Como fazer um banco de dados de Recursos Humanos

Ter um banco de dados de Recursos Humanos é fundamental para poder gerenciar corretamente diversas funções do departamento de Recursos Humanos: avaliação de funcionários, gestão de candidatos, planos de carreira… Nesse cenário, contar com as ferramentas apropriadas será fundamental.

Sim, porque o banco de dados de Recursos Humanos não serve apenas para gerenciar os funcionários já presentes na empresa, mas também potenciais novas contratações. Tudo, é claro, em conformidade com a Lei de Proteção de Dados.

Como fazer um banco de dados de Recursos Humanos de funcionários?

Como mencionamos, ter um banco de dados de Recursos Humanos de colaboradores é fundamental para gerenciar:

• Férias, ausências, licenças, baixas…
• Avaliações de desempenho.
• Planos de carreira.
• Conhecimento de permissões sobre o tratamento de dados.
• Formação.
• Documentação relacionada aos contratos e similares de cada um deles.
• Organograma.

Com o software RH você gerencia o banco de dados dos seus trabalhadores e automatiza as tarefas de gestão de pessoal.

Classificação para o banco de dados de Recursos Humanos de funcionários

Na hora de classificar o banco de dados de Recursos Humanos e os colaboradores, pense em para que você está elaborando. Isso permitirá saber quais informações você precisa ter de cada trabalhador, ou seja, qual será fundamental ter centralizada.

Toda ela deve constar na ficha do funcionário. Em qualquer caso, você deve incluir pelo menos uma categoria sobre o cargo e uma sobre a aceitação do tratamento de dados e sobre quais dados seu funcionário aceitou que sejam tratados. O ideal também é que você tenha um histórico. Uma gestão que alguns softwares de cadastro e banco de dados de funcionários permitem automatizar.

Carga de informações no banco de dados

Como mencionamos, é conveniente ter um sistema RH que nos permita agilizar a carga de dados, editar as informações facilmente… etc. O Bizneo RH também permite enviar mensagens para o banco de dados, tanto individualmente quanto coletivamente, a fim de facilitar a comunicação com a equipe.

Confidencialidade do banco de dados de Recursos Humanos

Claro, não recomendamos armazenar essas informações em um Excel nem em um Google Sheets ou similares. Não só pelo risco que a introdução manual de dados acarreta, mas também porque é complicado gerenciar os acessos e salvaguardar a LGPD.

O software de banco de dados de funcionários que se integra com mais ferramentasCentralize o banco de dados de talentos de forma segura e na nuvem.

Manutenção do banco de dados de Recursos Humanos

Outro ponto importante é a manutenção do banco de dados. Ou seja, que a informação que consta lá esteja atualizada. Que não haja números errôneos, etc.

Para conseguir isso, siga estes conselhos:

• Unifique seu banco de dados: é muito comum ter muitos dados de funcionários espalhados em diferentes arquivos. Antes de mais nada, unifique todas as informações que você tem disponíveis.
• Elimine duplicados: a duplicidade é outro dos grandes males dos bancos de dados. Você deve monitorar periodicamente a existência de duplicados, eliminar aqueles que menos valor acrescentam ou, em alguns casos, combiná-los com as informações que mais lhe interessam de cada um deles. Mas… sempre com cuidado! Se você não estiver seguro, não elimine nada, sempre terá tempo de avaliar se esse registro está duplicado.
• Elimine informações inúteis: os dados inúteis são o conjunto de informações falsas ou que não trazem nenhum benefício. Por exemplo, quando em um campo obrigatório um candidato escreve qualquer coisa que evidentemente não corresponde à realidade, como um telefone mal escrito.
• Englobar uniformidades: Trata-se de um dos maiores desafios ao depurar seu banco de dados. Vamos dar um exemplo: imaginemos que em nosso formulário de inscrição temos o campo “província” aberto. Mas nem todo mundo vai escrever o termo de forma homogênea. Portanto, você deve tentar padronizar esse campo de alguma maneira.

Como fazer um banco de dados de Recursos Humanos de candidatos?

Além do banco de dados de Recursos Humanos de funcionários, existe outro tipo de banco de dados que é de grande ajuda ao departamento na hora de iniciar um processo de recrutamento e seleção. Falamos do banco de candidatos.

Um registro que inclui candidatos atuais, mas também aqueles que se inscreveram em nosso Career Site em algum momento ou que fizeram parte de nossos processos anteriores, mas cujos perfis quisemos guardar.

Vantagens do banco de dados de Recursos Humanos para candidatos

• Permite preencher vagas rapidamente. Sem precisar publicar uma oferta de emprego em fontes externas. Ou, caso publiquemos, se a informação ficar centralizada no banco, é uma forma mais homogênea de ver os currículos e gerenciar as candidaturas.
• Ajuda a ver quais vagas são mais demandadas.
• Permite organizar os processos de seleção: você pode conhecer sua posição em cada uma das fases e a aceitação das políticas de tratamento de dados.
• Para as empresas especializadas em recrutamento, também serve para a elaboração de estatísticas ou relatórios de recrutamento e seleção para oferecer aos seus clientes.

Como conseguir candidatos para este banco de dados de Recursos Humanos

A seguir, propomos diversas formas de captação:

• Guardar os currículos de candidatos que chegaram às últimas fases de processos anteriores, mas que finalmente não foram selecionados.
• Um Career Site eficiente.
• Formulários de inscrição: colocá-los em pontos estratégicos do seu career site. É importante não incluir muitos campos a serem preenchidos, um candidato pode desistir.
• Recompesas: uma forma de captar ou manter seu banco de dados é oferecendo algo ao candidato. Por exemplo, a Manpower, ao informar a rejeição de um candidato, oferece formação.
• Incluir a opção de recomendar suas ofertas: se você integrar com alguma rede social, melhor. As recomendações ajudam a multiplicar seu banco de dados, para incentivá-las, certifique-se de tratar bem os candidatos.
• Ações de recruitment marketing: eventos, concursos ou feiras. O marketing tem oferecido ideias inovadoras sobre como atrair candidatos.

Novamente, precisaremos da ajuda da tecnologia. Neste caso, de um software de recrutamento que permite divulgar a oferta por mais de 200 fontes de recrutamento, centralizar a recepção de candidaturas e gerar automaticamente um banco de dados de talentos.

Tudo com etiquetas, scorecards e com um histórico do que aconteceu durante o processo, com um buscador interno por palavras-chave, etc.

Técnicas de classificação para o banco de dados de RH de candidatos

O primeiro é saber o que é essencial para você, além do nome. Por exemplo: formação, anos de experiência, motivo da rejeição anterior e cargo para o qual se candidatou. Mencionamos quatro categorias porque um excesso seria contraproducente e incontrolável.

Outras categorias úteis são:

• Fonte de recrutamento: Para saber por qual meio é melhor recrutar.
• Aceitação do tratamento de dados: Você pode incorporar aqui o momento em que aceitaram o tratamento e a prova dessa aceitação.
• Prazo no banco de dados: Com a nova LGPD, pode ser que você tenha que excluir alguns dados.
• Etapa que alcançou no processo de seleção: Isso ajuda a discriminar se estava muito longe de ser apto ou se, em parte, era válido.

Um último conselho é que você tenha alguns termos pré-definidos, por exemplo, motivo da rejeição: sem competências, sem experiência, sem formação. Com isso, o processo se torna mais rápido e eficiente.