Le vivier de talents est l’un des meilleurs outils de recrutement pour conserver et exploiter le potentiel de tous ces candidats non sélectionnés. Dans les départements des Ressources Humaines, beaucoup de temps et de ressources sont investis dans les processus de sélection du personnel, évaluant des candidats qui finalement ne sont pas retenus.
De plus, il existe de nombreux canaux par lesquels des candidatures peuvent arriver à l’entreprise. Par exemple les recommandations de tiers ou même des employés internes qui pourraient être des candidats potentiels pour d’autres postes au sein de l’organisation.
Savoir comment gérer ces candidats potentiels est crucial pour tirer parti de ce talent et en faire un outil utile dans les processus de recrutement.
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Qu’est-ce qu’un vivier de talents ?
Un vivier de talents est une base de données privée de candidats (ou CVthèque) organisée selon leurs compétences. Ainsi, si un candidat ne convient pas à un processus donné mais que l’entreprise estime qu’il a un potentiel pour des postes futurs, il est conservé pour une utilisation ultérieure.
En somme, il s’agit d’un registre ou d’un vivier de talents internes utilisé ultérieurement pour répondre aux besoins de recrutement dans les processus de sélection et accélérer ainsi la recherche de candidats.
C’est une version segmentée de votre base de données avec les meilleurs candidats trouvés, issus de diverses sources, qu’il s’agisse de CV reçus lors d’un recrutement pour un nouveau poste, de candidatures rejetées lors de processus précédents ou d’autres candidats potentiels pour un poste venant d’une autre source (recommandations, employés internes cherchant à évoluer…).
Cet outil prend encore plus de valeur dans un contexte où il devient de plus en plus difficile de trouver du personnel qualifié.
Pourquoi votre entreprise a besoin d’un vivier de talents ?
Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles vous devriez disposer d’un vivier de candidats. Parfois, ce sera la meilleure alternative en cas de besoin urgent de pourvoir un poste. D’autres fois, ce sera un outil supplémentaire dans un vaste processus de recrutement et sélection.
Les entreprises sans vivier de talents ont besoin de processus de recrutement plus longs pour trouver le candidat idéal. En effet, elles doivent commencer la recherche de zéro sans alternatives disponibles.
Avez-vous déjà passé des heures à chercher des CV reçus par email ou dispersés dans des dossiers et des piles de documents ? Le talent pool est une bonne solution pour éviter ces enregistrements anciens et inaccessibles.
L’identification des profils professionnels devient beaucoup plus rapide avec cette technologie de gestion des talents (vivier de talents), car ils sont correctement stockés et bien structurés.
Il est important de soigner l’accès aux données et à l’information si vous souhaitez des flux de travail confortables et bien organisés.
5 avantages d’avoir un vivier de talents
Optimisation du temps
Avoir un vivier de talents enrichi avec des candidats réellement qualifiés et précieux permet de répondre rapidement et efficacement aux besoins de recrutement.
Il arrive que, face à des adversités comme des licenciements ou des démissions volontaires d’employés, il soit nécessaire de pourvoir ce poste de manière urgente. Or, les processus de sélection prennent du temps pour trouver quelqu’un de compétent pour le poste.
Comme cela ne prend pas beaucoup de temps, cela devient une alternative vraiment précieuse dans ces situations.
Tout le temps économisé dans les processus de recrutement grâce à un vivier de talents peut être investi dans d’autres aspects peut-être plus précieux dans le même processus. Par exemple, consacrer plus de temps à l’évaluation qualitative des candidats par le biais de tests de recrutement pour mieux identifier l’adéquation de cette personne au poste.
Réduction des coûts
En minimisant la nécessité de publier autant de postes vacants et de mener des processus de sélection longs et coûteux pour l’entreprise, les dépenses de recrutement sont considérablement réduites. Une chose est claire, moins de temps investi dans les processus de sélection = moindre coût pour l’entreprise.
Ce coût associé au temps peut être réinvesti dans des aspects plus précieux comme ceux mentionnés dans la section précédente. De plus, beaucoup de portails d’emploi ou simplement la promotion d’une vacance ont déjà un coût associé qui peut être significativement réduit.
