Reclutamiento por WhatsApp | Guía para reclutadores

Aunque muchas empresas todavía no lo han implantado y otras lo usan, pero no lo han asumido, el reclutamiento por WhatsApp es ya todo un hecho. El uso masivo de esta aplicación de mensajería instantánea ha revolucionado la forma en que los reclutadores se comunican con los candidatos, facilitando la interacción durante todo el proceso de reclutamiento y ofreciendo nuevas oportunidades a la hora de captar talento.

Según dato de Facebook, más de 50 millones de empresas utilizan WhatsApp como herramienta para comunicarse con sus clientes. Sin embargo, muchas de ellas todavía no están aprovechando el potencial de WhatsApp para el reclutamiento, área donde poco a poco se está empleando para facilitar la comunicación con los candidatos y atraer nuevo talento.

¿Por qué usar WhatsApp en el reclutamiento?

WhatsApp se lanzó al mercado en 2009 como una aplicación de mensajería instantánea que permitía estar en contacto fácilmente con tus amigos y familiares. Sin embargo, con el paso del tiempo, y sobre todo tras la compra de la aplicación por parte de Facebook (Meta), WhatsApp ha evolucionado hasta convertirse en una completa plataforma de comunicación multiuso.

En 2017 Meta lanzó WhatsApp Business y WhatsApp Entreprise Solution, herramientas diseñadas específicamente para facilitar la comunicación entre empresas y clientes. Estas, gracias funcionalidades añadidas como respuestas automáticas, mensajes de bienvenida, etiquetas y estadísticas, abrieron la posibilidad de emplear WhatsApp para diferentes asuntos de negocio, especialmente para mejorar la atención al cliente.

La ampliación constante de funcionalidades siguió abriendo sus campos de uso, extendiéndolos a áreas como el marketing, las ventas y, por supuesto, el reclutamiento. En la actualidad, WhatsApp para recursos humanos se ha transformado en una herramienta más, no solo para facilitar la comunicación con los candidatos, sino que también como método de reclutamiento. Los motivos de que su uso se haya incrementado en esta área son variados:

• Alta tasa de apertura: algunos datos indican que WhatsApp tiene una tasa de apertura de mensajes del 98 %. Este es sin duda un porcentaje altísimo, mucho mayor del que se puede conseguir con cualquier otra vía de comunicación.
• Rapidez de respuesta: la inmediatez que ofrece WhatsApp permite a los reclutadores obtener respuestas más rápidas de los candidatos, acelerando el proceso de selección y estableciendo relaciones de calidad.
• Familiaridad: Los candidatos están más que acostumbrados a usar WhatsApp en su vida diaria, lo que hace que el proceso de comunicación sea más natural y sencillo.
• Interactividad: WhatsApp facilita el envío de archivos, enlaces, fotos, videos, videollamadas y mensajes de voz, permitiendo una comunicación más rica y completa con los candidatos.
• Automatización: las herramientas de automatización de WhatsApp permiten programar respuestas automáticas y mensajes de seguimiento.
• Pool de talento descentralizado: WhatsApp permite acceder a candidatos de hasta 104 países, eliminando barreras geográficas y facilitando la búsqueda de talento global.
• Rentable: usar WhatsApp para el reclutamiento es una opción económica en comparación con otras herramientas de comunicación y publicidad, incluso en sus opciones de pago relacionadas con campañas de reclutamiento.

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WhatsApp para reclutadores: ¿Qué permite hacer?

Las funciones que ofrece por defecto la aplicación, así como las que se pueden acceder gracias a la API que proporciona Meta, ha hecho que el reclutamiento por WhatsApp se haya convertido en una forma innovadora de captar y atraer talento.

Al contrario de lo que piensan muchas empresas, se pueden usar de manera simultánea tanto para la comunicación con los candidatos de los procesos actuales como para realizar campañas de atracción de talento.

