El portal del empleado, clave en RR.HH.

La digitalización de buena parte de los trámites internos de las empresas también alcanza a las relaciones entre los empleados y la compañía. Una realidad que plasma el portal del empleado de una empresa.

Se trata de un recurso que, si bien es más propio de medianas y grandes compañías, plantea notables ventajas operativas y garantiza una comunicación fluida entre la plantilla y los responsables de cada departamento. En definitiva, el portal del trabajador es el espacio digital de un software de RR. HH. en el que comunicarse con la empresa.

Qué es el portal del empleado

El portal del empleado o portal del trabajador es una herramienta de gestión de Recursos Humanos cuyo objetivo es abrir vías de comunicación entre empleados y empresas (sus responsables).

El portal del trabajador es un lugar de acceso restringido que se habilita en el marco de una empresa para facilitar la gestión de diferentes variables necesarias ante el departamento de Recursos Humanos:

• Actualizar su ficha de empleado
• Consulta de documentos corporativos
• Solicitar vacaciones y ausencias
• Fichar en el trabajo
• Responder encuestas de satisfacción
• Recibir feedback, informes de evaluaciones

Se trata de tareas que tradicionalmente exigían contactar directamente con cada trabajador, ocupando un tiempo muy valioso a los responsables de RR. HH.

Por qué es importante el portal del empleado

El portal del trabajador no es una red social corporativa que permita el intercambio de mensajes entre las diferentes partes de una empresa. Su principal cometido es simplificar la administración del personal para que los profesionales de RR. HH. o la dirección misma de la compañía puedan dedicarse a tareas que generen valor.

El portal del empleado permite al profesional gestionar diferentes aspectos de su puesto de trabajo y mantener actualizada la información relevante para la empresa. Se evitan fallos, se revisan solicitudes al instante y se asegura la confidencialidad de los datos personales y empresariales.

Este sistema se combina a su vez con el portal del mánager, que permite a los líderes de los equipos atender todos los asuntos relacionados con la dirección de los Recursos Humanos, el liderazgo de los proyectos, así como atender las dudas y consultas de los trabajadores.

Ambas herramientas contribuyen a dotar de mayor autonomía a la plantilla y suponen un ahorro considerable de tiempo y dinero para la empresa.

Ventajas de tener un portal del empleado o portal del trabajador

Más allá de los beneficios generales del portal empleados, utilizar un software de estas características plantea una serie de ventajas específicas para los profesionales y para la empresa.

Ventajas para el trabajador

En términos globales, el portal del empleado cuenta con una virtud que destaca sobre el resto: concede una gran comunicación y mayor autonomía a cada trabajador y también a los equipos en general de la compañía. Es decir:

• Gracias al portal de empleado ya no será necesario que estos estén pendientes a la hora de facilitar a sus supervisores la información que les pidan en cada momento o de los plazos. Será la herramienta la que se encargará de recordárselo (a través de notificaciones periódicas).

• El portal del trabajador, a su vez, permite centralizar documentos y todo tipo de información. Una gestión documental de los archivos corporativos. Buscarla y acceder a ella de manera muy ágil se convierte en una tarea más sencilla.

• Otra ventaja especialmente apreciada por la plantilla sobre el portal del empleado es la posibilidad de gestionar su cuenta corporativa sin necesidad de encontrarse dentro de las instalaciones de la compañía o de servirse de los equipos de la empresa. Todo en la nube.

• Gracias al portal del trabajador disfruta de una mayor libertad para organizar su tiempo a lo largo de la jornada laboral, lo que puede redundar en niveles más altos de motivación y satisfacción.

• Además, el portal del empleado y su estructuración permiten al trabajador asumir más responsabilidades sin que estas suponga un incremento significativo de la carga de trabajo.

Ventajas para la empresa

Las compañías todavía sacan un mayor partido al portal empleados que la propia plantilla. Veamos:

1. Gracias a el portal del empleado, la comunicación con todos los trabajadores ya no estará sujeta a cuestiones logísticas. Nos estamos refiriendo a, por ejemplo, tener que localizarlos en las instalaciones o esperar a que respondan a otros canales menos efectivos.
2. Cada manager puede gestionar igualmente todos los mensajes, proyectos y horarios de su equipo, asegurándose de que nunca se solapen las tareas y de que las ausencias afecten lo mínimo posible a la actividad diaria de la empresa.
3. El resto de trámites relacionados con la evaluación del desempeño de los trabajadores o sus opiniones sobre el negocio pueden realizarse remotamente a través del portal de empleados.
4. De todo lo anterior se extraen una serie de mejoras en el proceso productivo de la empresa. El tiempo se optimiza mucho mejor, ningún trámite programado queda pendiente de su realización. También se generan datos muy fiables sobre el rendimiento de la plantilla o las horas trabajadas y se facilita, en definitiva, la toma de decisiones.

