Cómo redactar una descripción de puestos de trabajo

Una buena descripción de puestos de trabajo tiene dos objetivos: transmitir de forma clara los requisitos del puesto ofertado y atraer a los candidatos más idóneos para su desempeño.

Sin embargo, definir los puestos de una empresa no es tarea sencilla. Debido a esto, antes de publicar una oferta de empleo con nuestro software de reclutamiento es importante que aprendas cómo redactarla de forma tan clara como exhaustiva.

¿Qué es la descripción de puestos de trabajo?

La descripción de puestos de trabajo en una empresa (también conocida como job description en términos anglosajones) es una herramienta propia del área de Recursos Humanos.

La descripción de puestos es una práctica que consiste en poner en papel (por escrito) las funciones y responsabilidades que conforman cada uno de los puestos de trabajo incluidos en nuestro profesiograma, detallando:

• La misión y el objetivo que persiguen de acuerdo a nuestra estrategia de empresa.

• Los conocimientos, cualidades personales, características, habilidades y actitudes que deberán aportar las personas que ocupen el cargo.

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La descripción del puesto de trabajo, clave

Si se realiza correctamente, la descripción de puestos de trabajo se traduce en beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores:

• Funciona como guía para el reclutamiento y selección de personal.
• Permite definir sueldos y salarios de forma más justa y equilibrada.
• Permite definir planes de compensaciones e incentivos para los empleados.
• Brinda claridad al trabajador respecto a las exigencias del puesto.
• La base para medir el desempeño laboral de los empleados.
• Facilita la implementación de planes de sucesión en la empresa.
• Maximiza la productividad de los trabajadores.

Contamos con una funcionalidad muy relacionada en nuestro software de Recursos Humanos. Desde la ficha de empleado tendrás acceso a la pestaña de organizaciones y a la sección descripción de puestos de trabajo. Allí, fácilmente podrás colocar la distribución por importancia de los puestos y jerarquías de tus departamentos y, sobre todo, colocar tareas, responsabilidades y competencias que debe tener cada perfil profesional. Una descripción profesional del puesto en detalle. 

Así, nos aseguramos que a nivel de reclutamiento se buscan candidatos que cumplan con estas descripciones (adecuación al puesto) y, a nivel interno, que en el día a día haya una evaluación del desempeño para analizar que cada responsable o trabajador cumple con sus expectativas. Un método para organizar al personal y optimizar su productividad y rendimiento. 

Consideraciones para la descripción de puestos de trabajo

Los procesos de planificación deberían estar en la base de cualquier idea o iniciativa empresarial. Si queremos favorecer el atraer, retener y comprometer a las personas con talento, debemos empezar por una correcta preparación de nuestros procesos de selección.

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Antes de publicar una oferta de empleo, será necesario:

• Determinar los objetivos que tiene la compañía (crear nuevos puestos, estimar la compensación de un determinado puesto, mejorar la marca empleadora, etc).
• Elegir el modelo de análisis de puestos más adecuado para la ocasión. ¿Cuáles son? Los modelos más populares son el profesiograma por factores (descripción basada en las características que la organización está buscando en los candidatos) y el profesiograma por competencias (descripción basada en las competencias y en los conocimientos que el aspirante maneja).
• Realizar un análisis de los puestos de trabajo, a través de un proceso sistemático de recogida de información sobre las obligaciones, responsabilidades y tareas de cada puesto.
• Elaborar una descripción de puestos de trabajo sintetizando toda la información que se ha adquirido durante el proceso del análisis de puestos. Sin duda, para evitar confusiones, es indispensable que esto se haga por escrito.

Como explicamos más arriba, nuestro ATS para Reclutamiento tiene una funcionalidad perfecta para elegir al candidato más diferencial: las scorecards. Se establecen las competencias que necesita un puesto de trabajo y se analiza si el aspirante cumple o no con los requisitos. Ya sea con killer questions, pruebas psicométricas o tras la entrevista se asegura el cribado de los CVs para captar el talento más diferencial.

Esta herramienta integra una solución que criba y selecciona automáticamente a los mejores candidatos en función de cómo encajan con la descripción del puesto y la vacante.

