Digitalisation des TPE/PME

Parlons de la digitalisation des PME. À la fin des années 1990, Internet était une ressource complémentaire pour les entreprises, davantage axée sur l’échange d’informations que sur la numérisation des processus opérationnels. Au cours de la dernière décennie, cependant, ce processus s’est considérablement accéléré et de nombreuses entreprises ont pris le train de la technologie. Cependant, la transformation digitale dans les PME a encore un long chemin à parcourir.

Parfois, la technologie n’est pas bien mise en œuvre ou est négligée. En outre, certaines entreprises pensent que la numérisation se limite à l’installation d’une série de logiciels ou d’applications ou qu’elles doivent investir une somme folle pour y parvenir avec succès. Rien n’est moins vrai si vous vous appuyez sur une solution intégrée telle qu’un logiciel de gestion des PME.

Cependant, la transformation numérique est un processus très exigeant, qui prend du temps et qui nécessite que même l’organisation des entreprises soit modifiée de fond en comble.

Nous ne parlons pas seulement des questions liées à la gestion du personnel ou des ressources de l’entreprise. La culture d’entreprise elle-même doit s’adapter à ce nouvel environnement, une étape qui n’est pas toujours franchie avec la rapidité souhaitée et qui complique la réussite du processus.

En résumé, la transformation digitalisation dans les PME ou les grandes entreprises ne peut pas être réalisée uniquement dans certains aspects de l’entreprise. Pour être vraiment efficace, elle doit être mise en œuvre avec une approche holistique.

Le contexte de la digitalisation des PME

Les petites et moyennes entreprises, communément appelées PME et qui représentent 99 % du tissu entrepreneurial français ont été plus réticentes à s’engager dans la digitalisation que les grandes entreprises. Une étude menée par Sage en 2018 a révélé que 81 % des PME françaises n’avaient pas de plan de digitalisation spécifique. Et si l’on considère les plus petites entreprises ou les travailleurs indépendants, le pourcentage monte à 86 %.

Cela signifie-t-il que les PME ne sont pas intéressées par la digitalisation ? Ce n’est pas tout à fait le cas. Ce que ce rapport et d’autres suggèrent, c’est que les entreprises espagnoles ne numérisent que partiellement leur structure. L’indice 2018 de l’économie et de la société numériques de l’Institut Coordenadas de gouvernance et d’économie appliquée a confirmé que les PME ont fait le plus de progrès dans ce domaine au sein de l’UE.

Dell Technologies affirme que 70 % des entreprises investissent déjà dans des technologies qui facilitent le processus de digitalisation. Toutefois, si l’on examine ces données en profondeur, on constate que seulement 2 % des entreprises considèrent la transformation digitale comme une priorité stratégique.

Pourquoi la digitalisation est-elle importante pour les PME ?

La digitalisation n’est pas seulement un phénomène qui concerne les entreprises de toutes tailles. La société, et donc les consommateurs, subissent également un processus particulier d’adaptation aux nouveaux environnements numériques. Les entreprises qui ne suivent pas le rythme du marché courent le risque d’être distancées. De plus, l’idéal est toujours d’anticiper les changements.

Une autre tendance actuelle qui pousse les entreprises à approfondir leur transformation digitale dès que possible est l’importance croissante de la gestion des données, connue sous le nom de Big Data. Les entreprises traitent de plus en plus d’informations et sont obligées d’utiliser de manière appropriée toutes ces données, en les générant, en les analysant, en les stockant et en les récupérant. Une entreprise digitalisée peut gérer tout ce qui a trait au Big Data de manière beaucoup plus efficace.

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Les avantages de la digitalisation dans les PME

Toutes les entreprises peuvent tirer des avantages significatifs de la transformation digitale, mais les PME sont peut-être celles qui peuvent bénéficier le plus de la mise en œuvre du processus de digitalisation.

• Augmentation de la productivité : les performances professionnelles peuvent être considérablement améliorées par l’automatisation de certaines tâches routinières qui occupent actuellement une partie de la journée de travail des employés.
• Compétitivité accrue : alors que de nombreuses PME hésitent à achever leur transformation digitale , les entreprises qui franchissent cette étape de manière décisive peuvent obtenir des avantages concurrentiels intéressants pour se démarquer sur le marché.
• Amélioration du travail d’équipe : les PME ont des effectifs très réduits, de sorte que presque tous les professionnels sont obligés de coopérer pour mener à bien leurs tâches. La numérisation peut faciliter leur communication et leur coordination, améliorant ainsi les résultats du travail d’équipe.
• Autonomie accrue des travailleurs : dans les PME, tous les travailleurs assument des responsabilités supplémentaires en raison de l’absence de cadres intermédiaires ou de superviseurs dans de nombreux cas. Cependant, la digitalisation des PME permet aux employés de gérer leurs tâches avec davantage de flexibilité et d’autonomie.
• Réduction des coûts d’exploitation : il s’agit d’un aspect particulièrement sensible pour les PME. La numérisation des processus opérationnels permet souvent de réduire les coûts, libérant ainsi des ressources financières pour des investissements plus stratégiques.
• Amélioration de l’expérience client : il ne faut pas oublier la manière dont les clients évaluent les services fournis. La transformation digitale permet à l’entreprise de disposer de nouveaux canaux de communication avec les clients, qui peuvent à leur tour accéder aux services de l’entreprise à distance.

