Registrar el tiempo efectivo de trabajo es fundamental para las empresas. No solo ayuda a determinar la productividad en el trabajo, sino que también es una cuestión legal. La Ley de registro de la jornada laboral obliga a controlarlo. Por tanto, se debe llevar a cabo un control horario adecuado y estricto de este parámetro.
Sin embargo, aún existen dudas acerca de este concepto y del tiempo de descanso en el trabajo. Al conocer ambos, los responsables del área de Recursos Humanos podrán cumplir mejor con sus labores, lo que llevará a un registro más exhaustivo y útil para alcanzar los objetivos de la empresa.
A continuación, se habla de en qué consisten ambos términos, por qué es importante respetarlos y cómo gestionarlos de manera satisfactoria.
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¿Qué se considera tiempo efectivo de trabajo y tiempo de descanso en el trabajo?
El tiempo de trabajo efectivo es el tramo en el que el empleado cumple con sus funciones. Es decir, se encuentra en su puesto y efectúa las actividades que tiene asignadas. En dichos momentos, está a disposición del empresario, siempre siguiendo lo establecido por la legislación.
Por su lado, el tiempo de descanso en el trabajo sería aquel en el que el trabajador no se dedica a sus labores. Hablamos de descanso en la jornada laboral en casos como paradas para comer, ir al baño o relajarse durante unos minutos. Este se incluye dentro de la jornada laboral, pero no se destina a cumplir con sus funciones. En cualquier caso, se debe respetar para mantener una buena productividad.
Cuando un trabajador desarrolla una jornada laboral continua, o que dure más de seis horas, tiene derecho a una pausa mínima. Su extensión no puede ser inferior a los 15 minutos y está regulada por el artículo 34.4 del Estatuto de los Trabajadores. Además, si así lo estipula el convenio colectivo o el contrato del empleado, se puede considerar como tiempo efectivo de trabajo.
Para comprender la tendencia de moda en la organización de la jornada laboral, hemos elaborado una guía en profundidad sobre la irrupción de la jornada de 4 días, el cambio de horas trabajadas y la adaptación de sueldos y productividad.
Aparte, para las empresas que quieren atreverse a implantarla, facilitamos herramientas para medir, tomar decisiones adecuadas y alcanzar el éxito.
Lo que no es el tiempo efectivo de trabajo
Existen varias situaciones que no cuentan como tiempo efectivo de trabajo. Una de ellas se centra en el movimiento o traslado del empleado hacia su puesto de trabajo. Cuando se encuentra en las instalaciones, pero no ha llegado a su puesto en un contexto de un relevo, no se tiene en consideración.
Las guardias tampoco se consideran como trabajo efectivo, siempre que el empleado disponga de un tiempo para gestionar sus intereses personales. Es decir, cuando puede disfrutar de un descanso prolongado, el cual tiene que ser de varias horas.
Sin embargo, sí se considera tiempo de trabajo efectivo la formación profesional fuera del lugar habitual de trabajo. Durante este, el empleado no ejercerá sus funciones habituales. Puede resultar contraintuitivo, pero así lo estipula una Sentencia del Tribunal Superior de Justicia. El criterio usado se cimienta en que el trabajador está a disposición del empresario mientras se está formando.
Ante estas situaciones y para agilizar la gestión del tiempo efectivo de trabajo, es preciso utilizar el software de control horario adecuado. Permite medir con exactitud las horas que se han trabajado respecto a las esperadas, pero siempre separándolas de los descansos.
Además, el programa está configurado para respetar la legislación vigente, y exportar informes, lo que reduce las equivocaciones, y puede adaptarse a las modificaciones necesarias por sector o empresa.
¿Por qué respetar el tiempo de descanso en el trabajo?
La principal razón para respetar el tiempo de descanso en la jornada laboral es la de reducir la siniestralidad laboral. Las jornadas intensivas pueden desgastar a los empleados, quienes dejarán de prestar la debida atención paulatinamente. La fatiga se va acumulando junto al estrés, lo que resta eficacia a sus acciones.
