Plano de transformação digital para PMEs

No final dos anos 90, a Internet era um recurso complementar para as empresas, mais voltado para a troca de informações do que para a digitalização dos processos operacionais. Na última década, no entanto, esse processo se acelerou significativamente e muitas empresas aderiram à tecnologia. Entretanto, a transformação digital para PMEs é algo que ainda tem um longo caminho a percorrer.

Às vezes, a tecnologia não é bem implementada ou é negligenciada. Além disso, algumas empresas acreditam que a digitalização se limita à instalação de uma série de softwares ou aplicativos ou que é necessário investir uma quantia absurda de dinheiro para que ela seja bem-sucedida. Nada poderia estar mais longe da verdade se você contar com uma solução integrada, como um software de gerenciamento de PMEs.

No entanto, a transformação digital é um processo muito exigente e demorado que requer que até mesmo a organização das empresas seja alterada desde o início.

Não estamos falando apenas de questões relacionadas à gestão de pessoal ou aos recursos da empresa. A própria cultura corporativa deve se adaptar a esse novo ambiente, uma etapa que nem sempre é realizada com a velocidade desejada e que complica o sucesso do processo.

Em resumo, a transformação digital em PMEs ou em empresas maiores não pode ser realizada apenas em alguns aspectos do negócio. Para ser realmente eficaz, ela deve ser implementada com uma abordagem holística.

O contexto da transformação digital para PMEs

A transformação digital deixou de ser uma tendência reservada a grandes empresas e se tornou uma necessidade para Pequenas e Médias Empresas (PMEs). No cenário atual, marcado por avanços tecnológicos rápidos e mudanças constantes no comportamento dos consumidores, adotar ferramentas digitais e estratégias inovadoras é crucial para manter a competitividade.

Para as PMEs, a transformação digital não se resume à implementação de novas tecnologias. Envolve também a reformulação de processos, a criação de uma cultura mais ágil e adaptável e o foco em oferecer experiências aprimoradas aos clientes. O contexto para essas mudanças é desafiador, especialmente devido às limitações de orçamento e recursos, mas também oferece oportunidades únicas para melhorar a eficiência operacional, explorar novos mercados e crescer de forma sustentável.

Neste cenário, compreender o contexto da transformação digital é o primeiro passo para desenhar um plano estratégico que atenda às necessidades específicas de cada PME e permita que ela prospere na era digital.

Atualmente, a transformação digital nas empresas, incluindo as PMEs, está em plena aceleração. Estudos recentes indicam que a pandemia de COVID-19 funcionou como um catalisador, forçando empresas de todos os tamanhos a adotarem rapidamente soluções digitais para sobreviver e prosperar.

Ferramentas como e-commerce, sistemas de gestão na nuvem, automação de processos e inteligência artificial têm se tornado cada vez mais acessíveis, permitindo que até mesmo empresas com recursos limitados possam aproveitar seus benefícios. No entanto, muitos negócios ainda enfrentam barreiras, como falta de conhecimento técnico, resistência à mudança e dificuldades na integração de novas tecnologias, mostrando que a transformação digital é um processo contínuo e não apenas uma solução pontual.

Por que a transformação digital das PMEs é importante

A digitalização não é um fenômeno que diz respeito apenas às empresas, independentemente de seu tamanho. A sociedade e, portanto, os consumidores, também estão passando por seu próprio processo particular de adaptação ao novo ambiente digital. As empresas que não acompanham o ritmo do mercado correm o risco de ficar para trás. Além disso, o ideal é sempre se antecipar às mudanças.

Outra tendência atual que está pressionando as empresas a aprofundar sua transformação digital o mais rápido possível é a crescente importância do gerenciamento de dados, conhecido como Big Data. As empresas lidam com cada vez mais informações e são obrigadas a fazer uso adequado de todos esses dados, gerando, analisando, armazenando e recuperando-os. Uma empresa digitalizada pode gerenciar tudo relacionado ao Big Data com muito mais eficiência.

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Os benefícios da transformação digital para PMEs

Todas as empresas podem obter benefícios significativos com a transformação digital, mas talvez sejam as PMEs as que mais se beneficiam com a implementação do processo de digitalização.