Conclusion partielle

Les entreprises sont de plus en plus conscientes que pour garantir la performance, il est nécessaire de prendre en charge chacune des phases que traverse un professionnel. Dans notre guide, nous expliquons comment la technologie peut apporter ce facteur supplémentaire pour aider les départements RH à prendre en charge le flux de chaque professionnel.

Les défis de la digitalisation des PME

Il est clair que tous les aspects de la transformation digitale pour les PME ne se prêtent pas à une mise en œuvre simple et rapide. Les entreprises qui décident de passer au numérique sont confrontées à un certain nombre de défis exigeants :

Respecter la nature holistique du processus de digitalisation des PME

Nous avons déjà évoqué plus haut la nécessité d’opter pour une numérisation complète de l’entreprise, car le contraire pourrait entraîner des dysfonctionnements ou, du moins, diluer certains des avantages de ce changement.

Impliquer l’ensemble de l’entreprise dans la transformation digitale de la PME

C’est plus facile à réaliser dans les PME que dans les grandes entreprises, mais même ainsi, il est important de s’assurer que tous les employés sont engagés dans la transformation digitale et collaborent activement à chaque phase du processus.

Acquérir les compétences nécessaires

Pour aller un peu plus loin que le point précédent, tous les employés peuvent avoir besoin d’une formation spécifique pour manipuler les nouveaux outils de ressources humaines. Il en va de même pour les personnes chargées de la gestion de l’entreprise.

Comprendre la transformation digitale des PME comme un investissement à long terme

Les avantages de la numérisation des PME ne se feront sentir que lorsque les entreprises auront achevé le processus. Il faut partir du principe qu’il s’agit d’un investissement à long terme qui ne peut être retiré une fois qu’il a commencé.

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Les objectifs du plan de digitalisation des PME

Que voulons-nous obtenir en numérisant l’entreprise ? Pourquoi devons-nous mettre en œuvre un certain outil de gestion ? Quel est l’intérêt de modifier la procédure de gestion des données actuellement utilisée dans l’entreprise ?

Toutes ces questions doivent trouver une réponse dans le plan de digitalisation pour les PME, qui comprendra les objectifs que l’entreprise espère atteindre.

• Encourager le développement des talents : la numérisation ne consiste pas à remplacer les employés par des programmes qui remplissent leurs tâches. Rien n’est plus faux. Grâce aux nouvelles technologies, les professionnels peuvent consacrer plus d’attention aux fonctions qui génèrent une plus grande valeur, ce qui favorise leur développement personnel et professionnel.
• Rationaliser et simplifier les processus administratifs : l’un des résultats les plus évidents d’un processus de numérisation bien mené est une administration plus efficace. Simplifier la gestion de l’entreprise pour que les professionnels puissent se concentrer sur les différentes lignes d’activité est l’un des objectifs fondamentaux.
• Améliorer le lien entre les différentes sections de l’entreprise : les travailleurs et les gestionnaires des PME (qui sont souvent la même personne) ne peuvent pas s’occuper uniquement de leurs fonctions plus spécifiques. Toutes les parties de l’entreprise ont un impact les unes sur les autres d’une manière ou d’une autre. La numérisation devrait permettre de relier les différents secteurs de l’entreprise entre eux.
• Créer des équipes plus soudées : il n’est pas rare que, lorsqu’on parle de nouvelles technologies dans les PME, on oublie qu’elles sont toutes au service des personnes. L’un des objectifs essentiels de tout plan de transformation numérique est de créer des équipes plus soudées, avec des niveaux de confiance mutuelle plus élevés.

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Plan de transformation digitale TPE/PME : comment le concevoir ?

Êtes-vous conscient de l’importance d’exploiter au maximum les possibilités de la technologie dans les PME ? Le moment est venu d’élaborer un plan de transformation numérique qui aidera votre entreprise à y parvenir.

1) Inclure la transformation digitale des PME dans le plan stratégique de l’entreprise.

Cette prémisse est directement liée à l’un des défis de la numérisation, à savoir considérer le processus comme un investissement à long terme. Un moyen très efficace d’y parvenir est d’inclure la transformation digitale dans les plans stratégiques de l’entreprise.

N’oubliez pas qu’il ne s’agit pas de mettre en place quelques outils isolés. L’ensemble de l’entreprise doit être impliqué dans la transformation numérique.