Comunicación con los candidatos

WhatsApp permite mejorar fácilmente la comunicación con los candidatos durante todas las fases habituales de un proceso de selección. De principio a fin, habilita un canal de comunicación directa y cercano, desde donde tanto reclutadores como candidatos pueden realizar un seguimiento sencillo de todo el proceso.

• Comunicación inicial: el reclutador puede contactar con los candidatos que se han inscrito en una oferta de trabajo de manera rápida y eficiente, presentándose y compartiendo información relevante sobre la vacante y el proceso de selección, incluso de forma automatizada.
• Cribado inicial: es posible utilizar WhatsApp en el reclutamiento para realizar el cribado curricular inicial, ya sea solicitando más información a los candidatos o a través de killer questions.

• Entrevistas: WhatsApp permite coordinar y realizar entrevistas, ya sea a través de videollamadas o mensajes de voz, facilitando así la evaluación inicial de los candidatos. También facilita la programación de entrevistas, ya sea presencial o a través de otros canales digitales.

• Respuestas automáticas: los reclutadores pueden programar respuestas automáticas para resolver distintas situaciones. Desde confirmar la recepción de documentos o enviar recordatorios de entrevistas hasta proporcionar actualizaciones sobre el estado de la candidatura.
• Pruebas: los reclutadores pueden enviar y recibir pruebas o evaluaciones a través de WhatsApp. Esto facilita el proceso de selección y evaluación de habilidades. Además, permite obtener resultados de manera rápida y eficiente, acelerando la toma de decisiones.
• Seguimiento: durante todo el proceso de selección, los reclutadores pueden mantener informados a los candidatos sobre el estado de su candidatura, resolver dudas y proporcionar feedback de manera ágil y efectiva.
• Plantillas: los reclutadores pueden elaborar plantillas de mensajes para agilizar la comunicación con los candidatos, personalizando solo los detalles específicos.

Campañas de reclutamiento por WhatsApp

Por otro lado, WhatsApp también ha habilitado la posibilidad de realizar campañas de reclutamiento para aprovechar su amplia base de usuarios. Los reclutadores pueden enviar mensajes masivos segmentados a candidatos potenciales, compartir ofertas de empleo y mantener un seguimiento personalizado de las respuestas.

Además, WhatsApp permite la integración con el ATS y otras herramientas de reclutamiento, lo que facilita la gestión y el seguimiento de los candidatos dentro de un mismo sistema. Esta integración ayuda a centralizar la información, mejorar la eficiencia del proceso y asegurar una experiencia más coherente para los candidatos. Permite:

• Maximizar tu BB. DD.: puedes utilizar tu base de datos de candidatos para, a partir de la publicación de una vacante, realizar una búsqueda y contactarles vía WhatsApp, con el objetivo de difundir la oferta de trabajo y saber si están interesados.

• Automatizar la respuesta: a partir de la respuesta del candidato, podemos dirigir su interés hacia un formulario de inscripción o una entrevista inicial. Esto agiliza la preselección y más tarde se puede continuar con el proceso de selección de manera más personalizada por la misma vía.
• Listas de difusión: puedes crear listas de difusión para enviar mensajes a múltiples candidatos al mismo tiempo, asegurando que la información llegue a todos ellos de manera eficaz.
• Canales: WhatsApp ha introducido la opción de crear canales temáticos donde los reclutadores pueden compartir información sobre vacantes, eventos de reclutamiento y noticias relevantes de la empresa, permitiendo una comunicación más segmentada y eficiente.
• Consentimiento: también podemos automatizar las respuestas para obtener el consentimiento de los candidatos de cara a tener permiso legal para seguir enviándoles ofertas de trabajo, o, por lo contrario, denegar el consentimiento de comunicación por esta vía.

Cómo implementar una estrategia de reclutamiento por WhatsApp

Emplear WhatsApp en el reclutamiento y adquisición de talento puede parecer sencillo a primera vista, pues se trata de una herramienta muy conocida. Sin embargo, para aprovechar todo el potencial que ofrece, es necesario ir un paso más allá. Las empresas deben integrarla dentro de su estrategia de tal manera que el proceso sea fluido y efectivo.

