¿Cuánto cuesta un proceso de reclutamiento y selección? ¡Cifras!

Cada vez que surge la necesidad de incorporar un nuevo empleado, las empresas suelen preguntarse cuánto cuesta un proceso de reclutamiento y selección o qué puntos hay que tener en cuenta a la hora de calcularlo. Y es que, en ocasiones, no es tan sencillo encontrar la respuesta y determinar una cifra exacta debido a la gran cantidad de variables que intervienen.

Desde que el proceso empieza con la detección de la necesidad, hasta que este finaliza con la incorporación del candidato más adecuado, intervienen muchos factores y etapas que pueden generar costes. Medirlos y analizarlos es clave si deseamos crear una estrategia de reclutamiento optimizada que permita mantener un equilibrio entre coste y adquisición de talento.

Importancia de entender los costes del reclutamiento y la selección

Algunas empresas no son conscientes de los costes que puede generar un proceso de selección de personal. En ocasiones, se considera que tan solo se invierte tiempo de empleados que ya tienes o en herramientas que ya has pagado. Pero en realidad, cada paso y cada acción realizada dentro del contexto, tiene un coste que debe tenerse en cuenta.

Entender y gestionar eficientemente los costes de los recursos de una empresa es clave para su buen desarrollo y crecimiento a largo plazo. La contratación de personal es un factor más dentro de cualquier estrategia empresarial, por lo que es importante que se haga de manera eficiente y rentable.

Buscar el talento más adecuado solo es la meta, pero es indispensable gestionar de manera eficaz el tiempo, los recursos y el dinero que se invierte en ello. Al final, el objetivo es conseguir que el retorno de la inversión sea positivo, así que es necesario medir y analizar los costes para optimizar los procesos y recoger beneficio, no solo en lo económico, sino también en la productividad y competitividad de la empresa.

Costes del departamento de Recursos Humanos
Cómo hacer un presupuesto de RR. HH.

¿Qué factores influyen en el costo de reclutamiento?

Para responder a la pregunta de cuánto cuesta un proceso de reclutamiento y selección es necesario realizar un listado de todos los factores que intervienen, normalmente bastante variados y diversos. Algunos de los más destacados son:

• Tiempo invertido en identificar las necesidades de contratación.
• Publicación de anuncios de trabajo en diferentes medios: periódicos, portales de empleo, redes sociales, entre otros.
• Coste de las herramientas de reclutamiento, desde un simple Excel hasta un software de reclutamiento y selección.
• El tiempo invertido por el equipo de recursos humanos en la gestión del reclutamiento y selección.
• El método de reclutamiento utilizado también puede hacer que el coste aumente o disminuya
• Gastos relacionados con entrevistas, como desplazamientos, pruebas o alojamiento en caso de candidatos que viven lejos.
• En ocasiones hay que acudir a servicios externos de headhunting o agencias de reclutamiento.
• Costes indirectos como la pérdida de productividad durante el periodo vacante, el tiempo de adaptación del nuevo empleado, la escasez de talento, las habilidades requeridas…
• El coste de la contratación en sí mismo, es decir, los gastos administrativos asociados a la elaboración de contratos, la inscripción en la seguridad social y otros trámites burocráticos.
• El coste de la formación inicial necesaria para que el nuevo empleado pueda desempeñar su trabajo de manera efectiva.

Finalmente, también habría que resaltar que además de todo esto, podrían sumarse gastos indirectos provocados por una mala contratación.

Costes directos de reclutamiento

Los costes directos de reclutamiento se refieren a los gastos tangibles y fácilmente cuantificables asociados con el proceso de contratar a un nuevo empleado. Estos costes pueden variar dependiendo de la estrategia de reclutamiento, el tipo de puesto y la empresa, por lo que hablar de cantidades exactas es complicado. Algunos de los más destacados son:

