7 claves para mejorar la comunicación interna de tu empresa

Una mala comunicación interna puede generar hasta un 15% de pérdidas en cualquier empresa. Es vital elaborar estrategias especializadas en mejorar la comunicación interna de las organizaciones porque esta decisión será decisiva para aumentar su rentabilidad.

Tener en cuenta la opinión de los empleados y facilitar los canales de comunicación interna entre estos y los directivos repercute positivamente. Aumenta el grado de compromiso, la motivación y el sentimiento de pertenencia a la entidad. 

Cuidar la comunicación corporativa es tan importante que existen ya expertos dedicados a elaborar las estrategias más adecuadas e implementarlas. ¿Cuáles son las ventajas de promover la comunicación interna en una empresa? ¿qué puntos clave no hay que descuidar? ¿cómo podemos mejorar la comunicación corporativa?

Qué es la comunicación interna

De la comunicación interna forman parte aquellas acciones de comunicación dirigidas a los empleados, con la finalidad de fomentar el diálogo entre las distintas áreas que forman la empresa y la participación de los trabajadores. El objetivo: mejorar los resultados.

Es una manera de motivar e integrar a los empleados y evitar la fuga de talento. Además, este clima en el que se favorece la comunicación permite que haya una mayor participación y entendimiento, entre los integrantes de los diferentes departamentos.

En definitiva, la comunicación interna es una estrategia para gestionar e integrar el equipo humano de una empresa. Se utiliza, en ocasiones, simplemente para informar y en otras para motivar, persuadir, recordar o explicar contenido de interés que aumente la productividad de los empleados.

Realizando una correcta comunicación corporativa, los trabajadores conocen mejor la empresa y son capaces de entender y hacer llegar a los compradores, los valores de la entidad porque saben de primera mano qué hace la organización, cuáles son sus fundamentos, qué objetivos tiene, que ofrece a sus empleados, qué proyectos están en marcha, etcétera.

No debemos confundir comunicación interna con la información. La información consiste en transmitir mensajes –habitualmente de la dirección a los trabajadores–, mientras que la comunicación requiere una respuesta del receptor, es decir, un feedback entre las dos partes. Esta comunicación debe ser bidireccional para que el trabajador sea parte activa.

La importancia de la comunicación interna

Realizar correctamente la comunicación interna de una empresa aumenta en un 40% la satisfacción del cliente. Además, puede mejorar la rentabilidad de la entidad en un 30%. Los datos corroboran la importancia de hablar con los trabajadores.

Para que todos esto se produzca es fundamental llevar a cabo una estrategia: un plan de comunicación interna, es decir, unas directrices concretas para informar a los trabajadores de los objetivos generales o de una iniciativa concreta y permitirles que tomen las decisiones más beneficiosas en función de las circunstancias o de los cambios.

Un mayor conocimiento de la empresa por parte de los empleados, permite priorizar las acciones y organizar mejor el tiempo.

Beneficios de la comunicación interna

La comunicación corporativa gestionada de forma adecuada tiene múltiples ventajas para la empresa:

• Aumenta la productividad: los empleados poseen toda la información necesaria para tomar mejores decisiones y optimizar los procesos de trabajo en equipo. Al sentirse integrados, su grado de compromiso será mayor y esto repercutirá en la mejora de los resultados.
• Rapidez en la resolución de problemas: el conocimiento hace que el empleado sea más útil a la hora de buscar la raíz de los problemas y sus posibles soluciones. Al poder participar más trabajadores en esta parte, se generarán más ideas y se agilizará el proceso.
• Mejora la relación entre los trabajadores: la información les proporciona seguridad y tranquilidad. Esto a su vez evita actitudes de desconfianza hacia los compañeros o responsables y promueve la confianza.
• Sentimiento de pertenencia: el trabajador, al ser escuchado y tomado en cuenta, se siente identificado con la organización y mejora su rendimiento.
• La información genera tranquilidad: se respira un clima de tranquilidad porque los empleados saben que serán informados de cualquier cambio, sea positivo o negativo, y que podrán preguntar, opinar y exponer sus argumentos. Por lo tanto, no viven con miedo.

7 claves de la comunicación interna

¿Cuáles son las claves para que la estrategia de comunicación interna, que hace una empresa, sea efectiva?

