7 pilares de un buen proceso de reclutamiento

La convocatoria de un proceso de reclutamiento es siempre una decisión meditada y que responde a una serie de necesidades por parte de la empresa (o, al menos, debería serlo). Con todo, no resulta infrecuente que, cerrado el trámite y formalizada la contratación, comiencen a aflorar los problemas.

Evitar estos trastornos es posible si se respetan los 7 pilares para este tipo de procedimientos. Además, te enseñamos a optimizar cada proceso clave con un software de reclutamiento.

Proceso de reclutamiento: 7 pilares

1. Anticipación y planificación del proceso de reclutamiento de personal

Disponer de una buena hoja de ruta para el reclutamiento no es una simple recomendación, sino el factor más importante para el éxito del proceso. ¿A qué retos se enfrenta la empresa? ¿Estos pueden superarse a través de nuevas contrataciones? En caso afirmativo, ¿qué funciones cumplirán los profesionales que se incorporen a la plantilla?

Recursos Humanos debe ser capaz de anticiparse a los problemas derivados de una mala gestión de las contrataciones, planificando al detalle todos los aspectos del proceso. En caso contrario, podría incluso enfrentarse a pérdidas económicas notables (se estima que una mala contratación cuesta el 31% del sueldo anual de ese trabajador).

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2. Justificación del proceso de reclutamiento

Entroncando con lo anterior, la contratación debe estar debidamente justificada. Esto se consigue examinando las necesidades de la compañía y valorando en el proceso de reclutamiento de personal si incorporar a otras personas es la mejor forma de cubrirlas.

Quizás no sea necesario suplir todas las vacantes que se generen en una determinada área del negocio pero sí que interese ampliar la plantilla en otros departamentos. Es por ello que cada proceso de reclutamiento es único y no tiene por qué perseguir los mismos objetivos que el anterior.

3. Estructuración del proceso de reclutamiento de personal

¿Cómo se va a desarrollar el proceso de reclutamiento ? ¿Se habilitarán vías específicas de contacto para los candidatos? ¿Cómo se llevará a cabo la preselección? ¿Quiénes realizarán las entrevistas de trabajo y qué enfoque tendrán?

Nada es aleatorio en un proceso de estas características y todo debe seguir un orden lógico –desde la recepción de los currículums y la criba curricular, hasta la comunicación de la decisión final–. Tal vez resulte de utilidad consensuar un calendario de trabajo en el que se desglosen todas las actuaciones.

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4. Proactividad

La proactividad es una de las palabras de moda en el mundo empresarial pero muchas veces se deja al margen en el proceso de reclutamiento de personal.

Es importante que las empresas se muestren proactivas durante este procedimiento, difundiendo la convocatoria del proceso a través de las redes sociales o creando una primera base de posibles candidatos a partir de estas plataformas. Si lo que se desea es incorporar el mejor talento a la empresa, ¿por qué esperar a que este acabe entrando por la puerta?

5. Employer Branding, clave para un buen reclutamiento

La proactividad ayuda a encontrar a los mejores profesionales más rápidamente y el Employer Branding contribuye a que estos se interesen por formar parte de la empresa antes de ser expresamente contactados.

Disponer de una buena imagen de marca es importante por muchos motivos pero, en lo que respecta al proceso de reclutamiento de personal, se traduce en que muchos candidatos estén ya predispuestos a formar parte del proyecto.

Si la compañía genera buenas valoraciones, es conocida, sale en medios, se la asocia a buenas políticas de contratación, etcétera; su simple mención en una convocatoria de empleo atraerá a más y mejores profesionales.

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6. Claridad del proceso de reclutamiento

En el apartado de la planificación del proceso de reclutamiento, ya se ha comentado la relevancia de precisar al máximo el propósito de la contratación. Lógicamente, los candidatos también necesitan saber con la mayor exactitud posible qué es lo que la empresa está buscando y cuáles son las condiciones contractuales que se ofrecen.

Este último dato no necesita ser publicitado a las primera de cambio pero sí debe abordarse antes de cerrar el proceso de reclutamiento y; a ser posible, sin esperar a que sea el propio candidato quien se interese por ello.

7. Flexibilidad del proceso de reclutamiento de personal

Puede parecer contradictorio recomendar cierta flexibilidad en el proceso de reclutamiento de personal después de poner el acento en la necesidad de tenerlo todo bajo control. En realidad, son aspectos perfectamente compatibles.

Un proceso de reclutamiento debidamente estructurado y con unos objetivos claros no puede ser óbice para pasar por alto la posibilidad de que alguna candidatura nos sorprenda positivamente. Por otro lado, también cabe adaptar el horario o la calendarización de las entrevistas si un candidato interesante no tiene disponibilidad en las fechas requeridas.