• Visibilidad de la vacante: publicar anuncios de trabajo en portales de empleo, redes sociales, periódicos y otros medios tiene por lo general un coste. También se podría incluir el tiempo que se invierte en publicar dichos anuncios.
• Herramientas de reclutamiento: más que un coste, emplear un software de reclutamiento es una inversión que más tarde iremos recuperando. No obstante, en este contexto, es un factor determinante a tener en cuenta. Habrá que calcular el porcentaje del coste de la suscripción o compra del software de ATS, así como de cualquier otra herramienta empleada.
• Pruebas de evaluación: también habrá que calcular el coste de realizar las pruebas psicométricas, de habilidades y competencias, pruebas técnicas, etc. Habrá que valorar tanto tiempo invertido en su elaboración y corrección como posibles costes asociados. Un software ATS puede optimizar mucho la tarea.
• Costes de eventos: asistir a ferias de empleo, realizar eventos de reclutamiento o asistir a eventos de networking y similares también conlleva un coste que tendremos que considerar. Esto incluye tanto el coste de inscripción o participación como el tiempo y los recursos invertidos.
• Costes adicionales: dietas, alojamiento y desplazamiento para las entrevistas, especialmente en el caso de candidatos que viven lejos. También debes tener en cuenta los propios costes burocráticos de la contratación.
• Servicios de headhunting o agencias de reclutamiento: a veces, para puestos muy específicos o de alta dirección, se recurre a servicios externos de reclutamiento, que suelen tener un coste elevado.

Informes de Reclutamiento y Selección de Personal
6 tipos de informes clave para encontrar talento.

Costos indirectos del reclutamiento

Por otro lado, los costes indirectos de reclutamiento son aquellos que no están directamente asociados con la contratación de un nuevo empleado, pero que son consecuencia del proceso de reclutamiento y selección. Aunque pueden ser menos evidentes que los costes directos, son igualmente importantes para entender el impacto financiero total del reclutamiento. Incluyen:

1. Tiempo invertido por el equipo de recursos humanos: habrá que tener en cuenta el tiempo que dedican los profesionales de recursos humanos a la gestión de cada proceso de reclutamiento y selección, desde la definición del perfil hasta la incorporación del candidato. Puedes utilizar un coste por hora de su salario o hacer una media anual de contrataciones.
2. Productividad perdida: mientras la posición está sin cubrir, la empresa dispone de menos recursos humanos para afrontar sus tareas diarias, lo que puede llegar a suponer una pérdida importante de productividad y rendimiento. Esto merma la capacidad para afrontar la carga de trabajo, atrasos, disminución de la calidad del servicio… Todo ello tiene un coste que hay que tener en cuenta.
3. Costes de formación: aunque a veces se pasa por alto, la formación inicial de un nuevo empleado también tiene un coste. Este incluye tanto el tiempo que los formadores dedican a enseñar al nuevo empleado como el tiempo que este necesita para aprender y adaptarse a su nuevo rol.
4. Duración de la contratación: cuando las contrataciones, sobre todo la de perfiles clave, se alargan, esto merma la motivación, energía y desempeño de la plantilla actual. Cuanto más se prolonguen la falta de dicha vacante, mayor será el coste en estos términos.
5. Rotación: la rotación de personal, contratación temporal o recontratación, despidos o abandonos son costes indirectos que tienen un gran impacto cuando hablamos de cuánto cuesta un proceso de reclutamiento y selección.
6. Marca empleadora: muchas empresas diseñan estrategias de marca empleadora para mejorar su reputación en el mercado y atraer talento cualificado.
7. Costes de adaptación: Durante el período inicial, el nuevo empleado puede no ser tan productivo como los miembros del equipo más establecidos. Este período de adaptación, durante el cual el rendimiento puede ser inferior al esperado, también tiene un coste.
8. Costes de oportunidad: Cuando el personal de recursos humanos dedica tiempo al reclutamiento, no está trabajando en otras áreas clave de la empresa. Este es un coste indirecto que puede tener un impacto significativo, especialmente en empresas más pequeñas.
9. Costes de inacción: no contratar un perfil necesario puede ocasionar una pérdida de oportunidades para la empresa, como, por ejemplo, la incapacidad de atender a más clientes o expandirse a nuevos mercados.