Escuchar a los empleados

No es lo mismo oír que escuchar. Escuchar implica tener en cuenta la información que nos proporcionan los trabajadores sobre qué aspectos se pueden mejorar, con qué procesos no se sienten cómodos, cómo mejorar el clima laboral, qué necesitan para recuperar la motivación, etcétera.

Una vez que se escucha y se analiza la información, es necesario elaborar un plan de acción que responda, a corto o medio plazo, a las necesidades que los empleados han planteado.

Planificación, clave de la comunicación interna

En la comunicación interna es importante crear estrategias concretas para los empleados escogiendo muy bien los mensajes y los tiempos, para poner en práctica cada punto del plan estratégico. Cada área de la empresa puede tener unas necesidades diferentes y por lo tanto necesitar una estrategia distinta.

Integrar la estrategia de comunicación interna en las acciones de la empresa

Una vez que tenemos clara la estrategia y la planificación de los puntos clave en la comunicación interna, hay que reflejarlo con acciones reales que pongan de manifiesto que se está poniendo en práctica y que no son acciones puramente teóricas. Es decir, las acciones innovadoras de la estrategia de comunicación interna tienen que plasmarse en casos concretos.

Compromiso entre los trabajadores y la dirección de la empresa, y viceversa

Para que una relación funcione es necesario que todos pongan de su parte. Lejos queda esa política de las empresas en las que lo que primaba era la comunicación descendente, es decir, los responsables mandaban y los trabajadores acataban.

La humildad de los directivos y la potenciación de acciones que motiven a los empleados son dos aspectos básicos para formar equipos productivos y competitivos. Si lo fomentamos aumentará el sentimiento de pertenencia a la empresa por parte del trabajador.  

Transparencia

Los trabajadores tienen que confiar en sus responsables y en los directivos de la empresa y, para ello, la gestión tiene que ser transparente al cien por cien. La comunicación tiene que fluir, ser clara y directa. Así se agilizarán los procesos y aumentará la confianza. Los mensajes que dirija la organización al equipo humano tienen que ser sencillos y claros. En definitiva, deben informar, aportar y recordar información de interés.

Flexibilidad

La organización evitará actuar con una política conservadora que estanque su avance. Además, si permiten una colaboración real por parte de los empleados, optimizarán los procesos y reforzarán la confianza de los miembros del grupo de trabajo.

Aprovechar las oportunidades tecnológicas para comunicar

Crear contenidos audiovisuales y multimedia nutriéndose de los canales internos y de estrategias propiamente digitales, provoca que los contenidos sean más atractivos para los trabajadores y lleguen mejor.

Cómo mejorar la comunicación interna

Las empresas las componen personas. Por eso, al existir un fuerte componente humano las estrategias tienen que adaptarse a ellos y a las circunstancias. La comunicación interna juega un papel fundamental en las estrategias empresariales y mejorarla tiene que ser uno de los principales objetivos.

¿Cómo mejorar la comunicación interna? Elaborando la estrategia que mejor se adapte a nuestra plantilla.

En unas ocasiones la empresa se decantará por herramientas como seminarios o cursos de formación, en otras por la utilización de medios digitales como por ejemplo la intranet, newsletter, revistas impresas, canales de televisión internos; y en otros casos por encuestas y estadísticas.

En cualquiera de los casos es imprescindible, para mejorar la comunicación corporativa, elaborar un plan de comunicación que sea la guía a seguir por los trabajadores y los directivos, en la que fluya la comunicación y dónde se reflejen de forma clara los objetivos.

Este plan tiene que servir para informar a los empleados de las nuevas iniciativas, permitirles tomar decisiones y facilitarles el proceso.

Herramientas de comunicación interna

Existen determinadas herramientas que, si las usamos correctamente, contribuyen a mejorar la comunicación interna:

Elaborar y difundir un manual corporativo

Es de gran utilidad para los nuevos empleados. Al principio habrá un texto de bienvenida y posteriormente encontraran toda la información relevante que necesitan manejar para desarrollar su actividad profesional: los objetivos de la empresa, el organigrama de una empresa, los procedimientos básicos, las normas internas, los valores de la entidad o recursos.

Si está redactado correctamente y con todos los detalles fundamentales, el trabajador será eficaz desde, prácticamente, el primer día de su incorporación. Además, al sentirse integrado e informado su adaptación será más rápida.

