La gestión de nóminas es una tarea que debe llevarse al día y con la transparencia adecuada. Pese a su naturaleza rutinaria y esencial, consiste en un actividad laboriosa y que requiere del manejo de una amplia serie de datos. Además, cada empleado está sujeto a una situación específica, la cual se manifiesta según su contrato de trabajo y sus obligaciones fiscales.
Por el lado de la empresa, esta también está sujeta a una fiscalidad determinada, las cotizaciones de la Seguridad Social y debe cumplir con diferentes leyes. Así, confeccionar y entregar las nóminas de una plantilla puede convertirse en una tarea compleja, en especial si no se cuenta con las herramientas adecuadas.
Ante esta realidad, conviene llevar un control de nómina escrupuloso, que pasa necesariamente por conocer cómo efectuar una buena gestión facilitada por un software de gestión de nóminas. A continuación, abordamos este tema en detalle.
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¿Qué es la gestión de nóminas?
Lo primero es diferenciar entre creación y gestión de nóminas. De la creación de la nómina en sí de cada empleado se encarga una asesoría o gestoría, es posible que junto a un proveedor de nómina, ya que este documento debe cumplir con la legalidad y hay que efectuar las tramitaciones correspondientes para transmitir los datos a los organismos oficiales (SEPE, Seguridad Social, Hacienda…).
El departamento de RR. HH. se encarga tanto de la preparatoria de la nómina como de recopilar las incidencias y cambios para las próximas nóminas y, también, de almacenar y redistribuir la nómina tanto a empleados como a la propia asesoría – gestoría. Ese proceso es la gestión de nóminas desde Recursos Humanos.
Es decir, la gestión de nóminas desde RR. HH. trata de automatizar la gestión de los sueldos a través de la recopilación de todos los datos del empleado relacionados con su trabajo para retribuirle y pagar los impuestos correctamente:
- Asistencia y horas extra
- Vacaciones y ausencias
- salario base y complementos salariales
- deducciones, retenciones o cotizaciones
La norma actual que rige el modelo de nómina en España es la Orden ESS/2098/2014, que modifica a la Orden de 27 de diciembre de 1994 que aprueba el modelo de recibo individual de salarios. Esta incluye el formato y la normativa fiscal, laboral y de la Seguridad Social que debe cumplirse. Para no equivocarse en la confección del documento, los profesionales encargados necesitan conocimientos de contabilidad, derecho laboral o tributario.
Además, una correcta gestión permite a la empresa determinar cuánto gasta en personal o las bajas que se han producido, ya sean por enfermedad, accidente o evaluar los tipos de despido que se han producido. Por tanto, es una actividad que debe realizarse con el debido cuidado y transparencia para no incurrir en errores.
La gestión de nóminas y Recursos Humanos, ¿qué tareas engloba?
La gestión de nóminas y los Recursos Humanos van de la mano, además de ser un proceso relevante con un fuerte impacto en los empleados y la empresa. Las tareas a realizar varían de una compañía a otra según su tipo, la modalidad de los contratos que usa o la forma en la que remunera. Todo ello hace que la administración de sueldos y salarios llegue a ser difícil, en especial si la rotación del personal es alta por el incremento de cambios que supone o si la plantilla es grande.
Dependerá del tamaño de la empresa o la cantidad de departamentos que disponga, si la elaboración de la nómina la centraliza Recursos Humanos o lo externaliza en asesoría – gestoría (a modo de outsourcing de nóminas) que incluso cuente con un proveedor tecnológico de nóminas.
La creación es la tarea más importante y debe seguir un formato muy específico, del cual se hablará más adelante. El documento tiene que reflejar el caso particular de cada empleado de manera individualizada, ya que la situación de cada uno es muy específica. Por ejemplo, la antigüedad variará según el caso, así como los días trabajados o el tipo de contrato suscrito.
También es necesario efectuar una serie de cálculos para fijar la retribución y que afectan a la cuantía final. Es preciso determinar las contribuciones, el cálculo de horas extra, las vacaciones, si se han concedido determinados pagos, por ejemplo en especie, y aplicar la retención adecuada según el tramo del IRPF de cada empleado.
Junto a estas actividades, la creación de informes para uso por parte de la empresa, declaraciones de las cotizaciones de la Seguridad Social y de retenciones del IRPF son otras acciones que es necesario llevar con la debida diligencia. Cada una requiere de un modelo específico y de respetar unos tiempos concretos.
Al final, tras todo este proceso de nómina, se incluye el envío del documento final a cada miembro de la plantilla y efectuar el pago estipulado. Este debe revisarse y corregirse para evitar errores, los cuales pueden conducir tanto a sanciones administrativas como penales. Un fallo que llega a ser común es no respetar la fecha límite del pago de la nómina.
