Recrutement via WhatsApp | Guide pour les recruteurs

Bien que de nombreuses entreprises ne l’aient pas encore adopté ou l’utilisent sans l’avoir pleinement intégré à leur stratégie, le recrutement via WhatsApp est une réalité en pleine expansion. L’utilisation massive de cette application de messagerie instantanée a révolutionné la manière dont les recruteurs interagissent avec les candidats. Elle facilite la communication tout au long du processus de recrutement et offre de nouvelles opportunités pour capter des talents.

Selon les données de Facebook, plus de 50 millions d’entreprises utilisent WhatsApp comme outil de communication avec leurs clients. Pourtant, nombre d’entre elles n’exploitent pas encore le potentiel de WhatsApp pour le recrutement. Progressivement, cet outil est utilisé pour simplifier les échanges avec les candidats et attirer de nouveaux talents.

Pourquoi faire du recrutement via Whatsapp

Lancée en 2009 comme une application de messagerie instantanée pour rester en contact avec ses amis et sa famille, WhatsApp a considérablement évolué au fil du temps, notamment après son acquisition par Facebook (Meta). Aujourd’hui, elle est devenue une plateforme de communication polyvalente.

En 2017, Meta a introduit WhatsApp Business et WhatsApp Enterprise Solution, des outils spécifiquement conçus pour améliorer la communication entre les entreprises et leurs clients. Grâce à des fonctionnalités comme les réponses automatiques, les messages de bienvenue, les étiquettes ou encore les statistiques, ces versions ont permis d’utiliser WhatsApp pour divers usages professionnels, notamment dans le service client.

Avec l’ajout constant de nouvelles fonctionnalités, WhatsApp s’est étendu à d’autres domaines comme le marketing, les ventes et, bien sûr, le recrutement. Aujourd’hui, WhatsApp est devenu un outil essentiel pour les ressources humaines, facilitant non seulement la communication avec les candidats, mais aussi leur acquisition. Plusieurs raisons expliquent l’augmentation de son utilisation dans ce domaine :

• Taux d’ouverture élevé : certaines données indiquent que WhatsApp affiche un taux d’ouverture des messages de 98 %. C’est un pourcentage exceptionnellement élevé, bien supérieur à celui d’autres canaux de communication.
• Rapidité de réponse : l’immédiateté offerte par WhatsApp permet aux recruteurs d’obtenir des réponses rapides des candidats, accélérant ainsi le processus de recrutement et sélection et favorisant des relations de qualité.
• Familiarité : les candidats sont déjà habitués à utiliser WhatsApp dans leur quotidien, rendant la communication plus naturelle et fluide.
• Interactivité : WhatsApp permet l’envoi de fichiers, liens, photos, vidéos, appels vidéo et messages vocaux, offrant une communication plus riche et complète avec les candidats.
• Automatisation : les outils d’automatisation de WhatsApp permettent de programmer des réponses automatiques et des messages de suivi, optimisant ainsi le processus.
• Accès à un vivier de talents décentralisé : WhatsApp permet de toucher des candidats dans jusqu’à 104 pays, éliminant les barrières géographiques et facilitant la recherche de talents à l’échelle mondiale.
• Rentabilité : utiliser WhatsApp pour recruter est une solution économique comparée à d’autres outils de communication et de publicité, même en tenant compte des options payantes pour des campagnes ciblées.

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WhatsApp pour les recruteurs : quelles possibilités ?

Les fonctionnalités natives de l’application, ainsi que celles accessibles via l’API fournie par Meta, ont fait du recrutement WhatsApp une méthode innovante pour attirer et capter des talents.

Contrairement à ce que pensent de nombreuses entreprises, WhatsApp peut être utilisé simultanément pour communiquer avec les candidats engagés dans les processus de recrutement en cours et pour mener des campagnes visant à attirer de nouveaux talents.

Communication avec les candidats

WhatsApp permet d’améliorer facilement la communication avec les candidats à chaque étape d’un processus de recrutement. Du début à la fin, l’application offre un canal direct et accessible permettant aux recruteurs comme aux candidats de suivre facilement l’évolution du processus.

• Communication initiale : le recruteur peut contacter rapidement et efficacement les candidats inscrits à une offre d’emploi, se présenter et partager des informations pertinentes sur le poste et le processus de sélection, y compris de manière automatisée.
• Pré-sélection : WhatsApp peut être utilisé pour effectuer une première sélection et tri des CV, soit en demandant des informations complémentaires aux candidats, soit à l’aide de questions de préselection.

• Entretiens : WhatsApp facilite la coordination et la réalisation des entretiens, que ce soit par visioconférence ou par messages vocaux, permettant ainsi une évaluation initiale des candidats. Il aide également à planifier des entretiens en présentiel ou via d’autres plateformes numériques.

• Réponses automatiques : les recruteurs peuvent configurer des réponses automatiques pour gérer diverses situations : confirmation de réception de documents, rappels d’entretiens ou mise à jour du statut d’une candidature.
• Tests : les recruteurs peuvent envoyer et recevoir des tests de recrutement ou des évaluations via WhatsApp, ce qui simplifie le processus de sélection et d’évaluation des compétences. Cela permet d’obtenir des résultats rapidement et de prendre des décisions plus efficacement.
• Suivi : tout au long du processus, les recruteurs peuvent tenir les candidats informés de l’avancement de leur candidature, répondre à leurs questions et leur fournir un feedback de manière rapide et efficace.
• Modèles de messages : les recruteurs peuvent créer des modèles de messages pour simplifier leur communication avec les candidats, ne personnalisant que les détails spécifiques.

