Flujograma de reclutamiento y selección de personal | Qué es y pasos

Un flujograma de los procesos de reclutamiento y selección de personal es una herramienta que no se debería subestimar. Cuando se trata de adquirir el talento diferencial, es necesario perfeccionar al máximo el procedimiento para encontrarlo. Algo que puede lograrse entendiendo a fondo el diagrama y visualizando su desarrollo.

Precisamente, el flujograma de una contratación muestra las relaciones entre cada paso y las consecuencias que genera. De esta forma, seguir el proceso de reclutamiento y selección se simplifica, al igual que comprobar si alguna parte falla o si se adapta a lo que la empresa busca. Por tanto, conviene descubrir cómo aprovecharlo al máximo.

A lo largo de esta entrada, explicamos en qué consiste el diagrama de flujo de reclutamiento y selección de personal, los pasos para diseñarlo y cómo puede potenciarlo un software de reclutamiento y selección.

¿Qué es un flujograma de los procesos de reclutamiento y selección de personal?

El flujograma de procesos de reclutamiento y selección de personal es una herramienta gráfica que muestra los pasos que se llevarán a cabo durante el procedimiento. Actúa como una guía para los miembros del departamento de Recursos Humanos, ya que se establecen las relaciones entre cada fase y qué consecuencias conllevan para el candidato.

Contribuye a aumentar el control del proceso al conocer su progreso completo y pormenorizado, al tiempo que lo optimiza y lo hace más efectivo. Al mostrar cada etapa en el diagrama de flujo de reclutamiento y selección de personal, es sencillo entender su funcionamiento y ver posibles errores. Quizás una de ellas es redundante, se salta de manera continua o no está cumpliendo con las expectativas.

Además, no deja lugar a dudas sobre cómo ejecutar el proceso, algo que lo convierte en predecible e intuitivo. Es por esto que se toma como una guía, que puede mejorarse en el futuro o adaptarse según lo necesite la empresa.

¿Es tan importante el diagrama de flujo de reclutamiento y selección de personal?

El diagrama de flujo de reclutamiento y selección de personal no es obligatorio, pero sí muy recomendable. Al mostrar visualmente las relaciones entre las fases del proceso, este deja de resultar abstracto.

Es, por tanto, un gran aliado para el equipo de Recursos Humanos, que podrá cumplir con su cometido de forma más efectiva. Pero esta no es la única razón para implementarlo, hay más:

• Se observa en qué fases se ha agilizado el proceso o en cuál se ha estado más etapa para conseguir avanzar a los candidatos (reclutamiento, criba, entrevista, pruebas de aptitudes).
• Analiza el rendimiento de los reclutadores
• Aporta información útil para la mejora del funcionamiento del departamento de RR.HH y su gestión del talento. 
• Facilita compartir y mostrar el proceso de reclutamiento a otros departamentos, encargados de grupo o a la dirección de la empresa. También mejora la gestión de equipos.
• Permite analizar el proceso y entender qué problemas u obstáculos existen en su desarrollo.
• Se mejora tanto del trabajo del equipo de Recursos Humanos como el uso de sus recursos que tienen asignados.
• El flujograma de procesos de reclutamiento y selección de personal es herramienta intuitiva, fácil de comprender y adaptar a la realidad de la compañía y sus necesidades de personal.

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¿Cuáles son las fases del flujograma de reclutamiento de reclutamiento y selección?

• Preselección y descripción del puesto: Elegir el perfil a incorporar. Habilidades, aptitudes, responsabilidades, experiencia o tareas a cubrir.
• Publicación de la oferta: Plasmar en un anuncio todos los requisitos que necesitamos para cubrir el cargo o puesto a reclutar.
• Recopilación y criba curricular: En este caso, lo mejor es contar con un sistema automatizado para incluir los CVs en una base de datos de candidatos y filtrar con las condiciones que hayamos elegido. Así solo pasarán a las siguientes fases los que encajan con las características del puesto.
• Pruebas de selección: Muchas empresas realizan pruebas psicométricas o psicotécnicas para saber la inteligencia, aspectos de su personalidad, cómo se relaciona con las personas o si realmente tiene una habilidad profesional muy técnica y específica.
• Entrevista de selección: En este caso nos reunimos (ya sea de forma presencial o por videoentrevista) con el candidato que ya ha pasado las fases previas y tratamos de analizar si realmente cumple con las exigencias del puesto y cómo es a nivel personal.
• Dinámicas de selección de personal: ya sea hacer acciones en grupo para ver cómo son sus roles, cómo reaccionan a una situación particular o se relacionan con otros candidatos.
• Análisis y elección final: aquí ya aparecería el flujo final de la contratación. Lo ideal es contar con informes de reclutamiento y selección para tomar la decisión adecuada con datos objetivos sobre cómo ha ido cada etapa, la recopilación de toda la info de los candidatos que han llegado a las últimas fases o el rendimiento de cada reclutador.