Etapas del proceso de selección y su impacto en el coste total

Como ya sabrás, el proceso de selección y reclutamiento de personal se divide en diferentes etapas bien diferenciadas. Cada fase supone en coste para la empresa, y aunque puede variar según las necesidades, existen ciertas etapas que suelen tener un mayor impacto en el coste total.

Definición de necesidades del puesto vacante

La fase inicial supone un coste temporal al equipo de reclutamiento y managers encargados de identificar las necesidades del puesto vacante, definir el perfil de candidato ideal y establecer los criterios de selección. Una descripción del puesto detallada, basada en datos y sustentada por procesos anteriores o perfiles disponibles en plantilla, puede reducir el tiempo invertido, los costos asociados y la filtración de candidatos no adecuados.

Publicación de la oferta de empleo

Con la descripción de la vacante bien definida, será momento de iniciar el proceso de publicación de la oferta. Habrá que seleccionar que portales o plataformas pueden ofrecer un mejor retorno y mayor visibilidad. Dispersar la oferta más de la cuenta, en portales que no ofrecen buenos resultados, puede aumentar los costes.

Si disponemos de una herramienta multiposting, el tiempo invertido en la publicación se reducirá notablemente. Además, la comunicación interna de las vacantes podría reducir muchísimo el coste total del proceso, ya que los propios empleados pueden recomendar perfiles conocidos que podrían encajar bien en la empresa.

Recepción y revisión de candidaturas

Una vez publicada la oferta, pronto empezarán a llegar las candidaturas y CVs. El impacto en el coste de esta etapa puede llegar a ser alto si no disponemos de las herramientas adecuadas, las cuales nos permitan filtrar candidatos y automatizar el proceso. De lo contrario, el tiempo invertido en revisar cada uno de los CVs y gestionar las candidaturas puede ser muy elevado. Además, en caso de recibir un alto volumen de candidaturas no cualificadas, el coste de esta etapa se disparará.

Pruebas de preselección y evaluación

Las pruebas de preselección y evaluación son una buena forma de reducir costes del posterior proceso de entrevistas. Por ejemplo, las videoentrevistas en diferido, en combinación con las famosas killer questions, son una buena forma de reducir el tiempo invertido, filtrar candidatos y automatizar el proceso.

También podemos realizar pruebas psicométricas o de habilidades, las cuales nos ayudarán a descartar candidatos que no encajan. Este tipo de pruebas, aunque puedan tener un coste asociado, permiten ahorrar costes superiores en siguientes etapas.

Entrevistas

Las entrevistas pueden suponer un alto impacto en el presupuesto total, sobre todo cuando se realizan de manera presencial. Las videoentrevistas pueden ayudar a reducir estos costes, ya que eliminan la necesidad de viajar y permiten un proceso de entrevista más flexible. Sin embargo, en ocasiones, las entrevistas presenciales son necesarias, especialmente para puestos de alta responsabilidad o para aquellos roles que requieren una interacción personal intensiva.

Además de las entrevistas, en esta etapa también se pueden incluir pruebas técnicas o de habilidades prácticas, las cuales también pueden tener un coste asociado. La automatización de estas pruebas y la implementación de herramientas de evaluación efectivas pueden ayudar a reducir estos costes.

Contratación

El proceso de contratación es una etapa que también puede suponer un coste importante. Este incluye los costes administrativos asociados a la elaboración de contratos, la inscripción en la seguridad social y otros trámites burocráticos. Un manejo eficiente y la automatización de estas tareas pueden ayudar a optimizar los costes.

Onboarding y formación inicial

Finalmente, la etapa de onboarding y formación inicial puede suponer un coste importante. Sin embargo, una buena estrategia de onboarding puede ayudar a reducir estos costes y acelerar el tiempo que el nuevo empleado tarda en alcanzar su pleno rendimiento. Puedes emplear una herramienta para facilitar la comunicación interna y facilitar el acceso a la documentación y formación necesaria.

