Muchos departamentos de Recursos Humanos se enfrentan cada mes al reto de gestionar los gastos de una empresa asociados a sus empleados. Esto incluye el salario en especies —viajes, dietas, kilometraje y otros gastos necesarios para el desempeño de su trabajo—. La gestión de gastos de una empresa de manera eficiente es crucial no solo para mantener los costes bajo control y maximizar los beneficios, sino que también para aumentar la productividad de todas las partes.
En los últimos años, los software relacionados con el control de gastos de una empresa están facilitando la tarea enormemente, aunque todavía son muchas las compañías que siguen apostando por la típicas plantillas de Excel y la recopilación de tickets en formato papel. Aunque los métodos tradicionales continúan siendo válidos, generan muchos errores y no son tan efectivos como los digitales.
Tabla de contenidos
¿Qué es la gestión de gastos de una empresa?
Podemos definir la gestión de gastos de una empresa como la tarea de planificar, controlar y optimizar las notas de gastos generadas por la actividad de los empleados en una compañía. Estos gastos están derivados de la actividad de los profesionales y está normalmente asociada a tareas que deben realizar más allá de la oficina.
Los gastos de una empresa generados por los empleados deben ser contabilizados de manera eficiente y precisa, pues un descontrol generalizado podría provocar fuertes desajustes financieros, incertidumbre e incluso malestar entre los empleados.
Para ello, es importante tener bajo control los gastos de los empleados, así como elaborar una política de gastos de empresa que permita facilitar su solicitud, respuesta y pago.
¿Qué tipos de gastos de empresa existen?
Para realizar una buena gestión de gastos de una empresa, desde el departamento de RR. HH. se deben categorizarse de la manera más fidedigna posible. Aunque no siempre es fácil por la gran variedad de situaciones que pueden darse, sí que podemos identificar varios grupos generales que pueden ayudarnos a realizar una gestión más eficiente.
Gastos fijos
Son aquellos gastos que están asociados de manera fija y recurrente a la nómina de los empleados. Por ejemplo, facturas recurrentes de un empleado que se repitan a lo largo del tiempo —teléfono móvil, renting— o acordar una retribución fija para el alojamiento durante el tiempo que dure un proyecto de obra.
Se trata de un tipo de salario en especie que los empleados reciben de manera fija todos los meses. El control de gastos fijos es bastante sencillo, pues no tienden a cambiar en un largo periodo de tiempo.
Gastos variables
Los gastos variables son aquellos que no están relacionados de manera fija con la nómina y pueden variar en función de diferentes factores, como por ejemplo la cantidad de reuniones o viajes realizados por trabajo (dietas, alojamientos eventuales, combustibles, taxis, reembolso de material para la empresa…).
Es decir, puede haber meses en los que no se refleje ningún tipo de gasto para un empleado en concreto que en meses anteriores sí los ha reflejado. El control de gastos variables tiene una complejidad mucho mayor, sobre todo cuando hablamos de empresas medianas y grandes, pues el volumen de estos puede aumentar considerablemente en ciertos momentos del año.
Asimismo, el control de gastos variable de una empresa incluye una tarea adicional más allá de la contabilidad pura. Se trata del flujo de trabajo asociado a la aprobación y el reembolso de gastos. En este caso, es recomendable que la empresa establezca unos canales de comunicación eficientes y claros, de manera que se minimice el tiempo dedicado a gestionar los gastos.
Ventajas de disponer de una gestión y control de gastos eficiente
No cabe duda de que una gestión de gastos de empresa eficiente permite ahorrar tiempo y dinero. Gestionar los gastos asociados a los empleados puede ser un proceso muy costoso, tanto en términos de tiempo como en términos económicos, si no se cuenta con una estructura y un flujo de trabajo eficiente.
- Productividad: disponer de un sistema eficiente de control de gastos permite optimizar el tiempo dedicado a esta tarea, de manera que se pueda dedicar más tiempo a otras tareas más interesantes.
- Ahorro de costes: un control eficiente de los gastos permite reducir los costes innecesarios y ahorrar dinero.
- Acelera el flujo de aprobación de gastos: si disponemos de una política de gastos de empresa bien definida, la aprobación de gastos variables se realizará de una forma más rápida.
- Reduce los errores: un control de gastos eficiente permite minimizar los errores y, por tanto, evitar problemas, ya sea una contabilidad deficiente o reembolsos que no se realizan y provocan el descontento de los empleados.
- Automatización de procesos: si utilizamos un software de gestión de gastos de una empresa, podremos automatizar con workflows ciertas tareas, como por ejemplo la comunicación de aprobaciones o denegaciones.