Por qué necesita tu empresa un portal del empleado: 9 señales indiscutibles

Es posible que algunas empresas no hayan analizado pormenorizadamente el tiempo y los recursos humanos y financieros que están dedicando a la gestión del personal. Desde luego, es la señal más evidente de que la compañía necesita implementar cuanto antes un portal del empleado. Pero todavía hay más señales que lo aconsejan.

1. Los trabajadores no respetan los plazos de entrega

¿No era para el próximo miércoles? Incluso los empleados más profesionales pueden olvidarse de entregar una tarea a tiempo o, incluso, pueden confundirse con los plazos previstos. 

El portal del empleado les da acceso a una agenda siempre actualizada con todas las fases de los proyectos, así como con el calendario previsto de entregas y tareas. El trabajador no tiene más que acceder a esta aplicación de Recursos Humanos para comprobar cuáles son los siguientes pasos y de cuánto tiempo dispone. Además, pueden programarse alertas y recordatorios para asegurarse de que ningún empleado pueda justificar un olvido.

2. Evaluaciones defectuosas

La evaluación del desempeño es otra de las tareas que ocupan mucho tiempo a los departamentos de RR. HH. Si a ello le añadimos la necesidad de gestionar y clasificar la información generada por estos procesos, es posible que parte de los datos se dispersen o no se registren correctamente. 

El portal del empleado facilita el trabajo tanto de los responsables de la evaluación como de los trabajadores que tienen que someterse a la misma. Estos reciben los criterios, indicadores y objetivos en su sección personal y podrán registrar avances en los proyectos y visualizar feedback de los mismos.

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3. Demandas de mayores facilidades para la conciliación laboral y familiar

Al portal del empleado puede accederse en cualquier momento y lugar. Se trata de un recurso perfectamente compatible con el teletrabajo o trabajo a distancia, tanto parcial como completo. De este modo, los trabajadores que hayan solicitado medidas específicas de flexibilidad laboral o conciliación familiar pueden utilizar esta herramienta para comunicarse con los managers, respetar los plazos, realizar un seguimiento del proyecto y enviar las tareas completadas, si procede.

4. Problemas de comunicación entre la plantilla y los managers

Cuando las empresas alcanzan cierto tamaño, las comunicaciones entre los responsables de los equipos y los empleados no son tan fluidas como deberían. En ocasiones, resulta obligatorio convocar reuniones específicas para abordar cuestiones de los proyectos, provocando una mayor lentitud en el trabajo. Estos problemas de comunicación pueden resolverse con el canal directo entre trabajadores y managers que ofrece el portal del empleado. 

5. Datos desactualizados

En la era de la información, mantener las bases de datos siempre actualizadas es uno de los grandes retos de las empresas. Esta tarea puede resultar abrumadora para el departamento de RR. HH., por lo que es posible que algunas variables no estén al día. 

El portal del empleado entrega a la plantilla la responsabilidad de administrar ciertos parámetros de su perfil profesional y su rol dentro de la empresa. 

Todos los cambios se reflejan automáticamente en el sistema central de la empresa. Con esta acción se reduce el riesgo de que las bases de datos no estén actualizadas.

6. Consultas no registradas o que se quedan sin respuesta

Es un problema habitual cuando los mánagers y los responsables de los departamentos tienen que supervisar a un elevado número de trabajadores. Los empleados plantean sus consultas por los diferentes canales habilitados para este fin pero no obtienen respuesta, al tiempo que los mensajes originales no se conservan. 

El portal del empleado establece un sistema de solicitudes y consultas que conecta directamente a los trabajadores con los jefes de los equipos. Estos reciben una notificación con cada mensaje y todas las comunicaciones quedan registradas para su posterior consulta.

7. Solapamiento de tareas

En los equipos, pueden aparecer tareas duplicadas o que se solapen funciones entre los integrantes de un departamento. Generalmente, se trata de un error de comunicación pero en ocasión puede deberse a una asignación defectuosa por parte del líder del equipo. 

El portal del empleado permite centralizar la información sobre las tareas que están realizando en cada momento los trabajadores, de tal manera que los managers pueden comprobar que, efectivamente, no existen solapamientos.

8. Lentitud en la toma de decisiones

Muchas de las decisiones más importantes que puede tomar un líder de equipo están estrechamente relacionadas con la actividad de los trabajadores.

Por eso, cuando no se dispone de información actualizada sobre el estado de los diferentes proyectos, la toma de decisiones puede demorarse significativamente, pudiendo impactar de manera negativa en los resultados de la empresa. 

El portal del empleado permite remitir con mayor rapidez cualquier trabajo o avanzar en la planificación de las tareas asignadas a cada trabajador.

9. Excesivos costes operativos

Finalmente, las empresas también pueden constatar la necesidad de disponer de un portal del empleado cuando examinan los costes que acarrea su actual sistema de gestión del personal.

El portal del empleado reduce notablemente los costes operativos y, lo que es casi más importante, permite a los supervisores ocuparse de tareas de mayor valor agregado para la compañía. También libera recursos económicos para llevar a cabo otro tipo de operaciones o inversiones para seguir mejorando en eficiencia y competitividad.