La bonne gestion du budget RH est essentielle pour le succès de toute organisation. L’un des aspects cruciaux de cette gestion est l’élaboration d’un bon budget des ressources humaines, car celui-ci a un impact direct sur toutes les personnes qui composent l’entreprise, ainsi que sur les objectifs et les résultats.
Ce processus consiste à planifier, anticiper et gérer de manière efficace les ressources économiques destinées au domaine des RH, en veillant à ce que les objectifs stratégiques soient atteints dans les limites budgétaires fixées.
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Qu’est-ce qu’un budget RH ?
Le budget des ressources humaines est un plan financier qui permet aux entreprises de planifier et d’allouer les ressources nécessaires pour recruter, fidéliser et développer leur main-d’œuvre, c’est-à-dire les fonds, ou essentiellement l’argent, qui sera investi dans le personnel.
Le budget couvre différents aspects tels que les salaires, les coûts de recrutement, la formation du personnel, les incitations au travail et toute autre dépense liée au personnel de l’entreprise.
Pour élaborer un budget RH efficace, une analyse rigoureuse et une planification minutieuse sont nécessaires pour garantir son succès.
L’importance de planifier le budget RH
La prévision et l’anticipation sont toujours des avantages concurrentiels pour les organisations, et lorsqu’il s’agit de coûts, cela devient essentiel pour maintenir une bonne santé financière au sein de l’entreprise.
Optimisation des ressources et des coûts
S’il y a un mot qui définit bien l’objectif d’élaborer un budget RH, c’est « optimisation » des ressources disponibles et de leurs coûts respectifs.
Cela permet de tirer le meilleur parti des ressources dont dispose l’entreprise, de la manière la plus efficace possible. C’est l’un des principes de la gestion des ressources humaines : obtenir plus avec moins.
Connaître les limites du budget RH
Avec une planification, il sera plus facile d’anticiper et de prévoir toutes les limites budgétaires. Par exemple, il sera plus facile d’identifier le salaire à verser aux nouvelles recrues, ou encore la durée maximale pendant laquelle un processus de recrutement ou un poste peut rester ouvert sans être pourvu.
Respecter un budget de ressources humaines spécifique pour le recrutement du personnel évitera également les sur-recrutements.
Transparence et responsabilité
Disposer d’un budget ajoute un degré de transparence supplémentaire à l’entreprise, car tous ces engagements de dépenses ou souhaits d’investissements sont mis par écrit et partagés avec toute l’équipe.
Il est important que l’équipe ou une partie de l’équipe ait accès à ces documents à tout moment pour savoir de quel budget RH elle dispose et à quoi il est destiné.
Ainsi, si la gestion documentaire est automatisée, tout membre du personnel peut accéder à tout moment et en tout lieu à n’importe quelle donnée, contrat ou document. Il est même possible de les signer ou de les distribuer à distance tout en respectant l’ensemble des normes et de la législation en vigueur.
Étapes pour élaborer un budget RH
Voici les étapes à suivre pour élaborer un budget efficace, réaliste et fiable :
Définir le type de budget RH
Avant de commencer à le créer, il est nécessaire de savoir quel type de budget vous souhaitez élaborer. Il existe deux grands types de budgets en RH.
- Incrémental
Cette méthodologie consiste à établir un budget à partir d’un budget existant, généralement le plus récent ou le précédent. En général, si l’entreprise a connu une croissance, ce type de budget consiste à augmenter les valeurs précédemment définies.
- À partir de zéro
Cette approche, comme son nom l’indique, consiste à élaborer un budget à partir de zéro, sans référence à des budgets antérieurs. Ici, la recherche préalable et les risques à assumer sont beaucoup plus élevés.
Analyser les performances du budget précédent et prévoir les dépenses futures
Il est toujours important de procéder à une analyse approfondie de ce qui a été fait jusqu’à présent. Dans ce cas, s’il existe des budgets RH antérieurs, il est possible de comparer le budget avec les résultats obtenus et de voir dans quelle mesure l’allocation de ces postes budgétaires a permis d’atteindre les objectifs fixés.
