Cómo despedir a un trabajador sin «morir» en el intento

Contrariamente a lo que suele pensarse, despedir a un trabajador es una de las tareas más difíciles de un responsable de equipo o departamento de Recursos Humanos. Un trámite que deberá afrontarse con humanidad, sinceridad y la máxima claridad. Hoy analizamos algunas de las claves sobre cómo hacerlo «sin morir en el intento».

La decisión de despedir a un trabajador

El despido es un lance doloroso para los empleados pero también supone un duro trago para los responsables de cualquier empresa. En ocasiones, la dirección asume la tarea de comunicar al trabajador afectado la resolución. Otras veces, en cambio, es el departamento de Recursos Humanos el que tiene que gestionar tan desagradable trámite.

Los empleados despedidos se ven obligados a afrontar una situación incierta que, en muchos casos, ni siquiera esperaban. Por eso, los responsables de notificar la decisión tienen que medir muy bien sus pasos y anticiparse a cualquier posible reacción adversa por parte del trabajador. Es su responsabilidad conseguir que el proceso se resuelva de manera rápida y lo menos traumática posible para todas las partes.

Cómo despedir a un trabajador: el proceso

Pero, ¿cómo se llega a decidir que lo más conveniente para la empresa es la salida de ese empleado? El despido rara vez llega de manera abrupta, sino que es un proceso largo que empieza a incubarse cuando se aprecia que algo no funciona correctamente en la plantilla. Estas serían algunas de las causas más habituales:

• Descenso significativo y prolongado del rendimiento laboral.
• Dificultades para cumplir las funciones correspondientes al puesto de trabajo.
• Generación de conflictos internos y dificultades para trabajar en equipo.
• Incumplimientos contractuales o negativa a completar su formación.
• Comisión de una falta grave o reiteración de faltas leves.
• Necesidad de acometer una reestructuración de la plantilla.
• Cambios en la orientación comercial de la empresa.

Sea cual sea el motivo, los profesionales encargados de gestionar y comunicar el despido deben seguir una serie de pasos para evitar problemas:

1. Planificar el despido: adoptada la decisión de despedir a un trabajador, todo el departamento de RR.HH debe ser conocedor de ello, a fin de agilizar los trámites para su salida de la empresa. También es recomendable preparar cuanto antes toda la documentación que se entregará al trabajador.
2. Concertar una reunión privada con el empleado: independientemente del tamaño de la empresa, la comunicación de un despido debe realizarse de manera presencial. Es necesario convocar a una reunión al trabajador justo después de decidir su cese. Dejar pasar el tiempo solamente servirá para que se produzca alguna filtración o rumor que enrarezca el ambiente.
3. Confirmar que el trabajador ha sido notificado: finalizada la reunión, hay que informar al resto del departamento de RR.HH de que el empleado ya conoce la decisión, procediendo inmediatamente a culminar los trámites para el cese de su contrato.

Cómo despedir a trabajador: consideraciones legales y formales previas

En paralelo con la planificación de los pasos que deben darse para que el despido no se complique más de la cuenta, el departamento de Recursos Humanos tiene que cuidar otras cuestiones especialmente sensibles. Una de las más importantes es el cumplimiento escrupuloso de la legislación laboral vigente.

Aunque se haya insistido en la necesidad de cerrar el proceso a la mayor celeridad posible, resulta preceptivo cumplir los plazos y el resto de requisitos legales. Por ejemplo, el proceso debe ser lo más confidencial posible, no pudiendo trascender los límites del departamento de RR.HH o de la dirección de la empresa.

También hay que entregar al trabajador una notificación por escrito en la que figuren los hechos que motivan el despido y los artículos legales a que se acoge la empresa para tomar esa decisión.

Las razones del despido

Tal y como se ha anticipado en el apartado sobre el proceso para despedir a un empleado, existen múltiples razones sólidas para cesar a un trabajador. No obstante, más allá de las cuestiones legales sobre plazos, requisitos y compensaciones, quien comunique la decisión al empleado debe tener muy claros los motivos por los que se procede de esa manera.

