Système de workflow et de BPM appliqué aux ressources humaines | Automatisation des flux de travail

Les outils d’automatisation des processus liés aux ressources humaines sont devenus de plus en plus populaires ces dernières années. L’utilisation d’un logiciel de gestion de workflow RH est essentielle pour concevoir, automatiser et optimiser de nouveaux workflows afin d’accroître l’efficacité lors de l’exécution des tâches routinières des RH.

En outre, l’application du concept de flux de travail et son unification avec les solutions logicielles BMP (Business Process Management) peuvent accroître la productivité des équipes RH et leur permettre de relever de nouveaux défis. Cela aura un impact positif sur l’ensemble de l’organisation, en offrant une gestion plus agile et une plus grande satisfaction des employés.

Qu’est-ce qu’un workflow et à quoi sert-il ?

Un workflow est un modèle ou un système de flux de travail qui organise les petites étapes qui composent une activité afin de réduire le temps nécessaire à sa réalisation ou de l’exécuter avec plus de précision. Chaque étape du flux de travail est associée à une tâche spécifique et est attribuée à une personne ou à un groupe de personnes spécifiques. Le workflow RH sert ainsi à optimiser les processus et les tâches, ainsi qu’à déléguer clairement les responsabilités.

Les flux de travail permettent donc de concevoir et de gérer des flux de travail dans le but de les automatiser. C’est un grand avantage pour l’organisation, car cela lui permet d’atteindre une plus grande efficacité dans les tâches quotidiennes, ainsi que de répondre rapidement et efficacement aux changements dans l’environnement.

Appliqués au domaine des ressources humaines, les systèmes de workflow automation permettent d’automatiser les différentes tâches et actions réalisées dans ce secteur de l’entreprise, depuis l’enregistrement d’un employé, la gestion des congés ou le contrôle du temps, jusqu’au recrutement du personnel ou à la gestion de l’évaluation des performances.

Grâce à ce type d’outil, les processus RH peuvent être numérisés et synchronisés de manière simple, ce qui permet un meilleur contrôle et une plus grande efficacité dans le travail quotidien.

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Qu’est-ce que la gestion des processus métier (BPM) ?

D’autre part, la gestion des processus métier est une méthodologie responsable de la gestion, de la mesure et de l’amélioration de la production et des processus métier d’une entreprise. L’objectif principal d’un système BPM est de simplifier et d’optimiser les processus afin d’accroître l’efficacité de l’organisation.

En résumé, nous pourrions dire qu’un système BPM permet de transformer la façon de travailler dans le but d’obtenir une amélioration continue et d’accroître la résilience afin de s’adapter plus facilement aux changements.

L’utilisation de systèmes BPM permet aux responsables de l’organisation d’identifier et d’analyser les détails de chaque processus. Ainsi, on peut détecter les points faibles ou les domaines à améliorer. L’objectif ultime est d’augmenter la compétitivité de l’entreprise et de faciliter la prise de décision.

L’utilisation d’un logiciel de BPM permet de standardiser les processus et de faciliter leur suivi, ainsi que de concevoir de nouveaux flux de travail et de les automatiser. Il s’agit d’outils de modélisation des flux de travail, de moteurs de règles métier, de suivi des activités, de systèmes de reporting, etc.

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Quelle est la différence entre un système de workflow RH et un système BPM ?

Si les logiciels de workflow et les systèmes de BPM peuvent sembler similaires, il s’agit en réalité de deux outils différents mais complémentaires.

Alors que les flux de travail se concentrent sur l’optimisation et l’automatisation de tâches plus spécifiques, les systèmes de gestion des processus (BPM) sont des solutions plus globales. Ils visent à améliorer les processus de production d’une entreprise à plus grande échelle.

Par conséquent, si l’on veut obtenir une gestion optimisée des processus, il est conseillé d’utiliser les deux outils conjointement. On obtient ainsi un système plus complet et plus efficace qui permet d’obtenir de meilleurs résultats à long terme.

Ainsi, nous pourrions définir les SIRH avec système de workflow et de BPM comme deux outils complémentaires. Ils permettent d’automatiser et d’optimiser les processus dans différents domaines de l’entreprise. Dans le cas des ressources humaines, ils peuvent être utilisés dans une multitude de tâches et avec un grand nombre d’avantages.

Peut-on utiliser un logiciel de workflow ou de BPM dans le domaine des ressources humaines ? 7 avantages

Dans le cas des ressources humaines, l’utilisation d’un logiciel de gestion des workflows devient de plus en plus courante. La simplicité offerte par les technologies de workflows RH ou de BPM fait que de plus en plus d’entreprises décident d’intégrer l’automatisation des processus et des workflows dans leur travail quotidien.

La mise en œuvre de flux de travail peut être une excellente idée pour un certain nombre de raisons :

• L’automatisation des processus répétitifs permet d’augmenter la productivité des employés des RH. Cela leur laisse plus de temps pour se concentrer sur des tâches plus complexes. Les erreurs humaines sont également réduites.
• Amélioration de la satisfaction des employés. L’automatisation de certains processus offre plus d’informations et d’indépendance aux employés, qui peuvent traiter leurs demandes et requêtes plus rapidement.
• Communication interne : un système de workflows améliore la communication interne en automatisant l’envoi d’alertes, de notifications ou de rappels.
• Contrôle accru. Un système de flux de travail fournit des outils qui augmentent le contrôle et la surveillance des processus, ainsi que la conformité avec les politiques internes.
• Des économies de temps et d’argent. Outre la réduction de l’utilisation de matériel, il réduit également le temps consacré à certaines tâches improductives, ce qui accroît l’efficacité.
• Amélioration des connaissances. L’utilisation de systèmes de flux de travail et de BPM permet d’accroître la connaissance des processus d’une entreprise dans le but de les améliorer en permanence.
• Audit et traçabilité. Les logiciels de BPM offrent des fonctionnalités de reporting et de traçabilité. Celles-ci permettent de détecter les opportunités d’amélioration et les moyens d’améliorer la conception des flux de travail.