Integración

El primer punto a tratar es que el uso de WhatsApp debe ser integral, es decir, debe convertirse en una pieza más de tu puzle de contratación. No puede quedarse como una forma aislada de comunicación, tal y como suele ocurrir, ya que ofrece muchas más opciones que simplemente enviar mensajes. WhatsApp se debe integrar con el software de reclutamiento empleado con el objetivo de aprovechar tu base de datos de candidatos.

Esto permitirá una comunicación completa y efectiva, tanto a la hora de lanzar nuevas campañas de reclutamiento como a la hora de registrar cada interacción con cada uno de los candidatos.

También permitirá automatizar respuestas y notificaciones o la personalización de la experiencia. Todo ello sin salir de tu plataforma de reclutamiento, aumentando la productividad.

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RGPD

Uno de los errores más habituales al implementar WhatsApp en el reclutamiento es no tener en cuenta el RGPD. Es crucial asegurarse de obtener el consentimiento explícito de los candidatos antes de contactarlos a través de WhatsApp para cumplir con las regulaciones de privacidad. De lo contrario, las empresas se pueden enfrentar a problemas legales.

Es importante no solo obtener el consentimiento, sino que también facilitar una forma sencilla para que los candidatos puedan retirarlo así lo desean. Con una buena integración, esto se puede hacer de forma automatizada. Además, es recomendable mantener un registro detallado de todos los consentimientos obtenidos para garantizar la transparencia y la conformidad con las normativas.

Desde Bizneo HR, ampliamos las opciones para que desde los mensajes de WhatsApp los candidatos puedan tanto renovar la GDPR como rechazarla.

Automatización

Hablando de automatización, este es uno de los puntos más importantes a la hora de enviar mensajes de reclutamiento por WhatsApp. Es necesario disponer de diversas opciones de automatización para devolver la respuesta más adecuada en cada caso, guiando al candidato según sus preguntas y necesidades.

La automatización de respuestas no solo ahorra tiempo al personal de RR. HH., sino que también ofrece inmediatez al candidato. El acompañamiento a lo largo del proceso puede mejorar significativamente la experiencia del candidato, haciéndolo sentir atendido y valorado desde el primer contacto.

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Plantillas

Las plantillas de mensajes son una herramienta clave para agilizar la comunicación con los candidatos. Podemos utilizar plantillas personalizables que se adaptan diferentes situaciones, como confirmaciones de entrevistas, solicitudes de documentos, preguntas frecuentes sobre el salario o actualizaciones de estado. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también asegura una comunicación coherente y profesional.

En las campañas Whatsapp hemos incluido un control de entrega, para que se pueda ver en detalle el estado de cada mensaje.

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Notificaciones

Con una correcta integración, las notificaciones de WhatsApp pueden ser de gran utilidad de forma bidireccional.

Por un lado, los candidatos pueden recibir notificaciones automáticas sobre el estado de su candidatura o recordatorios de entrevistas. Por otro lado, los reclutadores pueden recibir alertas sobre nuevas respuestas o interacciones de los candidatos, permitiendo una gestión más eficiente del proceso.

De esta forma, WhatsApp se convierte en un canal de comunicación activo y eficiente que mejora la experiencia tanto del candidato como del reclutador. La clave está en la correcta integración y automatización de respuestas para mantener un flujo de comunicación constante y personalizado.

Analítica

También es importante emplear WhatsApp de forma profesional, ya que su familiaridad puede hacer que se pierda el control sobre la formalidad del proceso. Es importante medir y analizar el impacto de las campañas y la comunicación a través de esta plataforma.

La analítica de WhatsApp Business y su integración con el software de reclutamiento, permiten obtener datos valiosos sobre la efectividad de las interacciones y la satisfacción de los candidatos. Estos datos pueden utilizarse para ajustar y mejorar continuamente la estrategia de reclutamiento.