Quel est le coût d’un recrutement ? Chiffres à l’appui !

Connaissez-vous le coût d’un recrutement ? Chaque fois qu’il devient nécessaire d’intégrer un nouvel employé, les entreprises se demandent souvent combien coûte un processus de recrutement et de sélection ou quels éléments doivent être pris en compte pour le calculer. Il est parfois difficile d’obtenir une réponse claire et de déterminer un chiffre exact en raison du grand nombre de variables impliquées.

Depuis le début du processus, avec l’identification du besoin, jusqu’à son achèvement avec l’intégration du candidat le plus approprié, de nombreux facteurs et étapes peuvent engendrer des coûts. Les mesurer et les analyser est essentiel si nous souhaitons créer une stratégie de recrutement optimisée qui maintienne un équilibre entre coût et acquisition de talents.

Importance de comprendre le coût d’un recrutement

Certaines entreprises ne réalisent pas les coûts que peut engendrer un processus de recrutement. Parfois, elles considèrent qu’il s’agit simplement d’un investissement en temps par des employés déjà en poste ou en outils déjà payés. Cependant, en réalité, chaque étape et chaque action menée dans ce contexte génèrent un coût qui doit être pris en compte.

Comprendre et gérer efficacement les coûts des ressources d’une entreprise est essentiel à son développement et à sa croissance à long terme. L’embauche de personnel est un élément clé de toute stratégie d’entreprise, et il est donc important de la mener de manière efficace et rentable.

Rechercher le talent le plus adapté n’est que l’objectif final, mais il est indispensable de gérer de manière efficiente le temps, les ressources et l’argent investis dans cette recherche. Finalement, l’objectif est de garantir un retour sur investissement positif. Pour cela, il est nécessaire de mesurer et d’analyser les coûts afin d’optimiser les processus et d’en tirer des bénéfices non seulement économiques, mais aussi en termes de productivité et de compétitivité pour l’entreprise.

Quels sont les facteurs qui influencent le coût d’un recrutement ?

Pour répondre à la question « combien coûte un processus de recrutement et de sélection », il est nécessaire de dresser une liste des facteurs impliqués, souvent variés et diversifiés. Voici quelques-uns des principaux:

• Temps investi pour identifier les besoins en recrutement.
• Publication d’annonces d’emploi sur différents supports : journaux, sites d’emploi, réseaux sociaux, etc.
• Coût des outils de recrutement, allant d’un simple tableur à un logiciel de recrutement et de sélection spécialisé.
• Temps investi par l’équipe des ressources humaines dans la gestion du processus de recrutement et de sélection.
• La méthode de recrutement utilisée peut également influencer les coûts à la hausse ou à la baisse.
• Frais liés aux entretiens, tels que les déplacements, les tests ou l’hébergement dans le cas de candidats vivant loin.
• Recours éventuel à des services externes comme des chasseurs de têtes ou des agences de recrutement.
• Coûts indirects tels que la perte de productivité pendant la période de vacance du poste, le temps d’adaptation du nouvel employé, la rareté des talents ou les compétences spécifiques requises.
• Coût de l’embauche elle-même, c’est-à-dire les dépenses administratives liées à la rédaction des contrats, à l’inscription à la sécurité sociale et aux autres formalités administratives.
• Coût de la formation initiale nécessaire pour que le nouvel employé puisse exercer ses fonctions efficacement.

Enfin, il convient également de souligner que, au-delà de ces coûts, des dépenses indirectes peuvent survenir en cas de mauvais recrutement. Le coût d’un recrutement raté est bien plus important.

