Selezione, quanto mi costi? Quanto costa un processo di reclutamento e selezione

Ogni volta che sorge l’esigenza di integrare un nuovo collaboratore, le aziende si domandano: “quanto costa un processo di reclutamento e selezione?” Spesso la risposta non è immediata, poiché il costo della ricerca selezione del personale dipende da numerose variabili e fasi.

In questo articolo analizziamo nel dettaglio tutte le componenti che incidono sui costi, dalla rilevazione della necessità fino all’inserimento del candidato ideale, offrendo suggerimenti pratici per ottimizzare le spese e garantire un ritorno positivo sull’investimento, evitando al contempo il rischio del costo di una selezione sbagliata.

Importanza di comprendere i costi del reclutamento e della selezione

Molte aziende non sono pienamente consapevoli dei costi che può generare un processo di ricerca e selezione del personale. Spesso si pensa che basti considerare il tempo impiegato dai dipendenti interni o l’utilizzo di strumenti di ricerca e selezione già pagati, ma ogni fase e ogni azione ha un impatto economico che va calcolato con attenzione.

Comprendere e gestire in modo efficiente i costi è essenziale per lo sviluppo e la crescita a lungo termine dell’azienda. Dopotutto, cercare il talento giusto è solo l’obiettivo finale: è altrettanto importante ottimizzare il tempo, le risorse e il denaro investiti nel processo, per assicurarsi che il ritorno sull’investimento sia positivo.

RICERCA vs SELEZIONE
5 differenze principali

I fattori che influenzano il costo del reclutamento

Per calcolare quanto costa un processo di reclutamento e selezione è necessario elencare tutti i fattori che intervengono, molti dei quali sono abbastanza vari e diversificati.

Fattori diretti

• Tempo impiegato per identificare le esigenze di assunzione: il processo inizia con il riconoscimento della necessità di un nuovo profilo e la definizione del candidato ideale. Questo passaggio richiede tempo e coinvolge manager e responsabili HR.
• Pubblicazione degli annunci: la diffusione degli annunci su giornali, portali di lavoro, social network e altri mezzi comporta un costo che include sia la spesa diretta (tariffe pubblicitarie) sia il tempo impiegato per preparare e distribuire l’annuncio.
• Strumenti di reclutamento: l’utilizzo di strumenti digitali, da un semplice Excel a software dedicati come gli Applicant Tracking System (ATS), rappresenta un investimento. È necessario considerare il costo dell’abbonamento o dell’acquisto di questi strumenti.
• Gestione del processo da parte del team HR: il tempo e le risorse impiegate dai professionisti delle risorse umane per gestire l’intero processo di reclutamento e selezione incidono direttamente sul costo.
• Costi relativi alle interviste e alle valutazioni: le spese per organizzare colloqui, spostamenti, test psicometrici, prove tecniche e ogni altra valutazione sono fondamentali per selezionare il candidato migliore.
• Servizi esterni: in alcuni casi, soprattutto per posizioni specifiche o di alto livello, è necessario rivolgersi a servizi di headhunting o agenzie di reclutamento, il cui costo è generalmente più elevato.

Fattori indiretti

• Perdita di produttività: durante il periodo in cui la posizione resta vacante, l’azienda può subire una diminuzione della produttività, con un impatto economico significativo.
• Formazione e onboarding: il costo della formazione iniziale per rendere il nuovo assunto operativo, comprensivo del tempo dedicato dai formatori e del periodo di adattamento, è un aspetto da non sottovalutare.
• Durata del processo e rotazione del personale: se il processo di selezione si prolunga, ciò può portare a un aumento dei costi indiretti, compresa la demotivazione del personale già presente. Un processo troppo lungo può anche comportare un tasso di abbandono elevato, aumentando il costo di una selezione sbagliata.
• Costi di inazione: non coprire una posizione critica in tempi brevi può tradursi in perdite di opportunità e in una diminuzione della capacità operativa dell’azienda.
• Investimento nella marca employer: costruire e mantenere una reputazione solida come datore di lavoro richiede investimenti, ma può ridurre nel tempo il costo della selezione del personale, attirando naturalmente candidati di qualità.

