Criba curricular: qué es y cómo llevarla a cabo con éxito

Una de las etapas clave en el proceso de contratación de personal de un departamento de Recursos Humanos es el de la selección de personal. Un punto en el que se escoge a muchos candidatos pero en el que también se descarta a muchos; y en el que realizar una criba curricular adecuada con un software de reclutamiento y selección resulta fundamental.

Qué es la criba curricular

El término criba curricular hace referencia a aquella etapa del proceso de selección en la que los reclutadores revisan los currículums que han ido recibiendo y seleccionan a los candidatos que mejor se adaptan a los requisitos de la oferta de empleo y valores de la empresa. El objetivo de este ejercicio de descarte es por tanto doble:

1. Reducir el número de candidatos que los seleccionadores deberán entrevistar telefónicamente y/o personalmente.
2. Quedarse solamente con aquellos postulantes que cuentan con las características adecuadas para desempeñar de forma óptima el puesto ofertado.

Cómo hacer una criba curricular

Si bien los objetivos fundamentales de una buena criba de currículums no varían nunca, su ejecución puede llevarse a cabo de dos maneras, en función de las exigencias de cada empresa:

Criba curricular manual

El proceso de criba curricular manual se lleva a cabo en el siguiente orden: primero, los seleccionadores publican una oferta de trabajo en alguno de los portales de empleo o redes sociales profesionales que existen en la red. A continuación, reciben los currículos correspondientes y los revisan uno por uno.

Aunque este es el método más tradicional y a pesar de que muchas empresas todavía utilizan, la lectura individual de cada currículum requiere mucho más tiempo y esfuerzo que otros métodos de filtrado más recientes y automatizados.

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Criba curricular a través de un ATS

La criba curricular a través de un ATS ocurre cuando los seleccionadores confían en un programa informático para optimizar la búsqueda de candidatos.

Un ATS (Applicant Tracking System) permite seleccionar los CV que llegan a la empresa según una serie de palabras clave que, con anterioridad, han sido fijadas en base a las exigencias de la compañía.

Esto permite hacer frente con gran rapidez a procesos de selección incluso masivos.

Razones para usar un Software ATS en la criba curricular

Las ventajas de implementar un software de selección para la criba curricular son numerosas. Veamos las 5 principales:

1. Correcta gestión de un número abultado de currículums: podrás procesar fácilmente grandes cantidades de CV sin que esto absorba por completo el tiempo de tu departamento de RR. HH. Los ATS permiten incluir filtros, killer questions y otros parámetros de descarte automático.
2. Mejores candidatos: preseleccionarás a candidatos más adecuados, con lo cual no perderás el tiempo en entrevistas presenciales improductivas.
3. Ahorro de tiempo y dinero: seleccionar a los mejores candidatos te permitirá evitar las malas contrataciones y, por consiguiente, ahorrar tiempo y dinero. Además, los filtros y las keywords te permitirán encontrar lo que buscas en pocos segundos, sin necesidad de leer centenares de CV.
4. Unificar candidaturas: permite unificar candidaturas, es decir, acaba con los currículos duplicados para un mismo proceso de selección, con independencia de la fuente de reclutamiento que el candidato haya usado.
5. Comunicarte con tu equipo: permite dejar comentarios para agilizar la criba curricular y mejorar la comunicación con el resto de reclutadores.

Nuestro software integra una solución que criba y selecciona automáticamente a los mejores candidatos en función de cómo encajan con la descripción de la vacante.

Así, a través de pruebas y tests psicométricos se podrá analizar en qué competencias encaja más y sobre todo en cuáles de las marcadas como «claves» para el puesto cumple con el ajuste establecido.

Es decir, un aspirante puede tener una mala nota en alguna competencia y aun así ser el más preparado para el puesto ya que sobresale en las que sí se necesitan.

Esta herramienta tiene una gran fiabilidad a la hora de analizar el desarrollo del potencial del trabajador. Estimando con gran precisión en qué competencias va a destacar cada candidato.

Independientemente del método que escojamos para realizar la criba curricular, existen algunas herramientas clave. Estas son las killer questions, el análisis del currículum, y el análisis de la carta de presentación. Las entrevistas telefónicas y las pruebas grafológicas, por su parte, también pueden ayudar.

12 formas de agilizar tu criba curricular

Filtra por situación del candidato

Segúnlo que busque la compañía, podemos utilizar nuestro ATS para iniciar una criba curricular en base a la situación actual del candidato, es decir, podemos seleccionar automáticamente aquellos candidatos que estén en paro, en activo o estudiando.

