Plataforma LMS (Learning Management System) | Su función en RR. HH.

Una de las labores más importantes del área de Recursos Humanos de una empresa es la de la gestión de formación. Una función imprescindible para el crecimiento interno de la compañía que, además, incide directamente sobre la motivación del empleado y su bienestar. Es por eso que son cada vez más las organizaciones que apuestan por incorporar «a sus filas» una plataforma LMS (Learning Management System).

El acrónimo viene del inglés y en español sería Sistema de Gestión de Aprendizaje y ofrece múltiples ventajas: reducción de costes, variedad de contenidos, más flexibilidad horaria, mayor control sobre los procesos educativos, etcétera. Pero vayamos con más detalles sobre este tipo de plataforma de aprendizaje.

Qué es una plataforma LMS

Así, un Learning Management System o plataforma LMS (Sistema de Gestión del Aprendizaje, en castellano) es una plataforma virtual de aprendizaje; un espacio orientado a facilitar el proceso de formación a distancia. El software permite desde la creación de aulas virtuales, hasta evaluaciones, intercambio de archivos y otras acciones encaminadas a mejorar la capacitación de los alumnos.

Una de las principales ventajas de un Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) es que este nos ofrece la posibilidad de acceder a una gran variedad de recursos formativos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

De una manera más técnica, se trata de una plataforma LMS instalada en un servidor web que gestiona las actividades educativas de una institución. Dichas actividades pueden enmarcarse dentro de un proceso de formación completamente virtual (e-learning) o dentro de un proceso de formación semi-presencial (Blended Learning).

Para qué sirve un Learning Management System (LMS): 7 herramientas

En líneas generales, toda plataforma LMS debería ofrecer determinadas características para el desarrollo de planes de formación lo más completos posibles para los empleados y alumnos. Entre otros, un buen Learning Management System contará con las siguientes funcionalidades: 

Registro en la plataforma LMS

Una de las funciones básicas de un Learning Management System es la de incluir un registro, tanto de profesores como de alumnos. En cuanto a este primero incluirá: los datos personales del tutor y su formación (por ejemplo, si imparte un curso de seguridad laboral, qué capacitación tiene para hacerlo). Así como las formaciones activas y de las que es responsable en ese momento.

Respecto al registro de alumnos, en él figurarán también los datos personales de los mismos –nombre, apellidos, dirección y otra información relevante para comunicarse con ellos–, los cursos a los que se ha matriculado cada estudiante, estado del proceso de aprendizaje, evaluaciones y demás.

Comunicación entre estudiantes y profesores

Otra función clave es la comunicación entre estudiantes y profesores. Los intercambios pueden realizarse mediante foros de discusión o videoconferencias, entre otros.

Listado de formaciones

El Learning Management System deberá incorporar también un listado de las formaciones de los trabajadores activas que se han implementado. A cada una de ellas, además, le corresponderá una ficha que contendrá la siguiente información básica: nombre del curso, descripción y objetivos, requisitos de acceso, modalidad, materiales, número de plazas, fechas de inscripción, duración del curso, y similares.

Biblioteca digital del Learning Management System

El objetivo de la biblioteca digital de la plataforma LMS es proporcionar una colección en línea de recursos educativos digitales relacionados con las formaciones que se encuentren en la plataforma LMS.

Estos recursos pueden ser de muy diverso tipo. Por ejemplo, un taller formativo puede incluir desde vídeos de ejemplo, clases pre-grabadas, tests, infografías y otros recursos gráficos, libros electrónicos, guías, etcétera.

Sistema de seguimiento

Todo buen Learning Management System (LMS) debe disponer de una herramienta de seguimiento cuyo objetivo será el de monitorear el progreso educativo de los trabajadores. Desde el inicio del curso hasta el final. Algo muy útil para garantizar que el empleado se encuentra preparado y cuenta con la capacitación necesaria para dar el próximo paso en la empresa.

Además, debe contar con recordatorios y avisos a los estudiantes sobre: plazos, contenidos disponibles, evaluaciones realizadas y a realizarse.