Le 7 fasi del processo di selezione e il loro impatto sul costo totale

Il processo di reclutamento e selezione si suddivide in diverse fasi, ognuna delle quali comporta un proprio impatto economico.

1. Definizione delle esigenze del ruolo

Questa fase iniziale richiede ai manager di identificare la necessità di un nuovo profilo e di definire le competenze richieste.

Una descrizione accurata del ruolo, basata su dati concreti e precedenti esperienze, riduce il tempo investito e filtra efficacemente i candidati non idonei, contribuendo a contenere i costi.

2. Pubblicazione dell’offerta di lavoro

Una volta definito il profilo, si procede alla pubblicazione dell’annuncio. È fondamentale scegliere i canali di comunicazione più adatti: portali di lavoro, social network, giornali e altri mezzi che garantiscano un buon ritorno sull’investimento. Disperdere l’annuncio in canali poco performanti può far lievitare inutilmente il costo della selezione del personale.

3. Ricezione e revisione delle candidature

Dopo la pubblicazione, le candidature iniziano ad arrivare.

Se non si utilizzano strumenti adeguati per filtrare e automatizzare la revisione dei CV, il tempo speso nella gestione delle candidature può diventare molto elevato, incidendo significativamente sui costi totali del processo.

4. Test di preselezione e valutazione

I test di preselezione (come video-interviste in differita, killer questions, test psicometrici e tecnici) sono un ottimo strumento per ridurre il numero di candidati da sottoporre a colloquio.

Pur comportando un costo iniziale, questi test aiutano a risparmiare tempo e denaro nelle fasi successive, ottimizzando il processo.

5. Colloqui

I colloqui rappresentano una delle fasi più critiche e, di conseguenza, costose del processo di selezione.

Le videointerviste possono contribuire a ridurre i costi relativi ai trasferimenti e alle spese logistiche, sebbene, per ruoli di alta responsabilità, il contatto diretto rimanga spesso imprescindibile. In questa fase si possono includere anche prove pratiche e test tecnici, che hanno un impatto diretto sul budget complessivo.

6. Assunzione

La fase di assunzione comprende tutti i costi amministrativi associati alla stesura dei contratti, l’iscrizione alla previdenza sociale e altre formalità burocratiche. Un approccio efficiente e l’automazione di questi adempimenti possono contribuire a contenere tali spese.

7. Onboarding e formazione iniziale

Infine, l’inserimento del nuovo dipendente e il relativo percorso formativo sono fasi cruciali. Un programma di onboarding ben strutturato riduce il tempo necessario affinché il nuovo collaboratore raggiunga la piena produttività, contribuendo a contenere i costi dovuti a una iniziale bassa performance.

Come calcolare i costi del reclutamento

Calcolare, misurare e analizzare i costi di reclutamento è essenziale per ogni azienda che intenda ottimizzare il proprio investimento in talent acquisition.

Calcolo del costo medio annuo di assunzione

Un metodo semplice consiste nel sommare tutti i costi diretti e indiretti sostenuti in un anno e dividere il totale per il numero di assunzioni effettuate.

Ad esempio, se un’azienda spende 95.000 € per 50 assunzioni, il costo medio per processo risulta pari a:

Costo medio annuo=95.000 €50=1.900 €

Calcolo del costo per singolo processo

Un altro approccio consiste nel calcolare individualmente il costo di ciascun processo di selezione. Si sommano i costi diretti (pubblicità, strumenti, test, colloqui, spese logistiche) e indiretti (tempo del team, perdita di produttività, formazione, ecc.).
Ad esempio, se per un singolo processo si hanno:

• Pubblicità: 600 €
• Gestione HR: 200 €
• Software di reclutamento: 100 €
• 20 ore di lavoro a 30 €/ora: 600 €
• Test e colloqui: 200 €
• Servizio headhunting: 2.000 €

Il costo totale sarà:

Costo per processo=600+200+100+600+200+2.000=3.700 €

Strategie per ottimizzare i costi di selezione e reclutamento

Una volta misurati i costi, è fondamentale adottare strategie volte a ridurli senza compromettere la qualità delle assunzioni.