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Faire face à la pénurie de compétences
Disposer d’un vivier de candidats avec un large registre de candidats, comprenant des personnes dont les compétences sont bien identifiées, offre une alternative lorsque des lacunes de compétences ou de qualifications du personnel existent.
Il est important que l’information des candidats dans le vivier de talents soit bien nourrie et complète pour permettre une identification plus précise. De cette façon, vous pourrez non seulement voir des aspects de base comme les années d’expérience ou la formation, mais aussi évaluer les compétences professionnelles et personnelles.
En guise de recommandation, n’oubliez pas que vous pouvez différencier entre compétences techniques et compétences comportementales (soft-skills et hard-skills). Cela rendra beaucoup plus facile de trouver les personnes dont vous avez réellement besoin.
Construction de relations à long terme
Une réserve de talents bien géré peut aider à construire des relations à long terme avec les personnes. Non seulement avec les candidats qui peuvent devenir de futurs employés de l’entreprise. Mais aussi en répondant à toutes ces lettres de recommandation d’emploi provenant d’autres personnes.
L’automatisation aide à créer des flux de travail qui paramètrent et répondent aux besoins à tout moment. Ainsi le candidat ou l’aspirant sentira toujours que l’entreprise lui a répondu ou l’a informé.
Toute cette automatisation est possible grâce à un logiciel de recrutement et de sélection. Vous pouvez maintenir une relation plus proche et soignée avec les candidats, facilitant une communication directe avec eux, et tout cela depuis un seul endroit.
Amélioration de la planification stratégique
Le vivier de talents vous permet également d’identifier et d’anticiper les besoins futurs en matière de recrutement. Cela facilite la planification stratégique à long terme.
L’évaluation des performances joue un rôle fondamental dans cette gestion stratégique des processus de sélection. Elle est importante pour détecter les faiblesses et pouvoir se tourner vers le bassin de talents pour trouver ce renfort.
Image de marque employeur
Renforcer l’image de marque employeur est un autre avantage d’avoir un vivier de talents.
Une entreprise qui répond et donne une chance aux candidats qui se sont intéressés à travailler pour elle, même si ce n’était pas possible à ce moment-là, construit une image attrayante pour tous. Elle se positionne sur le marché comme une organisation qui écoute tout le monde de manière égale et qui prend toutes les propositions et demandes en considération.
Quels types de candidats un vivier de talents doit-il contenir ?
Le type de candidats peut varier en fonction des besoins ou des objectifs de l’entreprise. Voici les principales catégories de candidats qui peuvent être identifiées dans un vivier de talents.
Candidats de processus de sélection précédents
Dans tout processus de sélection, il y a des candidatures qui ont été identifiées, évaluées et prises en considération mais qui n’ont pas été retenues à ce moment-là. Celles-ci peuvent être récupérées et exploitées, devenant ainsi l’un des types les plus courants de pool talent.
Personnel interne et collaborateurs
Dans ce groupe, on trouve tous les employés de l’entreprise qui cherchent une promotion interne ou une réaffectation à d’autres postes.
Il peut également inclure d’autres candidats ayant une relation directe avec l’entreprise, comme des consultants externes ou des freelances travaillant pour l’organisation.
Candidats passifs et recommandés
Une recherche précédente sur LinkedIn ou d’autres réseaux sociaux peut avoir suffi pour trouver des profils avec un grand potentiel. Il est important de gérer et de bien conserver ces profils dans le vivier de candidats. En effet, vous pourriez trouver le candidat idéal pour un futur poste à pourvoir.
L’essentiel est qu’il s’agisse de candidats divers et variés. Vous ne savez jamais quelle situation ou quel processus l’entreprise devra affronter. Le bassin de talents sera la solution à ces circonstances extraordinaires, alors… Ayez une base de données diversifiée et bien nourrie !
Comment créer un talent pool ou base de données de candidats : 4 étapes
Créer un vivier de talents efficace pour répondre aux besoins des Ressources Humaines implique de suivre un processus bien structuré et défini. Voici les 4 étapes principales à suivre.