No basta con alusiones vagas al bajo rendimiento laboral o a los malos resultados del último proyecto en que participó el profesional en cuestión. El responsable de comunicar el despido ha de ser capaz de explicar al trabajador por qué se le va a despedir con concisión y claridad.

Es por ello que conviene preparar muy bien todo lo que se va a decir sin excederse con la retórica (no se trata de un discurso sino de una comunicación que el trabajador no desea escuchar). Lo más interesante es apoyarse en las razones por las que se procede al despido sin perderse en circunloquios o en lamentos.

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Más allá de lo comentado, tener claras las razones por las que un empleado debe dejar la empresa facilita el trabajo, pero no es el único requisito. También hay que cuidar al máximo las formas y mantener en todo momento una actitud comprensiva hacia el trabajador. En no escasa medida, saber cómo despedir a un trabajador correctamente dice mucho de los valores de una empresa.

Cómo despedir a un trabajador: 10 cuestiones básicas

A lo largo del proceso de decidir, planificar y comunicar el despido es probable que los encargados de gestionar este asunto incurran en errores fruto de su deseo de facilitar las cosas al trabajador. Esta buena voluntad no puede implicar el incumplimiento de determinadas cuestiones. De hecho, es por eso que resulta fundamental fijar un protocolo.

1. Estar seguros de la decisión

Esto no compete solamente al departamento de RR.HH sino a todos los que han propiciado la decisión. ¿Cómo despedir a un trabajador sin estar plenamente seguros de que es lo mejor para la empresa?

Comunicada la decisión ya no hay vuelta atrás, así que si la decisión no puede tomarse si persisten dudas sobre su necesidad. Esto está directamente relacionado con las razones del despido vistas en otro apartado.

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2. Máxima confidencialidad

La gestión del despido debería ser sumamente discreta. En caso contrario, el interesado podría enterarse de la decisión a través de otras personas (con la consiguiente incertidumbre sobre su situación), al tiempo que el resto del personal posiblemente considere que la empresa no valora a la plantilla como se merece. La decisión solo debe estar en conocimiento de quienes tengan que participar en el proceso de despido.

3. Contar con testigos

La presencia de testigos en la reunión con el trabajador que se va a despedir es muy recomendable por varios motivos. La reacción del empleado al conocer la noticia es imprevisible y la presencia de más personas actúa como un elemento disuasorio en caso de mostrar una gran frustración.

Por otro lado, si el trabajador se negara a firmar la notificación del despido o alegara que la empresa no le ha comunicado debidamente los hechos que lo han motivado, los testigos podrían acreditar la celebración de la reunión y su contenido.

4. Evitar dar rodeos en la reunión

Cuando se convoca a un trabajador a la reunión en la que se le va a comunicar su cese, no tiene sentido iniciar una conversación y aplazar las malas noticias para el final. Conviene ir directos al grano y comenzar la reunión indicando al trabajador que no va a continuar formando parte de la empresa.

5. Justificar las razones del despido

Aunque tengamos claras las razones por las que se ha optado por despedir a ese trabajador, no deberíamos esperar que este las asuma sin más. Los encargados de comunicar la decisión tienen que ser capaz de justificar debidamente los motivos del despido, toda vez que el empleado podría mostrar su disconformidad con los mismos.

Por ejemplo, si la principal causa es un descenso continuado del rendimiento laboral, hay que disponer de los datos que corroboren esa acusación.

Un punto en el que contar con un sistema de evaluaciones de desempeño puede ser de gran ayuda. Con nuestro programa incluso se pueden generar informes sobre este desempeño que justifiquen el despido.

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6. Ser respetuosos pero sinceros con el trabajador

A nadie se le despide por hacer bien su trabajo. Teniendo esto presente, no es aconsejable formular frases como “eres un gran profesional” o “sabemos que no es una decisión justa”.

¿Cómo despedir a un trabajador si cumple con todas sus obligaciones y la empresa no tiene la necesidad de reducir la plantilla? El empleado se merece escuchar una valoración sincera de su desempeño, formulada sin adornos pero con tacto.

