Os Recursos Humanos investem muito tempo e recursos nos processos de seleção de pessoal, avaliando candidatos que acabam não progredindo. O talent pool é uma das melhores ferramentas de recrutamento para guardar as informações dos candidatos não selecionados num primeiro momento.

Além disso, existem muitos canais pelos quais as candidaturas podem chegar à empresa, como recomendações de terceiros ou até mesmo funcionários internos que têm potencial outros cargos dentro da organização.

Saber como gerenciar esses candidatos é fundamental para aproveitá-los. E isso pode ser feito por meio de uma ferramenta de pool de talentos.

O que é um talent pool?

O “talent pool” é um banco de dados privado de candidatos que organiza os profissionais por suas habilidades. Dessa forma, se um candidato não se adequar a um determinado processo, mas a empresa considerar que ele possui um talento ou potencial para futuras vagas, ele será guardado para outro momento.

Ou seja, trata-se de um registro ou pool de talentos interno que é usado posteriormente para atender às necessidades de contratação em processos de seleção e agilizar a busca por candidatos.

Uma versão segmentada do seu banco de dados com os melhores profissinais conquistados, de diversas origens, seja de currículos do processo de recrutamento de uma nova vaga, candidaturas rejeitadas em processos anteriores ou até mesmo outros possíveis candidatos para preencher um cargo que venha de outra fonte (recomendações, funcionários internos…).

Essa ferramenta tem ainda mais valor em momentos de dificuldade de encontrar profissionais qualificados:

8 em cada 10 empresas têm dificuldade em encontrar os profissionais de que precisam.

‘Desajuste de talento 2023’ da ManpowerGroup

Por que sua empresa precisa de um talent pool?

Existem muitas razões pelas quais você deve ter um pool de talentos. Às vezes, será a melhor alternativa diante de uma necessidade urgente de preencher uma vaga, outras vezes será uma ferramenta adicional dentro de um amplo processo de seleção.

As empresas que não têm um talent pool precisam passar por processos mais demorados para encontrar o candidato ideal, pois precisam começar a busca do zero, sem outras alternativas disponíveis.

Você já passou horas e horas procurando currículos que chegaram por e-mail ou que estão espalhados em pastas e pilhas de documentos? Nesse caso, o talent pool é uma boa opção para resolver isso, evitando que os registros fiquem desatualizados ou sejam difíceis de acessar.

A identificação dos perfis do candidato se torna muito mais rápida com essa tecnologia de registro de talentos (talent pool), com tudo corretamente armazenado e bem estruturado.

Além disso, é importante cuidar do acesso aos dados e informações se você quiser ter fluxos de trabalho bem organizados.

5 Vantagens de ter um talent pool

Otimização do tempo

Ter um pool de talentos com candidatos realmente qualificados e valiosos permite uma resposta ágil às necessidades de contratação.

Há momentos em que, diante de adversidades como demissões por parte da empresa ou demissões voluntárias de funcionários, é necessário preencher a vaga com urgência, e os processos de seleção levam tempo para encontrar alguém adequado.

Como o talent pool não é uma prática que requer muito tempo, torna-se uma alternativa realmente valiosa nessas situações.

Todo o tempo economizado nos processos de recrutamento pode ser investido em outros aspectos de maior valor dentro do mesmo processo, como a avaliação qualitativa dos candidatos por meio de testes de seleção para identificar a melhor pessoa ao cargo.

Redução de custos

Ao minimizar a necessidade de publicar tantas vagas e realizar processos de seleção longos e custosos para a empresa, os gastos com recrutamento são reduzidos significativamente. Uma coisa é verdade, menos tempo investido em processos de seleção = menor custo para a empresa.

Esse custo associado ao tempo pode ser reinvestido em aspectos mais valiosos, como mencionado na seção anterior. Além disso, muitos dos portais de emprego, ou a promoção de uma vaga, já têm um custo associado que pode ser reduzido significativamente.

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Lidar com a escassez de habilidades

Ter um talent pool com um amplo registro de candidatos, com habilidades bem identificadas, oferece uma alternativa nos casos em que há uma lacuna nas habilidades ou qualificações da equipe.

É importante que as informações dos candidatos que estão no talent pool sejam atualizadas e completas, para possibilitar uma identificação mais precisa. Dessa forma, não apenas aspectos básicos como anos de experiência ou formação podem ser visualizadas, mas também as habilidades pessoais podem ser avaliadas.

Como recomendação, lembre-se de que elas podem ser diferenciadas entre soft skills e hard skills. Assim, será muito mais fácil encontrar aqueles profissionais que você realmente precisa.

Construção de relacionamentos de longo prazo

Um talent pool bem gerenciado pode ajudar a construir relacionamentos de longo prazo com as pessoas. Não apenas com os próprios candidatos que podem se tornar futuros funcionários da empresa, mas também com todas as cartas de recomendação de emprego que são recebidas de outras pessoas.

A automação ajuda a criar workflows que parametrizam e respondem ao que se deseja em cada momento, para que o candidato ou aspirante sempre sinta que a empresa respondeu ou informou.

Toda essa automação é possível graças aos softwares de recrutamento e seleção. É possível ter um relacionamento mais próximo e cuidado com os candidatos, facilitando uma comunicação direta com eles, e tudo isso a partir de um único ponto.

Melhora o planejamento estratégico

O talent pool também permite identificar e antecipar as futuras necessidades de contratação, facilitando o planejamento estratégico a longo prazo.

A avaliação de desempenho tem um papel fundamental nessa gestão estratégica dos processos de seleção, sendo importante para identificar as falhas operacionais e recorrer ao talent pool em busca de reforço.

Imagem de marca empregadora

Fortalecer a imagem de marca empregadora é outra vantagem de ter um pool de talento.