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Tips para un proceso de reclutamiento exitoso

Respetar los pilares anteriormente descritos no es suficiente para que el proceso de reclutamiento de personal sea un éxito. También se deberían respetar los siguientes tips.

1. Crea un buen equipo de reclutamiento

Una de las prácticas más recomendables es la de crear un equipo de trabajo en el que se detallen claramente las responsabilidades de cada miembro centradas en las diferentes etapas del reclutamiento.

Por ejemplo, puedes tener reclutadores, entrevistadores preliminares, buscadores de candidatos pasivos, creadores de Employer Branding, etc.

2. Utiliza herramientas o software para una primera criba

Una previsión básica antes de iniciar el proceso es la de suponer que se recibirá un volumen muy considerable de candidaturas. Para evitar que estas llenen las bandejas de entrada y ocupen mucho tiempo de cara a una primera preselección, puede utilizarse un software de reclutamiento.

Un sistema que difundirá tus ofertas por todas las fuentes de reclutamiento posibles y automatizará la selección por competencias para asegurar que solo pasan a las siguientes fases del proceso de reclutamiento los mejores candidatos.

3. No dilatar la preselección de candidatos

Puede resultar tentador prolongar más allá de la fecha acordada la fase de preselección ante el goteo de buenas candidaturas que van llegando. No pasa nada si el plazo se alarga un poco más de lo previsto pero retrasar excesivamente el final de esta fase puede trastocar los planes iniciales.

Habrá que examinar en profundidad más candidaturas y la decisión final se demorará significativamente (con las vacantes pendientes de ser cubiertas durante todo ese tiempo).

4. Incluir periodos de prueba

Si se dispone de un criterio objetivo sólido y los reclutadores hacen bien su trabajo, los nuevos trabajadores no deberían tener problemas para integrarse con rapidez en la empresa.

En cualquier caso, quizá lo más prudente sea habilitar un pequeño periodo de prueba antes de firmar el contrato definitivo; un previo aviso al candidato durante el proceso de reclutamiento de personal para ver cómo se desenvuelve la nueva incorporación en un entorno de trabajo real. La mayoría de contratos de trabajo lo incluyen por defecto.

Errores frecuentes en un proceso de reclutamiento

Una vez se ha definido un buen plan de trabajo siguiendo las recomendaciones anteriores, conviene evitar los siguientes errores para que el esfuerzo no sea en balde.

Buscar fuera lo que existe dentro

Se han constatado las necesidades de la empresa y resulta prioritario redefinir una de las áreas de negocio. ¿Por qué no comprobar si se dispone de recursos humanos suficientes para asumir ese reto sin necesidad de contratar? A lo mejor alguno de los empleados que ya están en nómina está interesado en hacerse cargo de tareas nuevas.

Con un programa de evaluación de personas es posible examinar la formación de los empleados y/o crear planes específicos para reforzar alguna competencia en concreto. También resulta de gran utilidad el portal del empleado, donde el trabajador vierte toda la información que puede condicionar las decisiones de los responsables de RR. HH.

Trabajar siempre con las mismas fuentes para el proceso de reclutamiento de personal

Las redes sociales y los portales de empleo son un recurso muy útil para dar con los mejores candidatos en un proceso de reclutamiento. Pero conviene recordar que estas herramientas solo son plenamente efectivas cuando se combinan entre sí. Limitarse a una selección muy pequeña de fuentes de reclutamiento puede implicar que se pierdan candidaturas muy válidas para el puesto.

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Centrarse exclusivamente en las competencias profesionales

Que un candidato sea capaz de cumplir las obligaciones correspondientes al puesto de trabajo ofertado es el primer aspecto que se valora en cualquier currículum.

Ahora bien; de poco sirve que un profesional sea muy competente en sus futuras funciones si se muestra incapaz de trabajar en equipo o genera problemas de otra índole. Los test psicométricos pueden ser un poderoso recurso para valorar la calidad humana y las habilidades emocionales de los candidatos.

Precipitar la contratación en un proceso de reclutamiento

Las fases del proceso de selección están para cumplirse y rara vez se ahorra trabajo al decantarse por un candidato que resulta muy atractivo a las primeras de cambio en un proceso de reclutamiento.

La intuición es una de las cualidades más importantes entre quienes se encargan de realizar las preselecciones o las entrevistas con los candidatos pero no puede convertirse en el único baremo.

Es posible que haya detalles que pasen desapercibidos en las primeras cribas y que solo saldrán a relucir si se cumplen todas las etapas previstas. del proceso de reclutamiento.