Controle de ponto para pequenas empresas: é necessário?

Embora algumas organizações não cumpram a lei, a realidade é que o controle de ponto para pequenas empresas também é obrigatório. Apesar de parecer uma tarefa entediante, ele também é uma boa oportunidade para melhorar a organização e continuar a crescer como empresa. 

E, certamente, uma das melhores maneiras de fazer isso é usar um software de controle de ponto para pequenas empresas que facilite o processo para todas as partes.

O que é o controle de ponto para pequenas empresas

O controle de ponto é obrigatório em empresas com mais de 20 funcionários e vai muito além do registro diário: gerenciamento de férias, gerenciamento de ausências, controle de horas extras, gerenciamento de turnos.

Estes são pontos-chave para qualquer empresa que precise aproveitar ao máximo os recursos humanos disponíveis e aumentar a produtividade, especialmente se for um sistema de controle de ponto para pequenas empresas que não têm os orçamentos e os equipamentos das grandes organizações.

O desafio de implementar o controle de ponto para pequenas empresas é mais fácil do que parece, pois atualmente existem várias ferramentas diferentes que facilitam muito o gerenciamento desses e de outros aspectos. Como veremos a seguir, a adaptação do controle de ponto para pequenas empresas pode oferecer grandes vantagens em termos de planejamento, coordenação e melhoria contínua.

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Razões para implementar um sistema de controle de ponto para pequenas empresas

Há vários motivos pelos quais o gerenciamento de tempo para pequenas empresas pode ser benéfico para as pequenas empresas, especialmente se usarmos o método correto. Todos eles têm como objetivo, de uma forma ou de outra, melhorar a organização de uma empresa e o bem-estar de seus colaboradores, dois pontos que, sem dúvida, terão um impacto positivo em qualquer empresa.

Melhor organização e mais tempo para outras tarefas

Se há algo que sempre falta em uma empresa com poucos funcionários, é tempo. Tempo é dinheiro, e ainda mais quando é limitado. O controle de ponto para pequenas empresas permite melhorar o planejamento e a organização dos funcionários e de suas horas de trabalho. Uma melhor organização se traduz automaticamente em mais tempo. 

Com o nosso módulo de turnos incluído no sistema de controle de ponto, você organizará os turnos diários e os dias de trabalho em um único painel, o que lhe permitirá evitar problemas e analisar a presença e a produtividade ao mesmo tempo.

Graças ao uso de suas funcionalidades específicas, é possível automatizar determinadas tarefas que normalmente tomariam muito tempo. Um exemplo disso é a contagem de horas extras e horas adicionais ou a preparação de folhas de pagamento.

Flexibilidade e qualidade de vida para os colaboradores

O uso de um software de controle de ponto para pequenas empresas também oferece vantagens para os funcionários. Com apenas um clique, é possível acessar o cronograma de trabalho, solicitar férias ou simplesmente marcar o ponto durante o dia de trabalho. Em outras palavras, ele também melhora a comunicação e facilita o gerenciamento para todas as partes.

Além disso, a digitalização do controle de ponto para pequenas empresas permite o uso de um aplicativo móvel de controle de ponto ou de um portal da Web para registro de ponto. Isso significa que os funcionários podem continuar a registrar suas horas de trabalho, estejam eles em teletrabalho, no escritório ou visitando um cliente. Isso oferece maior flexibilidade, o que se traduz em maior gerenciamento de tempo e qualidade de vida para a força de trabalho.

Maior produtividade

A falta de controle do tempo em pequenas empresas pode levar à temida síndrome de burnout e até mesmo a licenças médicas. Essa é uma situação muito difícil para as PME, pois não é apenas um problema sério para a operação da empresa, mas também leva a perdas financeiras.

A melhor maneira de combater isso é manter a equipe sempre motivada e feliz. O controle de ponto em empresas pequenas pode proporcionar tudo isso e maximizar a produtividade dos funcionários. Mais bem-estar significa menos problemas para uma empresa e, portanto, mais lucro.

Cumpre a lei e evita sanções

As inspeções trabalhistas existem e há muitas pessoas afetadas pelo não cumprimento dessas normas. Para uma pequena empresa, ser sancionada pode ser um grande problema, portanto, o melhor a fazer é não correr esse risco.

Lembre-se de que é necessário manter os registros de entrada e saída durante alguns anos, portanto, é melhor usar um programa de computador com armazenamento em nuvem. Isso garantirá que nossos registros não sejam perdidos durante esse período.

Maior rentabilidade e menos custos

Juntando todas as vantagens acima, é fácil ver como o relógio de ponto digital para PME pode melhorar significativamente vários aspectos importantes de uma organização. Por efeito de bola de neve, isso não só aumentará a produtividade e a lucratividade de uma empresa, mas também é um investimento que pode reduzir custos. Em resumo, ele pode se tornar um ponto importante para o crescimento.

