Disponer de un informe de reclutamiento y selección de personal contribuye a mejorar el proceso de captación y contratación de talentos. La información que incluye permite comprender su desarrollo, posibles fallos y oportunidades no aprovechadas. Gracias a ella, es posible tomar decisiones estratégicas, las cuales tendrán un impacto profundo en la empresa.
El informe de reclutamiento y selección ayuda a seguir la evolución de los aspirantes y, al mismo tiempo, evaluar a los reclutadores y al personal involucrado en las decisiones. En definitiva, se registra por un lado las capacidades, competencias y resultados de las pruebas y entrevistas; y por otro, la gestión del reclutamiento en sí.
Para comprender todo su potencial, nada mejor que entenderlo en detalle y ver cómo se puede automatizar con un software de reclutamiento y selección de personal. A continuación, se analizan sus principales características, tipos y cómo confeccionarlo.
Tabla de contenidos
Qué es un informe de reclutamiento y selección de personal
Es el documento final del proceso de reclutamiento y selección. En sus páginas aparecen valoraciones de los candidatos, detalles de las entrevistas, observaciones, recomendaciones… Cualquier información relevante que ocurrió cabe en su interior, ya que aumenta la comprensión del procedimiento.
Debe transmitir la información básica de cada candidato, evaluar sus competencias, habilidades, aptitudes y experiencia, así como facilitar la elección del perfil más adecuado para el puesto vacante. Es la cristalización de los resultados de todo el proceso con el fin de aumentar la comprensión del mismo.
También contiene las recomendaciones y anotaciones de los reclutadores. Son quienes han mantenido un contacto más estrecho con los candidatos, por lo que pueden ofrecer información de gran valor.
Importancia de un informe de reclutamiento y selección de personal
La importancia del informe de reclutamiento y selección de personal reside en su valor. Al condensar tanta información, facilita la toma de decisiones. Se puede evaluar por separado a cada candidato, establecer comparaciones y descartes.
Esto se efectúa sobre los resultados de las pruebas que han superado, con los datos que aparecen en su CV o que hayan solicitado los reclutadores respecto a su formación, experiencia y conocimientos.
Junto con esto, permite a los reclutadores optimizar futuros procesos. Tal cosa es posible gracias al uso de KPI’s de Recursos Humanos, los cuales miden el rendimiento de las acciones realizadas y los objetivos marcados.
Pueden conocer qué fuentes de reclutamiento han funcionado mejor, tiempo empleado para contratar, la fase que hizo perder más candidatos, qué competencias o puestos han sido más fáciles de cubrir…
También ayuda a comunicar mejor los resultados a los candidatos. El reclutador dispone de un documento de consulta único y con todos los datos ordenados. Así, enviar un feedback adecuado y personalizado es posible, algo que se puede potenciar gracias a la automatización que aporta un software de reclutamiento y selección.
El informe de reclutamiento y selección de personal puede integrarse con otros informes de gestión de Recursos Humanos para conocer mejor la empresa. No solo se trata de optimizar este procedimiento, sino el funcionamiento de toda la compañía. Se podrá descubrir si se aprovecha el presupuesto adecuadamente o si el rendimiento de los reclutadores es el adecuado.
Tipos de informes de reclutamiento y selección
Existen varios tipos de informes de reclutamiento y selección de personal. Cada uno se centra en un aspecto concreto del proceso, lo que permite analizarlo con detalle. De entre todos los existentes, estos son los más importantes.
Informe de candidatos
El informe de candidatos es una relación de los perfiles disponibles. Aparecen de manera individualizada o colectiva. Es posible observar diferentes datos, como el resultado en las pruebas efectuadas, en qué fase fueron eliminados, competencias que poseen o aptitudes más destacadas.
Es un apoyo clave a la hora de tomar decisiones difíciles. Por ejemplo, dos candidatos son muy parecidos y ambos serían una buena elección para un puesto. Sin embargo, solo es posible contratar a uno, por lo que es necesario conocerlos a fondo.
Informe de selección por competencias
El informe de selección por competencias aporta información crucial. Sin ellas, la empresa perdería poco a poco su competitividad, ya que se reduce la capacidad de adaptación al mercado. Además, cada puesto de trabajo necesita unas u otras, por lo que deben tenerse en cuenta a la hora de seleccionar el personal.