Pasos para diseñar un flujograma de reclutamiento y selección funcional

A la hora de diseñar un diagrama de flujo de reclutamiento y selección de personal, hay que seguir una serie de pasos. Se trata de actuar de una manera ordenada que permita confeccionar un esquema funcional, lógico y que sea sencillo de comprender. El objetivo final es que los reclutadores lo entiendan con facilidad, así como poder compartirlo con otros departamentos o la dirección. Estos son los pasos a seguir.

Determinar las fases del flujograma de reclutamiento y selección

El flujograma del proceso de reclutamiento y selección tiene que incorporar todas las fases involucradas. Se detallará qué objetivos persiguen, su importancia respecto a las demás o las personas que participan en su desarrollo. De esta forma, se establece la información necesaria para entender el funcionamiento y qué pasos hay que seguir.

Además, es posible crear varios diagramas con los flujos de reclutamiento y selección, uno por cada puesto de trabajo o uno general. En caso de optar por este último, conviene dotarlo de flexibilidad para adaptarlo en función de la necesidad.

Ordenar el diagrama de reclutamiento y selección

El orden de las actividades es cronológico, es decir, las primeras son aquellas relacionadas con el flujo de reclutamiento o inicio del proceso (preselección, reclutamiento de CVs con la publicación de ofertas) y las últimas, flujograma de selección o contratación las que lo cierran (criba, filtros, pruebas o elección del candidato a incorporar).

Por ejemplo, no tendría sentido colocar al principio una entrevista por competencias y al final la recepción de currículos. En este caso, el diagrama de reclutamiento y selección de personal no resultaría útil al carecer de lógica.

También hay que tener en cuenta que el proceso puede incluir entradas y salidas en su parte media. Algunas fases llevarán al descarte de candidatos antes de llegar a la contratación, por ejemplo. Pero otras quizás permitan incorporaciones o repescas, algo que depende de la empresa y las decisiones del departamento de Recursos Humanos.

Relacionar las fases

Las fases se relacionan las unas con la otras de manera causal, lo que implica que una conduce a otra. Para establecer las relaciones, basta con marcarlas con flechas que indiquen la dirección a seguir. Así, de un solo vistazo, cualquier reclutador entenderá cómo debe actuar según el momento en el que se encuentre.

Cabe recordar que algunas fases del diagrama de reclutamiento y selección supondrán avances y retrocesos. Por ejemplo, un candidato puede haber superado las pruebas psicotécnicas y de capacidad, pero los reclutadores no consideran que deba pasar el corte final por cómo se dio la entrevista de selección. Por tanto, quedaría rechazado y no llegaría a formalizar el contrato.

Revisión constante del flujograma de reclutamiento y selección

El flujograma de reclutamiento y selección de personal tiene que estar sujeto a revisiones. Esto se debe a que el proceso puede cambiar, ya sea para un puesto concreto o en términos generales. Las necesidades de la empresa van evolucionando, aparecen nuevos tipos de reclutamiento y el diagrama no es perfecto, por lo que siempre es posible optimizarlo.

Las tendencias en cuanto a Recursos Humanos van cambiando, y hay que adaptarse para no perder competitividad. Optimizar el reclutamiento y sus diferentes fases es esencial, ya que es la manera en la que se obtiene el talento que se necesita.

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Cómo mejorar un flujograma de reclutamiento y selección

Como se ha visto, elaborar un flujograma de los procesos de reclutamiento y selección de personal es recomendable. Con su ayuda, se controlan las diferentes fases del procedimiento, sus resultados y relaciones entre sí. Pero no es razonable confeccionarlo a mano y distribuirlo mediante fotocopias o hacerlo con un excel o algún procedimiento informático anticuado.

Con la ayuda de la tecnología de un software de reclutamiento y selección, es posible crear un diagrama adaptado a la empresa. Cualquiera de las fases puede personalizarse en detalle, al igual que sus relaciones o sus responsables. Además, se nutre de la base de datos que utiliza el programa, lo que contribuye a acelerar su elaboración y evita tener que introducir información nueva.

También facilita su distribución entre los miembros del departamento, quienes tendrán acceso completo a través del ATS. De este modo, se automatiza el diagrama de contratación hasta tomar la decisión, se reducen los errores humanos y es posible crear un flujograma de todo el proceso de reclutamiento y selección de personal más flexible.