Chaque rôle dans une entreprise a ses propres préoccupations, tâches et obligations. Nous avons élaboré un guide qui explique, à l’aide d’illustrations accrocheuses, l’impact d’un SIRH sur chaque fonction. En d’autres termes, comment il résout les principaux problèmes quotidiens et comment il vous aide à être plus performant dans votre profil professionnel.

2. Numériser la gestion du personnel

La première question que se posent les entreprises qui souhaitent mettre en œuvre un processus complet de transformation digitale des PME est de savoir combien d’outils elles doivent mettre en œuvre et comment elles peuvent les appliquer dans leur entreprise. Par exemple, si l’un des objectifs est de faciliter les communications et le travail collaboratif entre vous, vous pouvez examiner ces outils pour le télétravail.

Cependant, l’un des domaines les plus susceptibles d’être numérisés et d’avoir un impact direct sur la transformation de l’entreprise est la gestion du personnel.

Dans ces processus de numérisation, les départements RH sont appelés à conduire le changement. De plus, la mise en place d’un logiciel de gestion du personnel présente le double avantage de favoriser la transformation culturelle de l’organisation tout en optimisant le temps du personnel RH.

Digitalisation du recrutement et de la sélection

Un logiciel de recrutement et de sélection, par exemple, permet de publier jusqu’à 80 sources de recrutement en même temps et de gérer les candidatures à partir d’un seul endroit – ce qui est très utile pour une PME lorsqu’il s’agit d’embaucher.

Il permet également d’inclure des filtres d’exclusion, des killer questions et d’autres paramètres, d’éviter les candidatures en double, etc. La version la plus basique de ce logiciel est disponible à partir de 1,50 euros par employé.

La plateforme propose également un logiciel de gestion du temps pour les PME ainsi que d’autres destinés à la gestion des congés et des absences. Ces outils permettent à ces entreprises de gérer ce type de questions comme les grandes entreprises.

Quant au logiciel de gestion du temps pour les PME, il leur permet de se conformer à la législation en vigueur, de créer des alertes, de faciliter la communication entre le gestionnaire et l’employé et d’améliorer les flux de travail.

En ce qui concerne les congés, il permet d’éviter les chevauchements, d’inclure les congés par défaut, de créer des alertes pour prévenir de tout incident, etc.

3. Encourager une formation appropriée

Il ne faut pas partir du principe que tous les employés ont des connaissances de base en matière de nouvelles technologies.

Il est important d’identifier les lacunes dans ce domaine avant de mettre en œuvre des systèmes numériques. Faute de quoi les travailleurs ne pourront pas tirer pleinement parti de leur potentiel. L’entreprise doit fournir la formation nécessaire pour faire face à la digitalisation des entreprises.

Le système LMS de Bizneo HR peut être d’une grande aide à cet égard, une plateforme également destinée aux PME qui vous permet de gérer toutes les ressources à partir d’un seul endroit, de télécharger différents types de contenu, de mesurer l’efficacité de la formation, les progrès des employés et bien plus encore.

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4. Fixer des priorités pour la transformation digitale des PME

Nous avons déjà souligné que la transformation digitale des TPE/PME doit être inclusive. Il ne s’agit pas de mettre en œuvre tous les outils numériques en même temps, ce qui pourrait conduire à une véritable paralysie opérationnelle à court terme.

Le mieux est de donner la priorité à certains aspects de l’entreprise et de les traiter en premier. Gardez à l’esprit que tous les aspects seront digitalisés à un moment ou à un autre. Il convient également de garder à l’esprit que les PME disposent de moins de ressources financières pour entreprendre l’ensemble du processus en une seule fois.

5. Adapter l’organisation à l’environnement digital

La digitalisation des PME et en général ouvre la porte à l’adoption d’une organisation plus horizontale. Cela n’implique pas la dilution des responsabilités ou l’absence d’autorité des responsables de l’entreprise.

Elle incite simplement les salariés à participer à davantage de décisions et à se sentir libres de présenter leurs propositions, voire d’organiser leur journée de travail (dans des limites prédéfinies).

6. Évaluer régulièrement le processus de digitalisation des TPE/PME

La transformation numérique n’a pas d’échéances objectives pour sa concrétisation. Il est évident qu’il arrivera un moment où la plupart des processus seront développés en exploitant les possibilités des nouvelles technologies.

Il sera alors temps d’évaluer périodiquement l’état d’avancement du processus, de détecter les systèmes devenus obsolètes et, surtout, de réagir rapidement lorsque des problèmes sont perçus.

7. Suivre et promouvoir la numérisation des fournisseurs et autres partenaires

Aucune entreprise ne peut fonctionner comme si elle était une île. Même si une entreprise s’est fermement engagée dans la numérisation et a fait de grands progrès dans ce sens, elle doit tenir compte du fait que d’autres entreprises avec lesquelles elle interagit quotidiennement n’ont peut-être pas fait de même.

C’est pourquoi il est important de s’adapter au mode de fonctionnement de chaque entreprise, en particulier lorsqu’il s’agit de fournisseurs, de partenaires et/ou de clients.