilla de cuadrante de vacaciones en Excel solo es realmente útil para pequeñas empresas o empresas que están en una etapa muy inicial de su proceso de digitalización. Durante el resto del artículo os dejamos las principales razones por las que no debería utilizarse de forma permanente un cuadrante o calendario de vacaciones en Excel.

Sin embargo, nuestro equipo de consultores ha creado una plantilla de cuadrante de vacaciones en Excel justo para los casos previamente comentados. La podéis descargar gratis:

Así, podréis comprobar por vosotros mismos las mejoras que se logran al planificar el cuadrante de vacaciones con Excel, pero… también veréis las complicaciones y errores que pueden surgir y que sí se solucionan con nuestro software de control de vacaciones.

Cuadrante de Vacaciones en Excel: por qué dejar de usarlo

De todos los retos del departamento de Recursos Humanos, hacer el cuadrante de vacaciones para empleados es, a priori, una de las más infravaloradas… hasta que nos topamos con las consecuencias de un calendario mal planificado.

Que es justo lo que puede pasar en una plantilla de vacaciones en Excel, sobre todo si manejamos grandes cantidades de información.

1. Fallos de carga y lentitud

Si bien Excel puede parecernos de lo más dinámico a la hora de realizar el cuadrante de vacaciones para empleados, lo cierto es que su funcionamiento es tremendamente lento en comparación con, por ejemplo, un software de Recursos Humanos o programa específico de gestión de vacaciones.

Esto ocurre, sobre todo, cuando se manejan grandes cantidades de información, que obligan al Excel o al cuadrante a «pensar» y a procesar unas cifras a las que no está acostumbrado. Esto puede hacernos perder mucho tiempo, por no hablar de qué ocurre cuando se descuadran las filas o el programa se cuelga.

2. Falta de especialización del cuadrante de vacaciones para empleados

Si bien la plantilla de vacaciones en Excel y el cuadrante de vacaciones para empleados tenía cierto sentido en la antigüedad, no podemos negar que Excel es una herramienta muy amplia, es decir, que no sirve únicamente para gestionar las vacaciones. O sea, que incluye otras funcionalidades que pueden acabar entorpeciendo nuestra labor.

Y, por supuesto, carece de lo contrario: de las herramientas que necesitaríamos para gestionar bien las ausencias y vacaciones de nuestra plantilla.

3. La plantilla de vacaciones no se adapta a los smartphones

Durante los últimos años, muchas de las tareas y gestiones en torno a la planificación de una empresa se realizan a través de un smartphone. Un teléfono inteligente adaptado a las nuevas tecnologías sin embargo, no suele llevarse bien con un cuadrante de vacaciones, ni en Excel ni en cualquier otra tabla de datos masificada. Básicamente porque ver la información de la manera adecuada es casi imposible.

En un mundo en el que  las web responsive se adaptan por completo a la pantalla de tu smartphone, optar por un software en vez de una hoja de Excel o cuadrante de vacaciones para empleados se convierte en una opción de lo más razonable y práctica.

4. Falta de privacidad de los datos

Cuando utilizamos una plantilla de vacaciones en Excel y lo compartimos manualmente con otros empleados acabamos por no saber quién tiene acceso a ese documento e incluso, a veces resulta determinar cuál ha sido la última edición del documento.

La cuestión se agrava si nuestra empresa tiene una rotación de personal amplia. No sabemos en qué manos puede acabar toda la información.

5. Falta de seguridad del cuadrante de vacaciones para empleados

Cuando un documento en Excel permanece en tu equipo, cualquier persona puede acceder a él, modificarlo y, por ende, cometer un error. Cuando contamos con el software apropiado esto no sucede, ya que se mantiene un control exhausto respecto a los participantes, los cambios y la correcta planificación de la herramienta. Opta por un software y olvida la plantilla de Excel para las vacaciones de los empleados.

¿Seguro que quieres seguir utilizando un cuadrante de vacaciones para empleados en Excel en tu área de Recursos Humanos?