- Independencia del empleado: los empleados pueden introducir sus gastos y adjuntar los tickets asociados de manera digital a través del portal del empleado o una app móvil. Los gastos se registran automáticamente sin necesidad de que un empleado de RR. HH. tenga que hacerlo.
- Motivación: unos procesos eficientes y una buena comunicación interna son fundamentales para que los empleados estén motivados y no sientan frustración por una mala gestión.
A su vez, una funcionalidad muy valorada por nuestros clientes es que los gastos pueden ir firmados, lo que garantiza que no hay modificaciones de los mismos a posteriori y cumplen con los requisitos de factura electrónica, lo que evitaría tener que conservar los tickets de cara a posteriores inspecciones.
¿Cómo mejorar la gestión de gastos de una empresa?
Como puedes ver, mejorar el control de los gastos de una empresa asociados a los empleados ofrece un gran número de ventajas para todas las partes. Son muchas las maneras que las empresas pueden aumentar su control de gastos, y es que además, se tratan de soluciones que cualquier tipo de organización puede implementar.
1. Digitalización del control de gastos
Pocas empresas son las que quedan que siguen realizando su contabilidad de forma manual, con papel y boli, a la vieja usanza. Sin embargo, sí son muchas las pymes y pequeños negocios que siguen teniendo una gestión y control de gastos corporativos poco eficiente, a pesar de que emplean herramientas digitales como Excel o Gmail. En estos casos, el margen de error es amplio, y cuanto mayor sea la actividad asociada y el número de empleados y gastos asociados, más aumentará este margen.
Aquí hablamos de pasar al siguiente nivel, empleando un software de gestión de gastos de empleados. Este tipo de programas permiten varias cosas:
- Por un lado, además de tener un mayor control y reducir notablemente el margen de error, los empleados de Recursos Humanos aumentarán su productividad y les será más fácil aprobar las peticiones de gastos.
- Por otro lado, también se facilitará la petición y creación de gastos a los empleados.
2. Crear una política de gastos de empresa
Además de disponer de un control de gastos eficiente, también es muy importante establecer una política de gastos de empresa que permita dar sentido a este control. En ella se debe especificar quién puede gastar, qué, cuándo, cómo y con qué finalidad. Y el objetivo no es otro que el de asegurarse de que los gastos están siendo utilizados de la manera más eficiente posible, y no se está incurriendo en gastos innecesarios o improductivos.
La creación de una política de gastos también será útil para que los empleados sepan exactamente qué pueden hacer y qué no pueden hacer, de manera que se eviten problemas en el futuro. En este sentido, una solución de gestión de gastos también nos puede ayudar, ya que a partir de los datos recopilados podemos detectar problemas para mejorar nuestra política.
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3. Implementar un sistema de aprobación de gastos
Otro aspecto importante a tener en cuenta es el sistema de aprobación de gastos. Esto es especialmente importante si los gastos son realizados por varias personas, y, más aún, en el caso de las grandes empresas, dónde pueden existir cientos o incluso miles de empleados.
Implementar un sistema de aprobación de gastos permite establecer una cadena de responsabilidad clara, y también facilita la comunicación entre los diferentes departamentos. De esta forma, se evitan problemas futuros y se mejora la eficiencia general de la empresa. De nuevo la gestión de gastos en la nube nos puede ayudar a que la comunicación entre empleados, RR. HH. y responsables sea mucho más fluida.
4. Gestión de gastos por categorías
Una buena gestión de gastos también implica una gestión de gastos por categorías. Es decir, identificar y clasificar los gastos en función de su naturaleza. Esto es especialmente útil para analizar después los datos e identificar mejoras o incluso problemas en la empresa. Algunas de las categorías más utilizadas suelen ser:
- Implementar una política de viajes
- Hospedaje
- Gastos de kilometraje
- Formación
- Dietas
- Representación
Si utilizamos un software de gestión de gastos profesional como el de Bizneo HR, categorizar los gastos nos resultará mucho más sencillo y práctico. Además, podremos elaborar informes de gastos de una manera más rápida y sencilla, con el objetivo de detectar en qué categorías se está gastando más e implementar soluciones para reducirlos.
5. Elaboración de informes de gastos
Como hemos comentado, una gestión de gastos eficiente implica la elaboración de informes periódicos. Estos informes son especialmente útiles para detectar problemas y también para analizar las tendencias de gasto de la empresa. De esta forma, podremos identificar si se está gastando más o menos en determinadas categorías, y así tomar medidas para mejorar la gestión de gastos.
Por ejemplo, si vemos que en un determinado mes se ha gastado más dinero en dietas y kilometraje, podremos analizar qué ha ocurrido para tomar medidas correctivas. De nuevo, un software de gestión de gastos nos será de gran ayuda para elaborar estos informes, ya que recopilar y analizar los datos nos resultará mucho más sencillo.
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