ATS | 7 señales de que lo necesitas en tu reclutamiento

Si realizas más de 30 contrataciones al año y aún no has empezado a digitalizar tu área de Recursos Humanos, te recomendamos que leas los siguientes párrafos. En ellos te contaremos qué es un ATS en reclutamiento, cómo funciona… y 7 señales inequívocas de que necesitas un software de reclutamiento y selección para mejorar tu proceso de contratación.

Qué es un ATS en reclutamiento

Si trabajas en el sector de los Recursos Humanos, seguramente manejes a diario una gran cantidad de siglas y abreviaturas. Debido al impacto de la digitalización en el mundo de la empresa, es probable que en los últimos años hayas escuchado más de una vez hablar de los llamados ATS Reclutamiento o Applicant Tracking Systems.

De ahí la pregunta que aquí nos ocupa: ¿qué es un ATS en Reclutamiento?

En síntesis, podemos definir a los ATS de reclutamiento diciendo que son herramientas informáticas diseñadas para ayudar a las empresas a reclutar talento de manera más rápida y eficiente (tiempo y coste). En definitiva un tipo de software de Recursos Humanos clave para la transformación digital de este departamento.

Funciones básicas de un ATS o Applicant Tracking System

Las funcionalidades que te pueden ofrecer estos tipos de software ATS son numerosas:

Automatización de las fuentes de reclutamiento

Un buen sistema ATS en reclutamiento será capaz de trabajar con un gran número de fuentes al mismo tiempo y lo hará de manera automática. Así, se acorta una de las fases más largas del proceso.

El software de reclutamiento permite trabajar con más de 200 fuentes de reclutamiento distintas al mismo tiempo, aumentando las posibilidades de encontrar más candidatos compatibles con las vacantes ofertadas.

Cribado de currículums en los procesos de selección

Por un lado, el ATS en Reclutamiento se encarga de una selección por competencias y clasifica los CVs según las habilidades y conocimientos que exige el proceso.

La criba curricular del ATS permite analizar los CVs que llegan al proceso y comprobar cuáles encajan en la empresa y cuáles no. Se encarga de seleccionar los mayores talentos con técnicas de exclusión como las killer questions.

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Nuestro ATS tiene una funcionalidad perfecta para elegir al candidato más diferencial: las scorecards. Se establecen las competencias que necesita un puesto de trabajo y se analiza si el aspirante cumple o no con los requisitos. Ya sea con killer questions, pruebas psicométricas o tras la entrevista se asegura el cribado de los CVs para captar el talento más diferencial.

Los ATS generan una base de datos propia

¿Por qué empezar cada proceso de reclutamiento y selección desde cero? Esta es la pregunta que deberían hacerse los reclutadores nada más concluir uno de estos procesos. Seguramente, muchos buenos candidatos habrán sido descartados porque no había puestos vacantes para todos, lo cual no implica que la empresa no pueda necesitarlos en el futuro. 

Un ATS en Recursos Humanos puede facilitar la creación de una base de datos de candidatos específico para la compañía. De este modo, ante cualquier contingencia, la empresa podrá echar mano en primer lugar de los aspirantes que ya han sido debidamente valorados.

Otras de las funciones de un ATS: ROI

La rentabilidad es una de las cuestiones que más preocupan a las empresas cuando se va a poner en marcha un proceso de reclutamiento y selección; ¿cuánto va a costar todo el proceso y qué plazos cabe esperar para recuperar la inversión realizada? 

Esto es lo que se conoce como ROI (return on investment o retorno de la inversión) y el sistema ATS debería ofrecer información los indicadores más relevantes para su cálculo. Entre las principales variables que conviene tener en cuenta destacan el tiempo dedicado al proceso y el coste de cada contratación.

También puede valorarse la tasa de rotación de personal de la empresa, puesto que si esta es muy elevada quizá se estén cometiendo errores en la contratación.

Elaboración de informes y gestión de la información

El proceso de reclutamiento y selección concluye, claro está, con la contratación de los aspirantes seleccionados. Para ello, es necesaria la elaboración de informes de reclutamiento y selección de personal con los resultados más significativos de la evaluación de cada una de las candidaturas. Otra de los puntos fuertes del ATS.

Estos documentos servirán para tomar la decisión definitiva, examinando las fortalezas y debilidades de cada aspirante. El ATS de reclutamiento simplifica la elaboración de informes y la gestión de la información en general. 

7 señales de que necesitas un ATS para tu proceso de reclutamiento

¿Cree que tu equipo de reclutamiento y selección de personal puede muchos aspectos a mejorar? Si la respuesta es si, es probable que te identifiques con uno o más de estos 7 señales de que necesitas un ATS como la solución para optimizar tu proceso de reclutamiento.

Pasas tu tiempo publicando ofertas de empleo de forma manual

En la actualidad, existen centenares de portales y canales donde las empresas pueden publicar sus ofertas de empleo. En este contexto, sería un error publicar únicamente en un canal confiando en que, justo en ese medio, se encuentra el pool de candidatos más alineados con el perfil que estás buscando.

Sin embargo, la difusión de ofertas por diferentes portales no es una tarea que pueda realizarse de forma manual sin que esto suponga enormes pérdidas de tiempo y dinero. Afortunadamente, la mayoría de los software ATS cuenta con herramientas de reclutamiento para el multiposting, cuyo objetivo es publicar una misma oferta de trabajo en varios canales simultáneamente.

Necesitas un ATS si recibes candidaturas duplicadas

Otro de los problemas frecuentes a los que puedes enfrentarte si publicas manualmente las ofertas (más allá de la pérdida de tiempo) son las candidaturas y currículums duplicados. Es frecuente que una misma persona –que se encuentra en búsqueda de empleo y que postula para miles de vacantes– se apunte a nuestra oferta a través de distintos canales. En ocasiones el candidato también cree que de esta manera se hará más visible.