De esta forma, podemos descartar a los candidatos que no cumplan con el requisito en concreto de situación que nosotros establezcamos.

Busca tareas y funciones

Los parámetros que fijaremos para llevar a cabo la criba curricular estarán relacionados con el sector en el que se desarrolle la actividad de nuestra empresa. 

Dos ejemplos

• 1. Por ejemplo, si nos encontramos en una compañía textil buscaremos habilidades concretas enfocadas a nuestra actividad como, por ejemplo, conocimientos en corte y confección.
• 2. Ahora bien, si por ejemplo nuestra empresa se enmarca en el sector tecnológico, podemos establecer un filtro para la primera criba curricular que descarte a aquellos candidatos que no tengan conocimientos en programación.

Identifica las habilidades y competencias técnicas de tus candidatos rápidamente

En determinados campos, las habilidades técnicas son decisivas para poder determinar si un candidato es el apropiado para unirse a nuestra compañía. 

Así, las empresas relacionadas con la tecnología, la comunicación digital, el marketing o la comunicación audiovisual pueden utilizar las killer questions para preguntar a los candidatos si tienen experiencia con determinados aplicaciones, softwares, códigos, lenguajes de programación y comprobar si tienen las habilidades necesarias para el puesto o si, por lo contrario, quedan excluidos del proceso de reclutamiento y selección. 

Nuestro ATS tiene una funcionalidad perfecta para elegir al candidato más diferencial: las scorecards. Se establecen las competencias que necesita un puesto de trabajo y se analiza si el aspirante cumple o no con los requisitos.

Así, en cada oferta se recoge la data de cada aspirante y se comprueba si es el perfil ideal para la vacante. Además, se puede cuadrar la información con otras técnicas como las killer questions, pruebas psicométricas o la evaluación tras la entrevista para asegurar que es el talento perfecto para el puesto.

Estudios

Con este criterio de filtrado la criba curricular seleccionará automáticamente a aquellos postulantes que tengan un determinado nivel educativo.

Podemos determinar si los candidatos tienen que ser graduados o no, si deben tener un máster o no; o si, por ejemplo, queremos priorizar a los candidatos que tengan conocimiento sobre determinadas empresas clave del sector.

El nivel de estudios también nos puede servir para lo opuesto, de forma que evitemos aquellos candidatos que están sobrecapacitados para el puesto que ofertamos.

Logros profesionales 

El ATS nos permite establecer criterios de filtrado durante la criba curricular que se enfoquen más hacia los logros profesionales de cada candidato. 

Es decir, que solo pasan a la siguiente fase del proceso los mejores talentos con experiencias y proyectos que encajen con la filosofía corporativa y con las necesidades del puesto. 

Centra tu criba curricular en los idiomas

En sectores relacionados con la hostelería o en grandes empresas multinacionales es básico tener una gran destreza en distintos idiomas.

De esta forma podemos descartar automáticamente aquellas personas que no tengan el nivel mínimo de idiomas requerido para poder desempeñar de forma eficaz las labores del puesto.

No olvides la gramática

Otra de las funciones que podremos activar con el ATS es la de descartar automáticamente a los sujetos que incluyan faltas ortográficas o fallos en la redacción de sus currículos. 

Aunque un fallo de este tipo lo puede tener cualquiera, lo cierto es que demuestra cierta falta de atención a los detalles, por lo que, si buscamos un candidato minucioso, este filtro nos ayudará a hacer una criba curricular enfocada a este aspecto.

La rotación laboral, clave en la criba curricular

La empresa puede enfocar la búsqueda en profesionales que hayan tenido una larga trayectoria en una solo empresa o, por el contrario, otras empresas prefieren a sujetos activos y que asuman riesgos.  

Responsabilidades

Algunos puestos clave dentro de la organización requieren que el posible nuevo empleado cuente con una serie de destrezas que solo la experiencia pueda dar. Hablamos de habilidades como el liderazgo y la gestión de equipos o, por ejemplo, la empatía y habilidades de escucha entre los compañeros.

Te recomendamos también leer: 7 señales de que necesitas un software de reclutamiento. ¿Por qué digitalizar la selección de personal en tu empresa?

Organización

En caso de que nuestra empresa busque un candidato con grandes habilidades organizativas, una buena forma para detectarlos durante la criba curricular es escrutar la estructura y organización de su propio currículo. A menudo, el estilo con el que presentamos los documentos define cómo se organizan las ideas del candidato.