Investire in software di reclutamento e automazione

L’adozione di un software per recruiting e selezione permette di automatizzare molte fasi del processo, dalla pubblicazione degli annunci alla gestione dei CV, riducendo significativamente tempi e costi.

Questi strumenti, oltre a semplificare il lavoro del team HR, offrono funzionalità avanzate come la gestione multipiattaforma, filtri per la preselezione e la programmazione delle interviste.

Favorire il reclutamento interno

Promuovere la mobilità interna e valorizzare i talenti già presenti in azienda rappresenta una strategia efficace per contenere le spese. Il reclutamento interno riduce i costi pubblicitari, i colloqui e la formazione, accelerando l’inserimento del candidato nel nuovo ruolo.

Incentivare i programmi di referral

I programmi di cooptazione (o referral) invitano i dipendenti a segnalare candidati qualificati dalla loro rete, riducendo i tempi e i costi di ricerca. Questi programmi, basati sulla fiducia e sulla conoscenza del contesto aziendale, possono portare a selezioni più rapide e di qualità.

Decisioni basate sui dati

Monitorare costantemente i KPI e report del processo di selezione permette di identificare criticità e aree di miglioramento.

L’analisi dei dati consente di prendere decisioni informate, ottimizzando il budget e riducendo il costo di una selezione sbagliata.

Sfruttare il reclutamento passivo

Mantenere un database aggiornato di potenziali candidati consente di accelerare i processi futuri e ridurre le spese di pubblicazione.

Il reclutamento passivo, infatti, permette di attingere a una rete di contatti già consolidata.

Investire nella marca employer

Costruire e mantenere una solida reputazione come datore di lavoro attrae naturalmente candidati di qualità, riducendo il costo della selezione del personale. Strategie come programmi di welfare, orari flessibili, e una comunicazione efficace sui social network e nelle comunità specializzate possono fare la differenza.

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Cosa puoi aspettarti di spendere? Esempi e stime

Generalmente, il costo di un processo di selezione viene stimato tra il 10% e il 25% dello stipendio annuo del ruolo da coprire. Ad esempio:

• Per una posizione base con uno stipendio annuo di 30.000 €, il costo complessivo potrebbe variare tra 3.000 e 7.500 €.
• Per un ruolo dirigenziale con uno stipendio annuo di 100.000 €, il costo del processo potrebbe oscillare tra 10.000 e 25.000 €.

Questi costi comprendono tutte le fasi, dalla definizione del profilo fino all’onboarding e alla formazione iniziale. Conoscere queste cifre ti aiuterà a rispondere in modo accurato a domande come Quanto costa un processo di reclutamento e selezione? e a mettere in atto strategie per ottimizzare il tuo investimento in talent acquisition.

Investire in un processo di reclutamento e selezione strutturato e ben pianificato è fondamentale per il successo e la crescita dell’azienda. Conoscere in dettaglio il costo della selezione del personale e adottare strategie mirate non solo permette di contenere le spese, ma evita anche il rischio del costo di una selezione sbagliata, garantendo così un team di alto livello.

Adottare strumenti digitali avanzati, favorire il reclutamento interno, incentivare i referral e basare le decisioni sui dati sono passi essenziali per trasformare il reclutamento in un asset competitivo. Se desideri approfondire ulteriormente il tema e scoprire come ottimizzare il tuo processo di selezione, valuta l’implementazione di soluzioni innovative che possano migliorare l’efficienza e ridurre i costi, assicurando al contempo l’attrazione dei migliori talenti sul mercato.