De nombreux indicateurs, appelés KPIs, peuvent être d’une grande aide pour obtenir une vision globale claire avant de commencer le processus.
KPI’s pour les Ressources Humaines : types et exemples
Détecter les besoins et les priorités de l’entreprise
Cette étape est importante pour aligner les objectifs et la stratégie de l’entreprise sur le budget à élaborer. Le budget ressources humaines est-il suffisamment ambitieux pour atteindre les objectifs fixés ? C’est une question qu’il faut se poser, tout en tenant compte des limites budgétaires préétablies.
À ce stade, il sera nécessaire d’avoir une bonne communication avec les autres départements, qui peuvent fournir des informations sur ce qu’ils souhaitent accomplir.
Trouver la meilleure façon d’allouer le budget
C’est l’étape clé, et aussi la plus complexe. Il faut allouer un pourcentage de notre budget RH total à chaque poste de dépense, que vous trouverez dans la section suivante.
Si un processus de détection des besoins et une recherche sur les résultats obtenus à partir du budget précédent ont été effectués au préalable, cela sera d’une grande aide pour effectuer les nouvelles allocations budgétaires.
Il est important de s’appuyer le plus possible sur les données et les résultats précédents pour prendre des décisions plus qualifiées. L’essentiel n’est pas d’éliminer les risques, mais de les assumer et de les minimiser.
Stratégies et bonnes pratiques
Ajustements budgétaires
Une fois votre budget élaboré, il est possible qu’en raison des objectifs de l’entreprise ou d’autres circonstances, vous deviez effectuer certains ajustements pour qu’il soit aussi proche que possible de la réalité.
Vous pouvez également procéder à un examen périodique pour voir si le budget initial est respecté et s’il fonctionne comme prévu.
Mais comment savoir si le budget RH alloué est performant et procéder aux ajustements nécessaires ? L’une des options permettant de voir clairement les performances est d’évaluer les performances du personnel.
Ces évaluations des performances basées sur des données peuvent être effectuées via un logiciel d’évaluation des performances, qui nous indique si les obligations professionnelles de chaque employé sont remplies ou non.
Après l’évaluation, il sera possible de voir si l’on peut se passer de certains employés, s’il est nécessaire d’en recruter davantage pour améliorer la productivité du département ; ou, si l’on opte pour l’attribution de formations pour développer les compétences des employés après avoir identifié des faiblesses ou des opportunités, et en fin de compte, disposer de plus d’informations pour prendre de nouvelles décisions budgétaires.
Dépenses à prendre en compte pour un budget RH réussi
Voici les aspects à inclure dans le budget :
Recrutement de nouveaux talents
Tout processus de recrutement de personnel implique des coûts. Si l’entreprise prévoit d’intégrer de nouveaux membres à l’équipe pendant la période pour laquelle le budget est élaboré, cela doit être pris en compte.
Ces coûts varient en fonction de la manière dont le recrutement est effectué. Si la sélection est externalisée, les frais d’agence seront les plus importants. Si elle est effectuée en interne, les coûts de publication des offres d’emploi, tels que l’utilisation de plateformes de recrutement ou de portails d’emploi, doivent être pris en compte.
Lorsqu’une sélection est effectuée en interne, il est également important de tenir compte du temps pendant lequel le processus reste ouvert. Cela a un coût associé, ainsi que du nombre de recruteurs participant au processus. Ce dernier facteur multipliera le temps investi par personne.
Bien entendu, l’élément le plus important dans cette section est celui des salaires que vous êtes prêt à verser aux nouvelles recrues, en tenant compte des compléments salariaux associés.
Bizneo HR propose un logiciel de recrutement et de sélection du personnel. Il est idéal pour économiser les frais d’agence et accélérer la recherche de talents en interne.