Localización y disponibilidad para viajar

Si el puesto lo requiere, podemos preguntar con una killer questions si están dispuestos a cambiar su localización actual o a viajar de forma constante para poder desempeñar su labor dentro de la empresa.

Disponibilidad de horario o de incorporación inmediata

Muchas veces, cuando iniciamos un proceso de selección, necesitamos agilizarlo al máximo porque nos urge la incorporación del candidato. La criba permite centrarnos en los candidatos que que pueden incorporarse inmediatamente o que cuentan con mayores facilidades para adaptarse a los horarios propuestos en la oferta de trabajo.

Killer questions en la criba curricular

Las Killer Questions son una de las herramientas más eficaces para filtrar candidaturas y realizar una buena criba curricular. Su nombre lo dice todo: son preguntas “asesinas” que el empleador plantea a los postulantes a una determinada oferta de trabajo y cuya respuesta supone la continuación o abandono del proceso de selección.

Por ejemplo, si el objetivo de tu criba curricular es encontrar a un chófer privado, una de las posibles killer questions será si el aspirante tiene o no del carné de conducir correspondiente.

Killer Questions: aprende a cribar de forma eficaz
5 razones para usar las preguntas de descarte o exclusión

Análisis de cv en la criba curricular

En esta etapa de la criba curricular los seleccionadores analizan los currículums con el objetivo de descartar a quien no cumple los requisitos deseados. Que se realice de forma manual o digital, el análisis de CV suele fijarse en datos como:

1. La localización del candidato puede ser determinante en la criba curricular.
2. Disponibilidad para trabajar en los días/horarios que requiere el puesto ofertado. La criba curricular descartará aquellos que no tengan esta posibilidad.
3. Su disponibilidad para incorporarse en una determinada fecha, en caso de que el postulante esté trabajando y necesite dar un preaviso a su actual empresa.
4. Formación y títulos. Como principales competencias en la criba curricular.
5. Su experiencia laboral previa.
6. Idiomas y certificaciones.
7. Habilidades blandas –trabajo en equipo, capacidad de adaptación y negociación– necesarias para un correcto desempeño del puesto ofertado.
8. Maquetación y diseño del currículum. Los currículums modernos suelen venir maquetados y tener un diseño cuidado.

Análisis de la carta de presentación

La carta de presentación es otro elemento que nos ayudará como reclutadores y que es muy útil en la criba curricular. Se trata de un añadido al currículum que servirá para contrastar la información contenida en el mismo, pero también que brinda otro tipo de datos sobre el candidato.

Por ejemplo, con una carta de presentación sabremos de sus habilidades de persuasión (cómo «se vende» el candidato), si se trata de una persona más formal o más distendida, si es creativa (o ha optado por un modelo tipo de carta), si se ha informado sobre nuestra empresa o se ha postulado de manera masiva, etcétera. Pero además del contenido, aquí también se evalúa la estructura de las ideas, su organización, presentación y el tono.

Otras herramientas de apoyo a la criba curricular

Entrevista telefónica previa a la criba curricular

Las entrevistas telefónicas son utilizadas por los departamentos de RR. HH. como una herramienta para determinar qué candidatos pasarán a la entrevista personal. Se trata de un tipo de entrevista corta, de entre cinco y diez minutos de duración y su principal objetivo es verificar y ampliar la información contenida en el curriculum vitae.

También pueden ser muy útiles para conocer las expectativas del candidato y no pasar a entrevistar a postulantes cuyas aspiraciones no estén en línea con lo que ofrece tu empresa.

Las entrevistas telefónicas pueden también constituir el primer paso para entrevistar a aspirantes que se encuentren lejos de nosotros. En este caso sirven para establecer si merece la pena o no pagar un viaje para que el candidato realice una entrevista presencial. En definitiva sirven de apoyo a la criba curricular.

Pruebas grafológicas como apoyo a la criba curricular

El uso de las pruebas grafológicas en Recursos Humanos es, actualmente, toda una tendencia. Aquí lo que se hace es solicitar a los candidatos, que incluyan –junto al envío del currículum y la carta de presentación– una prueba manuscrita de su puño y letra para determinar ciertas características. Este tipo de tests suelen revelar rasgos de personalidad y constituyen una ayuda extra para la criba curricular.