Uma empresa que atende e dá oportunidade a candidatos que em algum momento mostraram interesse em trabalhar para ela, mesmo que não tenha sido possível contratá-los naquele momento, constrói uma imagem atraente para qualquer um. Ela se posiciona no mercado como uma organização que ouve todos igualmente e considera todas as propostas e solicitações.

Que tipo de candidatos um pool de talentos deve ter?

O tipo de candidatos pode variar de acordo com as necessidades e objetivos da empresa. Aqui estão as principais categorias de candidatos em um talent pool.

Candidatos de processos de seleção anteriores

Em todo processo de seleção, há candidaturas que foram identificadas, avaliadas e consideradas, mas que não progrediram naquele momento. Essas candidaturas podem ser recuperadas e aproveitadas, tornando-se um dos tipos mais comuns dentro do pool de talentos.

Pessoal interno e colaboradores

Este grupo inclui todos os funcionários da empresa que procuram uma promoção interna ou uma realocação em outros cargos.

Também podem ser incluídos outros candidatos com algum tipo de relação direta com a empresa, como consultores externos ou freelancers que trabalham para a organização.

Candidatos recomendados

Uma pesquisa anterior no LinkedIn ou em outras redes sociais pode ter sido suficiente para encontrar perfis com grande potencial. É importante gerenciar e guardar esses perfis no talent pool, pois talvez esteja o perfil de candidato ideal para uma futura vaga.

O mais importante é que sejam candidatos diferentes e diversos. O talent pool será a solução para todas as circunstâncias, então, tenha um banco de dados diversificado e bem nutrido!

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Como criar um talent pool ou banco de dados de candidatos potenciais: 4 etapas

Criar um talent pool eficaz para atender às necessidades de Recursos Humanos envolve seguir um processo bem estruturado e definido. Aqui estão os principais passos que você deve seguir.

Identificação de talentos

O primeiro passo é identificar os candidatos a serem incluídos nesse talent pool. Esses candidatos podem vir de diferentes fontes de contratação, como:

• Currículos de candidatos que mostraram interesse na empresa em outros processos de seleção.
• Pessoas que entraram em contato com a empresa em algum momento fora dos processos de seleção anteriores.
• Candidatos que tenham sido identificados em outros processos de seleção por outros canais, como redes sociais. Mesmo que eles próprios não tenham mostrado interesse direto em participar desses processos.
• Recomendações de emprego. Ou seja, pessoas que entram em contato recomendando um terceiro por suas habilidades, experiência, formação ou outros aspectos.
• Eventos de recrutamento. Como feiras de recrutamento, conferências ou eventos, entre outros.

Avaliação e classificação de candidatos

Após identificar os candidatos, é necessário realizar uma avaliação mais aprofundada que determinará a adequação e a compatibilidade com a empresa. É importante que essa avaliação não seja algo definitivo, pois é preciso ter uma visão mais a longo prazo, uma vez que as necessidades futuras da empresa são desconhecidas.

Para fazer uma avaliação abrangente dos candidatos, os testes psicométricos são uma das melhores opções, pois permitem que os empregadores tenham uma noção das características dos potenciais trabalhadores.

A classificação dos candidatos será um dos pontos mais relevantes. A identificação futura desses candidatos nos processos de seleção que farão uso do talent pool dependerá desse processo.

Além disso, essa classificação pode ser feita com base na adequação a funções específicas ou áreas da empresa. Também podem ser seguidos outros critérios de classificação, como anos de experiência, formação ou habilidades.

Existem muitas formas de realizar esse processo de avaliação, retenção e ranking dos candidatos, mas se você quiser fazer de forma automatizada, segura e rápida, sem dúvida a melhor alternativa é por meio de um ATS.

Automação e gestão de dados do talent pool

A gestão eficiente da informação é essencial para um pool de talentos efetivo. Existem métodos básicos como o Excel para listar e armazenar as informações desses candidatos, mas eles têm muitas limitações.

Um software de recrutamento como o Bizneo HR permite que você se comunique diretamente com os candidatos, prospecte-os e os armazene automaticamente em um único lugar. Isso facilita as seguintes etapas do processo: seleção dos finalistas para a vaga, agendamento de entrevistas em vídeo ou classificação e busca intuitiva do candidato que você precisa de acordo com uma variedade de critérios, entre muitas outras funcionalidades.

Além disso, é possível notificar os candidatos que temos no pool de talentos e que se encaixam em uma nova oferta de emprego lançada no Career Site da empresa, agilizando ainda mais os processos de busca por candidatos.

Manutenção e atualização do talent pool

A criação do talent pool não é um processo estático, devendo evoluir com as necessidades da empresa ou dos próprios candidatos. É importante realizar avaliações regulares e periódicas para manter um pool de talentos limpo e disponível para qualquer necessidade eventual.

Isso pode incluir:

• Identificar lacunas de habilidades
• Avaliar a diversidade e a inclusão no talent pool para tomar medidas, se necessário
• Alinhar a base de candidatos com as necessidades da empresa e também com as tendências do mercado de trabalho.

Para tomar as melhores decisões, a solução é simples: ter a maior quantidade de dados objetivos sobre os candidatos e sobre o processo de recrutamento de talentos como um todo.

O software de recrutamento e seleção de pessoas da Bizneo HR combina todas as informações individuais do candidato: habilidades, competências, formação, experiência, adequação ao cargo, resultados de testes psicométricos… coletados no talent pool,

e combina isso com os dados objetivos do próprio processo (pipeline): desempenho do recrutador, qualidade das fontes de recrutamento, solicitações internas de contratação, motivos das movimentações entre as diferentes fases…

para entender com precisão como, por que e onde o talento diferencial foi encontrado para o cargo e assim aprimorar os próximos processos de contratação.