Coûts d’un recrutement : coût directs

Les coûts directs du recrutement se réfèrent aux dépenses tangibles et facilement quantifiables associées au processus d’embauche d’un nouvel employé. Ces coûts peuvent varier en fonction de la stratégie de recrutement, du type de poste et de l’entreprise, ce qui rend difficile la détermination de montants précis. Voici quelques exemples significatifs :

• Visibilité de l’offre d’emploi : publier des annonces sur des portails d’emploi, réseaux sociaux, journaux et autres supports a généralement un coût. Cela inclut également le temps investi pour rédiger et publier ces annonces.
• Outils de recrutement : plus qu’un coût, l’utilisation d’un logiciel de recrutement représente un investissement qui peut être rentabilisé par la suite. Cependant, dans ce contexte, il s’agit d’un facteur clé à prendre en compte. Il faut calculer le pourcentage du coût de l’abonnement ou de l’achat d’un logiciel ATS (Applicant Tracking System), ainsi que celui des autres outils utilisés.
• Tests d’évaluation : il est également nécessaire de calculer le coût des tests psychométriques, de compétences, techniques, etc. Cela comprend à la fois le temps investi dans leur conception et leur correction, ainsi que les éventuels coûts associés. Un logiciel ATS peut optimiser cette tâche.
• Coûts liés aux événements : participer à des salons de l’emploi, organiser des événements de recrutement ou assister à des événements de networking représente un coût qu’il faut intégrer. Cela inclut à la fois les frais d’inscription ou de participation, ainsi que le temps et les ressources mobilisés.
• Coûts supplémentaires : repas, hébergement et déplacements pour les entretiens, notamment dans le cas de candidats vivant loin. Il ne faut pas oublier non plus les frais administratifs liés à la contractualisation.
• Services de chasseurs de têtes ou d’agences de recrutement : pour des postes très spécifiques ou de haut niveau, il est parfois nécessaire de recourir à des services externes de recrutement, dont le coût est souvent élevé.

Rapport sur le recrutement et la sélection du personnel
6 types de rapport pour trouver du talent.

Coût d’un recrutement : coûts indirects

D’autre part, les coûts indirects du recrutement sont ceux qui ne sont pas directement associés à l’embauche d’un nouvel employé, mais qui découlent du processus de recrutement et de sélection. Bien qu’ils soient moins visibles que les coûts directs, ils sont tout aussi importants pour comprendre l’impact financier total du recrutement. Ils incluent :

1. Temps investi par l’équipe des ressources humaines : il est essentiel de tenir compte du temps que les professionnels des ressources humaines consacrent à chaque étape du processus, de la définition du profil jusqu’à l’intégration du candidat. Cela peut être calculé en utilisant un coût horaire basé sur leur salaire ou en établissant une moyenne annuelle de recrutements.
2. Perte de productivité : tant que le poste reste vacant, l’entreprise dispose de moins de ressources humaines pour faire face à ses tâches quotidiennes, ce qui peut entraîner une baisse significative de la productivité et de la performance. Cela se traduit par des retards, une surcharge de travail, une diminution de la qualité du service, etc., tous ayant un coût à prendre en compte.
3. Coûts de formation : bien que souvent négligée, la formation initiale d’un nouvel employé représente un coût. Cela inclut le temps consacré par les formateurs à l’intégration, ainsi que le temps nécessaire à l’employé pour apprendre et s’adapter à son nouveau rôle.
4. Durée du recrutement : lorsque le processus de recrutement, en particulier pour des postes clés, s’éternise, cela peut affecter la motivation, l’énergie et les performances des équipes en place. Plus la vacance se prolonge, plus les coûts associés augmentent.
5. Rotation du personnel : les coûts liés à la rotation du personnel, à l’embauche temporaire, aux licenciements ou aux départs volontaires sont des coûts indirects qui ont un impact important sur le coût global du recrutement et de la sélection.
6. Marque employeur : de nombreuses entreprises mettent en place des stratégies de marque employeur pour améliorer leur réputation sur le marché et attirer des talents qualifiés.
7. Coûts d’adaptation : durant les premières semaines ou mois, le nouvel employé peut être moins productif que les membres expérimentés de l’équipe. Cette période d’adaptation, pendant laquelle le rendement est inférieur à la normale, engendre également un coût.
8. Coûts d’opportunité : lorsque les professionnels des ressources humaines consacrent leur temps au recrutement, ils ne travaillent pas sur d’autres aspects stratégiques de l’entreprise. Ce coût indirect peut être significatif, notamment dans les petites entreprises.
9. Coûts d’inaction : ne pas embaucher un profil nécessaire peut entraîner des pertes d’opportunités pour l’entreprise, telles que l’incapacité à répondre à une demande accrue, à gagner de nouveaux clients ou à s’étendre sur de nouveaux marchés.

