Modèle d’organigramme d’une entreprise Excel ou PowerPoint : attention, une mauvaise idée !

Un modèle d’organigramme d’une entreprise bien conçu permet de visualiser comment les employés et départements sont regroupés, de comprendre les chaînes de commandement et le fonctionnement global de l’entreprise. C’est exactement le rôle d’un organigramme d’entreprise.

Pourtant, certaines entreprises optent pour un modèle Excel ou PowerPoint, une solution vite dépassée et source de problèmes importants.

Pourquoi un modèle d’organigramme d’une entreprise est crucial pour votre entreprise

Les organigrammes remplissent une double fonction : informer et analyser. Ils permettent d’identifier les failles de la structure organisationnelle et de les corriger. En clair, ils sont essentiels pour assurer une croissance alignée sur la stratégie globale de l’entreprise.

N’oubliez pas : l’organisation et la structure d’une entreprise influent directement sur sa productivité. Selon vos objectifs et vos besoins, il est crucial de choisir le bon modèle d’organigramme d’une entreprise et l’outil adapté pour le réaliser. Comme mentionné, beaucoup se tournent vers Excel – PowerPoint. Mais c’est une erreur.

Exemple de modèle d’organigramme sur Excel ou Power Point

Pour vous montrer ses limites, voici un exemple de modèle d’organigramme Excel – PowerPoint. La solution idéale reste cependant un outil numérique conçu pour des besoins professionnels. Remplissez le formulaire et recevez-le gratuitement par e-mail.

Pourquoi ne pas utiliser un modèle d’organigramme d’une entreprise Excel – Power Point ?

Télécharger un modèle d’organigramme gratuit Excel ou PowerPoint semble simple, mais les inconvénients sont nombreux et peuvent nuire à la qualité de vos organigrammes. Voyons pourquoi :

Un modèle d’organigramme dans Excel – PowerPoint n’est pas évolutif

Lorsque nous parlons d’évolutivité, nous pensons à la possibilité d’aller plus loin dans nos processus. Les entreprises évoluent constamment. Avec Excel – PowerPoint, toute modification majeure, comme l’ajout de départements, nécessite une refonte complète de l’organigramme, ce qui est une perte de temps.

Avec un modèle d’organigramme en Power Point, cela implique pratiquement une refonte complète, avec la perte de temps que cela implique. En bref : il n’est pas capable de s’adapter à la croissance naturelle et à la stratégie de l’entreprise.

Les dangers de l’accessibilité du modèle d’organigramme d’une entreprise dans Excel

Un autre problème majeur lié à l’utilisation d’un modèle d’organigramme dans Excel concerne l’accès au document. Il y a ici deux inconvénients.

• Le premier est que la nouvelle loi sur la protection des données n’est pas respectée ou que des informations confidentielles sont exposées.
• Le second est que l’emplacement du document n’est pas connu et que les nouveaux employés ne peuvent pas y accéder pour mieux comprendre l’entreprise qu’ils rejoignent.

Cela permet de saisir des données erronées et de faire des doublons

En outre, il ne faut pas perdre de vue que l’utilisation d’un modèle d’organigramme dans Excel implique la saisie manuelle de données. Et comme toute tâche humaine ou presque, celle-ci est source d’erreurs, de doublons et d’autres problèmes.

Il n’y a pas non plus de traçabilité. En d’autres termes, il n’est pas possible de voir comment les informations contenues dans l’organigramme ont évolué, et encore moins la structure de l’organisation.

Il ne se synchronise pas avec les autres outils de gestion du personnel

Pour tirer le meilleur parti des fonctionnalités d’un organigramme, celui-ci devrait idéalement être synchronisé avec d’autres outils de gestion du personnel.

Imaginons par exemple que nous souhaitions en savoir plus sur les fonctions d’une personne ou d’un service donné, sur ses performances et sa productivité. En cas de synchronisation, nous aurions accès à toutes ces données de manière rapide et agile.

Par ailleurs, un modèle d’organigramme dans Power Point n’est pas facile à manipuler, car il ne permet pas de faire des recherches avec des menus déroulants ni d’effectuer des modifications massives.

La conception d’un modèle d’organigramme d’une entreprise dans Excel laisse à désirer

Outre la structuration de l’organisation, l’organigramme doit être adapté à la charte graphique et à l’image de marque de l’entreprise. Une bonne conception au format .pptx demande beaucoup de temps et de patience. Quant aux modèles, ils manquent d’originalité et sont incapables de véhiculer les valeurs de notre entreprise.

Les modèles d’organigramme dans Excel – PowerPoint peuvent poser des problèmes de compatibilité

Les nouvelles versions de Excel – PowerPoint enregistrent par défaut au format (.pptx), ce qui pose des problèmes de compatibilité pour les utilisateurs des anciennes versions, qui ne reconnaissent que le format (.ppt). Cela peut poser des problèmes si le destinataire d’un modèle d’organigramme ne dispose pas de la dernière version de Excel – PowerPoint.

Alternatives au modèle d’organigramme d’une entreprise Excel ou PowerPoint

Il existe aujourd’hui sur le marché de nombreuses solutions logicielles qui vous permettront d’éviter les limitations frustrantes liées à l’utilisation d’un modèle d’organigramme Excel ou PowerPoint.

Bizneo HR – logiciel leader pour la gestion intégrée des ressources humaines en France, en Espagne et à l’international – a créé un logiciel d’organigrammes pour entreprises, facile à utiliser et prête à s’adapter facilement aux besoins des entreprises de toute taille et de tout secteur.

Grâce à cette plateforme :

• Vous laisserez derrière vous le papier et les feuilles de calcul.
• Vos organigrammes auront un look & feel moderne.
• Vous prendrez plus rapidement de meilleures décisions pour la gestion de votre équipe et de sa charge de travail.
• Répondre aux besoins de votre entreprise, même si vous travaillez pour une grande organisation ou une organisation en pleine croissance.
• Réduire le risque de duplication.
• Vous pourrez vous synchroniser avec les autres outils de gestion des ressources humaines proposés par Bizneo HR.
• Vous créez des organigrammes d’entreprise adaptés à vos besoins (généraux, spécifiques, etc.).
• Vous mettez à jour vos organigrammes rapidement et facilement (modifications massives en quelques clics, recherches avec menus déroulants automatisés, etc.)
• Augmentez l’engagement de votre équipe en assurant une vision plus globale et transparente de l’entreprise.
• Accélérez l’intégration des nouveaux employés.
• Vous favorisez la communication interne.

7 étapes pour un bon modèle d’organigramme d’une entreprise

Que vous choisissiez de télécharger un modèle d’organigramme en Excel – PowerPoint ou d’utiliser un bon logiciel d’organigramme, voici les étapes à suivre pour créer un modèle d’organigramme d’une entreprise clair et complet :

• Déterminez la hiérarchie du travail (également appelée « chaîne de commandement »), de haut en bas.
• Divisez votre entreprise en départements et déterminez l’étendue des responsabilités de chaque superviseur.
• Associez des tâches et des responsabilités spécifiques à chaque groupe d’employés.
• Identifiez et clarifiez les possibilités réelles de mobilité interne dont disposent vos employés.
• Veillez à fournir une vue d’ensemble de l’entreprise aussi complète que possible.
• Concevez vos organigrammes de manière aussi intuitive et esthétique que possible.
• Analysez l’organigramme que vous venez d’élaborer afin de détecter d’éventuels problèmes et de proposer des solutions.