Anche se molte aziende non l’hanno ancora implementato appieno, il recruiting via WhatsApp è ormai una pratica consolidata. L’uso di questa applicazione di messaggistica istantanea ha rivoluzionato il modo in cui i recruiter comunicano con i candidati, facilitando l’interazione lungo l’intero processo di selezione e aprendo nuove opportunità per attrarre talento.
Secondo i dati di Facebook, oltre 50 milioni di aziende utilizzano WhatsApp come strumento per comunicare con i propri clienti. Tuttavia, molte di esse non sfruttano ancora appieno il potenziale di WhatsApp per la ricerca e selezione del personale, un’area in cui, a poco a poco, la piattaforma si sta dimostrando estremamente utile per facilitare la comunicazione con i candidati e attrarre nuovi talenti.
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Perché usare WhatsApp nel recruiting?
WhatsApp è stata lanciata nel 2009 come applicazione di messaggistica istantanea per restare in contatto con amici e familiari. Con il tempo – e soprattutto dopo l’acquisizione da parte di Facebook (Meta) – WhatsApp si è evoluta in una piattaforma di comunicazione multiuso.
Nel 2017, Meta ha lanciato WhatsApp Business e WhatsApp Enterprise Solution, strumenti studiati specificamente per facilitare la comunicazione tra aziende e clienti. Grazie a funzionalità aggiuntive come risposte automatiche, messaggi di benvenuto, etichette e statistiche, queste soluzioni hanno aperto la possibilità di utilizzare WhatsApp per diversi scopi aziendali, in particolare per migliorare il servizio clienti.
Il costante ampliamento delle funzionalità ha fatto sì che WhatsApp venga utilizzato anche in ambiti come il marketing, le vendite e, naturalmente, il recruiting.
Nell’ambito delle Risorse Umane WhatsApp si è trasformato in uno strumento prezioso non solo per facilitare la comunicazione con i candidati, ma anche come metodo di ricerca e selezione del personale. I motivi per cui il suo impiego in questo settore è cresciuto sono molteplici:
- Alta percentuale di apertura: alcuni dati indicano che WhatsApp registra un tasso di apertura dei messaggi del 98%. Un dato estremamente elevato, decisamente superiore a quello che si può ottenere con altri canali di comunicazione.
- Rapidità di risposta: la rapidità offerta da WhatsApp consente ai recruiter di ottenere risposte immediate dai candidati, accelerando il processo di selezione e instaurando relazioni di qualità sin dal primo contatto.
- Familiarità nell’uso: i candidati sono abituati a utilizzare WhatsApp nella vita quotidiana, il che rende il processo comunicativo più naturale e semplice.
- Interattività: WhatsApp facilita l’invio di file, link, foto, video, videoconferenze e messaggi vocali, offrendo una comunicazione ricca e completa con i candidati.
- Automazione: le funzionalità di automazione di WhatsApp permettono di programmare risposte automatiche e messaggi di follow-up, rendendo il processo più efficiente.
- Acesso a un pool di talenti globale: grazie a WhatsApp è possibile raggiungere candidati provenienti da fino a 104 paesi, eliminando barriere geografiche e facilitando la ricerca di talento a livello globale.
- Economicità: utilizzare WhatsApp per il recruiting risulta economicamente vantaggioso rispetto ad altre soluzioni di comunicazione e pubblicità, anche considerando le opzioni a pagamento per campagne di reclutamento.
Scopriamo le cifre!
WhatsApp per i recruiter: cosa permette di fare?
Le funzioni offerte di default da WhatsApp, unite a quelle accessibili tramite l’API fornita da Meta, hanno reso il recruiting tramite WhatsApp un modo innovativo per attrarre e selezionare talento.
Contrariamente a quanto pensa molte aziende, questa piattaforma può essere usata simultaneamente sia per comunicare con i candidati nei processi in corso, sia per condurre campagne di attrazione del talento.
Comunicazione con i candidati
WhatsApp consente di migliorare la comunicazione con i candidati in tutte le fasi del processo di selezione, offrendo un canale diretto e amichevole dal primo contatto fino all’inserimento.
- Comunicazione iniziale: il recruiter può contattare rapidamente i candidati che hanno risposto a un’offerta di lavoro, presentandosi e condividendo informazioni rilevanti sulla posizione e sul processo di selezione, anche in modalità automatizzata.
- Screening iniziale: è possibile utilizzare WhatsApp per effettuare una prima scrematura dei CV, richiedendo ulteriori informazioni ai candidati o ponendo killer questions.
- Colloqui: WhatsApp permette di coordinare e condurre interviste, sia tramite videochiamate che con messaggi vocali, facilitando la valutazione preliminare dei candidati. Inoltre, agevola la programmazione dei colloqui, sia in presenza che tramite altri canali digitali.
- Risposte automatiche: i recruiter possono programmare risposte automatiche per gestire varie situazioni, come confermare la ricezione dei documenti, inviare promemoria per i colloqui o aggiornare lo stato della candidatura.
- Test e prove: è possibile inviare e ricevere test o valutazioni tramite WhatsApp, semplificando il processo di selezione e ottenendo risultati in tempi brevi.
- Follow-up: durante tutto il percorso, i recruiter possono mantenere i candidati informati sullo stato della loro candidatura, rispondere a domande e fornire feedback in modo rapido ed efficace.
- Utilizzo di template: i recruiter possono creare template di messaggi per velocizzare la comunicazione, personalizzando solo i dettagli specifici per ciascun candidato.
Campagne di reclutamento tramite WhatsApp
WhatsApp offre anche la possibilità di lanciare campagne di reclutamento sfruttando la sua ampia base di utenti. I recruiter possono inviare messaggi massivi, segmentati per target, condividere offerte di lavoro e seguire in maniera personalizzata le risposte ricevute.
