7 herramientas para la gestión de empleados fundamentales

Cuando una empresa alcanza un tamaño relativamente considerable (y no nos referimos únicamente a las grandes multinacionales sino a la mayoría de pymes), la gestión del personal adquiere una notable complejidad que obliga a destinar crecientes recursos económicos y humanos. Por fortuna, existen diferentes softwares de gestión de empleados permiten administrar cualquier aspecto relacionado con la plantilla y crear mejores entornos de trabajo.

7 herramientas para la gestión de trabajadores

La administración del personal obliga a considerar diferentes aspecto, desde la formación hasta la evaluación de desempeño del trabajador. Unos puntos que pueden digitalizarse, tal y como comentábamos. Pero veamos algunas herramientas específicas.

1. Gestión de empleados y organización

La base de la digitalización de Recursos Humanos es contar con herramientas para gestión de empleados y sus bases de datos en general de la plantilla. Esta herramienta centraliza al máximo toda la información necesaria para tomar decisiones acertadas, automatizar las tareas más repetitivas, generar un amplio historial de interacciones con los empleados y mantener siempre actualizadas las variables más importantes (fichas de empleados, horarios, etcétera).

También es posible articular un canal de comunicación más fluido entre empleados y managers, facilitando la administración de los equipos. Los departamentos de RR.HH. agradecerán igualmente las mayores facilidades para cumplir todos los requisitos legales en materia de seguridad y protección de datos.

2. Portal del empleado

Analizado en algunos posts anteriores, el portal del empleado es un espacio privado para cada trabajador que le permite gestionar de manera autónoma una serie de datos profesionales y personales. La aplicación se encarga de armonizar las gestiones de toda la plantilla, elemento de vital importancia en la concesión de permisos o la planificación de las vacaciones.

3. La gestión de empleados desde el portal del mánager

El portal del mánager es el complemento ideal para la web del empleado. Los responsables de los equipos pueden examinar la evolución de diferentes métricas para comprobar el grado de consecución de los objetivos previstos o el estado en que se encuentra cada proyecto.

También es más sencillo mantener el control horario, repartir las tareas y detectar carencias formativas en la plantilla, por poner solamente algunos ejemplos de la gestión de empleados desde esta web o espacio en la nube.

4. Gestión de empleados desde el organigrama de la empresa

Existen múltiples criterios y sistemas para la creación de organigramas internos en las empresas –otra tarea propia de la gestión de empleados–, pudiendo haber varias fórmulas igualmente válidas para el éxito. Lo relevante es que cada área o nivel en la escala de toma de decisiones disponga de un marco para actuar debidamente delimitado y que evite duplicidades o decisiones contradictorias.

Un software de organigrama empresarial como el de Bizneo HR permite visualizar de manera gráfica la estructura interna de la compañía y dinamiza la toma de decisiones.

En un sentido más amplio, este recurso consigue que se clarifique la situación de cada profesional y se establezcan diferentes vías para la movilidad laboral dentro de la empresa, mejorando la motivación y la satisfacción de los empleados.

5. Herramientas de formación para la gestión de empleados

Contar con las adecuadas herramientas de formación es otro punto importantísimo en la gestión de empleados de una empresa. Este tipo de aplicaciones son habitualmente plataformas de e-learning o plataformas LMS que permiten agilizar todos los trámites relacionados con esta cuestión.

Esto es desde almacenar y poner a disposición de los empleados los recursos de formación necesarios, hasta administrar el acceso a las actividades, planificarlas, hacer un seguimiento del proceso de formación, enviar recordatorios y avisos, etcétera.

6. Herramientas de evaluación de desempeño

Las herramientas de evaluación de desempeño son fundamentales para saber cuáles son las necesidades de los empleados desde el punto de vista de la formación y de los objetivos de la empresa. Además, estas herramientas son clave para detectar talento interno, disminuir la incertidumbre y mejorar la motivación, y agilizar la toma de decisiones.

7. Herramientas de control horario

El tiempo es un recurso fundamental de toda compañía. De hecho, ha cobrado todavía más importancia con la entrada en vigor de la nueva Ley de Control Horario. Para gestionar este trámite existen herramientas de control horario específicas.