Consideraciones en una buena criba curricular

• En una primera fase, céntrate en los requerimientos técnicos y en la experiencia laboral del candidato. Los expertos apuntan que no deberíamos dedicar más de 20 segundos a cada currículum si este se estructura de la manera adecuada. Otro punto en el que podemos fijarnos en este primer momento de la criba curricular es en los idiomas, la formación académica y la banda salarial.
• Cuida los sesgos: y valora de la manera más objetiva posible, centrándote en los aspectos comentados y, sobre todo, en las necesidades de la compañía.
• Acota lo máximo posible: en la criba curricular conviene ser lo más asertivo y «duro» posible. Esto nos permitirá ahorrar tiempo y reducir los candidatos para un proceso de selección más ágil.
• Ten en cuenta que, es muy probable, que el candidato se haya postulado de forma masiva. Pero establece unos mínimos.

5 mitos de la criba curricular

¿Conoces la teoría pero tus procesos de selección siguen dando resultados poco satisfactorios? En este apartado te presentamos 5 mitos que pueden estar afectando a tu criba curricular:

1. En una criba curricular la cantidad cuenta más que la calidad

No lo negaremos: recibir muchos currículums cada vez que se publica una oferta de empleo puede ser muy halagador. Sin embargo, una enorme cantidad de candidatos hace más complicado el proceso de selección y puede generar problemas en el tratamiento de datos personales.

Por fortuna, utilizar un ATS nos permitirá medir los resultados de nuestros procesos de selección y detectar cuáles son las fuentes de reclutamiento que te traen los mejores perfiles. De esta forma podremos publicar ofertas ahí donde más nos compense, y nos evitaremos acabar ahogados en un mar lleno de CV poco adecuados.

2. Necesitas leer cada CV con muchísima profundidad

Vivimos en una sociedad donde “el tiempo es oro” y leer cada CV en profundidad no suele ser una opción viable (en la mayoría de casos de criba curricular, por supuesto dependerá de los requerimientos de cada proceso).

Afortunadamente, un Applicant Tracking System puede ayudarnos a filtrar los currículums que hemos recibido de forma rápida y sencilla. Solo tendremos que describir las características deseadas, encontrar las palabras clave (keywords) correspondientes y dejar que el software realice por nosotros un escaneo de todos los CV que hemos almacenado en nuestra base de datos de candidatos.

Por ejemplo: si queremos que el candidato sea menor de 35 años, licenciado en Ingeniería y con mínimo 5 años de experiencia laboral, el sistema buscará las palabras clave seleccionadas en cada currículum recibido y descartará todos los CVs donde no las haya encontrado.

3. Quien hace la criba curricular no necesita conocer bien el puesto de trabajo

Antes de comenzar una criba curricular de candidatos es necesario definir correctamente el puesto de trabajo ofertado. Nuestras cribas –tanto las manuales como las digitales- solo funcionarán si tenemos bien claro cuáles son los requisitos y las competencias que debe tener la persona idónea para el puesto.

4. El CV es la única fuente de información sobre el candidato en la criba curricular

Recuerda que las redes sociales están asumiendo un papel muy importante en el campo de la selección de personal. Plataformas como Facebook o LinkedIn son una excelente herramienta para los reclutadores y profesionales de los Recursos Humanos porque proporcionan información sobre los candidatos que no siempre es posible encontrar en un CV clásico.

Esto es lo que deberíamos mirar a la hora de consultar los perfiles en redes sociales de tus candidatos:

• Datos relevantes que no aparecen en el currículum.
• Si existe alguna diferencia con respecto al currículo. Podrás así detectar mentiras y evitar malas contrataciones.
• La personalidad del candidato, para evaluar si esta se puede ajustar a tu cultura organizacional.
• Comentarios y apreciaciones de otras personas sobre el candidato, sobre todo en tema laboral (los encontrarás sobre todo en LinkedIn).
• Publicación de contenidos polémicos, como: faltas de respeto hacia otros usuarios, faltas de ortografía graves, contenido ilegal o incompatible con tu filosofía de empresa.

Recuerda: las redes sociales pueden darte una imagen distorsionada del candidato. Úsalas con mucho cuidado.

5. Existe el candidato perfecto

El candidato perfecto no existe, pero sí existe aquel que se adecúa a las necesidades de nuestra compañía. La receta para encontrarlo es sencilla: fíjate menos en los defectos y faltas del candidato, y más en su potencial y en sus ejes de desarrollo futuro dentro de tu empresa.