Los 10 conceptos de contabilidad que conocer para la gestión de nóminas
A la hora de efectuar la administración de una nómina, es necesario poseer conocimientos de contabilidad. De esta forma, los responsables de esta tarea estarán familiarizados con una serie de conceptos claves, sin los cuales no podrían cumplimentar el documento de manera adecuada. Estos son los más importantes.
- Cotizaciones a la Seguridad Social. Es la cuota que la empresa y el empleado deben pagar al Estado como aportación. Se corresponde con un porcentaje del sueldo del trabajador.
- Deducciones. Se trata de cantidades de dinero que, por diferentes conceptos, se restan a los devengos salariales. Es posible encontrar pagos a la Seguridad Social o el IRPF que recibe la Agencia Tributaria de forma adelantada.
- Complementos del salario. En función del trabajo realizado, se puede añadir una parte de la retribución según el caso de cada empleado y los resultados de la empresa. Suelen determinarse por convenio colectivo y engloban la antigüedad, las pagas extraordinarias, incentivos o primas por producción, entre otras.
- Gratificaciones extraordinarias. Conocidas de manera coloquial como pagas extra, representan un derecho de los trabajadores. Se ofrecen dos al año, una durante la Navidad y otra en función de lo estipulado por convenio o lo pactado con entre el empresario y el representante de los empleados.
- Periodo de devengo. Termino contable que hace referencia a la obligación de pago que surge entre el trabajador y su empleador. Además, es el momento en el que nace el deber de efectuar el pago, aunque este no se vaya a ejecutar de inmediato.
- Periodo de liquidación. Engloba los días en los que se retribuirá la nómina, es decir, el plazo en el que se debe llevar a cabo el pago devengado. Por regla general, el cobro es a mes vencido.
- Horas extraordinarias. Son aquellas que se cumplen más allá de la duración establecida de la jornada laboral. Su cuantía se fija por contrato o convenio y es preciso reflejarlas de manera adecuada en la nómina.
- Retenciones. Es la cantidad de dinero que el empleador debe descontar de la nómica para hacer frente al IRPF y que se pagan de manera mensual.
- Salario base. Consiste en la retribución fija que se paga al trabajador por unidad de tiempo trabajada. Esta puede ser de días, semanas o meses. La cantidad se determina o bien por convenio o por contrato individual y puede incluir diferentes complementos.
- Percepciones salariales y extrasalariales. Las primeras comprenden el salario base y sirven para retribuir tanto el trabajo efectivo como los descansos computables. Por el otro lado, las segundas engloban las cobros que no entran dentro del salario. Se incluyen indemnizaciones, prestaciones o despidos.
Todo sobre el proceso de prenómina.
Partes esenciales de una nómina
Una correcta gestión de nóminas no es posible sin conocer sus partes. Al fin y al cabo, el documento encierra información importante para el empleado, el cual debe poder comprobar todos los conceptos aplicables al dinero que cobra por trabajar.
Datos de la empresa
Para llevar a cabo un buen manejo de la nómina y que esta sea legal, es imprescindible identificar a la empresa. Aparecerán los siguientes datos: nombre o razón social (tiene que ser la denominación legal, no una marca o designación comercial), domicilio, código de identificación fiscal y el número de cuenta de cotización a la Seguridad Social.
Identificación del trabajador
Es el apartado en el que aparecen los datos del empleado. Estos son: nombre y apellidos, el número del DNI si es un trabajador español o el NIE para el resto de casos. También aparecerá el número de afiliación a la seguridad social, cada ciudadano tiene uno propio y hay que solicitarlo antes de iniciar su primera actividad laboral.
Junto a estos datos, la nómina mostrará la fecha de alta de la relación laboral con la empresa y la de antigüedad, que no tienen por qué coincidir. Puede darse, por ejemplo, que la compañía asumiera personal de otra y se mantuviera el reconocimiento de los años ya trabajados.
Por último, es necesario indicar la categoría profesional del empleado, ya que determina el grupo de cotización al que pertenece. En este apartado se indica la cualificación y formación requerida para el puesto.
Periodo de liquidación y devengos
En el periodo de devengo o liquidación, se muestran las fechas en las que se va a retribuir el salario. La información se ofrece en meses naturales y es normal que se indique desde el primero al último día de mes. La excepción reside en casos en los que un nuevo trabajador se incorpora ya empezado el mes natural o en caso de despido.
Los devengos, por su lado, es el apartado que engloba las cantidades que el trabajador recibirá. Por tanto, es necesario indicar el salario base, las pagas extraordinarias, el salario en especie si existiera, cualquier otro complemento salarial, percepción, indemnización laboral o prestación. Los datos se mostrarán de manera desglosada y clara.