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Différents types de flux de travail dans les ressources humaines

Comme nous l’avons déjà mentionné, il est possible d’utiliser un logiciel de flux de travail pour un grand nombre de tâches liées aux ressources humaines. Les exemples sont presque infinis, car les flux de travail sont entièrement personnalisables et flexibles. En outre, la conception de l’exécution des conditions, de l’activation, des notifications ou des personnes associées est extrêmement simple et intuitive.

Workflows dans le contrôle horaire et la gestion des temps

L’utilisation d’un workflow automation pour systématiser certaines notifications ou tâches liées au suivi du temps et des présences est certainement très pratique. Par exemple, nous pouvons avertir automatiquement les employés qu’ils n’ont pas pointé, même dans une séquence de plusieurs minutes. Nous pouvons également associer ce flux de travail au retard d’un employé en envoyant une alerte au responsable.

On peut également gérer des flux de travail qui informent un employé d’un changement d’horaire, tant au moment où le changement est appliqué qu’à l’approche du jour en question, afin d’éviter les oublis qui nuisent à la productivité.

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Workflows dans la planification des vacances et des absences

Il est également possible d’appliquer un système de flux de travail à la planification des vacances et des absences. L’automatisation de ce flux de travail fera gagner beaucoup de temps à toutes les parties. Il facilitera et sécurisera la gestion des demandes ou l’envoi de notifications aux gestionnaires concernés.

De même, il sera possible d’automatiser les rappels pour l’envoi et la réception de la documentation nécessaire aux différents types d’absence ou de congé médical. Le tout conformément aux politiques internes de chaque entreprise ou espace de travail, et ce à tout moment.

Systèmes de flux de travail pour les processus de sélection

Il est également possible d’appliquer un système de flux de travail aux processus de recrutement et de sélection. Cela permet de gagner beaucoup de temps dans la gestion et la communication des différentes candidatures, améliorant ainsi l’expérience des candidats. On peut personnaliser le processus de sélection utilisé dans chaque organisation.

Technologie de workflows ou de BPM pour l’onboarding

L’onboarding des employés est un autre domaine où l’automatisation des flux de travail peut être utilisée. Non seulement on peut générer la réception de documents, mais on peut aussi envoyer des enquêtes de satisfaction après les 30 premiers jours. Ou bien automatiser un flux de courriels qui seront envoyés progressivement pendant les premiers jours d’incorporation.

Par exemple, la fonctionnalité  » en attente  » du logiciel de ressources humaines Bizneo HR vous permet d’examiner en un coup d’oeil les tâches et les procédures qui ont déjà été accomplies par l’employé ou qui doivent encore l’être.

De cette manière, les tâches peuvent être gérées et supervisées et les tâches en cours peuvent être facilement notifiées, la livraison de matériel, d’équipement ou tout autre besoin de routine peut être organisée. Les possibilités sont très étendues : ouverture des comptes nécessaires, collecte et confirmation de la livraison d’EPI, envoi de manuels, etc.

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Workflows pour l’évaluation des performances

Si vous vous intéressez au développement et à la formation du personnel, vous pouvez également automatiser les processus à l’aide de flux de travail. Examinez le déroulement de leur formation et notifiez les erreurs ou les principaux avertissements. Début de la formation, annulation d’un cours, listes d’attente, résultats des programmes de formation…

Parallèlement, et de manière étroitement liée, les flux de travail vous permettent d’automatiser le contrôle des évaluations des performances. Notifications des employés qui ont atteint ou non les objectifs, notifications de suivi ou réunions… En bref, des systèmes de flux de travail pour s’assurer que l’évaluation des performances suit la bonne voie.

Flux de travail permettant d’alerter les employés sur les actions à forte valeur ajoutée

Tout comme il est possible d’automatiser l’onboarding, il est également possible de concevoir un workflows de fin de contrat. Cela permet de notifier un renouvellement ou une révision ou augmentation de salaire. Par exemple, on peut envoyer une alerte 30 jours à l’avance à la personne chargée d’examiner cette situation. Si aucune solution n’est trouvée, l’employé sera prévenu 15 jours à l’avance.

À leur tour, les flux de travail peuvent automatiser des tâches de gestion du personnel plus routinières telles que la création d’enquêtes, de rappels ou d’alertes – alertes sur les modifications des données des employés (données personnelles, compte bancaire, situations contractuelles) ainsi que l’automatisation des processus d’adhésion, de départ et de réadhésion.

Que la décision soit prise de licencier ou de renouveler un employé, le système de flux de travail peut être adapté pour automatiser les tâches liées à la situation. Et ce, depuis l’envoi, la réception et la signature électronique du nouveau contrat jusqu’à l’envoi de la documentation nécessaire en cas de licenciement.