Inoltre, WhatsApp si integra con sistemi ATS e altre soluzioni di recruiting, facilitando la gestione e il monitoraggio dei candidati in un’unica piattaforma. Questa integrazione permette di:
- Massimizzare il tuo database: utilizza il tuo archivio di candidati per inviare, in seguito alla pubblicazione di una nuova offerta, messaggi tramite WhatsApp e verificare l’interesse.
- Automatizzare la risposta: dopo il contatto del candidato, puoi indirizzarlo automaticamente verso un form di iscrizione o un colloquio iniziale, accelerando la fase di preselezione.
- Liste di diffusione: crea liste di diffusione per inviare messaggi a più candidati contemporaneamente, garantendo una comunicazione efficace e capillare.
- Canali tematici: WhatsApp offre la possibilità di creare canali dedicati in cui condividere informazioni su offerte, eventi di reclutamento e novità aziendali, consentendo una comunicazione segmentata e mirata.
- Gestione del consenso: è possibile automatizzare le risposte per ottenere il consenso dei candidati, in modo da rispettare le normative sulla privacy, oppure per consentire loro di revocarlo in qualsiasi momento.
Come implementare una strategia di reclutamento tramite WhatsApp
Utilizzare WhatsApp nel processo di recruiting e nella ricerca e selezione del personale può sembrare semplice, dato che si tratta di uno strumento già familiare. Tuttavia, per sfruttarne appieno il potenziale, è necessario integrarlo in modo strategico nel sistema di reclutamento dell’azienda.
Integrazione
Il primo passo è rendere l’uso di WhatsApp parte integrante del processo di assunzione. Non può rimanere un canale isolato, ma deve essere collegato al software di reclutamento in uso, sfruttando la base dati dei candidati già presente.
Questa integrazione permette di registrare ogni interazione con i candidati e di automatizzare risposte e notifiche, aumentando la produttività senza uscire dalla piattaforma principale.
Conformità al GDPR
Uno degli errori più comuni nell’implementare WhatsApp per il recruiting è non considerare il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). È fondamentale ottenere il consenso esplicito dei candidati prima di contattarli tramite WhatsApp per evitare problemi legali.
Non basta ottenere il consenso, ma è altrettanto importante offrire ai candidati una modalità semplice per revocarlo in qualsiasi momento. Una buona integrazione automatizzata può facilitare questo processo, mantenendo un registro dettagliato di tutti i consensi per garantire trasparenza e conformità normativa.
Da Bizneo HR, abbiamo ampliato le opzioni affinché, direttamente dai messaggi di WhatsApp, i candidati possano rinnovare o revocare il consenso RGPD.
Automazione
La capacità di automatizzare le comunicazioni è uno dei vantaggi principali di utilizzare WhatsApp per il recruiting. È essenziale disporre di opzioni di automazione che consentano di inviare risposte appropriate in base alle domande e alle necessità dei candidati.
L’automazione non solo fa risparmiare tempo al personale HR, ma garantisce anche una risposta immediata al candidato, migliorando la sua esperienza e facendolo sentire seguito sin dal primo contatto.
Intelligenza artificiale nel reclutamento
La tecnologia dell’intelligenza artificiale sta rivoluzionando il lavoro del recruiter. Strumenti basati su AI possono ottimizzare l’analisi delle risposte, migliorare il matching dei profili e affinare il processo di selezione, rendendo il recruiting via WhatsApp ancora più efficiente.
Scopri come l’automazione della IA può rendere più efficienti i tuoi processi di recruiting.
Template di messaggi
L’utilizzo di template personalizzabili è una risorsa fondamentale per velocizzare la comunicazione. Questi modelli possono essere adattati a diverse situazioni, come conferme di colloqui, richieste di documentazione, domande su salari o aggiornamenti sullo stato della candidatura.
Nei progetti di recruiting via WhatsApp, è possibile implementare un controllo dettagliato sulla consegna dei messaggi, per monitorarne lo stato e garantire la corretta ricezione da parte dei candidati.
Notifiche
Con una corretta integrazione, le notifiche di WhatsApp diventano estremamente utili in entrambe le direzioni.
Da un lato, i candidati ricevono notifiche automatiche riguardo allo stato della loro candidatura o promemoria per i colloqui; dall’altro, i recruiter vengono avvisati in tempo reale delle risposte e delle interazioni, consentendo una gestione più efficiente dell’intero processo.
Statistiche
È importante utilizzare WhatsApp in maniera professionale, evitando che la familiarità con la piattaforma comprometta la formalità del processo di selezione. Monitorare e analizzare l’impatto delle campagne e della comunicazione tramite WhatsApp è essenziale.
Le funzionalità analitiche di WhatsApp Business, integrate con il software di recruiting, permettono di ottenere dati preziosi sull’efficacia delle interazioni e sulla soddisfazione dei candidati, informazioni che possono essere usate per migliorare continuamente la strategia di reclutamento.
Integrare WhatsApp nel processo di recruiting è una strategia innovativa e vantaggiosa per le aziende. Utilizzando questa piattaforma per comunicare, coordinare e automatizzare le varie fasi della selezione, i recruiter possono migliorare significativamente l’efficienza del processo, offrendo un’esperienza di comunicazione diretta e personalizzata ai candidati.
Se sei un recruiter e vuoi scoprire come ottimizzare il processo di ricerca e selezione tramite WhatsApp, valuta l’integrazione di questa potente piattaforma con il tuo software di recruiting. In questo modo, potrai massimizzare l’efficienza delle tue campagne, migliorare la comunicazione con i candidati e, soprattutto, attrarre il miglior talento in modo economico e strategico.
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