Cuál es la mejor manera de externalizar la nómina
Deducciones a aplicar
El apartado tiene como finalidad indicar las cantidades que se descuentan del salario bruto, que aparece en el devengo. Las más frecuentes son las cotizaciones a la Seguridad Social y las retenciones del IRPF. No obstante, según la circunstancia del trabajador pueden aparecer anticipos, embargos o pagos recibidos en especie.
Líquido a percibir
Se trata de la diferencia entre el total devengado y las deducciones. Corresponde al salario líquido o neto que el trabajador va a recibir por su labor. Es uno de los datos más importantes y que debe calcularse de manera escrupulosa para evitar errores, algo que es posible simplificar con un gestor de nóminas.
Bases de cotización e IRPF
Por último, es obligatorio que al pie de la nómina aparezca la cotización de la empresa y del trabajador. Se detallan varias bases. La primera es la de por contingencias comunes, que muestra la remuneración mensual; le sigue la de contingencias profesionales y conceptos de recaudación conjunta, en la que se recoge la aportación mensual en materia de formación profesional o desempleo.
Junto a las dos mencionadas, sigue la base de cotización adicional por horas extra y la cantidad sujeta a la retención del IRPF, que es el salario.
¿Cómo ayuda un software de Recursos Humanos a automatizar la gestión de nóminas?
Dada la complejidad inherente a la gestión de nóminas, es esencial automatizar todo el proceso en la medida de lo posible. A día de hoy, no es práctico llevar a cabo la confección de manera manual o empleado diferentes programas ofimáticos. De actuar de este modo, se estaría malgastando tiempo dada la cantidad de datos a tener en cuenta. No solo hay que prestar atención a cada salario base, sino que hay que aplicar retenciones o gratificaciones específicas.
Ante esta realidad y dado lo comentado al principio, que hay que diferenciar entre creación en sí de la nómina que recibe el trabajador (proveedor de nómina) vs la prenómina + su posterior gestión, distribución y almacenamiento, lo mejor es contar con una solución de gestión de nómina integrado en una suite de RR. HH., que integre y solucione todos las etapas y procesos desde una única plataforma.
Etapas en la gestión de nómina que se automatizan con una tecnología de RR. HH.
El módulo de gestión de nómina del software de Recursos Humanos de Bizneo HR se integra con otros proveedores de nómina a los que tienen acceso las gestorías – asesorías para cubrir todas las fases del proceso.
- Prenómina y recopilación de cambios y datos necesarios para elaborar la nómina (desde el módulo de incidencias de nóminas de Bizneo HR)
- Envío y comunicación de la información al proveedor de nómina + asesorías/gestorías
- Una vez elaborada la nómina, se digitaliza y se incorpora al gestor documental de Bizneo HR
- Durante estas etapas, hay notificaciones, avisos y sincronizaciones para garantizar la correcta creación, gestión, entrega y acceso a la nómina
Y es que, cada módulo se conecta con el proveedor de nómina/asesoría-gestoría para facilitar y/o exportar todos los datos necesarios para la prenómina.
- Base de datos del empleado. Aquí aparecen datos que luego se emplean en la prenómina. Salario (bruto – neto), tipo de contrato y jornada, complementos salariales o seguros.
- Control Horario y turnos: bolsa de horas y horas extra + arrastre de saldos y penalización de nómina + complementos salariales (turnicidad, nocturnidad, festivos, disponibilidad/guardias…)
- Vacaciones y ausencias: días libres y usados por ejemplo para cierre de finiquito, deuda de vacaciones anual, permisos laborales retribuidos…)
- Evaluación del desempeño para medir qué trabajadores merecen incentivos o complementos salariales
- Gestión de gastos y dietas: se recopilan los gastos de los trabajadores que se deben abonar con la nómina.
- Gestión documental: repositorio/almacenar nóminas para su visualización/descarga y permisos de acceso de quién puede ver esos documentos privados.
Sin olvidar otros módulos que facilitan y perfeccionan el proceso:
- Workflows: Notificaciones, avisos y sincronización para que se conecten todos los módulos y no haya errores/olvidos al preparar o pagar la nómina.
- Reclutamiento: Gracias al CRM de reclutamiento se aprovechan todos los datos recogidos durante la contratación para volcarlos y aprovecharlos en la ficha del empleado.
- Informes: Histórico de incidencias y cambios en los contratos y nóminas de empleados.
Gracias a esta solución integral de nóminas & Recursos Humanos, la empresa dará un salto de gigante en su proceso de digitalización en la gestión de nóminas y optimizará con sencillez el trabajo del departamento, que podrá centrarse en lo que de verdad importa: encontrar y desarrollar el talento diferencial.
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