Adaptação do controle de ponto para pequenas empresas: qual a melhor solução?

Vimos como o uso de um software de controle de ponto é uma das opções mais eficientes quando se trata de controle de ponto em PMEs. E por que razão escolher essa e não outra das soluções de controle de ponto disponíveis?

Registro em papel

Embora seja um método muito pouco eficaz, muitas PME ainda usam folhas de ponto em papel para controlar seu tempo. É ineficiente e não serve a nenhum outro propósito além de cumprir a lei, quando é possível obter dados mais fiáveis durante o registro. Além de ser menos sustentável, também é mais difícil garantir que se conseguem manter os registros durante o tempo necessário.

Planilha de Excel

Os modelos de controle de horas do Excel não são uma opção ruim para o controle de horas em pequenas empresas. Entretanto, eles têm duas grandes desvantagens. A primeira é que é muito fácil cometer um erro. A segunda é que eles não são escalonáveis e, quando começarem a crescer, se tornarão insustentáveis.

Máquinas de perfuração

As máquinas perfuradoras de cartão, de banda magnética ou mesmo de leitor de cartão estão ultrapassadas. Por exemplo, elas são incompatíveis com o teletrabalho. Além disso, a instalação de um dispositivo moderno com acesso biométrico pode ser excessiva se sua empresa for pequena.

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Porque é que digitalizar o controle de ponto para pequenas empresas é a melhor opção?

Embora as opções anteriores possam ser válidas em determinadas situações, elas não se adaptam às mudanças atuais. Sem dúvida, a melhor maneira de adotar o controle de ponto digital em uma pequena empresa é usar um software digital que nos permita dar um passo adiante. E há boas razões para isso.

Rentabilidade económica

Hoje em dia, há muitas opções para contratar um serviço como esse. Se levarmos em conta todas as vantagens que ele oferece e a grande quantidade de tempo que ele pode nos poupar, podemos ver que, a longo prazo, ele é bastante econômico. É um investimento que nos fará crescer como organização.

Sistema de controle de ponto en pequenas empresas com fácil implementação e uso

Embora existam várias opções, devemos escolher a que melhor se adapte às nossas circunstâncias. Devemos escolher um software de controle de ponto e horas para pequenas empresas que seja fácil de implementar e configurar, além de ser fácil de usar por qualquer pessoa. Dessa forma, podemos tirar o máximo proveito dele e começar a tirar o verdadeiro partido da solução.

Relatórios de controle de tempo e presença, facilidade para cálculo de horas extras, balanço de horas, aumento da produtividade, sobreposição de horários, são aguns dos grandes benefícios que poderá usufruir com esta ferramenta.

Escalabilidade consoante as necessidades das empresas

A princípio, você pode estar interessado apenas em cumprir a lei de tempo e presença e pouco mais. Entretanto, as funções avançadas desse tipo de software tornam as tarefas de RH muito mais fáceis. Todo o seu gerenciamento de tempo em uma única plataforma.

Com o tempo, verá que ter um programa como esse será como ter alguns funcionários a mais.

Controle de ponto en pequenas empresas com boa acessibilidade

É importante contar com um software de controle de ponto para PME que pode ser acessado de diferentes dispositivos, seja por meio de um computador e da Web ou de um aplicativo de registro de ponto em nosso smartphone ou tablet.

Software de controle de ponto en pequenas empresas com funcionamento na nuvem

A ferramenta escolhida deve ter um design simples e intuitivo e ser perfeitamente adaptado aos diferentes tamanhos dos dispositivos atuais. Além disso, se estiver na nuvem, todos os nossos dados estarão sempre seguros.

Além de não ser possível perdê-los, eles também estarão protegidos contra ataques cibernéticos e estaremos em conformidade com as leis de proteção de dados.

Em conclusão, o uso de software de controle de ponto para pequenas empresas se tornou fundamental para as organizações que desejam otimizar seus processos de gerenciamento de tempo. A automação dessas tarefas permite um controle mais eficiente da produtividade dos funcionários, garantindo a conformidade com a lei e reduzindo o tempo extra gasto com essas atividades.

Além disso, o uso de um sistema de controle de ponto em pequenas empresas libera recursos preciosos que podem ser direcionados para processos de real valor para o negócio. Isso é especialmente relevante para pequenas organizações que desejam crescer ou que têm um número menor de funcionários devido ao seu tipo de atividade.

Portanto, investir em um software de controle de ponto é uma decisão estratégica que traz benefícios tangíveis para as empresas. Com uma gestão mais eficiente do tempo, as empresas podem direcionar seus esforços para impulsionar a produtividade e alcançar melhores resultados.