6. El cuadrante de vacaciones para empleados no es dinámico

Un cuadrante de vacaciones para empleados en Excel nos permite almacenar numerosos datos que podremos utilizar, sí. Pero, ¿nos avisa cuando un empleado va a irse de vacaciones? ¿Nos alerta de la posibilidad de que ese día elegido por una persona esté ocupado? La respuesta es clara: no.

Mediante un software que permita cuadrar las vacaciones de los empleados, las acciones se multiplican por doquier, lo cual permite acelerar las gestionas, potenciar las precauciones y tenerlo todo bajo control.

7. No es accesible desde cualquier lugar

La falta de accesibilidad del cuadrante de vacaciones para empleados es otro problema, pues no permite acceder desde cualquier lugar y momento. Lo ideal será optar por una herramienta en la nube que sí lo haga.

CÓMO LLEVAR UN CONTROL EFECTIVO DE LAS VACACIONES
Descubre las claves para gestionar una política vacacional flexible.

Alternativas al calendario de vacaciones en Excel: software de control de vacaciones

Si bien Excel y otras herramientas similares han sido durante años las mejores aliadas a la hora de planificar las vacaciones del personal, actualmente existen soluciones mucho más óptimas. El mejor ejemplo llega con un software de planificación de vacaciones ideal para implementar en el área de Recursos Humanos.

En Bizneo HR contamos con las mejores herramientas del mercado para diferentes departamentos de Recursos Humanos, incluida la función de hacer el cuadrante de vacaciones para empleados. Y de todas ellas, la que mejor suple el cometido es el programa para gestionar vacaciones. Una aliada que se encarga de gestionar todo tipo de vacaciones bajo la confianza de tenerlo todo bajo control y asegurarte que cada departamento está organizado.

El software se encarga, entre otras muchas, de las siguientes tareas que conforman la tarea de hacer el cuadrante de vacaciones para los empleados en 2024:

• Hacer una revisión rápida y clara de los calendarios laborales.
• Mantenerte al tanto de las novedades de vacaciones de toda la plantilla o por empleado.
• Dejar atrás las hojas de cálculo, los correos electrónicos y envíos de papel.
• Otorgar mayor autonomía a los equipos.
• Reducir procesos operativos al departamento de RR.HH.
• Evitar el solapamiento de vacaciones en tu equipo.

Ventajas que podrás llevar a cabo a través de las siguientes funciones que podrás realizar gracias a la automatización de nuestro cuadrante de vacaciones para empleados 2024:

• Solicitar vacaciones y bajas desde un entorno centralizado.
• Incluir justificantes médicos, certificados u otra información requerida.
• Localizar fácilmente los festivos locales, nacionales o días relevantes del equipo o la compañía.
• Ver fácilmente en la tabla de novedades dinámica: los días pendientes, días disponibles, días usados y días totales.
• Ver las vacaciones solicitadas por sus compañeros para evitar solapamiento.
• Agilizar el tiempo de respuesta con el panel de notificaciones.

Una herramienta única que facilita la comunicación entre mánager, equipos y área de Recursos Humanos a fin de que hacer el calendario de vacaciones de los empleados deje de ser un problema.

Alternativas al cuadrante de vacaciones para empleados 2024 (en excel): software de control de ausencias

Sin embargo, este módulo de Bizneo HR no solo permite gestionar las vacaciones, sino también las ausencias de los empleados por, por ejemplo, enfermedad, casamiento, haber acudido al médico, etcétera. Se trata de una información que deberemos tener controlada y acotada correctamente.

Gracias a la herramienta de Bizneo HR los responsables de Recursos Humanos pueden tipificar todos los tipos de ausencias, como vacaciones o como cualquier otro tipo de permiso como los comentados. Además, incluso es posible configurar criterios específicos en función del rol o tipo de perfil del empleado.

Con un software de vacaciones y ausencias para empleados se crean y configuran reglas para todas las posibles ausencias en una empresa. No habrá ningún tipo de baja que no recoja y que no se pueda solicitar o gestionar de forma automática. Organiza a tu equipo sin problemas con un cuadrante de vacaciones para empleados en 2024… totalmente automatizado.