• Aumento da produtividade: o desempenho da mão de obra pode ser significativamente aumentado com a automação de algumas tarefas rotineiras que atualmente ocupam parte da jornada de trabalho dos funcionários;
• Aumento da competitividade: embora muitas PMEs relutem em concluir sua transformação digital, as empresas que tomam essa medida de forma decisiva podem obter vantagens competitivas interessantes para se destacar no mercado;
• Melhoria do trabalho em equipe: as PMEs têm uma força de trabalho muito pequena, portanto, quase todos os profissionais são obrigados a cooperar para concluir suas tarefas. A digitalização pode facilitar a comunicação e a coordenação entre eles, melhorando os resultados do trabalho em equipe;
• Maior autonomia do funcionário: nas PMEs, todos os funcionários assumem responsabilidades adicionais devido à falta de gerência intermediária ou supervisores em muitos casos. No entanto, a transformação digital significa que os funcionários podem gerenciar suas tarefas com maiores níveis de flexibilidade e autonomia;
• Redução dos custos operacionais: esse é um aspecto particularmente sensível para as PMEs. A digitalização dos processos operacionais geralmente leva à redução de custos, liberando recursos financeiros para investimentos mais estratégicos;
• Melhorar a experiência do cliente: não podemos nos esquecer da avaliação que os clientes fazem dos serviços prestados. A transformação digital permite que a empresa tenha novos canais de comunicação com os clientes, que, por sua vez, podem acessar os serviços da empresa remotamente.

Há uma crescente conscientização nas empresas de que, para garantir o desempenho, é preciso cuidar de todas as fases da carreira de um profissional. Em nosso guia, explicamos como a tecnologia pode fornecer esse fator extra para ajudar os departamentos de RH a cuidar do fluxo de cada profissional.

Desafios da transformação digital para as PMEs

É claro que nem todos os aspectos da transformação digital nas pequenas e médias empresas se prestam a uma implementação simples e rápida. As empresas que tomam a decisão de se tornar digitais enfrentam vários desafios exigentes:

Respeitar a natureza holística do processo de transformação digital para as PMEs

Já nos referimos acima à necessidade de optar por uma digitalização abrangente da empresa, pois o contrário poderia causar disfuncionalidades ou, pelo menos, diluir algumas das vantagens dessa mudança.

Envolvimento de toda a empresa na transformação digital

Isso é mais fácil de conseguir nas PMEs do que nas grandes organizações, mas, mesmo assim, é importante garantir que todos os funcionários estejam comprometidos com a transformação digital e colaborem ativamente em cada fase do processo.

Adquirir as habilidades necessárias

Além do ponto anterior, todos os funcionários podem precisar de treinamento específico para lidar com as novas ferramentas de RH. Isso também se aplica aos responsáveis pela administração da empresa.

Entendendo a transformação digital das empresas como um investimento de longo prazo

Os benefícios da digitalização das PMEs só serão aproveitados quando as empresas concluírem o processo. Deve-se presumir que esse é um investimento de longo prazo que não pode ser retirado depois de iniciado.

Os objetivos do plano de transformação digital para PMEs

O que queremos alcançar com a digitalização dos negócios? Por que precisamos implementar uma determinada ferramenta de gerenciamento? Qual é o objetivo de alterar o procedimento atual de gerenciamento de dados usado na empresa?

Todas essas perguntas devem ser respondidas no plano de transformação digital para PMEs, que incluirá os objetivos que a empresa espera alcançar.

• Incentivar o desenvolvimento de talentos: a digitalização não significa substituir os funcionários por programas que cumpram suas tarefas. Nada poderia estar mais longe da verdade. Graças às novas tecnologias, os profissionais podem dedicar mais atenção às funções que geram mais valor, promovendo seu crescimento pessoal e profissional;
• Agilizar e simplificar os processos administrativos: um dos resultados mais óbvios de um processo de digitalização bem concluído é uma administração mais eficiente. Simplificar o gerenciamento da empresa para que os profissionais possam se concentrar nas diferentes linhas de negócios é um dos objetivos básicos;
• Melhorar a conexão entre as diferentes seções da empresa: os funcionários e gerentes de PMEs (que geralmente são a mesma pessoa) não podem lidar apenas com suas funções mais específicas. Todas as partes da empresa têm impacto umas sobre as outras de uma forma ou de outra. A digitalização deve ajudar a conectar as diferentes áreas da empresa umas com as outras;
• Criação de equipes mais coesas: não é incomum que, ao falarmos sobre novas tecnologias em PMEs, esqueçamos que todas elas servem às pessoas. Um dos objetivos essenciais de qualquer plano de transformação digital é criar equipes mais coesas com níveis mais altos de confiança mútua.

Plano de transformação digital para PMEs: como elaborá-lo

Você está convencido do valor de aproveitar ao máximo as possibilidades da tecnologia nas PMEs? Agora é a hora de criar um plano de transformação digital para ajudar sua empresa a fazer exatamente isso.

1. Incluir a transformação digital para PMEs no plano estratégico da empresa

Essa premissa está diretamente relacionada a um dos desafios da digitalização, ou seja, ver o processo como um investimento de longo prazo. Uma maneira muito eficaz de conseguir isso é incluir a transformação digital nos planos estratégicos da empresa.

Lembre-se de que não se trata de implementar algumas ferramentas isoladas. Toda a empresa deve estar envolvida na transformação digital.