En el caso de Bizneo HR, también cuenta con software de control de vacaciones ideado para gestionar las ausencias y vacaciones de la plantilla. En definitiva una herramienta que permite centralizar toda la información, evitar solapamientos, generar informes y mucho más.

¿Qué esperan los empleados de un software de Recursos Humanos?

Para los profesionales que forman parte de la empresa, los software de RR. HH. solo tienen sentido si aprecian que les facilitan el trabajo diario. Es por ello que las aplicaciones implementadas deben destacar por su facilidad de uso y su accesibilidad. Paralelamente, también valoran que su talento y esfuerzo sean visibles para los managers, aspectos relacionados con la evaluación del desempeño y el reconocimiento de la formación.

Consejos para mejorar la gestión de empleados

Disponer de los mejores recursos digitales para la gestión de empleados no asegura una transición exitosa hacia un modelo administrativo más eficiente si esta no se lleva a cabo de manera correcta. Es por ello que conviene seguir una serie de recomendaciones básicas para implementar cualquier herramienta de gestión.

Pero antes de ofreceros los consejos, hay que tener en cuenta que cada rol de una empresa tiene sus preocupaciones, tareas y obligaciones. Hemos desarrollado una guía que explica el impacto de un software de RR. HH. en cada puesto de trabajo con ilustraciones muy llamativas.

Es decir, cómo soluciona los principales problemas del día a día y cómo le ayuda a rendir más en su perfil profesional.

Fortalecer el compromiso corporativo desde la gestión de empleados

Si la automatización de las funciones de gestión del personal se completa sin valorar las opiniones de los empleados y con un claro sesgo vertical, es posible que muchos trabajadores se sientan menos comprometidos con la empresa. Para conjurar el riesgo de la despersonalización de las relaciones laborales, las nuevas herramientas deben hacer hincapié en el intercambio de opiniones y no sustituir por completo al contacto humano.

Generar confianza en la plantilla

Una de las grandes ventajas de las herramientas de gestión de empleados es que se ocupan de aspectos que ya no deben ser permanentemente observados por el departamento de RR. HH. Ahora bien, de poco sirve este avance si no se confía en que los trabajadores serán capaces de utilizar correctamente cada software y mantendrán su profesionalidad. Conviene demostrar a la plantilla que la empresa confía en su trabajo y capacidad de organización.

Valorar la diversidad

El talento se manifiesta a través de perfiles muy diversos, enterrando definitivamente la idea de que todos los trabajadores deben responder a las mismas inquietudes o a la misma manera de trabajar. Las empresas que sepan integrar la diversidad en su organización interna irán un paso por delante del mercado. Y las herramientas de gestión de empleados ayudan a conseguirlo.

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Favorecer la iniciativa individual dentro del trabajo en equipo

Los equipos persiguen un objetivo concreto y todos sus miembros deben trabajar cooperativamente para lograrlo. Pero para mantener elevada la motivación y conseguir mejores resultados, conviene permitir cierta libertad para que brille la iniciativa individual.

3 grandes ventajas de digitalizar la gestión de empleados

Al introducir con éxito un software de gestión de personal, las empresas experimentarán a no mucho tardar ventajas como las siguientes:

1. Optimización del tiempo

¿Un empleado ha estado haciendo la misma tarea que otro por un error de comunicación entre ambos o por parte del mánager? Difícilmente se dará esta situación cuando exista una base de datos centralizada y en permanente actualización que permita a cada empleado saber cuál es exactamente su función en el marco de un equipo o de la empresa misma.

2. Mejor ambiente de trabajo

La automatización de procesos administrativos también reduce las fricciones entre compañeros, al estar perfectamente delimitadas las funciones de cada uno. De igual manera, al gestionar un mayor número de trámites en las plataformas correspondientes, las sospechas sobre favoritismos o discriminación entre los trabajadores carecen de base.

3. Mayores niveles de creatividad y productividad

Por último, al contar con recursos informáticos que se ocupan de los aspectos más tediosos y de menor valor agregado de la actividad laboral, tanto los responsables del negocio como los trabajadores pueden dedicar más atención a las parcelas más estratégicas. Tanto la creatividad de la plantilla como la productividad de la compañía se verán reforzadas a medio plazo.