Campagnes de recrutement via WhatsApp

WhatsApp offre également la possibilité de mener des campagnes de recrutement, exploitant ainsi sa vaste base d’utilisateurs. Les recruteurs peuvent envoyer des messages groupés et segmentés à des candidats potentiels, partager des offres d’emploi et effectuer un suivi personnalisé des réponses.

En outre, WhatsApp, comme canal de recrutement, peut être intégré à des outils de gestion des candidatures (ATS) et autres outils de recrutement. Cette intégration facilite la gestion et le suivi des candidats dans un système unique, centralisant les informations, améliorant l’efficacité du processus et garantissant une expérience cohérente pour les candidats. Voici ce que cela permet :

• Maximiser votre base de données : utilisez votre base de données de candidats pour, dès la publication d’une offre, rechercher les profils correspondants et les contacter via WhatsApp. Vous pouvez ainsi diffuser l’offre et vérifier leur intérêt.

• Automatiser les réponses : en fonction de la réponse du candidat, il est possible de les rediriger automatiquement vers un formulaire d’inscription ou une première interview. Cela accélère la présélection, tout en permettant de poursuivre le processus de manière plus personnalisée via la même plateforme.
• Listes de diffusion : créez des listes de diffusion pour envoyer des messages à plusieurs candidats simultanément, garantissant une diffusion efficace des informations.
• Canaux thématiques : WhatsApp propose des canaux dédiés où les recruteurs peuvent partager des informations sur les offres d’emploi, les événements de recrutement ou les actualités de l’entreprise. Cela permet une communication plus ciblée et efficace.
• Consentement : vous pouvez également automatiser les messages pour obtenir le consentement des candidats, garantissant la conformité légale pour leur envoyer des offres d’emploi, ou, le cas échéant, pour respecter leur refus de communication via cette plateforme.

Comment mettre en œuvre une stratégie de recrutement via WhatsApp

Utiliser WhatsApp pour recruter et l’acquisition de talents peut sembler simple, car il s’agit d’un outil bien connu. Cependant, pour exploiter pleinement son potentiel, il est nécessaire d’aller au-delà des fonctionnalités de base. Les entreprises doivent l’intégrer à leur stratégie de manière à rendre le processus fluide et efficace.

Intégration

Le premier point essentiel est d’intégrer WhatsApp de manière globale à votre stratégie de recrutement. Il ne doit pas être utilisé comme un outil isolé de communication, comme c’est souvent le cas, car il offre bien plus que l’envoi de simples messages.

L’intégration avec un logiciel de recrutement (ATS) permet d’exploiter efficacement votre base de données de candidats. Cela garantit une communication complète et cohérente pour lancer des campagnes de recrutement et enregistrer toutes les interactions avec les candidats.

Grâce à cette intégration, il devient possible d’automatiser les réponses, d’envoyer des notifications et de personnaliser l’expérience des candidats, le tout sans quitter la plateforme de recrutement. Cela améliore la productivité et la qualité de l’expérience candidat.

RGPD

Un des écueils fréquents lors de l’utilisation de WhatsApp pour recruter est de négliger la conformité au RGPD. Il est impératif d’obtenir le consentement explicite des candidats avant de les contacter via WhatsApp pour respecter les réglementations en matière de confidentialité. À défaut, les entreprises risquent des problèmes juridiques.

Il est également crucial de permettre aux candidats de retirer leur consentement facilement, si tel est leur souhait. Avec une bonne intégration, ce processus peut être automatisé. De plus, il est recommandé de conserver un registre détaillé des consentements obtenus pour garantir la transparence et la conformité avec les réglementations.

Chez Bizneo HR, nous avons élargi les options afin que les candidats puissent renouveler ou rejeter le RGPD à partir des messages WhatsApp.

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Automatisation

L’automatisation est un élément clé pour l’envoi de messages de recrutement via WhatsApp. Disposer de diverses options d’automatisation permet d’adapter les réponses en fonction des questions ou besoins des candidats, les guidant tout au long du processus.

Cela permet non seulement de faire gagner du temps au personnel RH, mais aussi d’offrir une réactivité immédiate aux candidats. Ce suivi personnalisé tout au long du processus améliore considérablement l’expérience des candidats, qui se sentent pris en charge et valorisés dès le premier contact.

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Modèles de messages pour recrutement via Whatsapp

Les modèles de messages sont un outil essentiel pour rationaliser la communication avec les candidats. Nous pouvons utiliser des modèles personnalisables qui s’adaptent à différentes situations, telles que les confirmations d’entretien, les demandes de documents, les FAQ sur les salaires ou les mises à jour de statut. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’assurer une communication cohérente et professionnelle.

Dans les campagnes Whatsapp, nous avons inclus un contrôle de livraison, afin que vous puissiez voir en détail le statut de chaque message.

Notifications

Avec une bonne intégration, les notifications WhatsApp peuvent être très utiles de manière bidirectionnelle.

D’une part, les candidats peuvent recevoir des notifications automatiques sur l’état de leur candidature ou des rappels d’entretien. D’autre part, les recruteurs peuvent recevoir des alertes sur les nouvelles réponses ou interactions des candidats, ce qui permet une gestion plus efficace du processus.

WhatsApp devient ainsi un canal de recrutement et de communication actif et efficace qui améliore l’expérience du candidat et du recruteur. La clé réside dans l’intégration correcte et l’automatisation des réponses afin de maintenir un flux de communication constant et personnalisé.

Analytique

Bien que WhatsApp soit un outil familier, il est crucial de l’utiliser de manière professionnelle pour éviter toute perte de contrôle sur la formalité du processus.

L’analytique de WhatsApp Business, combinée à son intégration avec un ATS, permet de recueillir des données précieuses sur l’efficacité des interactions et la satisfaction des candidats. Ces informations peuvent être utilisées pour affiner et améliorer en continu la stratégie de recrutement.