Otro de los puntos clave de la plataforma LMS es que incluya un apartado de evaluación relacionado con el propio Sistema de Gestión de Aprendizaje elegido por la empresa. Para saber la percepción del usuario y sus carencias y fortalezas.

Mecanismos de evaluación y autoevaluación

A través de evaluaciones y autoevaluaciones los alumnos pueden medir su nivel de aprendizaje. En un entorno virtual, donde no existe el contacto directo entre alumno y profesor, las evaluaciones son incluso más importantes que en los cursos presenciales.

No obstante, no basta con realizar evaluaciones propias, sino que es conveniente que el jefe de equipo o responsable conozca las habilidades y disfuncionalidades de las personas que se encuentran a su cargo. En cualquier caso, las autoevaluaciones también tienen otra función: la de motivar al empleado.

Generación de informes

Generar informes para medir el éxito (o no) de los cursos realizados es esencial para garantizar el desarrollo profesional y medir, a través de estadísticas y gráficos, el rendimiento de los procesos de aprendizaje.

Por ejemplo, con una plataforma LMS podrás medir cuántos alumnos no han completado un determinado curso y ponerte en contacto con ellos y/o su superior para ver qué está pasando.

Esto permite a los responsables y departamentos de Recursos Humanos reducir el sesgo y mejorar la toma de decisiones. Además, conocerán mejor a su plantilla, de manera que podrán implementar políticas y planes encaminados a favorecer su bienestar y necesidades formativas dentro de la compañía.

Otras de las ventajas de utilizar evaluaciones de desempeño son que permiten identificar el talento clave en la organización, disminuir la incertidumbre de los empleados, ofrecer un feedback documentado, fomentar los valores corporativos y gestionar el cambio.

6 características de una buena plataforma LMS (Learning Management System)

Para poder satisfacer las necesidades de formación de cualquier tipo de negocio, además de los elementos comentados en el apartado anterior, una plataforma LMS debe cumplir con los siguientes requisitos:

Adaptabilidad y escalabilidad

Un buen software LMS debería ser capaz de adaptarse a nuestras necesidades y de escalarse –es decir, deberíamos poder adaptarlo en procesos de distinto tamaño– a medida de que nuestro negocio vaya expandiéndose.

Por ejemplo, si tiene limitado el campo de los recursos –por número o por tipo de recurso que se puede incluir en la plataforma de Learning Management System– o el del número de registros que se pueden incluir, acabará limitándonos a medio o largo plazo.

Facilidad de uso

Un buen Sistema de Gestión de Aprendizaje debería ser adecuado para todos los niveles de aprendizaje. Es decir, debería ser intuitivo y fácil de manejar para sus usuarios, que podrán desplazarse por él con toda naturalidad y sin necesidad de contar con habilidades informáticas avanzadas.

Función multiplataforma

Es fundamental que los estudiantes puedan formarse a través de cualquier tipo de dispositivo, dispositivos móviles incluidos. Para ello, la plataforma LMS o Learning Management System deberá cumplir con el protocolo responsive, que se refiere justamente a esta característica.

Esto quiere decir que el contenido podrá verse de manera correcta en los soportes comentados. O sea, que se adaptará a los requerimientos de visualización –tamaño, aspecto, distribución– propios de cada uno de estos dispositivos.

Soporte del Learning Management System

Un buen Sistema de Gestión de Aprendizaje debería ofrecer a sus clientes un servicio de soporte y apoyo de alta calidad y cercanía humana. Es decir, una herramienta que permita ponerse en contacto con el soporte técnico –incluso hablar en tiempo real a través del teléfono o de un chat integrado, por ejemplo– y resolver las dudas rápidamente.

Integración y uso de estándares

Un punto básico e irrenunciable del LMS debe ser su capacidad para integrarse con otras aplicaciones de gestión empresarial. En el caso de la plataforma LMS de Bizneo HR ofrece diferentes soluciones modulares capaces de interactuar a la perfección y mejorar diferentes campos y funciones de un departamento de Recursos Humanos –desde las evaluaciones hasta el control horario–.

Seguridad

Para que los datos de tus usuarios estén protegidos es importante que elijas un Learning Management System con protocolos avanzados de cifrado y a prueba de bugs y otro tipo de errores en general. Además, resulta fundamental que establezcas reglas y controles que determinen qué personas pueden acceder y ver determinas evaluaciones, información, etcétera.