Étapes du processus de sélection et leur impact sur le coût total

Comme vous le savez probablement, le processus de sélection et de recrutement du personnel se divise en plusieurs étapes bien distinctes. Chaque phase représente un coût pour l’entreprise et, bien que cela puisse varier en fonction des besoins, certaines étapes ont généralement un impact plus important sur le coût total.

Définition des besoins du poste vacant

La phase initiale implique un coût temporel pour l’équipe de recrutement et les managers chargés d’identifier les besoins du poste, de définir le profil du candidat idéal et d’établir les critères de sélection. Une description de poste détaillée, basée sur des données et des processus précédents ou sur des profils similaires au sein de l’entreprise, peut réduire le temps consacré, les coûts associés et le tri de candidats inadaptés.

Publication de l’offre d’emploi

Avec une description claire du poste, il est temps de publier l’offre. Il faut choisir les portails ou plateformes offrant le meilleur retour sur investissement et une grande visibilité. Publier l’annonce sur trop de plateformes, surtout celles qui génèrent peu de résultats, peut augmenter les coûts inutilement.

L’utilisation d’un outil de multiposting peut réduire considérablement le temps passé à publier les offres. De plus, une communication interne efficace sur les postes vacants peut diminuer significativement le coût total du processus, car les employés peuvent recommander des profils qualifiés parmi leurs contacts.

Réception et examen des candidatures

Une fois l’offre publiée, les candidatures et CVs commenceront à arriver. L’impact sur les coûts de cette étape peut être élevé si l’on ne dispose pas des outils appropriés pour filtrer les candidats et automatiser le processus. Sinon, le temps passé à examiner chaque CV et à gérer les candidatures peut devenir très important.

Un afflux important de candidatures non qualifiées peut également augmenter significativement les coûts de cette étape.

Tests de présélection et d’évaluation

Les tests de présélection et d’évaluation permettent de réduire les coûts des étapes ultérieures, comme les entretiens. Par exemple, les entretiens vidéo différés combinés avec des questions de présélection ou killer questions sont un excellent moyen de réduire le temps passé, de filtrer les candidats et d’automatiser le processus.

On peut également réaliser des tests psychométriques ou d’évaluation des compétences, qui aident à écarter les candidats non adaptés. Bien que ces tests puissent engendrer des coûts, ils permettent d’économiser des dépenses plus importantes lors des étapes suivantes.

Entretiens

Les entretiens représentent souvent un coût significatif, surtout lorsqu’ils sont réalisés en présentiel. Les entretiens vidéo peuvent aider à réduire ces coûts, en éliminant les besoins de déplacement et en offrant plus de flexibilité. Cependant, les entretiens en personne restent parfois nécessaires, notamment pour des postes à haute responsabilité ou ceux nécessitant une forte interaction personnelle.

Cette étape peut également inclure des tests techniques ou pratiques, qui peuvent avoir des coûts associés. L’automatisation de ces tests et l’utilisation d’outils d’évaluation efficaces peuvent contribuer à réduire ces coûts.

Embauche

Le processus d’embauche constitue également une étape pouvant engendrer des coûts importants. Cela inclut les frais administratifs liés à la rédaction des contrats, à l’inscription à la sécurité sociale et à d’autres formalités bureaucratiques. Une gestion efficace et l’automatisation de ces tâches peuvent contribuer à optimiser les coûts.

Onboarding et formation initiale

Enfin, la phase d’onboarding et de formation initiale peut représenter un coût significatif. Cependant, une bonne stratégie d’onboarding peut aider à réduire ces coûts et à accélérer le temps nécessaire pour que le nouvel employé atteigne son plein potentiel. L’utilisation d’un outil facilitant la communication interne et l’accès à la documentation et à la formation requise peut également être bénéfique.

¡Réduisez les délais de recrutement par deux !Des fonctionnalités qui améliorent la sélection des talents

Comment calculer le coût d’un recrutement

Calculer, mesurer et analyser le coût d’un recrutement est essentiel pour toute entreprise. L’acquisition de talents est un investissement important qui, à long terme, peut jouer un rôle clé dans la performance, la productivité, la qualité et la réputation de l’organisation. La seule façon d’améliorer la stratégie est de la réévaluer en permanence afin d’identifier des opportunités d’amélioration.