Creación de nuevos canales de comunicación

En la era tecnológica que vivimos resulta más eficaz usar canales de comunicación interna que estimulen a los trabajadores. Crear una revista interna, por ejemplo, para plasmar de forma amena toda la información de actualidad sobre la corporación, es una manera dinámica de llegar a todos los empleados.

La revista no es la única herramienta de este tipo. También pueden funcionar bien las newsletters, los vídeos a través de un canal de youtube interno, canales de televisión propios en la intranet, etcétera.

Buzón de sugerencias

La comunicación interna, para que realmente funcione, debe ser bidireccional y basarse en el respeto y la confianza. No obstante, habrá temas delicados en los que el empleado no quiera dar a conocer su identidad o expresar una opinión concreta por el recelo a no ser entendido. Esto se soluciona con la colocación de un buzón de sugerencias.

La empresa no puede permitirse perder buenas ideas o iniciativas por el hecho de que el empleado tenga miedo o vergüenza. Con el buzón de sugerencias se pueden recoger, de manera anónima, las inquietudes y opiniones de los trabajadores, sin que se produzca ninguna situación incómoda o sin el miedo a las represalias.

Tablón de anuncios

Para determinados temas, como situaciones puntuales, urgentes o relevantes se puede utilizar un tablón de anuncios que todos los miembros de la empresa puedan consultar. La ventaja es que evitamos saturar el correo electrónico de los empleados y, lo que es peor aún, que al llegar demasiados emails con noticias internas, se acaben convirtiendo en spam.

Si queremos que sea realmente útil, es necesario fomentar la participación de los empleados, poniendo en marcha alguna iniciativa interesante como comidas de departamentos un determinado día de la semana, propuestas para jugar al pádel después del trabajo…

Encuentros periódicos

La comunicación corporativa dispone de muchas herramientas escritas para fomentar la participación e integración de los empleados, pero no es suficiente. Es fundamental reunirse físicamente, al menos un par de veces al mes, para cohesionar los equipos.

Las relaciones interpersonales favorecen la comunicación y la empatía. Por eso, marcar encuentros periódicos en los que ofrecer datos y ponerse al día, son imprescindibles.

Hemos elaborado un contenido descargable sobre la importancia del feedback en las evaluaciones de desempeño. Y es que es un aspecto igual o más importante que el propio sistema en sí. La manera en la que se transmiten los puntos fuertes o debilidades del trabajador es clave para ayudarle a desarrollar todo su talento.

Eventos extraordinarios

Realizar actividades puntuales fuera de la oficina mejora el clima laboral porque permite a los compañeros y a los jefes relacionarse de una manera más distendida en un ambiente menos serio.

Las tradicionales cenas de empresa son uno de los eventos extraordinarios por antonomasia, pero cada vez hay más empresas, que realizan otras actividades de hermanamiento como jornadas al aire libre, carreras de karts, etcétera. 

¿Cómo saber si la comunicación interna es buena?

La comunicación interna entre los trabajadores es la red sobre la que debe sustentarse la actividad de la empresa. Una organización que se comunica mal fracasará en sus tareas y objetivos, será un motor sin gasolina.

La clave del éxito de esta política reside en tener una adecuada planificación estratégica comunicacional.

¿Y en qué consiste?

Lo primero, en tener unas herramientas que permiten mediciones generales y específicos de cómo se está produciendo la difusión de información y la comunicación entre los distintos miembros de la plantilla; hablamos de encuestas, diagnósticos, evaluaciones.

En Bizneo HR disponemos de un software de Encuestas sobre el clima laboral, que permite desarrollar una cultura de opinión y mejora continua, dotando de mecanismos para poder escuchar, informar y evaluar de forma rápida, digital y centralizada.

Después, debe existir un medio o plataforma digital que permita llevar a cabo esa relación comunicativa, un canal propiamente dicho donde puedan comunicarse.

De la misma manera, es fundamental que existan acciones grupales que reafirmen la estrategia de comunicación corporativa. Desayunos, reuniones, charlas en los que se fomente la comunicación.

Por último, se debe ofrecer formación a los encargados y jefes que van primero a instaurar ese clima de comunicación y segundo a examinar si se cumple con los objetivos comunicacionales marcados. Hablamos de programas de coaching, cursos, seminarios…

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La comunicación interna funcionará cuando se le dedique una especial atención para alcanzar lo previamente acordado. Sin medición y una política comunicacional unificada y constante no será posible una buena comunicación interna.