Canal de signalement | Un système d’alerte dans votre entreprise

Un canal de signalement est bien plus utile qu’il ne semble. En effet, au sein des entreprises, on constate parfois des irrégularités, dont certaines sont contraires à la loi. Plusieurs cas sont devenus populaires ces dernières années, comme l’affaire Volkswager ou « dieselgate », qui ont porté atteinte à la réputation des entreprises en touchant l’opinion publique.

En disposant d’un canal de dénonciation pour les infractions commises par les employés, il est possible de prendre des mesures pour remédier à ces problèmes. Les conflits sont ainsi résolus en interne et avec l’aide des autorités compétentes. Tout cela grâce à une réclamation déposée par toute personne concernée ou apparentée, qu’il s’agisse d’un employé ou d’un client.

Afin de tirer parti de ce qu’un canal de réclamation offre aux entreprises, il est nécessaire de savoir comment il fonctionne et quels sont les principaux obstacles à sa mise en œuvre.

Qu’est-ce qu’un canal de signalement ?

Un canal de whistleblowing permet de dénoncer des actes répréhensibles au sein de l’entreprise. Ceux-ci peuvent être contraires au code de conduite de l’organisation ou violer les lois nationales et internationales. En utilisant une messagerie anonyme de dénonciation, les employés ou des personnes externes mais en relation avec l’entreprise ont la possibilité de faire connaître de tels actes.

Dans tous les cas, le canal de signalement dans les ressources humaines aide les entreprises à s’améliorer. En détectant les comportements qui violent la loi ou les codes de conduite, elles peuvent les traiter ou les prévenir en amont, avant qu’ils ne causent des problèmes. Cela est possible parce que les actions sont menées en interne, à l’exception de celles qui nécessitent une inspection du travail.

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Les objectifs poursuivis par le canal de signalement dans les entreprises

Les objectifs poursuivis par le canal de signalement dans les entreprises
Au-delà des plaintes liées au travail et autres, le canal de dénonciation anonyme cherche à remplir une série d’objectifs directs et indirects.

• Détecter et prévenir les activités illégales susceptibles de nuire à l’entreprise.
• Améliorer les mesures de contrôle interne afin de réduire le risque de mauvaise pratique ou de conduite inappropriée.
• Exonérer ou réduire la responsabilité pénale de l’entreprise. Ceci s’applique dans le cas où un membre de l’organisation commet une infraction pénale et après une démonstration en bonne et due forme.
• Promouvoir le bon fonctionnement du système disciplinaire, qui sanctionnera les auteurs des infractions détectées.
• Contribuer à la collaboration des enquêtes judiciaires en cas de poursuites judiciaires impliquant l’entreprise.

Le canal de signalement dans RH est-il obligatoire ?

Le canal de dénonciation obligatoire ne concerne que les entreprises et les organisations comptant 250 travailleurs ou plus. Celles qui n’atteignent pas ce nombre sont exemptées. Cette disposition est contenue dans la directive 2019/1937 de l’UE, qui vise à protéger les dénonciateurs et qui est en attente de transposition en Espagne.

En outre, les entreprises qui souhaitent être certifiées dans les normes UNE/ISO relatives à la conformité (UNE 19601, UNE-ISO 37001, ISO 37002…) auront besoin d’une messagerie anonyme pour les lanceurs d’alerte. Les entreprises qui sont obligées de mettre en place des mesures préventives contre le blanchiment d’argent et le financement des activités terroristes en ont également besoin.

Si un programme de conformité pénale devait être mis en œuvre, un canal de réception des signalements serait obligatoire. Autre exemple d’entreprises qui doivent en avoir un : celles qui sont impliquées dans les sports, les loisirs ou la formation si elles ont affaire à des mineurs.

En résumé, outre la taille de l’entreprise, il existe d’autres conditions qui rendent obligatoire la mise en œuvre d’un tel programme, dont vous pouvez vous assurer et trouver la liste sur notre site web :

Logiciel de canal de signalement pour les entreprisesLancement d’alertes anonymes pour les employés + traitement facile pour l’entreprise.

Comment fonctionne un système de messagerie pour les réclamations au travail ?

Pour que les plaintes relatives au travail soient efficaces, le canal de signalement repose sur l’anonymat du lanceur d’alerte. Cela permet d’éviter la peur de représailles, en particulier parmi les travailleurs de l’entreprise concernée. En outre, il est essentiel qu’elle soit facile à utiliser et qu’elle permette de fournir des preuves à l’appui des arguments avancés.

Notre logiciel RH dispose d’un module qui fait office de canal de réclamation. Il permet à l’employé, ou à toute personne liée à l’entreprise, de signaler une situation irrégulière dont il a été témoin ou dont il a connaissance.

FALTA IMAGEN

Le logiciel de canal de signalement pour les entreprises Bizneo HR utilise un formulaire simple pour effectuer un rapport. À l’intérieur du formulaire, des espaces sont prévus pour décrire l’acte que vous souhaitez signaler. En outre, il est possible d’indiquer l’endroit où l’incident s’est produit, la date, les personnes concernées ou si des mesures ont déjà été prises. Bien entendu, un espace est également prévu pour ajouter des photos, des fichiers vidéo ou audio ou des courriers électroniques.

En outre, la conception de l’interface du module tient compte de la personne en charge de la gestion des plaintes. Il peut s’agir d’un membre de l’équipe des ressources humaines, qui pourra consulter les détails de chaque rapport, son statut ou le nombre de jours pendant lesquels il est resté ouvert, ainsi que ses mises à jour respectives. Il est ainsi possible de créer une base de données des plaintes, utile en cas d’inspection et pour évaluer le succès des mesures disciplinaires.