Comme nous l’avons vu, de nombreux facteurs peuvent influencer le coût total d’un processus de recrutement et de sélection. Par conséquent, calculer le coût exact peut être compliqué, mais pas impossible. Il est nécessaire de tenir compte de toutes les variables et coûts, directs comme indirects, et de les mesurer de manière efficace.

Cependant, il existe aussi des formules simples permettant d’effectuer un calcul approximatif et de se faire une idée globale des coûts. Ces formules peuvent être adaptées aux processus peu complexes, aux petites entreprises ou lorsqu’une estimation rapide est nécessaire.

Coût d’un recrutement : coût moyen annuel d’embauche

Calculer le coût des processus de recrutement d’une entreprise est simple si l’on effectue une moyenne annuelle. Pour cela, il suffit de sommer tous les coûts directs et indirects et de diviser le total par le nombre d’embauches effectuées au cours de l’année.

Coût moyen annuel = (Coûts directs + Coûts indirects) / Nombre d’embauches dans l’année

Exemple pratique pour calculer le coût moyen annuel d’embauche

Supposons qu’une entreprise emploie deux recruteurs, avec un salaire annuel de 30 000 € chacun. Au cours de l’année, l’équipe a réalisé 50 embauches. De plus :

• Les coûts directs (par exemple, annonces d’emploi ou outils de sélection) s’élèvent à 500 € par processus de recrutement.
• Les coûts indirects spécifiques par embauche (comme les ressources de bureau ou les logiciels de gestion) s’élèvent en moyenne à 200 € par processus.

Voici le détail :

• Coût des recruteurs : 30 000 € x 2 = 60 000 €.
• Coûts directs totaux : 500 € x 50 = 25 000 €.
• Coûts indirects spécifiques : 200 € x 50 = 10 000 €.

Ainsi, le coût total est : 60 000 € + 25 000 € + 10 000 € = 95 000 €.

Et le coût moyen annuel par embauche sera : 95 000 € / 50 = 1 900 €.

Coût d’un recrutement par processus

Une autre manière de calculer le coût d’un processus de recrutement et de sélection consiste à l’évaluer individuellement. C’est une méthode plus précise et détaillée, mais également plus complexe, car elle nécessite un suivi rigoureux de chaque processus de sélection et un enregistrement exact de tous les coûts associés.

Coût par processus = Coûts directs + Coûts indirects

Cela implique notamment de calculer quelle part du salaire des employés est consacrée à chaque processus, les investissements dans les outils et logiciels utilisés, les coûts de publicité de l’offre d’emploi, ainsi que tous les autres frais additionnels. Bien que cette méthode demande un suivi plus approfondi, elle permet également d’identifier davantage de pistes d’amélioration.

Imaginons qu’un processus particulier ait engendré les coûts suivants :

• Publicité sur des portails d’emploi : 600 €.
• Investissement dans les réseaux sociaux : 200 €.
• Logiciel de recrutement : 100 €.
• 20 heures de travail pour la sélection à 30 € de l’heure : 600 €.
• Frais de tests d’évaluation et d’entretiens : 200 €.
• Honoraires d’un chasseur de têtes externe : 2 000 €.

Le coût total de ce processus de recrutement et de sélection serait donc de 3 700 €.

Stratégies pour optimiser le coût d’un recrutement

En mesurant et en calculant les coûts de sélection et de recrutement, vous disposerez des informations nécessaires pour appliquer différentes techniques et stratégies permettant de réduire les coûts tout en augmentant le retour sur investissement. L’objectif est d’atteindre cet équilibre sans sacrifier la qualité, ce qui nécessite d’implémenter et d’investir dans des stratégies efficaces à moyen et long terme.

Logiciel de gestion des candidatures (ATS) pour optimiser les coûts du processus

Un logiciel de recrutement et de sélection peut grandement contribuer à optimiser les coûts du processus de recrutement.