Si el proceso de reclutamiento se va a enfocar en las competencias, este informe es esencial. Permite observar cuáles son las más abundantes, si se han conseguido las importantes para el puesto o función o si los candidatos que despiertan mayor interés las poseen.
Informe de rendimiento de fuentes de reclutamiento
Durante un proceso se utilizan todo tipo de fuentes de reclutamiento. Si se usan cientos, es necesario determinar cuáles han funcionado mejor y descartar las peores. Así, en el futuro, se podrá optimizar todo el procedimiento. No solo ganará en agilidad, sino que los costes se reducirán y las probabilidades de encontrar candidatos inadecuados.
Informe de candidatos finalistas
Los candidatos finalistas son aquellos que han superado todas las pruebas y que poseen perfiles muy ajustados al puesto. El informe contiene toda la información relevante sobre los postulantes. Ya sea sus resultados en scorecards o las aptitudes que los definen, los reclutadores encontrarán al de mayor talento.
También arrojan luz sobre las fortalezas y debilidades del candidato, comportamiento durante la entrevista, salario que le interesa y observaciones efectuadas a lo largo del proceso. Todo ello condensado en un único documento.
Informe de cumplimiento de la LOPD
La LOPD obliga a informar al candidato sobre el tratamiento de sus datos personales. Estos tienen que emplearse única y exclusivamente para el proceso. El informe recoge la aceptación de los participantes y tiene carácter jurídico. El consentimiento debe recogerse en un fichero con la respuesta de los postulantes.
En caso de inspección, los reclutadores podrán mostrar que el proceso se ha llevado a cabo según la ley. Además, el informe estará adaptado a las exigencias de la misma. Así, se limitan las posibilidades de caer en errores administrativos.
Informe de rendimiento del equipo de reclutamiento
Tras el proceso, es importante mejorar la gestión del rendimiento del equipo de reclutamiento. Al fin y al cabo, su labor tiene un gran peso en la empresa. Son los encargados de seleccionar al futuro personal, por lo que su responsabilidad es alta. Así, el informe permitirá conocer la cantidad de tiempo que han empleado o si los recursos que han utilizado.
También ayuda a determinar si se han cumplido los objetivos o los obstáculos que tuvieran. Con toda esta información, se podrán desarrollar acciones correctivas con las que mejorar su rendimiento en el futuro.
Cómo hacer un informe de reclutamiento y selección: 4 pasos
Elaborar un informe de reclutamiento y selección de personal requiere de seguir un orden pasos. Así, los reclutadores dispondrán de todo lo necesario para tomar sus decisiones. Estos son los más importantes.
Recopilación de información
El informe necesita alimentarse de datos, los cuales se generan durante todo el proceso. A la hora de procesarlos, un software de Recursos Humanos es la mejor herramienta. Actúa de manera automatizada, lo que agiliza el proceso.
Además, es recomendable seleccionar las características más destacadas de los participantes.
Criterios para el puesto
Los criterios para cubrir el puesto tienen que estar claros. Cada uno requiere de una serie de competencias profesionales y habilidades que deben poseer los candidatos. Por tanto, al definir los requisitos, encontrar el perfil más adecuado se simplifica.
Uso de los términos adecuados y claridad en la redacción
La redacción del informe de reclutamiento y selección de personal tiene que ser impecable. De no ser así, buena parte de la información se puede malinterpretar, lo que resta efectividad al documento. Es recomendable ir al grano, utilizar la terminología precisa y expresarse con claridad.
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Evaluación de los resultados del reclutamiento
Por último, es importante efectuar una evaluación de los resultados del reclutamiento. Este permite conocer los problemas y éxitos del proceso. Forma parte de su optimización, al tiempo que limita la subjetividad del reclutador. Así, se podrán tomar las medidas oportunas para que la empresa siempre encuentre el talento que necesita y cuente con información pura y objetiva sobre el proceso.
Es importante establecer unos criterios de evaluación sólidos, así como un método evaluador efectivo. Para mejorar los resultados, un software de reclutamiento y selección permitirá conocer la evolución de cada proceso fase por fase y con detalle. No dudes en solicitar una demo guiada para ver por ti mismo las funcionalidades que más encajan con las necesidades de tu empresa.
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Muy buen articulo, me gustaria saber si hay algun articulo, libro o autor del cual se basa esta información ya que me serviría mucho para mi investigación. Gracias de antemano!