Comment calculer les heures de travail | Du manuel à l’automatique

Pour calculer les heures de travail, il faut se reférer au temps constitué par les heures de travail convenues entre l’entreprise et le salarié.

Ces heures seront comptabilisées à la fin du mois et se traduira par une augmentation ou une diminution de la masse salariale.

Cependant, de nombreuses entreprises utilisent encore des méthodes manuelles ou dépassées pour calculer les heures de travail de leurs employés. Pour optimiser ce processus, Bizneo HR propose son module de suivi du temps et des présences. Ce programme calcule automatiquement et sans erreur les heures prestées.

Comment calculer les heures de travail d’un salarié ? | Formules

Lors de l’embauche d’un salarié, il faut connaître les heures qu‘il effectuera pour calculer le salaire qu’il recevra.

Le calcul des horaires de travail est réglementé au niveau international et, en règle générale, une semaine de travail de 40 heures est la norme. Tout ce qui dépasse les heures contractuelles est considéré comme des heures supplémentaires.

Comment calculer le temps travaillé sur une année ?

Vous voulez savoir faire le calcul horaire pour chaque salarié ? Il suffit de multiplier les heures de travail correspondant à la journée de travail quotidienne par le nombre total de jours de travail dans l’année. De cette manière, le résultat sera le temps de travail effectif sans compter les congés.

Heures de travail au cours d’une année = jours ouvrables (365 jours de l’année – week-ends – jours fériés) * heures de travail quotidiennes.

Le calcul des heures travaillées dans l’année est donc simple. Il suffit de multiplier le nombre d’heures de travail quotidiennes par le nombre de jours de travail dans l’année. Ensuite, pour compléter le calcul total, on ajoute les éventuelles heures supplémentaires effectuées au cours de l’année.

Heures travaillées au cours d’une année = heures de travail au cours d’une année * jours ouvrables + heures de travail supplémentaires

Comment calculer le temps de travail au cours d’un mois

Si l’on veut faire le calcul horaire du travail mensuel, il faut multiplier les heures de travail par les jours de travail d’un mois. Puis, il faut ajouter à ce résultat les heures supplémentaires mensuelles qui ont été enregistrées.

Heures travaillées au cours d’un mois = heures de travail au cours d’un mois * jours de travail au cours d’un mois + heures supplémentaires au cours d’un mois.

Cependant, il est important de tenir compte des conditions de travail de chaque personne, y compris les congés, les heures supplémentaires et les jours fériés.

Heures supplémentaires : comment les calculer ?

Les heures supplémentaires sont les heures effectuées par un employé en dehors de son horaire de travail. Selon la réglementation en vigueur, elles doivent être incluses dans le salaire du professionnel.

Faites la soustraction des heures de travail totales et les heures de travail prévues. Il s’agit du nombre d’heures de travail supplémentaires qu’un salarié effectue après avoir dépassé la durée maximale de travail convenue dans son contrat.

Le problème se pose lorsque le suivi du temps de travail est effectué manuellement ou à l’aide de méthodes dépassées. Pourquoi ? Parce que de cette manière, l’entreprise, le travailleur ou le gouvernement n’ont aucune garantie que les données sont fiables ou correctes.

• Qui s’assure qu’un travailleur n’a pas inclus plus d’heures supplémentaires dans l’Excel ?
• Ou, à l’inverse, qui s’assure que le propriétaire de l’entreprise compte correctement les heures travaillées et les heures supplémentaires pour payer objectivement son employé ?
• Comment le gouvernement – l’agence en charge – contrôle-t-il que la loi est respectée si les données peuvent être erronées ou biaisées ?

Pour s’assurer qu’il n’y a pas de problèmes et que le chiffre correct est payé… Il est utile d’avoir des solutions technologiques qui automatisent le calcul des heures travaillées pour toutes les parties concernées. La méthode de pointage elle-même enregistre déjà les heures d’arrivée et de départ de l’employé + calcule les heures supplémentaires effectuées.

Par exemple, avec le logiciel de gestion du temps de travail de Bizneo HR, vous pouvez inclure des limites. Cela vous permet de mieux définir les heures supplémentaires, quand elles sont rémunérées ou compensées avec du temps libre ou des vacances.

Méthodes de calcul des heures de travail : du manuel à l’automatisé

Comment calculer manuellement les heures de travail

Dans le calcul des heures par les méthodes traditionnelles, on peut distinguer plusieurs manières de calculer les heures :

• Fiches de pointage.
• Avec un crayon et du papier, en appliquant la formule pour obtenir le résultat total.
• Pointeur mécanique.
• Enregistrement des heures à l’aide d’un appareil électronique.
• Avec un tableau Excel.