Formation et développement professionnel
La formation et le développement des employés sont essentiels pour disposer d’une équipe compétitive. Dans le budget RH, une partie peut être allouée aux cours de formation à dispenser, aux plateformes d’e-learning, aux certifications professionnelles, etc.
Grâce à un logiciel de gestion de la formation, vous pourrez créer des plans de formation, gérer les parcours de formation, effectuer un suivi et gérer l’ensemble des activités nécessaires au développement professionnel des employés.
Salaires et compensations
Il s’agit sans doute de la section ayant le plus grand poids financier dans le budget des ressources humaines. Elle détermine toutes les dépenses liées au personnel de l’entreprise, y compris les primes, les avantages et autres compléments salariaux.
Lorsqu’on parle de salaires, il ne faut pas oublier les possibles renouvellements de contrats, les promotions d’employés ou les départs en retraite. Cela permet de savoir quels coûts de rémunération ne seront plus nécessaires et lesquels devront être augmentés.
Prévention des risques professionnels et bien-être
Cette section revêt une importance particulière. Elle reflète l’engagement de l’organisation en matière de sécurité et de bien-être des employés. De plus, selon la réglementation en vigueur dans de nombreux pays, elle est obligatoire.
La prévention des risques professionnels garantit la protection des travailleurs contre les accidents ou maladies professionnelles. Elle soutient également la responsabilité légale et éthique de l’entreprise à l’égard de son personnel.
Cela peut inclure : des assurances médicales, des équipements de protection individuelle, des programmes de bien-être et de santé mentale, entre autres. N’oubliez pas qu’un logiciel de gestion des notes de frais et dépenses permet d’enregistrer et de contrôler l’ensemble des dépenses de manière simple et à partir d’une seule plateforme.
Technologie et innovation
La digitalisation des ressources humaines a conduit les entreprises à accroître leurs investissements dans les plateformes, logiciels et autres outils numériques qui automatisent et accélèrent de nombreux processus RH. Il peut s’agir de CRM de recrutement, de HCM ou d’ATS, entre autres. Bizneo HR est un logiciel RH complet qui intègre toutes ces fonctionnalités en un seul point.
Un autre facteur ayant favorisé cette digitalisation est le télétravail. De toute évidence, les entreprises doivent prévoir tous les coûts liés au travail à distance. Équipements informatiques, téléphones portables, indemnités pour les coûts associés au travail à domicile, aménagement, etc.
Pour disposer d’une organisation solide capable de relever les défis futurs, il est de plus en plus nécessaire d’allouer une petite partie de notre budget à l’innovation. Cela permettra de rechercher des solutions et des opportunités futures.
Tenez compte du temps pour définir votre budget RH
Le temps et les coûts sont directement liés. Tout temps investi dans un processus ou une tâche a un coût d’opportunité. Autrement dit, c’est le coût de ne pas avoir investi ce temps dans une autre activité/action.
Par exemple, si vous consacrez x heures à un processus d’intégration ou de formation, et que ce temps n’est pas utilisé pour d’autres tâches, ces heures perdues ont un coût pour l’entreprise qui doit être pris en compte.
Les heures supplémentaires, les absences et les vacances ont également une importance à cet égard. Ces deux dernières ne représentent pas seulement un coût à payer. Il est crucial de les gérer correctement afin d’éviter les chevauchements. Aussi, de s’assurer que les domaines ou tâches qui ne sont pas couverts pendant ces absences ne causent pas de pertes financières pour l’entreprise.
Dans un environnement aussi compétitif, la gestion efficace des ressources est essentielle pour le succès de toute organisation. Un budget RH bien structuré devient un outil indispensable.
Pour faciliter cette stratégie, chaque module de notre suite fournit des informations objectives. Cela permet de comparer et de vérifier si les décisions prises sont les bonnes pour l’avenir de l’entreprise.
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