Así, a través de pruebas y tests psicométricos se podrá analizar en qué competencias encaja más y sobre todo en cuáles de las marcadas como «claves» para el puesto cumple con el ajuste establecido.

Es decir, un aspirante puede tener una mala nota en alguna competencia y aun así ser el más preparado para el puesto ya que sobresale en las que sí se necesitan.

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9 elementos clave en la descripción de puestos de trabajo

La descripción de puestos de trabajo en una empresa es un proceso ordenado y sistemático que debe tener en cuenta los siguientes elementos:

• Objetivos del puesto: qué papel desempeña y qué objetivos tiene en la organización.
• Organigrama de ubicación del puesto: donde se representa de manera gráfica la ubicación del puesto en el nivel superior e inferior de su escala.
• Tareas asociadas: qué tareas se realizan, con qué frecuencia y cuánto tiempo requiere completar cada una.  
• Relaciones internas:  con qué otros departamentos se relaciona el empleado y con qué frecuencia. Para fijar este punto es necesario conocer en detalle todos los puestos de una empresa y su relación recíproca.
• Movilidad: viajes y traslados requeridos, especificando la frecuencia y duración de dichos viajes.
• Condiciones ambientales: en qué condiciones ambientales se realiza el trabajo (especialmente es importante cuando las condiciones pueden ser adversas para el trabajador. Por ejemplo en caso de que el trabajo se desempeñe en un ambiente ruidoso).
• Riesgos: riesgo de accidentes laborales que pongan en peligro el trabajador y/o personas ajenas a la organización.
• Jornada laboral: horario de trabajo, posibilidad de trabajo nocturno y/o en fin de semana, limitaciones en el disfrute de las vacaciones anuales.
• Rango salarial: remuneración por puesto. Determinada a través de una serie de factores como el grado de responsabilidad, el número de personas a cargo, dificultades propias del puesto, formación y experiencia necesaria, etc.

Y es que, hay que tener en cuenta que cada rol de una empresa tiene sus preocupaciones, tareas y obligaciones. Hemos desarrollado una guía que explica el impacto de un software de RR. HH. en cada puesto de trabajo con ilustraciones muy llamativas.

Es decir, cómo soluciona los principales problemas del día a día y cómo le ayuda a rendir más en su perfil profesional.

La estructura de la descripción de los puestos de una empresa

Aunque la estructura de la descripción de puestos de trabajo sea flexible y pueda adaptarse a las necesidades de tu empresa, estos son los principales puntos que nunca deberías omitir:

• Nombre del puesto o job title: define el trabajo y tiene la característica de contener no más de una o dos palabras.  Es importante que el título «venda» la posición de manera efectiva.
• Descripción del puesto de trabajo o job description: describe el puesto de trabajo ofertado (misión, funciones, tareas y responsabilidades asociadas al puesto).
• Nivel del puesto: especifica la posición que ocupa un puesto en la estructura jerárquica de una organización.
• Departamento: describe el departamento al que pertenece la plaza o puesto de trabajo.
• Supervisor y supervisados: indica quiénes son el supervisor y los subordinados directos.
• Jornada laboral: (horarios, turnos y vacaciones).
• Lugar de trabajo y eventuales condiciones ambientales adversas.
• Formación requerida: detalla el tipo de formación académica que debe poseer el candidato ideal.
• Experiencia profesional previa: detalla el tipo de trayectoria profesional que debe tener el candidato ideal.
• Competencias y habilidades: puntualiza las habilidades y cualidades personales que debe poseer el candidato ideal. Se incluyen: nivel de idiomas, conocimientos informáticos, certificados y habilitaciones.
• Requerimientos extra: Por último, lógicamente, define requisitos específicos del puesto (como disponibilidad de vehículo propio, edad del candidato, características físicas, etc.)
• Salario y otros beneficios.

Plantilla para descripción de puestos de trabajo

Nuestros consultores han elaborado una plantilla que te permitirá hacer una descripción de un puestos de forma sencilla. Descárgala a continuación totalmente gratis.

Te puede también interesar nuestra plantilla para elaborar organigramas que podrás descargar en nuestro post: Cómo hacer un organigrama empresarial. Échale un vistazo y comenta qué te parecen ambas plantillas.