Por fortuna, nuestro ATS permite acabar con este inconveniente. La plataforma estandariza el formato de los currículos que se reciben, y evita aquellos que se duplican. Ahora bien, si un candidato se inscribe a distintos procesos de selección sí los mantendrá en la base de datos. Eso sí, etiquetados de manera distinta para que el reclutador los pueda encontrar fácilmente.

No tienes un Career Site adaptado a tu imagen de marca

En Recursos Humanos como en la vida, la primera impresión lo es todo. Si tu career site consigue transmitir una imagen de marca atractiva y representativa de tu cultura organizacional, tendrás menos dificultades para atraer a candidatos que realmente encajen con tus necesidades.

¡Ojo! Un 48% de profesionales investiga la web de empresa antes de aplicar a una oferta de trabajo.

Fuente: Randstad Talent Trends Research 2019

Necesitas un ATS si te cuesta planificar las entrevistas de trabajo

Especialmente si manejas grandes cantidades de candidatos, planificar todas sus entrevistas puede convertirse en una tarea titánica. Si no dispones de un sistema de comunicación automatizado, será prácticamente imposible fijar fechas y horarios sin incurrir en solapamientos o en otros errores de tipo organizativo.

Un buen Applicant Tracking System te ayudará a resolver este tipo de inconvenientes enviando a los candidatos calendarios sincronizados con la agenda de los reclutadores.

Tus procesos de criba curricular parecen infinitos

¿Los técnicos de selección están literalmente inundados de CVs y tardan semanas enteras en realizar una criba curricular? Esto pasa porque todavía estás realizando tus procesos de selección a mano, sin contar con el apoyo de etiquetas ni de filtros booleanos.

Un buen software ATS permite:

• Escanear los currículos en busca de keywords.
• Aplicar etiquetas y realizar búsquedas inteligentes.
• Ordenar a los candidatos según éstos se ajusten más o menos a la parametrización previamente fijada.
• Terminar tu criba curricular mucho más rápido y concentrar tus esfuerzos en tareas de valor.
• En el caso de Bizneo HR, además, podrás establecer killer questions como criterios de descarte automático.

Nuestro software de selección y contratación de personal integra una solución que criba y selecciona automáticamente a los mejores candidatos en función de cómo encajan con la descripción de la vacante.

Así, a través de pruebas y tests psicométricos se podrá analizar en qué competencias encaja más y sobre todo en cuáles de las marcadas como «claves» para el puesto cumple con el ajuste establecido.

Es decir, un aspirante puede tener una mala nota en alguna competencia y aun así ser el más preparado para el puesto ya que sobresale en las que sí se necesitan.

Esta herramienta tiene una gran fiabilidad a la hora de analizar el desarrollo del potencial del trabajador. Estimando con gran precisión en qué competencias va a destacar cada candidato.

La comunicación entre tus reclutadores y candidatos es cuestionable

El 35% de los candidatos considera inaceptable que las empresas hagan ghosting, sin embargo, el 36% de ellos no recibe ningún mensaje por parte de la compañía que decide rechazarlos.

Las estadísticas hablan por sí solas: la falta de comunicación incide muy negativamente sobre la experiencia del candidato y termina dañando tu imagen de marca. Sin embargo, ningún reclutador tiene el tiempo para enviar un correo personalizado a cada persona que se apunte sus ofertas de trabajo.

Adoptando un software ATS, podrás automatizar la comunicación y así:

• Informar a los candidatos sobre sobre el proceso de selección que les espera (cómo serán las entrevistas, cuántas habrá, cuándo se realizarán, etc.). Esto mejorará la candidate experience y reducirá las tasas de abandono durante el proceso de reclutamiento y selección.
• Notificar al candidato sobre el estado de su candidatura.
• Dar tu feedback y explicar a los candidatos rechazados el motivo de su descarte.

Si quieres comprobar de primera mano cómo sería este proceso de comunicación de los sistemas ATS hemos creado un pack de 14 cartas de Recursos Humanos para optimizar la comunicación con el aspirante en cada contratación.

Si rellenas el formulario te la enviaremos al correo de forma totalmente gratuita. ¡Cuida a tus trabajadores!

No mides, ni mejoras. Un ATS te permite hacerlo

Si publicas la misma oferta en multitud de canales, más candidatos llegarán a conocerla y a apuntarse a ella. Sin embargo, no todos los candidatos serán adecuados para el puesto ofertado.

Para que puedas entender hacia dónde merece más la pena que dirijas tus esfuerzos -y tu dinero, ya que muchos reclutadores utilizan canales de empleo de pago- necesitas ante todo una herramienta que te permita individuar cuáles son las fuentes de reclutamiento que rinden mejor.

Entre las funcionalidades de los sistemas ATS, destaca precisamente la posibilidad de recolectar data y generar informes sobre:

• El número de candidatos que has recibido de cada portal.
• Cuántos de ellos han pasado por cada fase de tu proceso de selección.
• El índice de calidad del candidato para cada fuente de reclutamiento que estés utilizando.

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También son recomendable los sistemas ATS si…

Te enfrentas a picos de contratación estacional

Gestionar los picos de contratación estacional no es algo sencillo. Implica la necesidad de gestionar un alto volumen de ofertas y de candidaturas. De cribar rápidamente, de gestionar a muchas personas en muy poco tiempo. Esto ocurre de manera más acusada en el sector Horeca y en Retail, como en el caso Telepizza.