Grâce à un logiciel de canal de signalement, tel que celui proposé par Bizneo HR, il est facile de se conformer à la législation, afin d’éviter efficacement les infractions qui nuisent à l’image de l’entreprise et causent des problèmes internes.

FAQ sur le canal de signalement des entreprises

Un juriste spécialisé dans la législation relative au canal des plaintes répond aux principales questions sur le sujet :

Doit-on prévoir une personne externe pour gérer le canal de signalement ?

Non, ce n’est pas obligatoire. Les dénonciations peuvent être traitées en interne ou en externe. Toutefois, il ne s’agit pas d’une obligation, mais bien d’une option déterminée par chaque organisme.

Peut-on partager un dossier avec des auditeurs externes ou des avocats ?

Oui, à la discrétion de l’entreprise. Il est possible de confier la gestion du canal de signalement à un auditeur externe ou à un avocat, comme indiqué dans la réponse précédente.

Par ailleurs, la réglementation n’interdit pas l’externalisation des enquêtes. Par conséquent, il est entendu que cette externalisation sera légale à condition qu’elle soit formellement approuvée par l’entreprise, accréditée et exécutée sans nuire aux autres garanties exigées par la loi.

Quels sont les critères à appliquer pour admettre ou rejeter une alerte ?

Voici les questions relatives à cette problématique auxquelles nous répondons dans cette section :

• Que fait-on de la réclamation si elle est finalement admise au traitement ?
• Est-elle envoyée directement au ministère du travail ou est-elle traitée en interne ?

La loi n’établit aucun critère concernant l’admission d’une alerte dans le secteur privé (contrairement au secteur public).

En toute logique, en raison de la responsabilité que cette alerte implique pour la défense de l’entreprise, la procédure de gestion de l’entreprise devrait prévoir l’admission de la notification, pour enquête, lorsqu’il existe certains indices suggérant la plausibilité de la plainte, ainsi que des données et des informations permettant d’effectuer au moins une enquête préliminaire sur les faits allégués.

En interne, les dispositions de la procédure de gestion des communications approuvée et mise en œuvre par chaque entreprise doivent être respectées.

Comment un employé peut-il être sûr qu’une alerte peut être suivie d’effets ou être corrigée si la direction de l’entreprise est impliquée dans l’affaire ?

• Le principal doute ici est que le lanceur d’alerte peut penser que la dénonciation pourrait lui nuire ou même donner des indices pour le trahir.

Résolvons cette question à propos du canal de lancement d’alertes pour les entreprises :

Il est obligatoire d’offrir une solution de lancement d’alerte anonyme. En effet, si l’entreprise connaît le nom de l’employé qui a fait la dénonciation, elle a l’obligation légale de ne pas exercer de mesures disciplinaires contre le dénonciateur pendant une période de deux ans. Autrement dit, le salarié dénonciateur bénéficie d’un certain bouclier.

En termes d’accréditation de la diligence, après réception de la plainte, la volonté de l’entreprise de se conformer à la réglementation ou de prévenir les infractions sera étroitement liée aux actions que, sur la base de la connaissance des faits, l’entreprise prend pour éviter la conduite signalée ou pour atténuer les dommages causés. Tout cela sera essentiel pour éviter les sanctions administratives, ainsi que les cas de responsabilité pénale de l’entreprise.

Après réception et examen de la plainte, une proposition de résolution est généralement formulée par l’organe de contrôle de la conformité, et le conseil d’administration est finalement compétent pour adopter les mesures proposées en rapport avec la plainte, ainsi que pour activer les mécanismes de réaction et de défense de l’entreprise en réponse à la plainte.

En effet, si la plainte est ignorée ou dissimulée, le dénonciateur pourrait se tourner vers les canaux de signalement des différents régulateurs, après être passé par le canal de l’entreprise. Cela permettrait de dénoncer l’entreprise qui omet d’enquêter ou de prendre des mesures à la suite d’un signalement de non-conformité.

Qu’est-ce qu’un canal éthique ?
Comment fonctionne-t-il et quelle est la différence avec un canal de signalement ?

Avantages d’un canal de signalement

Un logiciel de canal de signalement offre de nombreux avantages. Le plus important d’entre eux est qu’il protège la réputation de l’entreprise. La mauvaise gestion d’une irrégularité ou l’ignorance de celle-ci peut finir par toucher le grand public, et causer un préjudice d’image qu’il sera difficile de réparer à court terme.

Il contribue à réduire les risques judiciaires, qui peuvent être réduits par la détection précoce des comportements illégaux. Il existe également une base de données de plaintes à laquelle il est possible de donner suite, car l’entreprise dispose de preuves de l’infraction commise.

D’autre part, le canal de dénonciation renforce la confiance des employés qui, grâce à l’anonymat, porteront d’éventuelles violations de la loi à l’attention du personnel autorisé. Il convient toutefois de veiller à éviter les fausses déclarations, qui nuiraient à l’efficacité et à la valeur de ce canal.

La mise en place d’un logiciel de canal de signalement pour les entreprises est un moyen d’améliorer la mise en œuvre des programmes de conformité. Sa fonction est de détecter et de clarifier les risques juridiques éventuels pour l’entreprise, ce qui est possible grâce à des pratiques et des actions éthiques. En outre, il permet de se conformer à la directive de l’Union européenne sur la dénonciation, qui est déjà intégrée dans son adaptation au code juridique français.