Los periodos de descanso sirven para el trabajador recupere sus fuerzas, disponga de un tiempo de ocio o lo emplee con su familia. Es por esto que se deben respetar los descansos. Para evitar problemas, en especial en las empresas que requieren de un esfuerzo humano intenso, es recomendable gestionar de manera adecuada los turnos de trabajo.
Al establecer un reparto equitativo, la plantilla se mantiene fresca y centrada en sus responsabilidades. La siniestralidad bajará como consecuencia, pero aumentará la satisfacción laboral y la productividad no se verá resentida.
El clima laboral es otro factor a tener en cuenta. Si los descansos no se respetaran, el ambiente de la empresa sería irrespirable. Los empleados se sentirían explotados y poco valorados, ya que no se presta atención a su bienestar. Actitudes como esta, tarde o temprano, acabarán por generar consecuencias desastrosas para la compañía.
La imagen de marca se vería dañada seriamente, puesto que la plantilla hablará de su situación. Ya sea ante sus familiares y conocidos, en redes sociales o prensa, la reputación de la empresa quedará afectada. Para recuperarse, tendrá que dedicar varios años a superar la situación en la que se encuentra.
Por tanto, se hace necesario un software de control de vacaciones y ausencias. Es una herramienta que permite controlar los descansos con detalle. Los empleados podrán comprobar su balance de días libres, su calendario anual o solicitar unos días de asueto.
Además, ayuda a llevar un reparto justo y una gestión sencilla, evitando solapamientos y que un departamento se queda sin personal en un momento de repunte de pedidos o carga de trabajo.
¿Cómo gestionar el tiempo de trabajo efectivo y su respectivo descanso?
La gestión del tiempo de trabajo efectivo y del tiempo de presencia puede parecer compleja. De ella depende estimar indicadores clave, como es el caso de la tasa de absentismo laboral o la productividad de la empresa. Así, se dispone de información importante con la que tomar decisiones estratégicas. Por ejemplo, los empleados podrían dejar de acudir a su puesto al no disfrutar de suficientes descansos.
Ante escenarios como este, y para cumplir con el apartado legal, se debe disponer de las herramientas de control horario adecuadas. Pero no vale cualquiera. Es preciso mantener los registros horarios de la plantilla durante cuatro años. Almacenarlos en papel no es una alternativa práctica, sobre todo en un tiempo en el que la digitalización ofrece mejores soluciones.
Esto no quiere decir que se recurra a una plantilla de control horario en excel u otro tipo de mecanismo de registro del tiempo de trabajo efectivo. Seguirían siendo engorrosos y conducirían a no pocos fallos. Si un empleado se despista al indicar su entrada y salida de la oficina, poco se podrá hacer para comprobar la veracidad de los datos.
La solución adecuada la ofrece un software de control horario. Dispone de varios métodos, las cuales facilitan determinar el tiempo efectivo de trabajo y el de descanso. Ayuda a llevar una supervisión detalla de la jornada laboral.
Se podrán personalizar las reglas para el registro de jornada, como por PIN, fichaje con geolocalización o efectuarlo mediante un clic o fichaje esperado; así se garantizan diferentes alternativas (flexibles o más exhaustivas) para controlar el tiempo efectivo de trabajo.
A su vez, cuenta con módulo para el control de horas extras y permite separarlas por tipos o imputarlas al desarrollo de un proyecto. Además, toda la información queda registrada para la supervisión de los responsables (y su posterior paso a administración para que las abonen, si así corresponde) y ordenada para su presentación ante una inspección laboral.
Gracias al software de control horario, la empresa contará con soluciones tecnológicas para registrar y analizar el tiempo efectivo de trabajo, y, a su vez, demostrará que respeta el tiempo de descanso en el trabajo y apuesta por cuidar su capital humano.
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