Cada função em uma empresa tem suas próprias preocupações, tarefas e obrigações. Desenvolvemos um guia que explica o impacto do software de RH em cada função com ilustrações atraentes. Em outras palavras, como ele resolve os principais problemas do dia a dia e como ajuda você a ter um melhor desempenho em seu perfil de trabalho.

2. Digitalizar o gerenciamento de pessoal

A primeira pergunta que as PMEs que desejam implementar um processo abrangente de transformação digital têm é quantas ferramentas precisam implementar e como poderão aplicá-las em seus negócios. Por exemplo, se um dos objetivos é facilitar as comunicações e o trabalho colaborativo entre as empresas, você pode dar uma olhada nessas ferramentas para teletrabalho.

Entretanto, uma das áreas com maior probabilidade de ser digitalizada e de ter um impacto direto na transformação da empresa é o gerenciamento de pessoal.

Nesses processos de digitalização, os departamentos de RH são chamados a liderar a mudança. Além disso, a implementação do software de RH tem a dupla vantagem de promover a transformação cultural da organização e, ao mesmo tempo, otimizar o tempo da equipe de RH.

O software de recrutamento e seleção, por exemplo, permite que você publique em até 80 fontes de recrutamento ao mesmo tempo e gerencie as candidaturas em um só lugar – algo muito útil para uma PME quando se trata de contratação.

Ele também permite a inclusão de filtros de exclusão, killer questions e outros parâmetros, evita candidaturas duplicadas, etc.

A plataforma também tem software de controle de ponto, horário e presença para PMEs, bem como outros projetados para gerenciar férias e ausências. Essas são ferramentas que permitem que essas empresas gerenciem esses tipos de questões como as grandes empresas, com todas as vantagens que isso implica e sem grandes gastos.

Quanto ao software de controle horário e presença para PMEs, ele permite a conformidade com a legislação atual, cria alertas, facilita a comunicação entre o gerente e o funcionário e facilita os fluxos de trabalho.

Com relação aos feriados, evite sobreposições, inclua feriados por padrão, alertas para avisar sobre qualquer incidente, etc.

3. Incentivar o treinamento adequado

Não precisamos presumir que todos os funcionários tenham um conhecimento básico de novas tecnologias.

É importante identificar quaisquer deficiências nessa área antes de implementar sistemas digitais, caso contrário, poderemos descobrir que a força de trabalho não é capaz de aproveitar todo o seu potencial. A empresa deve fornecer o treinamento necessário para lidar com a digitalização.

O sistema LMS da Bizneo HR pode ser de grande ajuda aqui, uma plataforma também para PMEs que permite gerenciar todos os recursos em um único lugar, carregar diferentes tipos de conteúdo, medir a eficácia do treinamento, o progresso dos funcionários e muito mais.

Software para o desenvolvimento do treinamento Crie planos de treinamento e desenvolvimento para seus funcionários.

4. Definição de prioridades para a transformação digital para PMEs

Já enfatizamos que a transformação digital das empresas deve ser inclusiva. Isso não significa implementar todas as ferramentas digitais ao mesmo tempo, o que poderia levar a uma verdadeira paralisia operacional no curto prazo.

É aconselhável priorizar e lidar com alguns aspectos do negócio primeiro, tendo em mente que todos os aspectos serão digitalizados em algum momento. Deve-se ter em mente também que as PMEs têm menos recursos financeiros para realizar todo o processo de uma só vez.

5. Adaptação da organização ao ambiente digital

A transformação digital nas PMEs e em geral abre as portas para a adoção de uma organização mais horizontal, sem diluir as responsabilidades ou remover a autoridade dos responsáveis pelos negócios.

Ela simplesmente incentiva os funcionários a participar de mais decisões e a se sentirem livres para apresentar suas propostas e até mesmo para organizar seu dia de trabalho (dentro de limites predefinidos).

6. Avaliar regularmente o processo de digitalização para as PMEs

A transformação digital não tem um cronograma objetivo para sua materialização. Obviamente, chegará um momento em que a maioria dos processos será desenvolvida usando as possibilidades das novas tecnologias.

Será então o momento de avaliar periodicamente o estado do processo, detectar sistemas que se tornaram obsoletos e, acima de tudo, reagir rapidamente quando um problema for percebido.

7. Monitorar e promover a digitalização de fornecedores e outros parceiros de negócios

Nenhuma empresa pode operar como se fosse uma ilha. Mesmo que uma empresa tenha se comprometido firmemente com a digitalização e tenha feito grandes progressos nessa direção, ela deve levar em conta a possibilidade de que outras empresas com as quais interage diariamente não o tenham feito.

Por isso, é importante adaptar-se à maneira como cada empresa opera, especialmente ao lidar com fornecedores, parceiros e/ou clientes.