Cómo calcular los costes del reclutamiento

Calcular, medir y analizar los costes de reclutamiento es fundamental para cualquier empresa. La adquisición de talento es una inversión importante, que, a largo plazo, puede ser clave en el rendimiento, productividad, calidad y reputación de la organización. La única forma de mejorar la estrategia es reevaluarla constantemente, con el objetivo de identificar oportunidades de mejora.

Como hemos visto, los factores que pueden intervenir en el coste total de un proceso de reclutamiento y selección son numerosos. Por lo tanto, calcular el coste exacto puede ser complicado, pero no imposible. Es necesario tener en cuenta todas las variables y costes, tanto directos como indirectos, y medirlos de manera eficiente.

No obstante, también existen fórmulas más simples de realizar un cálculo aproximado y que pueden ayudarnos a tener una visión global de los costes. Emplear este tipo de fórmulas puede ser adecuado en procesos que no son muy complejos, en pequeñas empresas o cuando se necesita una estimación rápida.

Coste de contratación media anual

Calcular el coste de los procesos de reclutamiento de una empresa es sencillo si se realiza una media anual. Para obtenerlo, solo necesitas sumar todos los costes directos e indirectos y dividir el resultado entre el número total de contrataciones efectuadas en un año.

Coste medio anual= Costes directos + costes indirectos / número de contrataciones en un año

Ejemplo práctico para calcular el coste de contratación media anual

Supongamos que una empresa cuenta con dos reclutadores, cuyo salario anual es de 30.000 € cada uno. Durante ese año, el equipo ha realizado 50 contrataciones. Además:

• Los costes directos (como anuncios de empleo o herramientas de selección) ascienden a 500 € por proceso de selección.
• Los costes indirectos específicos por contratación (como recursos de oficina o software de gestión) son de 200 € de media por proceso.

Veamos el desglose:

• Coste de los reclutadores: 30.000 € x 2 = 60.000 €.
• Costes directos totales: 500 € x 50 = 25.000 €.
• Costes indirectos específicos: 200 € x 50 = 10.000 €.

Por tanto, el coste total es: 60.000€+25.000€+10.000€=95.000€

Y el coste medio de contratación anual será: 95.000€/50€=1.900€

Costes de contratación por proceso

Otra forma de saber cuánto cuesta un proceso de reclutamiento y selección es calculándolo individualmente. Se trata de un método más preciso y detallado, pero también más complejo, ya que requiere un seguimiento detallado de cada proceso de selección y un registro exacto de todos los costes asociados. Para hacerlo, es tan simple sumar todos los costes directos e indirectos asociados con un proceso de reclutamiento y selección en particular.

Coste por proceso= Costes directos + costes indirectos

Aquí se añade la dificultad de tener que calcular qué parte del salario de tus empleados se invierte en cada proceso, la inversión en las herramientas y software utilizados, los costes de publicidad del puesto vacante, y cualquier otro gasto adicional. Aunque requiere un seguimiento más detallado, también permite encontrar más áreas de mejora.

Imagina que, para un proceso en particular, el coste de la publicidad en portales de empleo fue de 600 €, se invirtieron 200 € en RR. SS., el software de reclutamiento supuso un coste de 100 €, se invirtieron 20 horas de trabajo en la selección (con un coste de 30 € la hora), y se gastaron 200 € en pruebas de evaluación y entrevistas y 2000 € en un head-hunter externo.

El coste total del proceso de reclutamiento y selección en este caso sería de 3700 €.

Estrategias para optimizar los costes de selección y reclutamiento

Al medir y calcular los costes de selección y reclutamiento de personal, tendremos la información necesaria para aplicar distintas técnicas y estrategias que permitan reducir costes y aumentar el retorno. El objetivo será hacer sin necesidad de sacrificar la calidad, y para ello es imprescindible implementar e invertir en estrategias que nos ayuden a conseguirlo a medio/largo plazo.

Software de reclutamiento y selección que optimice el coste del proceso

Un software de seguimiento de candidatos o ATS puede ser de gran ayuda de cara optimizar los costos del proceso reclutamiento.