Asegúrate de que el que escojas, asimismo, cumpla con la normativa vigente de protección de datos en España.

Tipos de plataforma LMS 

Existe una infinidad de sistemas de gestión de aprendizaje. En este párrafo te mencionaremos los más representativos.  

Plataforma LMS cloud o de escritorio

A la hora de implementar una plataforma LMS (Learning Management System) podemos decantarnos por una solución que necesitemos descargar en nuestro ordenador u optar por un software de Recursos Humanos en la nube. En el primer caso el software se instalará en nuestro PC y todos los datos permanecerán en el ordenador. En el segundo, el software se encontrará instalado en los servidores  de la empresa gestora.

La principal ventaja que te ofrecen las plataformas cloud es que permiten acceder a la información en todo momento, desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Además, no tendremos que invertir tiempo en desarrollar y modernizar nuestra plataforma educativa, ya que será responsabilidad del desarrollador atender a su constante actualización y mejora.

Plataforma LMS gratis o de pago

En segundo lugar, podrás elegir entre un Learning Management System gratuito o una plataforma LMS de pago.  

Sin embargo, ¡cuidado!: por muy tentadora que sea la idea de no pagar nada por gestionar la formación de tus empleados, necesitas tener en cuenta que las herramientas gratuitas suelen ofrecer un número de accesos limitado, lo cual es poco compatible con las exigencias de una empresa de gran tamaño.

Por el contrario, plataformas LMS (Learning Management System) comerciales como el software de gestión de formación te permiten gestionar fácilmente grandes cantidades de usuarios y cursos. Asimismo, las plataformas de pago suelen contar con servicios de soporte tecnológico capaces de resolver cualquier tipo de problema a nivel de integración y desarrollo del software.

Plataforma LMS de código abierto o cerrado

Finalmente, podrás decantarte entre una plataforma LMS de código abierto o cerrado. La principal diferencia entre ambas es que en las de código cerrado no se incluye el código fuente que se usó para desarrollarlas, mientras que el de las segundas –open source– sí se encuentra a disposición de los usuarios.

La mayor desventaja de una plataforma LMS de código abierto es que, en caso de problemas, no podrás efectuar reclamaciones ni contar con un servicio de soporte técnico para clientes. No obstante, si se trata de un software muy utilizado, los mismos usuarios y desarrolladores externos contribuirán a mejorarlo detectando fallos y aportando soluciones de manera pública.

Por su parte, una plataforma LMS de código cerrado será algo menos personalizable, pero también –y probablemente– más estable.

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Beneficios generales de usar una plataforma LMS

Usar una plataforma LMS aporta numerosos beneficios tanto a las empresas como a los trabajadores. Estos son los más importantes:

• Alcance: permite realizar la formación en cualquier momento y lugar, siempre y cuando se disponga de una conexión a Internet.

• Variedad y flexibilidad: brinda la oportunidad de acceder a múltiples recursos sobre temáticas muy heterogéneas. Una plataforma LMS puede ofrecer formación para diferentes roles dentro de un mismo departamento, para distintos equipos de la compañía, etcétera. Todo en función de las necesidades de la plantilla.

• Facilidad de uso: los alumnos no necesitan tener grandes conocimientos en Informática para poder acceder a los cursos ofertados por una plataforma virtual. Un nivel básico será más que suficiente.
• Ahorro de costes, tiempo y espacio: relacionados con la formación física.
• Los trabajadores adquieren nuevos conocimientos y habilidades que crean posibilidades de ascenso interno. Los departamentos de RRHH pueden por tanto recurrir a candidatos propios y evitar procesos de selección externos que pueden llegar a ser muy onerosos para la empresa.
• La formación de los trabajadores suele aumentar la implicación de los empleados y, por consiguiente, reducir las tasas de rotación.  Otra forma de evitar procesos de selección y onboarding inútiles y costosos.
• De la misma forma, las plataformas LMS ayudan a disminuir las tasas de absentismo laboral, una mejora que repercute de forma decisiva en el aumento de la productividad laboral de tu organización.