Ces outils manuels ou technologiques obsolètes sont encore utilisés aujourd’hui et peuvent être fonctionnels. Mais l’enregistrement rudimentaire des heures devient de plus en plus laborieux lorsqu’il s’agit de calculer les heures travaillées d’un grand nombre d’employés.

Les personnes chargées de cette tâche finissent par faire des erreurs humaines dues à l’usure. Ces erreurs rendraient les rapports collectés erronés et nuiraient à la rigueur et à l’exactitude du calcul global des heures travaillées.

Ces systèmes manuels ou traditionnels ne peuvent pas être reliés à des dispositifs électroniques capables de gérer les entrées et les sorties. En outre, ces méthodes ne disposent pas d’une base de données efficace. Le problème du stockage des rapports, des enregistrements et des données sur le temps de travail devient une tâche compliquée.

Par ailleurs, l’obsolescence de ce système est un handicap majeur, tant il est dépassé face à la transformation digitale et au télétravail.

Logiciel de gestion de temps de travail
Comment optimiser les horaires en RH?

Calcul des heures de travail avec la technologie

Nous avons vu que le calcul manuel des heures travaillées nécessiterait un enregistrement quotidien non automatique sur une base permanente. Ainsi les dépenses en ressources seraient énormes (en termes de coûts ou de temps passé).

Pour ces raisons, toute entreprise moderne doit aller plus loin et disposer d’une technologie qui enregistre automatiquement et avec précision les heures de travail.

Le logiciel de calcul des heures travaillées propose des méthodes qui s’adressent aussi bien aux entreprises ayant des politiques flexibles qu’aux équipes à distance :

• entrée et sortie flexibles, signatures attendues, signatures en masse, minuterie avec pauses incluses

ainsi que la possibilité d’intégrer des systèmes et outils de gestion du temps de présence et de contrôle d’accès pour géolocaliser le salarié :

• se connecter en scannant un code QR ; se connecter avec un pin ou un mot de passe ou se connecter par reconnaissance faciale.

Parallèlement, il existe une extension APP pour téléphones mobiles et tablettes, avec ses fonctionnalités et ses caractéristiques.

Grâce à elle, vous pouvez pointer et enregistrer votre journée de travail où que vous soyez. Réservé aux clients du logiciel de gestion des temps et des présences.

Tout ce qu’il faut savoir sur la gestion du temps de travail (GTA)
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Pourquoi est-ce si important de faire un calcul horaire avec la technologie ? 7 raisons

Le calcul des heures travaillées grâce à la technologie offre des avantages pour une entreprise, en plus de ceux déjà mentionnés.

1. Calcul correct du salaire en fonction de la journée de travail » et… 
2. Respect de la loi sur le contrôle du temps en quantifiant les heures entre l’entrée et la sortie ; nous avons constaté :
3. Anticipation des besoins d’embauche et résolution dans la gestion de l’équipe. Si l’on observe qu’un salarié fait beaucoup d’heures supplémentaires pour remplir objectifs fixés… Il est peut-être nécessaire d’augmenter le personnel. En même temps, certaines équipes disposent d’un budget très serré et les employés ne peuvent pas travailler plus d’heures que prévu. Le calcul des heures travaillées par les employés permet de contrôler les finances de l’entreprise.

4. Collecte d’informations pour la paie. Le calcul des heures travaillées permet d’enregistrer des données essentielles pour les questions de paie.

4. Suivi de la journée de travail et des performances. Vous pouvez calculer les heures travaillées et analyser si les tâches ont été exécutées dans les délais impartis. Ainsi, vous verrez si un travailleur qui, par exemple, télétravaille est responsable et s’acquitte de ses tâches comme il le devrait. Ou, au contraire, s’il effectue moins de tâches par jour ou par semaine qu’il ne le devrait.

6. Planification des plannings de travail et des horaires. Pour équilibrer les différentes journées de travail, il faut calculer le nombre d’heures de travail que chaque employé doit effectuer et dans quelle équipe/horaire. Cela permet de vérifier qu’il y a toujours un membre de l’équipe en actif. En outre, des flux de travail peuvent être mis en place pour gérer l’emploi du temps et automatiser les avertissements et les rappels.

7. Des pointages et des calculs précis des heures travaillées. La technologie garantit l’exactitude de la collecte et du stockage des données nécessaires pour se conformer à la loi. Des rapports de temps et de présence vous permettront de mieux localiser et organiser la journée de travail.

En résumé, grâce à un programme de calcul des heures travaillées, vous disposerez d’informations objectives sur les heures de travail. Et, surtout, vous pourrez vous conformer à la réglementation en vigueur, en évitant le manque de rigueur dans le calcul des heures travaillées. Et vous, vous ne savez toujours pas comment calculer les heures de travail ?