Estos sistemas permiten automatizar muchos de los procesos de selección, lo que puede ahorrar tiempo y dinero. Incluyen herramientas para publicar ofertas de trabajo en varios portales simultáneamente, filtros avanzados para CVs, videoentrevistas, tests, scorecards, comunicación con candidatos, reclutamiento colaborativo y un largo etcétera.

Reclutamiento interno

El reclutamiento interno puede ser una forma efectiva de reducir los costes de contratación. Se trata de promover o reubicar a los empleados actuales para cubrir las vacantes. Esta estrategia puede reducir los costes de publicidad de trabajos, entrevistas y formación, entre otros. La evaluación del desempeño de la plantilla facilitará este procedimiento.

Programa de cooptación

Los programas de cooptación, también conocidos como programas de referencias de empleados, pueden ser una forma muy efectiva de reducir los costes de contratación. Este tipo de programas incentiva a los empleados a referir a personas de su red de contactos para cubrir vacantes en la empresa, lo cual puede reducir el tiempo y dinero invertido en la búsqueda de candidatos.

Toma de decisiones basada en datos

Seleccionar los KPI’s más adecuados y medirlos de manera constante permitirá tomar decisiones basadas en datos. Este enfoque puede ayudar a identificar áreas de mejora en el proceso de reclutamiento y selección y a optimizar los costes. Puedes apoyarte en herramientas que te permitan elaborar fácilmente informes gráficos a partir de los datos recopilados, facilitando así su interpretación y análisis.

Reclutamiento pasivo

Mantener una base de datos de potenciales candidatos que puedan ser aptos para los perfiles que se buscan normalmente es una gran idea. Esto se conoce como reclutamiento pasivo y puede ser de gran ayuda para acelerar los procesos de selección y reducir los costes asociados a la publicación de ofertas y la búsqueda de candidatos.

Marca empleadora

Trabajar tu marca empleadora de forma constante y regular hará que atraigas candidatos de forma natural, reduciendo los costes de publicidad y búsqueda de candidatos.

Los programas de bienestar para empleados, las políticas de horario flexible, la promoción de un ambiente de trabajo positivo y una mayor visibilidad en redes sociales y comunidades especializadas son solo algunas de las estrategias que puedes utilizar para mejorar tu marca empleadora.

Automatización y eficiencia

La automatización de ciertos procesos de reclutamiento y selección puede ahorrar mucho tiempo y recursos.

Las herramientas de reclutamiento modernas permiten automatizar tareas como la publicación de ofertas de trabajo, la selección de currículums o la programación de entrevistas. Además, la eficiencia en cada etapa del proceso de reclutamiento y selección puede reducir significativamente los costes, así como agilizar la contratación.

EL MEJOR SOFTWARE DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN PARA TU EMPRESACapta talento diferencial con la tecnología con + funcionalidades del mercado

¿Qué puedes esperar pagar? Ejemplos y estimaciones

Llegó el momento de hablar de precios y números más concretos.

Habitualmente se toma como referencia que el costo del proceso de selección de personal es de entre el 10 y el 25 % del salario anual del puesto a cubrir.

Sin embargo, este porcentaje puede variar dependiendo de la complejidad del puesto, la industria y la ubicación geográfica.

Por ejemplo, para un puesto base con un salario anual de 30.000 €, el coste del proceso de selección podría variar entre 3.000 y 7.500 €. Para un puesto directivo con un salario anual de 100.000 €, el coste podría oscilar entre 10.000 y 25.000 €. Estos costes incluyen todas las etapas del proceso de selección, desde la definición del perfil hasta la contratación y formación inicial del empleado.

Cada proceso de selección es único y no siempre es sencillo estimar su coste. Sin embargo, conocer los costes asociados puede ayudarte a optimizar tu proceso de reclutamiento y selección, eligiendo las estrategias y herramientas más rentables y eficientes para tu empresa.

Disponer de un software de RR. HH. completo es sin duda una inversión inteligente que permite optimizar todas las áreas mencionadas a lo largo del artículo. Y es que, un proceso de reclutamiento y selección eficiente, que atraiga talento de alta calidad sin gastar de más, puede convertirse en uno de los mejores activos de una empresa.