Ces systèmes permettent d’automatiser de nombreuses étapes du processus de sélection, ce qui peut faire gagner du temps et de l’argent. Ils incluent des outils pour publier des offres d’emploi sur plusieurs plateformes simultanément, des filtres avancés pour les CV, des entretiens vidéo, des tests, des scorecards, une communication simplifiée avec les candidats, un recrutement collaboratif, et bien d’autres fonctionnalités.

Recrutement interne

Le recrutement interne peut être une solution efficace pour réduire les coûts d’embauche. Il s’agit de promouvoir ou de redéployer les employés actuels pour combler les postes vacants. Cette stratégie permet de diminuer les coûts liés à la publicité des offres, aux entretiens et à la formation, entre autres. L’évaluation des performances des employés facilite la mise en œuvre de cette approche.

Programme de cooptation

Les programmes de cooptation, également appelés programmes de recommandations d’employés, sont une méthode très efficace pour réduire les coûts de recrutement. Ce type de programme incite les employés à recommander des personnes de leur réseau pour combler des postes vacants dans l’entreprise. Cela peut réduire le temps et l’argent consacrés à la recherche de candidats.

Prise de décision basée sur les données

Sélectionner les KPI les plus adaptés et les mesurer régulièrement permet de prendre des décisions basées sur des données. Cette approche aide à identifier les points d’amélioration dans le processus de recrutement et de sélection, tout en optimisant les coûts.

Vous pouvez vous appuyer sur des outils qui facilitent la création de rapports graphiques à partir des données collectées, rendant leur interprétation et leur analyse plus simples.

Recrutement passif

Maintenir un vivier de candidats potentiels susceptibles de correspondre aux profils recherchés est une excellente idée. Cette pratique, appelée recrutement passif, peut accélérer les processus de sélection et réduire les coûts associés à la publication d’offres et à la recherche active de candidats.

Marque employeur

Travailler votre marque employeur de manière continue et régulière permet d’attirer des candidats de manière naturelle, réduisant ainsi les coûts liés à la publicité et à la recherche de talents.

Des initiatives comme des programmes de bien-être pour les employés, des politiques de flexibilité horaire, la promotion d’un environnement de travail positif, et une plus grande visibilité sur les réseaux sociaux et dans les communautés spécialisées figurent parmi les stratégies pour renforcer votre marque employeur.

Automatisation et efficacité

L’automatisation de certaines étapes du processus de recrutement et de sélection peut permettre d’économiser beaucoup de temps et de ressources.

Les outils de recrutement modernes offrent la possibilité d’automatiser des tâches comme la publication d’offres d’emploi, la présélection des CV ou la planification des entretiens. De plus, l’amélioration de l’efficacité à chaque étape du processus peut réduire considérablement les coûts et accélérer les embauches.

À quoi s’attendre en termes de coûts ? Exemples et estimations

Il est temps de parler de chiffres et de montants plus concrets.

On estime généralement que le coût d’un processus de sélection représente entre 10 % et 25 % du salaire annuel du poste à pourvoir.

Cependant, ce pourcentage peut varier en fonction de la complexité du poste, du secteur d’activité et de la localisation géographique.

Par exemple :

• Pour un poste de base avec un salaire annuel de 30 000 €, le coût du processus de sélection pourrait se situer entre 3 000 et 7 500 €.
• Pour un poste de direction avec un salaire annuel de 100 000 €, le coût pourrait osciller entre 10 000 et 25 000 €.

Ces coûts incluent toutes les étapes du processus de sélection, depuis la définition du profil jusqu’à l’embauche et la formation initiale de l’employé.

Chaque processus de sélection est unique et il n’est pas toujours facile d’en estimer le coût. Cependant, connaître les coûts associés permet d’optimiser le processus de recrutement en choisissant les stratégies et les outils les plus rentables et efficaces pour votre entreprise.

Investir dans un logiciel RH complet est sans aucun doute une décision judicieuse qui permet d’optimiser tous les aspects évoqués dans cet article. En effet, un processus de recrutement et de sélection efficace, qui attire des talents de qualité sans générer de dépenses excessives, peut devenir l’un des meilleurs atouts d’une entreprise.