Identification du talent
La première étape consiste à identifier les candidats potentiels à inclure dans ce talent pool. Ces candidats peuvent provenir de différentes sources de recrutement.
- CV de candidatures précédentes de candidats ayant montré un intérêt pour l’entreprise dans d’autres processus de sélection.
- Personnes ayant contacté l’entreprise à un moment donné en dehors des processus de sélection précédents.
- Candidats identifiés dans d’autres processus de sélection par d’autres canaux, comme les réseaux sociaux. Même s’ils n’ont pas directement montré leur intérêt pour participer à ces processus.
- Recommandations d’emploi. C’est-à-dire, des personnes nous contactant pour recommander un tiers en raison de ses compétences, son expérience, sa formation ou d’autres critères.
- Événements de recrutement. Comme les salons de recrutement, conférences ou autres événements.
Évaluation et classification des candidats
Une fois les candidats potentiels identifiés, une évaluation plus approfondie doit être réalisée pour déterminer leur adéquation et leur compatibilité avec l’entreprise. Il est important que cette évaluation ne soit pas déterminante. Vous devez avoir une vision à long terme sans connaître les besoins futurs de l’entreprise.
Pour une évaluation approfondie des candidats, les tests psychométriques sont l’une des meilleures options. Ils permettent aux employeurs de se faire une idée des traits des futurs employés.
La classification des candidats sera l’un des points les plus importants. De ce processus dépendra l’identification future de ces candidats dans les processus de sélection utilisant le vivier de talents.
Cela peut se faire en fonction de leur adéquation à des rôles spécifiques ou à des domaines de l’entreprise. Vous pouvez également utiliser d’autres critères de classification tels que les années d’expérience, la formation ou les compétences.
Il existe de nombreuses façons de réaliser ce processus d’évaluation, de stockage et de classification des candidats. Mais si vous voulez le faire de manière automatisée, sécurisée et rapide, sans aucun doute la meilleure alternative est d’utiliser un ATS.
Automatisation et gestion des données du vivier de talents
La gestion efficace des informations est essentielle pour un vivier de talents performant. Il existe des méthodes de base comme Excel pour lister et stocker les informations de ces candidats, mais elles ont vraiment beaucoup de limitations.
Un logiciel de recrutement comme Bizneo HR permet de communiquer directement avec les candidats, de les prospecter et de les stocker automatiquement depuis un seul point. Ainsi, les étapes suivantes du processus sont facilitées : choix des finalistes pour le poste, planification des entretiens vidéo ou classification et recherche intuitive du candidat nécessaire selon de nombreux critères, entre autres fonctionnalités.
De plus, vous pouvez notifier aux candidats du vivier de talents qui correspondent à une nouvelle offre d’emploi publiée sur le site carrière de l’entreprise. Cela permet d’accélérer encore plus les processus de recherche de candidats.
Évaluation continue et ajustements du vivier de talents
La création d’un vivier de talents n’est pas un processus statique. Elle doit évoluer avec les besoins changeants de l’entreprise ou les changements des candidats eux-mêmes. Il est important de réaliser des évaluations régulières et périodiques pour maintenir un vivier de talents propre et disponible en cas de besoin.
Cela peut inclure :
- Identifier les lacunes de compétences.
- Évaluer la diversité et l’inclusion dans le vivier de talents pour pouvoir prendre des mesures si nécessaire.
- Aligner la base de candidats avec les besoins de l’entreprise et avec les tendances du marché du travail.
Pour prendre les meilleures décisions, la solution est simple. Disposer du plus grand nombre de données objectives sur les candidats et sur le processus de recrutement dans son ensemble.
Le logiciel de recrutement et de sélection de Bizneo HR combine toutes les informations individuelles des candidats : compétences, qualifications, formation, expérience, adéquation au poste, résultats des tests psychométriques…
Tout cela est recueilli dans le vivier de talents et combiné avec les données objectives du processus lui-même (pipeline) : performance du recruteur, qualité des sources de recrutement, demandes internes de recrutement, raisons des mouvements entre les différentes phases…
Ainsi, on peut comprendre avec précision comment, pourquoi et d’où provient le talent différentiel choisi pour le poste et ainsi améliorer les futurs processus de recrutement.
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