7. Escuchar al empleado

¿Cómo despedir a un trabajador sin haber escuchado su versión de los hechos? La decisión no va a modificarse (salvo casos absolutamente excepcionales en que se demuestre un fallo por parte de la empresa) pero eso no significa que la opinión del trabajador sea prescindible.

Hay que entender que este se sentirá ofendido por haber decidido prescindir de él y que, posiblemente, la decisión le afectará emocionalmente. Es uno de los momentos más delicados e incómodos pero se debe permitir el desahogo del trabajador (siempre y cuando no reaccione violenta u ofensivamente).

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8. Facilitar el día después del trabajador

El día siguiente a la comunicación del despido, el empleado deberá comenzar a realizar una serie de trámites administrativos para seguir beneficiándose de las coberturas médicas de la Seguridad Social o percibir la prestación por desempleo.

Por eso, se adaptará más rápidamente a su nueva situación si la compañía le facilita toda la documentación necesaria y le informa sobre cuáles deben ser sus siguientes pasos para completar estos procedimientos.

9. Evitar discusiones y agradecer los servicios prestados

Comunicado el despido, el trabajador puede hacer las preguntas que considere oportunas pero los representantes de la empresa no tienen por qué atender las cuestiones menos relevantes o las que ataquen directamente a la compañía.

Hay que evitar las discusiones porque el despido es definitivo y estas solo van a servir para tensar a las partes. Lo que no debe faltar es un agradecimiento formal al trabajador por los servicios prestados a la compañía.

10. Evitar los posibles errores de la empresa en el futuro

Sean cuales sean los motivos del despido, es evidente que la compañía también debe hacer autocrítica. En última instancia, ese empleado fue contratado tras superar un proceso de selección, por lo que quizá convenga modificar algunos de los criterios seguidos por el departamento de RR.HH para escoger a los mejores profesionales.

De igual manera, tal vez la compañía haya cometido errores de comunicación o no haya sabido gestionar a tiempo posibles disfunciones en su seno. Es aconsejable reflexionar sobre todo ello para minimizar los despidos en el futuro.

Los gráficos de rotación de personal incluidos en nuestro software de informes de RR. HH. podrás saber con exactitud en qué departamento ha habido más cambios en la plantilla, si se han renovado, si se han quedado en la empresa, qué responsable o jefe de sección contrata o despide en mayor cantidad, y un multitud de variables que te permitirán tomar decisiones para contar con un equipo de trabajo que funcione a la perfección.

Cómo despedir a un trabajador: la importancia de cuidar el mensaje

Uno de los errores más habituales a la hora de despedir a un trabajador es considerar que, como no hay forma fácil de hacerlo, cualquiera es buena. Al fin y al cabo, el empleado se va a enfadar y los representantes de la empresa poco pueden hacer por él. Esta visión resulta profundamente equivocada. Aceptando que el “qué” no va a sentar nada bien al trabajador, conviene poner el acento en el “cómo “ y el “por qué”.

Ser cuidadosos en el discurso y aportar motivos razonables ayudan al empleado a comprender por qué ha sido despedido. Quizá no lo exteriorice en la reunión pero, internamente, sabrá en qué ha fallado y procurará hacerlo mejor en futuros empleos.

Tampoco está de más poner ciertas facilidades para la salida de la empresa, estableciendo un calendario que convenga al trabajador (dentro de unos límites aceptables para la compañía).

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Cómo despedir a un trabajador: abordar el momento con dignidad, clave

El despido supone siempre un golpe anímico para el trabajador. “Si me han despedido es porque no he hecho bien mi trabajo o consideran que otros lo harán mejor”, podría ser el pensamiento más extendido entre los profesionales a los que se les comunica su cese. Consecuentemente, todo el proceso debería llevarse a cabo salvaguardando la dignidad del empleado.

Más allá de los requisitos legales y formales del despido, la empresa debe comportarse con la máxima humanidad con todos los profesionales (incluso al despedir a trabajadores conflictivos). Permitir que el empleado se despida de sus compañeros, atender sus últimas peticiones si son razonables y mostrar una imagen de unidad corporativa a lo largo todo el proceso, son algunas de las claves para conseguir que el despido sea lo menos traumático posible para todos.